Mẫu file Excel quản lý đơn hàng là công cụ đơn giản nhưng cực kỳ hiệu quả giúp các chủ shop, doanh nghiệp nhỏ dễ dàng kiểm soát toàn bộ quá trình bán hàng, từ đặt hàng, giao hàng cho đến theo dõi thanh toán. Bài viết này EasyPOS sẽ chia sẻ những mẫu file Excel tối ưu nhất, giúp bạn quản lý đơn hàng chuyên nghiệp hơn.

1. Mẫu file Excel quản lý đơn hàng là gì?

Mẫu file Excel quản lý đơn hàng là một bảng tính được thiết kế sẵn trên phần mềm Microsoft Excel (hoặc Google Sheets), cho phép người dùng nhập, lưu trữ và theo dõi thông tin liên quan đến các đơn hàng. Thông thường, một mẫu file hoàn chỉnh sẽ bao gồm các cột thông tin như:

• Mã đơn hàng
• Ngày đặt hàng
• Tên khách hàng
• Sản phẩm / Dịch vụ
• Số lượng
• Đơn giá
• Thành tiền
• Trạng thái đơn hàng (chờ xử lý, đang giao, đã hoàn tất, đã hủy)

Nhờ việc quản lý tập trung trên một file duy nhất, chủ doanh nghiệp hoặc nhân viên phụ trách dễ dàng kiểm soát tiến độ, tránh thất thoát và tối ưu quy trình xử lý đơn hàng.

Với EasyPOS, bạn quản lý bán hàng hiệu quả hơn, tiết kiệm chi phí và tăng doanh thu đến 40%. 💰
👉 Dùng Thử Miễn Phí Ngay Hôm Nay – Giải Pháp Giá Rẻ, Dễ Dùng, Tối Ưu Cho Mọi Mô Hình Kinh Doanh

2. #5 lý do nên tạo mẫu file Excel quản lý đơn hàng

Nhiều người nghĩ Excel chỉ dùng để nhập số liệu, nhưng thực tế, nếu biết cách tận dụng, bạn có thể quản lý toàn bộ đơn hàng một cách khoa học và chuyên nghiệp.

2.1. Dễ dàng theo dõi và quản lý đơn hàng

Với mẫu file Excel quản lý đơn hàng, toàn bộ thông tin quan trọng như mã đơn, tên khách, sản phẩm, số lượng, trạng thái giao hàng… đều được hiển thị rõ ràng trên cùng một bảng dữ liệu.

Bạn chỉ cần vài thao tác lọc hoặc tìm kiếm là có thể nhanh chóng nắm được đơn hàng nào đang chờ xử lý, đang vận chuyển hay đã hoàn tất.

Cách quản lý này giúp bạn giảm thiểu tối đa sai sót, tránh thất lạc đơn và đặc biệt hữu ích khi số lượng đơn tăng mạnh vào các mùa cao điểm bán hàng.

XEM THÊM: #1 Phần Mềm Quản Lý Đơn Hàng Dễ Dùng Nhất

2.2. Tiết kiệm chi phí vận hành

Bạn chỉ cần có máy tính và phần mềm Excel (hoặc Google Sheets miễn phí) là có thể bắt đầu ngay. Đây là lựa chọn lý tưởng cho các shop nhỏ, cá nhân kinh doanh online hoặc doanh nghiệp mới khởi nghiệp, giúp tối ưu ngân sách mà vẫn đảm bảo quy trình quản lý chuyên nghiệp và chính xác.

2.3. Linh hoạt và tùy chỉnh theo nhu cầu

Mẫu file Excel có thể dễ dàng chỉnh sửa, thêm hoặc bớt cột thông tin phù hợp với đặc thù từng ngành hàng. Dù bạn kinh doanh online, bán tại cửa hàng hay cung cấp dịch vụ, file Excel vẫn đáp ứng tốt nhờ khả năng tùy biến cao.

2.4. Dễ dàng tổng hợp báo cáo và phân tích

Excel hỗ trợ nhiều công cụ tính toán, lọc dữ liệu và tạo biểu đồ trực quan. Từ đó, bạn có thể nhanh chóng tổng hợp doanh thu, sản phẩm bán chạy, hoặc tỷ lệ hoàn đơn để đưa ra chiến lược kinh doanh hợp lý hơn.

2.5. Chia sẻ và lưu trữ thuận tiện

Bạn có thể lưu file Excel trên máy tính, ổ cứng ngoài hoặc các dịch vụ lưu trữ đám mây như Google Drive, OneDrive. Điều này giúp việc chia sẻ dữ liệu cho đồng nghiệp, đối tác hoặc các bộ phận liên quan trở nên nhanh chóng và bảo mật hơn.

XEM THÊM: Review 10+ Phần Mềm Quản Lý Doanh Thu Nên Dùng Nhất Hiện Nay

3. Các yếu tố cần có trong một mẫu file Excel quản lý đơn hàng chuyên nghiệp

3.1. Thông tin đơn hàng

Đây là phần cốt lõi trong mọi file quản lý, giúp bạn nhận diện và phân loại từng đơn hàng dễ dàng.

Các trường thông tin bắt buộc gồm:

• Mã đơn hàng
• Ngày đặt hàng
• Trạng thái đơn hàng (chờ xử lý, đang giao, đã hoàn tất, hủy…).

Việc ghi rõ các thông tin này giúp bạn:

• Tra cứu nhanh tình trạng đơn khi cần đối chiếu.
• Phân loại và thống kê đơn theo ngày, tháng hoặc khu vực.

3.2. Thông tin khách hàng

Mỗi đơn hàng nên đi kèm thông tin khách hàng chi tiết gồm: Họ tên, Số điện thoại, Email và Địa chỉ giao hàng.

Dữ liệu này không chỉ giúp bạn giao hàng chính xác và đúng hẹn mà còn hỗ trợ chăm sóc khách hàng sau bán (gửi tin nhắn cảm ơn, ưu đãi, nhắc mua lại…).

Ngoài ra, nếu bạn kết hợp file Excel này với chiến lược marketing (ví dụ: remarketing qua email hoặc Zalo), đây sẽ là nguồn dữ liệu cực kỳ giá trị để tăng doanh số tái mua.

3.3. Thông tin sản phẩm

Ở phần này, bạn nên có các cột: Tên sản phẩm, Mã SKU, Số lượng, Đơn giá.

Việc ghi rõ từng sản phẩm trong mỗi đơn hàng giúp bạn:

• Tránh sai sót khi đóng gói hoặc xuất hàng.
• Dễ dàng thống kê mặt hàng bán chạy, mặt hàng tồn kho lâu.
• Kết hợp với công thức Excel để tự động tính doanh thu và lợi nhuận theo sản phẩm.

3.4. Thông tin thanh toán

Thanh toán là bước quan trọng trong quy trình bán hàng, vì vậy mẫu file nên có các trường:

• Hình thức thanh toán (tiền mặt, chuyển khoản, COD…),
• Tình trạng thanh toán (đã, chưa, hoặc thanh toán một phần).

Phần này giúp bạn:

• Theo dõi công nợ từng khách hàng hoặc từng đơn.
• Đối soát dễ dàng với kế toán hoặc ngân hàng.
• Giảm thiểu sai sót khi tổng hợp báo cáo doanh thu định kỳ.

3.5. Thông tin vận chuyển

Phần vận chuyển bao gồm:

• Đơn vị giao hàng
• Mã vận đơn
• Ngày giao hàng
• Trạng thái giao hàng (đang giao, giao thành công, hoàn hàng…).

Khi có đầy đủ thông tin này, bạn có thể:

• Theo dõi tiến độ giao hàng của từng đơn.
• Xử lý nhanh các sự cố như giao trễ hoặc hoàn hàng.
• Đánh giá hiệu suất của từng đơn vị vận chuyển, từ đó chọn đối tác phù hợp hơn.

3.6. Tổng giá trị đơn hàng

Đây là cột quan trọng bậc nhất giúp tổng hợp toàn bộ giá trị đơn.

Theo đó, File Excel nên có công thức tự động tính tổng = (Đơn giá × Số lượng) + Phí vận chuyển (nếu có).

Nhờ đó, bạn có thể:

• Tiết kiệm thời gian nhập liệu, hạn chế sai số.
• Tổng hợp nhanh doanh thu theo ngày, tuần, tháng.
• Làm cơ sở đối soát với bộ phận kế toán hoặc hệ thống thanh toán.

3.7. Báo cáo & phân tích

Một mẫu file Excel quản lý đơn hàng chuyên nghiệp nên có bảng tổng hợp và báo cáo được thiết kế sẵn, bao gồm:

• Doanh thu tổng theo thời gian.
• Tỷ lệ đơn thành công, đơn hủy, hoàn hàng.
• Danh sách sản phẩm bán chạy nhất.
• Doanh số theo khu vực hoặc nhân viên bán hàng.

Những dữ liệu này giúp chủ shop nắm bắt hiệu quả kinh doanh toàn diện, xác định xu hướng tiêu dùng và điều chỉnh chiến lược bán hàng kịp thời, từ đó tăng trưởng doanh thu bền vững.

4. Hướng dẫn tạo file quản lý đơn hàng bằng Excel

4.1. Chuẩn bị dữ liệu & bảng tính

Bước đầu tiên, bạn cần xác định rõ những thông tin sẽ quản lý, chẳng hạn: mã đơn hàng, ngày đặt hàng, khách hàng, sản phẩm, số lượng, đơn giá, trạng thái, phương thức thanh toán… Sau đó, tạo một bảng Excel mới và thiết lập các cột tương ứng.

Tiếp theo, chọn định dạng dữ liệu phù hợp cho từng cột:

• Ngày đặt hàng: định dạng Date
• Đơn giá và tổng tiền: định dạng Currency hoặc Number
• Thông tin chữ: định dạng Text

Việc chuẩn bị chuẩn ngay từ đầu sẽ giúp file dễ quản lý và tránh lỗi khi tính toán.

4.2. Thiết lập công thức & hàm hỗ trợ

Để quản lý và tính toán nhanh chóng, bạn nên dùng các hàm cơ bản như:

• SUM: tính tổng tiền hàng hoặc tổng số lượng sản phẩm.
• COUNTIF: đếm số đơn hàng theo trạng thái.
• VLOOKUP/XLOOKUP: tra cứu thông tin khách hàng hoặc sản phẩm nhanh chóng.
• IF: hiển thị thông báo hoặc phân loại trạng thái đơn hàng.

Ngoài ra, bạn có thể dùng Conditional Formatting để đánh dấu màu cho các đơn hàng đã giao, đang chờ hoặc bị hủy, giúp theo dõi trực quan hơn.

4.3. Tạo bảng báo cáo tự động

Excel hỗ trợ PivotTable – công cụ mạnh mẽ để tổng hợp và phân tích dữ liệu. Chỉ với vài thao tác kéo thả, bạn có thể tạo bảng báo cáo doanh thu, sản phẩm bán chạy hay đơn hàng theo khu vực.

Để trực quan hơn, hãy thêm biểu đồ (Chart) từ dữ liệu PivotTable. Biểu đồ sẽ giúp bạn nắm bắt xu hướng bán hàng nhanh chóng và trình bày báo cáo chuyên nghiệp hơn.

5. [Tải miễn phí] – Bộ mẫu file Excel quản lý đơn hàng mới nhất 2025

Để giúp bạn tiết kiệm thời gian thiết kế và áp dụng ngay vào công việc, bồ đã tổng hợp bộ mẫu file Excel quản lý đơn hàng chuẩn chỉnh nhất. Các mẫu này đã được thiết kế tối ưu, dễ dùng và phù hợp cho nhiều loại hình kinh doanh khác nhau.

5.1. Mẫu file quản lý trạng thái đơn hàng

Mẫu này tập trung vào việc theo dõi tiến trình của từng đơn hàng, từ khi khách đặt mua cho đến khi giao thành công hoặc hủy. Các cột thông tin được bố trí rõ ràng, kèm mã màu giúp bạn nhận biết trạng thái chỉ trong vài giây.

⇒ Tải ngay Mẫu file quản lý trạng thái đơn hàng

5.2. Mẫu file quản lý đơn hàng phát sinh

Phù hợp cho những cửa hàng hoặc doanh nghiệp thường xuyên phát sinh đơn hàng ngoài kế hoạch. Mẫu này giúp bạn nhanh chóng thêm mới, chỉnh sửa và cập nhật dữ liệu mà vẫn đảm bảo tính thống nhất và chính xác.

⇒ Tải ngay Mẫu file quản lý đơn hàng phát sinh

5.3. Mẫu file báo cáo & phân tích đơn hàng

Dành cho các chủ shop, quản lý hoặc kế toán muốn nắm bắt hiệu quả kinh doanh. Mẫu này tích hợp sẵn PivotTable và biểu đồ để phân tích doanh thu, sản phẩm bán chạy, tỷ lệ hoàn hàng… mà không cần thao tác phức tạp.

6. Ưu và nhược điểm khi sử dụng file Excel quản lý đơn hàng

6.1. Ưu điểm

Dù có nhiều công cụ hỗ trợ hiện đại, file Excel vẫn được xem là lựa chọn phổ biến nhờ sự tiện lợi, linh hoạt và chi phí thấp:

• Dễ sử dụng: Không cần kỹ năng chuyên sâu, ai cũng có thể nhập và quản lý dữ liệu.
• Chi phí thấp: Chỉ cần cài Excel hoặc dùng Google Sheets miễn phí là đã có thể quản lý hiệu quả.
• Tùy chỉnh linh hoạt: Thêm, bớt hoặc sắp xếp cột dữ liệu tùy theo nhu cầu kinh doanh.
• Khả năng phân tích tốt: Excel hỗ trợ nhiều công thức, hàm và công cụ phân tích như PivotTable, biểu đồ trực quan.
• Không phụ thuộc internet: Nếu dùng Excel offline, bạn vẫn có thể làm việc mà không cần mạng.

6.2. Nhược điểm

Khi lượng đơn hàng, dữ liệu và nhân sự cùng tăng, phương pháp quản lý bằng Excel bắt đầu bộc lộ nhiều hạn chế trong tốc độ, tính bảo mật và khả năng tự động hóa

• Khó quản lý khi dữ liệu lớn: Với hàng chục nghìn đơn hàng, file Excel dễ bị chậm hoặc lỗi.
• Nguy cơ mất dữ liệu: Nếu không sao lưu thường xuyên, việc mất file hoặc hỏng máy có thể gây mất toàn bộ thông tin.
• Không đồng bộ real-time: Dữ liệu không tự động cập nhật giữa nhiều người dùng như các phần mềm quản lý trực tuyến.
• Bảo mật hạn chế: File Excel dễ bị sao chép hoặc chỉnh sửa nếu không được đặt mật khẩu bảo vệ.
• Thiếu tính năng tự động hóa nâng cao: Không hỗ trợ quản lý tồn kho, gửi thông báo đơn hàng hay tích hợp với kênh bán hàng trực tuyến.

7. EasyPOS – Phần mềm quản lý bán hàng, đơn hàng hiệu quả, tối ưu

Mặc dù file Excel quản lý đơn hàng có ưu điểm về chi phí và tính linh hoạt, nhưng khi số lượng đơn hàng tăng lên, nhu cầu quản lý đồng bộ và chính xác sẽ trở nên cấp thiết. Đây là lúc bạn nên cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS.

EasyPOS giúp bạn:

• Quản lý đơn hàng real-time trên nhiều thiết bị, nhiều chi nhánh.
• Tự động cập nhật tồn kho khi phát sinh bán hàng.
• Tích hợp xuất hóa đơn điện tử nhanh chóng ngay từ máy tính tiền.
• Báo cáo doanh thu, lợi nhuận, sản phẩm bán chạy chỉ với vài thao tác.
• Bảo mật dữ liệu và phân quyền cho từng nhân viên.

Với EasyPOS, bạn không cần nhập liệu thủ công hay lo lắng file bị lỗi, tất cả quy trình bán hàng – từ tạo đơn, thanh toán, giao hàng đến báo cáo – đều được xử lý tự động và chính xác.

Đăng ký dùng thử EasyPOS ngay hôm nay để trải nghiệm giải pháp quản lý bán hàng và đơn hàng tối ưu nhất cho cửa hàng của bạn!

NHẬN BẢN DÙNG THỬ MIỄN PHÍ!

HOÀN TẤT ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, EasyPOS sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

———————————————-

EASYPOS – PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG ĐƯỢC YÊU THÍCH NHẤT

Hơn 700.000 chủ cửa hàng Việt Nam đã chọn EasyPOS để quản lý bán hàng dễ hơn, kiểm soát doanh thu chặt hơn và lãi hơn từng ngày.

• Dễ dùng, triển khai nhanh, giá hợp lý.
• Quản lý chặt chẽ từ xa, kiểm soát doanh thu, hàng tồn, nhân viên ngay trên điện thoại, máy tính.
• Giảm thất thoát, tăng lợi nhuận, mọi giao dịch đều minh bạch, dễ theo dõi.
• Phù hợp mọi mô hình kinh doanh, từ 1 cửa hàng nhỏ đến chuỗi cửa hàng lớn, bán hàng đa kênh.
• Tùy chỉnh linh hoạt, phù hợp mọi ngành hàng: từ cafe, tạp hóa, siêu thị, quán trà sữa, spa, cửa hàng vật liệu xây dựng, đến tiệm vàng…
•  Hỗ trợ 24/7, luôn đồng hành cùng chủ cửa hàng trong mọi giai đoạn kinh doanh.

Thông tin liên hệ:

• Website: https://easypos.vn/
• Hotline: 0869425631
• Fanpage: Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS
• Trụ sở chính: Tầng 3, Tòa nhà ATS, Số 8 đường Phạm Hùng, Phường Yên Hòa, TP Hà Nội
• Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh