Ngày nay, mở quán cafe đang là lựa chọn phổ biến của nhiều người khi khởi nghiệp. Thế nhưng, có đến hơn 50% cửa hàng phải đóng cửa chỉ sau vài tháng hoạt động. Phần lớn nguyên nhân đến từ những sai lầm khi mở quán cafe mà nhiều người chưa lường trước được. Vậy đó là những sai lầm gì và làm sao để tránh? Hãy cùng Phần mềm quản lý quán cafe EasyPOS tìm hiểu ngay sau đây.

1. Tổng hợp 10 sai lầm khi mở quán cafe 

1.1. Không xác định rõ khách hàng mục tiêu

Nhiều chủ quán mở cafe chỉ vì đam mê, thấy người khác làm được nên mình cũng thử mà không tìm hiểu khách hàng của mình là ai. Kết quả là quán không biết phục vụ: giới trẻ, dân văn phòng hay những người trung niên?

Không xác định đúng tệp khách hàng khiến menu, phong cách quán và mức giá không khớp nhu cầu, dẫn đến quán khó hút khách dù đồ uống ngon đến đâu.

1.2. Lựa chọn địa điểm thiếu tính toán

Một sai lầm “chí mạng” khi mở quán cafe là chọn mặt bằng chỉ vì rẻ hoặc đẹp mà quên tính đến lượng khách thực tế. Có quán nằm sâu trong hẻm, ít chỗ để xe, khách ngại ghé; có quán thì ngay gần nhiều đối thủ mạnh nên cạnh tranh không nổi. 

Địa điểm quyết định tới 60% khả năng thành công của quán, vậy nên đừng vội vàng thuê khi chưa khảo sát kỹ mật độ dân cư, giao thông và thói quen khách hàng quanh khu vực.

XEM THÊM: Nên Thuê Mặt Bằng Quán Cafe Ở Đâu? Gợi Ý Vị Trí Theo Từng Mô Hình

1.3. Thiếu sự khác biệt trong mô hình kinh doanh

Cafe hiện nay “mọc lên như nấm”, nếu quán bạn không có nét riêng thì rất dễ bị lãng quên. Nhiều quán mở ra với phong cách, menu, cách trang trí giống hệt nhau, không để lại ấn tượng. 

Thực tế, khách hàng luôn tìm kiếm một lý do để quay lại: có thể là món signature đặc trưng, không gian chụp ảnh đẹp, hay đơn giản là dịch vụ thân thiện. Thiếu sự khác biệt chính là lý do nhiều quán đóng cửa chỉ sau 5-7 tháng.

1.4. Quản lý tài chính kém hiệu quả

Một trong những “cái bẫy” lớn nhất khi mở quán cafe là đầu tư quá nhiều vào trang trí, máy móc, mà quên tính toán chi phí vận hành hàng tháng như thuê mặt bằng, lương nhân viên, nguyên liệu. Nhiều chủ quán nhanh chóng cạn vốn vì không lập kế hoạch dòng tiền cụ thể, không để lại quỹ dự phòng. 

Kinh nghiệm thực tế cho thấy, cần tính toán kỹ ít nhất 6 tháng chi phí duy trì trước khi khai trương để không rơi vào cảnh “chưa kịp đông khách đã hết vốn”.

XEM THÊM: 8+ Cách Quản Lý Thu Ngân Quán Cafe Hiệu Quả, Giảm Thất Thoát

1.5. Menu quá rối hoặc thiếu chất lượng

Không ít quán nghĩ rằng “menu càng nhiều món càng dễ bán”, nhưng thực tế lại phản tác dụng. Menu quá dài khiến khách phân vân, bếp/bar khó kiểm soát nguyên liệu, dẫn đến chất lượng đồ uống không đồng đều. 

Ngược lại, có quán thì menu quá nghèo nàn, không có món nào tạo dấu ấn. Kinh nghiệm cho thấy, nên tập trung vào một số món chủ lực thật ngon, làm “best-seller” để giữ chân khách, sau đó mới bổ sung dần theo nhu cầu.

1.6. Không chú trọng tới trải nghiệm khách hàng

Nhiều quán chỉ tập trung vào đồ uống mà bỏ qua những yếu tố nhỏ nhưng lại ảnh hưởng lớn đến trải nghiệm, như thái độ nhân viên, tốc độ phục vụ, hay không gian ngồi. 

Thực tế, khách có thể quên một ly cafe ngon, nhưng họ sẽ nhớ mãi cảm giác khó chịu khi phải chờ lâu hay bị phục vụ lạnh nhạt. Trải nghiệm khách hàng tốt mới là chìa khóa để giữ chân và tạo ra khách quen.

1.7. Marketing hời hợt hoặc không có chiến lược

Một sai lầm lớn là nghĩ rằng “quán ngon thì khách sẽ tự tìm đến”. Trong thời đại cạnh tranh khốc liệt, nếu không làm marketing, quán bạn sẽ bị chìm nghỉm giữa hàng trăm đối thủ. Nhiều quán chỉ chạy vài post Facebook khi khai trương rồi bỏ mặc, không duy trì hình ảnh thương hiệu. 

Theo chia sẻ của những chủ quán cafe thành công, cần có chiến lược marketing dài hơi, kết hợp online và offline để giữ cho quán luôn “hiện diện” trong tâm trí khách hàng.

1.8. Quản lý quán thiếu chuyên nghiệp

Không ít chủ quán ôm đồm mọi việc từ nhập nguyên liệu, pha chế, đến chấm công, khiến vận hành rối loạn. Không có quy trình rõ ràng dẫn đến nhầm lẫn order, thất thoát hàng hóa, nhân viên thiếu động lực làm việc. 

Một quán cafe muốn bền vững phải có hệ thống quản lý bài bản, phân công công việc hợp lý, và thường xuyên đào tạo nhân viên để duy trì chất lượng dịch vụ.

XEM THÊM: Bật Mí Cách Quản Lý Nguyên Liệu Quán Cafe Hiệu Quả, Lợi Nhuận Tăng Vọt

1.9. Không sử dụng phần mềm quản lý bán hàng

Vẫn còn nhiều quán ghi chép thủ công hoặc quản lý bằng Excel rời rạc. Cách này dễ dẫn đến sai sót trong tính tiền, thất thoát nguyên liệu, và khó kiểm soát doanh thu. 

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng ngay từ đầu giúp chủ quán theo dõi chi tiết tình hình kinh doanh, quản lý kho, nhân viên và cả dữ liệu khách hàng. Đây là công cụ gần như bắt buộc nếu muốn vận hành quán hiệu quả và tiết kiệm chi phí lâu dài.

XEM THÊM: Giá Phần Mềm Quản Lý Quán Cafe Mới Nhất – Bảng Giá & Kinh Nghiệm

1.10. Thiếu sự kiên nhẫn và tầm nhìn dài hạn

Rất nhiều quán đóng cửa chỉ sau vài tháng vì chủ quán nôn nóng, muốn có lời ngay. Thế nhưng, kinh doanh cafe thường cần ít nhất 6 tháng đến 1 năm mới bắt đầu có lãi, và quãng thời gian đầu chủ yếu là để xây dựng thương hiệu, làm quen khách. 

Nếu không đủ kiên nhẫn và không có kế hoạch lâu dài, rất dễ bỏ cuộc giữa chừng. Thành công trong ngành F&B không đến từ sự vội vàng mà từ sự kiên trì và định hướng bền vững.

2. Làm sao để hạn chế rủi ro khi khởi nghiệp quán cafe

Khởi nghiệp quán cafe chưa bao giờ là con đường dễ dàng. Ngoài việc tránh những sai lầm phổ biến, chủ quán còn cần chuẩn bị cho mình những chiến lược thông minh để giảm thiểu rủi ro. Vậy làm thế nào để tăng cơ hội thành công và vận hành quán bền vững? 

• Bắt đầu từ quy mô nhỏ để thử nghiệm thị trường: Thay vì dốc hết vốn mở quán lớn ngay từ đầu, nhiều người thành công nhờ bắt đầu từ mô hình nhỏ hoặc xe cafe take away. Cách này giúp bạn kiểm chứng ý tưởng kinh doanh, hiểu khách hàng và rút kinh nghiệm trước khi mở rộng.
• Học hỏi từ người đi trước và chuyên gia trong ngành: Tham gia hội nhóm F&B, kết nối với chủ quán lâu năm sẽ giúp bạn học hỏi kinh nghiệm thực tế và tránh đi vào “vết xe đổ”. Đây là nguồn thông tin quý giá mà không sách vở nào có thể mang lại.
• Đầu tư vào đào tạo nhân sự ngay từ đầu: Đào tạo kỹ năng phục vụ, giao tiếp và xử lý tình huống cho nhân viên để giảm thiểu rủi ro về dịch vụ – yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến sự hài lòng của khách.
• Thường xuyên cập nhật xu hướng và thị hiếu: Ngành cafe thay đổi nhanh, từ phong cách thiết kế đến loại đồ uống “hot trend”. Nắm bắt xu hướng giúp bạn linh hoạt điều chỉnh menu, cách vận hành và chiến lược quảng bá, tránh bị tụt lại phía sau.
• Luôn chuẩn bị kịch bản ứng phó rủi ro: Từ dịch bệnh, biến động kinh tế đến việc thay đổi thói quen tiêu dùng, ngành F&B luôn tiềm ẩn rủi ro. Chủ quán cần có kế hoạch ứng phó như bán hàng online, đa dạng nguồn thu hoặc tinh gọn chi phí để quán không bị động.

3. FAQ – Câu hỏi thường gặp khi mở quán cafe

3.1. Có nên sử dụng phần mềm quản lý khi mới mở quán không?

Cực kỳ cần thiết ngay từ đầu, phần mềm giúp quản lý doanh thu, kho nguyên liệu, order và nhân sự minh bạch hơn, tránh thất thoát và tiết kiệm thời gian.

3.2. Có nên tự thiết kế quán để tiết kiệm chi phí không?

Nếu quán nhỏ, bạn có thể tự thiết kế để giảm chi phí. Nhưng với quán trung bình – lớn, nên nhờ đơn vị chuyên nghiệp để đảm bảo công năng và thẩm mỹ, tránh sửa chữa tốn kém sau này.

3.3. Cần phải xin những giấy phép kinh doanh nào để mở quán cà phê hợp pháp?

Bạn cần tối thiểu 3 loại giấy phép sau để hoạt động hợp pháp:

• Đăng ký Kinh doanh: (Hộ kinh doanh cá thể/Công ty).
• Giấy chứng nhận An toàn Vệ sinh Thực phẩm (ATVSTP): Bắt buộc với mọi cơ sở ăn uống.
• Giấy phép Phòng cháy Chữa cháy (PCCC): Đây là quy định ngày càng nghiêm ngặt; nếu quán thuộc diện phải có mà thiếu, bạn có thể bị buộc đóng cửa và phạt rất nặng.

3.4. Chiến lược Marketing nào hiệu quả nhất cho quán cà phê mới mở?

Kết hợp online và offline: chạy quảng cáo Facebook/TikTok, check-in Google Maps, song song với khai trương khuyến mãi, tặng voucher, thẻ thành viên để giữ chân khách.

4. Tạm kết

Hy vọng những chia sẻ trên đã giúp bạn nhận diện rõ các sai lầm khi mở quán cafe và có sự chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi bắt đầu. Đừng quên áp dụng công nghệ để vận hành quán hiệu quả. EasyPOS là phần mềm quản lý toàn diện được hơn 10.000 chủ quán cafe tin dùng, giúp tối ưu quy trình, kiểm soát doanh thu và chăm sóc khách hàng tốt hơn. 

Đăng ký dùng thử EasyPOS miễn phí để trải nghiệm sự khác biệt!

NHẬN BẢN DÙNG THỬ MIỄN PHÍ!

HOÀN TẤT ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, EasyPOS sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

Thông tin liên hệ:

• Website: https://easypos.vn/
• Hotline: 0869425631
• Fanpage: Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS
• Trụ sở chính: Tầng 3, Tòa nhà ATS, Số 8 đường Phạm Hùng, Phường Yên Hòa, TP Hà Nội
• Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh