Quản lý thu chi quán cafe luôn là bài toán đau đầu với nhiều chủ quán, nhất là khi chưa có điều kiện đầu tư phần mềm chuyên nghiệp. Một file Excel quản lý thu chi đơn giản, miễn phí có thể giúp bạn kiểm soát doanh thu, chi phí, lời – lỗ hằng ngày một cách rõ ràng và dễ thực hiện. Trong bài viết này, Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS chia sẻ đến bạn mẫu file Excel thu chi quán cafe kèm hướng dẫn chi tiết để bắt đầu sử dụng ngay.

1. File Excel quản lý thu chi quán cafe là gì?

File Excel quản lý thu chi quán cafe là một bảng tính có sẵn các cột mục rõ ràng như: doanh thu, chi phí nguyên vật liệu, chi phí cố định, lãi, lỗ… Bạn chỉ cần nhập số liệu phát sinh hằng ngày để dễ dàng theo dõi dòng tiền, biết được quán đang lời hay lỗ, và đưa ra quyết định kịp thời.

File này có thể tùy chỉnh theo nhu cầu của từng quán, dễ chia sẻ hoặc in ra khi cần tổng hợp báo cáo. Dù không thể thay thế phần mềm quản lý quán cafe chuyên sâu, nhưng đây vẫn là lựa chọn đơn giản, tiết kiệm và rất phù hợp với quán cafe mới mở hoặc quản lý thủ công.

Rất nhiều quán cafe từ nhỏ lẻ đến chuỗi lớn đã dần chuyển sang dùng phần mềm quản lý quán cafe để kiểm soát thu chi, doanh thu dễ dàng hơn. Vừa nhanh, vừa chính xác, lại tiết kiệm thời gian quản lý mỗi ngày.

2. Tại sao cần quản lý thu chi bằng Excel cho quán cafe?

Dù quán cafe của bạn quy mô nhỏ hay vừa, việc quản lý thu chi bằng Excel vẫn rất quan trọng. Bởi công cụ này mang lại nhiều lợi ích thiết thực như:

• Giúp đảm bảo dòng tiền minh bạch, tránh thất thoát và dễ kiểm soát các khoản thu, chi hằng ngày.
• Theo dõi chi tiết doanh thu và chi phí, bao gồm nguyên vật liệu, tiền điện nước, lương nhân viên…, từ đó nắm rõ tình hình kinh doanh thực tế.
• Hỗ trợ tính toán lời, lỗ một cách nhanh chóng, để bạn kịp thời điều chỉnh nếu có biến động trong hoạt động kinh doanh.
• Lưu trữ dữ liệu lâu dài, dễ dàng tổng hợp báo cáo cuối tháng, cuối quý hoặc bất cứ khi nào cần.
• Tiết kiệm chi phí, phù hợp cho quán cafe chưa đủ điều kiện đầu tư phần mềm quản lý chuyên nghiệp.
• Dễ sử dụng, chỉ cần nhập số liệu vào mẫu file có sẵn, không cần kỹ năng Excel phức tạp vẫn có thể quản lý tốt.

3. File Excel quản lý thu chi quán cafe cần có những nội dung nào? 

Một file Excel quản lý thu chi quán cafe hiệu quả không chỉ đơn giản ghi chép các khoản thu – chi, mà còn phải giúp chủ quán theo dõi sát sao dòng tiền và đánh giá chính xác hiệu quả kinh doanh. Cụ thể, file nên có các nội dung sau:

• Bảng doanh thu hằng ngày: Ghi tổng số tiền bán được mỗi ngày, có thể chia theo kênh bán (tại quán, mang đi, qua app giao hàng…) để dễ phân tích.
• Chi phí nguyên vật liệu: Theo dõi chi tiết các khoản chi cho cà phê, sữa, đường, topping, ly, ống hút… giúp kiểm soát định mức và tránh lãng phí.
• Chi phí cố định: Bao gồm tiền thuê mặt bằng, điện nước, wifi, lương nhân viên, chi phí marketing…, thường được liệt kê theo tháng.
• Chi phí phát sinh: Ghi lại các khoản ngoài kế hoạch như sửa chữa thiết bị, hỏng hóc nguyên vật liệu, hoặc chi khuyến mãi bất ngờ.
• Bảng tổng hợp lãi – lỗ: Tính toán chênh lệch giữa doanh thu và tổng chi phí để biết chính xác mỗi tháng hoặc mỗi quý bạn đang lãi hay lỗ.
• Biểu đồ trực quan (nếu có): Một số file nâng cao có thể bổ sung biểu đồ, giúp bạn dễ hình dung biến động dòng tiền theo thời gian.

4. Mẫu file Excel quản lý thu chi quán cafe – TẢI MIỄN PHÍ

Để giúp chủ quán cafe dễ dàng kiểm soát dòng tiền hằng ngày mà không cần tốn chi phí thuê kế toán hay mua phần mềm, EasyPOS đã thiết kế sẵn file Excel quản lý thu chi quán cafe đơn giản, dễ dùng, phù hợp với cả người không rành Excel. Bạn chỉ cần nhập số liệu vào bảng – hệ thống sẽ tự tính toán doanh thu, chi phí, lãi – lỗ một cách rõ ràng và trực quan.

⇒ Tải Mẫu file excel quản lý thu chi quán cafe

5. EasyPOS – Phần mềm quản lý thu chi quán cafe dễ dùng, hiệu quả

Quản lý bằng sổ sách hay Excel thủ công dễ sai sót, mất thời gian và khó theo dõi dòng tiền chính xác. Với phần mềm quản lý thu chi quán cafe EasyPOS, bạn sẽ kiểm soát toàn bộ tình hình tài chính ngay trong tầm tay nhanh chóng, chính xác và vô cùng tiện lợi.

EasyPOS sở hữu giao diện thân thiện, dễ thao tác trên cả điện thoại lẫn máy tính, phù hợp cho mọi quy mô quán cafe, từ nhỏ lẻ cho đến chuỗi nhiều chi nhánh.

 Một số tính năng nổi bật của EasyPOS:

• Tự động ghi nhận doanh thu theo ca, theo món, theo kênh bán.
• Quản lý chặt chẽ chi phí định kỳ và phát sinh.
• Lập báo cáo thu chi, lãi, lỗ chi tiết theo ngày, tháng, quý.
• Quản lý nguyên vật liệu, tồn kho, định lượng món.
• Tạo khuyến mãi và xuất hoá đơn điện tử ngay từ máy tính tiền.

Với EasyPOS, bạn có thể giảm tối đa sai sót, tiết kiệm thời gian và đưa ra quyết định kinh doanh kịp thời, chính xác hơn.

Hãy đăng ký dùng thử miễn phí EasyPOS ngay hôm nay để trải nghiệm quản lý quán cafe chuyên nghiệp, dễ dàng và hiệu quả hơn bao giờ hết!

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN VÀ DÙNG THỬ EASYPOS

HOÀN TẤT ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, EasyPOS sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

Thông tin liên hệ:

• Website: https://easypos.vn/
• Hotline: 0869425631
• Fanpage: Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS
• Trụ sở chính: Nhà khách ATS, số 8 Phạm Hùng, Phường Mễ Trì, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội
• Chi nhánh: Số H.54 đường Dương Thị Giang, Phường Tân Thới Nhất, Quận 12, TP. Hồ Chí Minh