Quản lý đơn hàng bằng Google Sheet được nhiều người sử dụng để tiết kiệm chi phí, phù hợp cho nhiều cá nhân, hộ kinh doanh. Bài viết dưới đây của EasyPOS sẽ hướng dẫn cách quản lý đơn hàng bằng google sheet, kèm file tải miễn phí để bạn tiện sử dụng.

1. Quản lý đơn hàng bằng Google Sheet là gì?

Quản lý đơn hàng bằng Google Sheet là phương pháp sử dụng bảng tính trực tuyến của Google để lưu trữ, theo dõi và cập nhật toàn bộ thông tin đơn hàng, từ khi khách đặt cho tới khi giao thành công. Với Google Sheet, người dùng có thể:

• Ghi lại thông tin khách hàng, sản phẩm, số lượng, giá bán, trạng thái đơn hàng.
• Chia sẻ và chỉnh sửa dữ liệu theo thời gian thực với nhiều người cùng lúc.
• Tùy chỉnh bảng quản lý theo nhu cầu riêng, từ định dạng đến công thức tính toán.

Phương pháp này phù hợp cho shop online, cửa hàng nhỏ hoặc nhóm bán hàng muốn quản lý dữ liệu gọn nhẹ, miễn phí và dễ sử dụng.

Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS giúp giảm tới 90% sai sót và thất thoát trong xử lý đơn hàng.
Tồn kho cập nhật 100% real-time, hỗ trợ nhập hàng chính xác.

2. Những lợi ích khi quản lý đơn hàng bằng Google Sheet

Quản lý đơn hàng bằng Google Sheet là lựa chọn tối ưu cho cá nhân kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ nhờ hàng loạt ưu điểm nổi bật:

• Miễn phí và dễ bắt đầu: Chỉ cần một tài khoản Google, bạn có thể tạo bảng quản lý đơn hàng ngay, không mất phí bản quyền hay đầu tư phần mềm tốn kém.
• Truy cập mọi lúc, mọi nơi: Làm việc linh hoạt trên điện thoại, laptop hay máy tính bảng miễn có kết nối internet.
• Chia sẻ và cộng tác tức thời: Cho phép nhiều người cùng chỉnh sửa, cập nhật đơn hàng theo thời gian thực, giảm sai sót và tránh trùng lặp dữ liệu.
• Tùy biến linh hoạt: Dễ dàng thêm cột, tạo công thức tính tổng, lọc dữ liệu hoặc định dạng màu để cảnh báo trạng thái đơn hàng.
• Tích hợp mạnh mẽ với các công cụ khác: Kết hợp Google Form để tự động nhận đơn, hoặc Google Data Studio để tạo báo cáo trực quan.
• Tiết kiệm thời gian quản lý: Tự động tính doanh thu, lợi nhuận và tình trạng đơn hàng, giúp bạn giảm thao tác nhập liệu lặp lại.

Với những ưu điểm này, Google Sheet không chỉ giúp bạn quản lý đơn hàng hiệu quả mà còn hỗ trợ vận hành kinh doanh gọn gàng, khoa học và tiết kiệm chi phí.

XEM THÊM: Nên Chọn Phần Mềm Quản Lý Bán Hàng Nào Dễ Dùng, Giá Rẻ

3. Những mẫu Google Sheet phổ biến để quản lý đơn hàng

Dưới đây là các mẫu Google Sheet đã được thiết kế để quản lý đơn hàng. Tùy nhu cầu, bạn có thể lựa chọn, sử dụng hoặc điều chỉnh cho phù hợp hơn.

3.1. Mẫu quản lý đơn hàng

Được thiết kế để theo dõi trọn vẹn vòng đời của một đơn hàng, từ lúc tiếp nhận cho đến khi giao thành công. 

Mẫu bao gồm các cột thông tin như mã đơn, tên khách hàng, sản phẩm, số lượng, đơn giá, trạng thái thanh toán, trạng thái giao hàng. Ngoài ra còn có công thức tính tổng tiền và lợi nhuận tự động, giúp bạn tiết kiệm thời gian tính toán.

⇒TẢI XUỐNG: Mẫu quản lý đơn hàng

3.2. Mẫu quản lý khách hàng

Tập trung vào lưu trữ và tra cứu thông tin khách hàng: tên, số điện thoại, email, địa chỉ, lịch sử mua hàng. 

Nhờ mẫu này, bạn dễ dàng phân loại khách hàng, theo dõi tần suất mua, đồng thời hỗ trợ các chiến dịch chăm sóc và giữ chân khách lâu dài.

⇒TẢI XUỐNG: Mẫu quản lý khách hàng

3.3. Mẫu quản lý xuất – nhập – tồn kho

Dùng để giám sát lượng hàng hóa nhập kho, xuất kho và tồn kho theo thời gian thực. Mẫu được tích hợp công thức để tự động trừ – cộng số lượng khi nhập hoặc xuất, giúp bạn giảm rủi ro thất thoát và lập kế hoạch nhập hàng hợp lý.

⇒TẢI XUỐNG: Mẫu quản lý xuất nhập tồn kho

3.4. Mẫu quản lý doanh thu ngày

Hỗ trợ bạn ghi nhận doanh thu hàng ngày kèm theo số đơn, giá trị trung bình mỗi đơn và tỷ lệ thanh toán. Từ dữ liệu này, bạn dễ dàng phân tích xu hướng bán hàng theo ngày, tuần hoặc tháng, từ đó điều chỉnh chiến lược kinh doanh kịp thời.

⇒TẢI XUỐNG: Mẫu quản lý doanh thu ngày

3.5. Mẫu quản lý nhập kho

Lưu trữ đầy đủ thông tin về hàng hóa nhập kho, bao gồm nhà cung cấp, số lượng, giá nhập, ngày nhập và tổng giá trị lô hàng. Công cụ này giúp bạn kiểm soát chi phí nhập hàng và theo dõi lịch sử giao dịch với nhà cung cấp.

⇒TẢI XUỐNG: Mẫu quản lý nhập kho

3.6. Mẫu quản lý xuất kho

Theo dõi chi tiết các lần xuất kho: sản phẩm, số lượng, lý do xuất (bán hàng, bảo hành, tặng kèm…), cùng thông tin người phụ trách. Việc ghi nhận minh bạch sẽ giúp tránh thất thoát và sai lệch số liệu trong quản lý kho.

⇒TẢI XUỐNG: Mẫu quản lý xuất kho

4. Hướng dẫn quản lý đơn hàng bằng Google Sheet

Quản lý đơn hàng bằng Google Sheet không chỉ đơn giản là nhập dữ liệu, mà còn là tận dụng tối đa các tính năng của công cụ này để giúp bạn kiểm soát thông tin nhanh, chính xác và khoa học hơn. Dưới đây là các bước chi tiết:

4.1 Bước 1: Chuẩn bị hoặc tải mẫu bảng Google Sheet

Bạn có thể tự tạo một bảng trắng và thiết kế từ đầu theo nhu cầu, hoặc tải các mẫu có sẵn (ví dụ: mẫu quản lý đơn hàng, mẫu quản lý khách hàng, mẫu xuất – nhập kho…).

Ưu điểm của việc dùng mẫu có sẵn là đã được sắp xếp hợp lý các cột thông tin, có sẵn công thức tính toán, tiết kiệm thời gian thiết lập ban đầu.

4.2 Bước 2: Tùy chỉnh các cột thông tin phù hợp

Các cột cơ bản nên có:

• Mã đơn hàng: Giúp dễ tra cứu và tránh nhầm lẫn.
• Tên khách hàng: Bao gồm họ tên đầy đủ để tiện đối soát.
• Sản phẩm: Tên hàng, mã hàng hoặc SKU.
• Số lượng: Số lượng sản phẩm trong mỗi đơn.
• Đơn giá & giá trị đơn: Có thể dùng công thức tự động nhân số lượng với đơn giá.
• Trạng thái thanh toán: Đã thanh toán, chưa thanh toán hoặc trả một phần.
• Trạng thái giao hàng: Đang xử lý, đang giao, đã giao hoặc bị hủy.

4.3 Bước 3: Thiết lập công thức tính toán tự động

• Tổng doanh thu: Sử dụng hàm SUM để cộng giá trị các đơn đã hoàn thành.
• Tổng số lượng: Dùng SUM hoặc SUMIF để cộng số lượng theo điều kiện (ví dụ: chỉ cộng đơn đã giao thành công).
• Tính lợi nhuận: Nếu có cột giá vốn, bạn có thể thêm công thức (Đơn giá bán – Giá vốn) x Số lượng.

4.4 Bước 4: Chia sẻ quyền truy cập cho các thành viên

• Google Sheet cho phép bạn chia sẻ liên kết để nhiều người cùng nhập và chỉnh sửa dữ liệu.
• Có thể thiết lập quyền Xem, Bình luận hoặc Chỉnh sửa tùy vai trò của mỗi người.

4.5 Bước 5: Sử dụng tính năng lọc & sắp xếp để tìm nhanh thông tin

• Lọc: Lọc đơn theo trạng thái, khách hàng, hoặc khoảng thời gian.
• Sắp xếp: Sắp xếp đơn theo ngày đặt hàng, giá trị đơn hoặc tên khách.

4.6 Bước 6: Định dạng có điều kiện để trực quan hóa dữ liệu

• Ví dụ: Tô màu đỏ các đơn chưa thanh toán, màu xanh các đơn đã giao.
• Giúp bạn nhận biết tình trạng đơn hàng ngay lập tức mà không cần đọc từng dòng.

Và cuối cùng, chú ý cập nhật ngay khi có đơn mới hoặc khi đơn thay đổi trạng thái để tránh thiếu sót. Có thể kết hợp Google Form để khách nhập dữ liệu và tự động đổ vào Google Sheet.

5. EasyPOS – Phần mềm quản lý đơn hàng dễ dùng, giá rẻ

Nếu Google Sheet đáp ứng tốt cho các cửa hàng nhỏ, quy trình nhập liệu thủ công, thì khi lượng đơn tăng và kênh bán hàng đa dạng, rủi ro sai sót, thất thoát và mất thời gian xử lý sẽ ngày càng lớn. Đây chính là lúc EasyPOS trở thành giải pháp tối ưu.

EasyPOS được nhiều chủ shop và doanh nghiệp tin dùng nhờ:

• Tự động đồng bộ đơn hàng từ đa kênh: Bán tại cửa hàng (POS), sàn TMĐT như Shopee, Lazada, TikTok Shop, hoặc website đều gom về một nơi, tránh bỏ sót đơn.
• Quản lý tồn kho theo thời gian thực: Mỗi lần bán hoặc nhập hàng, số lượng tồn được cập nhật ngay lập tức, giúp ra quyết định nhập hàng chính xác.
• Xuất hóa đơn điện tử và in bill nhanh chóng: Đáp ứng chuẩn pháp lý, hỗ trợ xử lý đơn hàng chuyên nghiệp hơn.
• Giao diện thân thiện, dễ thao tác: Dù dùng trên máy tính hay điện thoại, chỉ mất vài phút làm quen là nhân viên có thể sử dụng thành thạo.
• Chi phí cực kỳ hợp lý: Gói dịch vụ chỉ từ vài chục nghìn đồng/tháng, linh hoạt theo nhu cầu, phù hợp cả cho shop nhỏ lẫn chuỗi cửa hàng.

Với EasyPOS, bạn không chỉ quản lý đơn hàng dễ dàng mà còn tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và nâng cao hiệu suất bán hàng so với quản lý thủ công.

Quản lý đơn hàng bằng Google Sheet là một giải pháp đơn giản, miễn phí và dễ áp dụng cho các cửa hàng nhỏ hoặc những người mới bắt đầu kinh doanh. Tuy nhiên, khi số lượng đơn hàng tăng và kênh bán đa dạng hơn, việc chuyển sang phần mềm chuyên dụng như EasyPOS sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và tối ưu hiệu quả vận hành. Hãy lựa chọn công cụ phù hợp với nhu cầu và quy mô của bạn để quản lý kinh doanh hiệu quả nhất.

NHẬN BẢN DÙNG THỬ MIỄN PHÍ!

HOÀN TẤT ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, EasyPOS sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

Thông tin liên hệ:

• Website: https://easypos.vn/
• Hotline: 0869425631
• Fanpage: Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS
• Trụ sở chính: Tầng 3, Tòa nhà ATS, Số 8 đường Phạm Hùng, Phường Yên Hòa, TP Hà Nội