Đăng ký HKD là quy trình chuẩn bị hồ sơ và nộp lên cơ quan đăng ký kinh doanh để được cấp phép hoạt động hợp pháp. Đây là yêu cầu bắt buộc với cá nhân hoặc hộ gia đình kinh doanh nhỏ lẻ. Bài viết này Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS sẽ hướng dẫn chi tiết cách đăng ký hộ kinh doanh, bao gồm điều kiện, giấy tờ cần có, từng bước thực hiện và mức lệ phí bạn phải nộp.

1. Điều kiện để thành lập hộ kinh doanh

Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, cá nhân hoặc thành viên hộ gia đình là công dân Việt Nam, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, được quyền thành lập hộ kinh doanh. 

Người đăng ký phải từ 18 tuổi trở lên, có khả năng tự chịu trách nhiệm trước pháp luật và không thuộc các trường hợp bị hạn chế như: 

• đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự,
• bị tạm giam hoặc đang chấp hành hình phạt tù,
• đang thực hiện biện pháp xử lý hành chính bắt buộc,
• bị Tòa án cấm hành nghề hoặc cấm đảm nhiệm chức vụ.

Ngành nghề đăng ký phải hợp pháp, không thuộc danh mục cấm đầu tư kinh doanh; đồng thời phải đặt tên đúng quy định, chuẩn bị hồ sơ hợp lệ và nộp lệ phí theo yêu cầu. Mỗi cá nhân chỉ được đứng tên một hộ kinh doanh trên toàn quốc, nhưng vẫn có thể góp vốn hoặc sở hữu cổ phần trong doanh nghiệp khác.

Các trường hợp không phải đăng ký hộ kinh doanh:

• Hộ gia đình hoạt động trong nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, làm muối.
• Người bán hàng rong, quà vặt, buôn chuyến, kinh doanh lưu động, kinh doanh thời vụ.
• Người cung cấp dịch vụ có thu nhập thấp, trừ khi kinh doanh ngành nghề có điều kiện.

XEM THÊM: Kê khai thuế là gì? Hộ kinh doanh cần biết [2026]

2. Chuẩn bị trước khi đăng ký hộ kinh doanh

2.1. Lựa chọn và xác nhận tên hộ kinh doanh

• Tên hộ kinh doanh gồm: “Hộ kinh doanh” + Tên riêng (dùng chữ cái tiếng Việt, F/J/Z/W, số, ký hiệu).
• Không được dùng từ ngữ vi phạm thuần phong mỹ tục; không được dùng các cụm từ “công ty”, “tập đoàn”, “doanh nghiệp”; hoặc trùng tên HKD trong cùng quận/huyện.
• Không sử dụng tên thương mại, nhãn hiệu, chỉ dẫn địa lý đã được bảo hộ nếu không được chủ sở hữu cho phép.
• Cơ quan đăng ký cấp xã có quyền chấp thuận hoặc từ chối tên được đề xuất.

2.2. Xác định địa điểm trụ sở

• Trụ sở phải có địa chỉ hợp pháp, chứng minh bằng sổ đỏ/sổ hồng hoặc hợp đồng thuê kèm giấy tờ cho thuê hợp pháp.
• Không được đặt tại chung cư chỉ có chức năng ở; chỉ officetel và shophouse được phép.
• Hộ kinh doanh có thể hoạt động tại nhiều địa điểm, nhưng phải chọn một trụ sở chính và thông báo các địa điểm còn lại cho cơ quan thuế/QLTT.

2.3. Xác định ngành, nghề kinh doanh

• Được tự do kinh doanh mọi ngành nghề không bị cấm.
• Nếu thuộc ngành nghề có điều kiện, phải đáp ứng đầy đủ yêu cầu pháp luật và duy trì suốt quá trình hoạt động.
• Khi đăng ký, cần ghi ngành kinh tế cấp 4 trong Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam làm ngành nghề chính.

2.4. Tính toán vốn kinh doanh

• Vốn kinh doanh là tổng nguồn lực (tiền, tài sản, thiết bị…) dùng cho hoạt động của HKD.
• Không có quy định về vốn tối thiểu hoặc tối đa.
• Vốn kê khai ảnh hưởng mức thuế khoán; cơ quan thuế xem xét vị trí kinh doanh, lĩnh vực và quy mô để ấn định mức thuế.
• Thuế môn bài: Doanh thu > 500 triệu/năm nộp 1.000.000 đồng/năm.
• Nên kê khai vốn hợp lý: không quá cao (tránh tăng thuế), nhưng cũng không quá thấp để giữ uy tín khi giao dịch.

Lưu ý quan trọng: Theo Nghị quyết 198/2025/QH15 và Nghị quyết 68-NQ/TW, từ 01/01/2026, HKD không còn phải nộp lệ phí môn bài và không áp dụng thuế khoán. Trong năm 2025, quy định cũ vẫn còn hiệu lực: HKD có doanh thu trên 500 triệu đồng/năm phải nộp 1.000.000 đồng/năm.

3. Hồ sơ cần chuẩn bị

Hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP đã được tinh giản đáng kể. Người đăng ký chỉ cần chuẩn bị 2 loại giấy tờ chính:

3.1. Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh (Mẫu 1 – mới theo Thông tư 68/2025/TT-BTC)

• Là tài liệu bắt buộc, ghi đầy đủ thông tin về tên hộ kinh doanh, địa chỉ trụ sở, ngành nghề (bằng mã ngành), vốn, chủ hộ.
• Mẫu này thay thế toàn bộ biểu mẫu cũ trước 01/07/2025.
• Được ký trực tiếp bằng bút hoặc ký số nếu nộp trực tuyến.

3.2. Bản sao văn bản ủy quyền (khi đăng ký dưới hình thức hộ gia đình)

• Các thành viên hộ gia đình ủy quyền hợp pháp cho một người làm chủ hộ.
• Văn bản phải được công chứng hoặc chứng thực.

Điểm mới quan trọng: Không còn phải nộp CCCD/CMND/Hộ chiếu nếu đã kê khai số định danh cá nhân. Cơ quan xã sẽ tự động tra cứu trên CSDL dân cư, giúp giảm giấy tờ và rút ngắn thời gian chuẩn bị.

Lưu ý về chữ ký:

• Được dùng cả chữ ký tay (scan) hoặc chữ ký số.
• Nếu nộp trực tuyến, chữ ký số của chủ hộ hoặc người được ủy quyền là bắt buộc.

4. Hướng dẫn chi tiết cách đăng ký hộ kinh doanh 

Bước 1: Chuẩn bị và kiểm tra hồ sơ

Người nộp hồ sơ cần rà soát lại toàn bộ biểu mẫu, mã ngành kinh doanh, thông tin cá nhân, địa chỉ trụ sở, chữ ký và các giấy tờ ủy quyền để tránh sai sót. 

Những lỗi phổ biến gồm: ghi sai thông tin cá nhân, tên hộ kinh doanh trùng, mô tả ngành nghề không đúng mã ngành, vốn ghi lệch giữa số và chữ, văn bản ủy quyền thiếu chứng thực.

Bước 2: Nộp hồ sơ (điểm mới: toàn bộ thủ tục được giao cho UBND cấp xã)

Từ 01/07/2025, thẩm quyền đăng ký hộ kinh doanh chuyển 100% về UBND cấp xã, giúp người dân không phải lên cấp huyện như trước. Có 2 phương thức nộp:

Nộp trực tiếp:

• Tại bộ phận kinh tế/hành chính thuộc UBND cấp xã.
• Xuất trình giấy tờ cá nhân để đối chiếu (nếu chưa kê khai số định danh hoặc thông tin chưa có trên hệ thống).
• Nhận giấy biên nhận và thời hạn trả kết quả.

Nộp trực tuyến:

• Thực hiện trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc hệ thống đăng ký hộ kinh doanh của xã.
• Tải giấy tờ bản điện tử dạng PDF và ký số.
• Nhận biên nhận qua email, theo dõi tiến độ online.

Điểm mới:

• Hồ sơ điện tử có giá trị pháp lý như hồ sơ giấy.
• Nếu nộp online: không phải trả lệ phí cấp bản giấy, vì được cấp bản điện tử miễn phí.

Bước 3: Kiểm tra và xử lý hồ sơ

• Thời hạn giải quyết: 03 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ.
• Nếu hồ sơ chính xác → Cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh và đồng thời liên thông sang cơ quan thuế để cấp mã số hộ kinh doanh.
• Nếu hồ sơ sai hoặc thiếu → UBND xã gửi thông báo yêu cầu sửa đổi bổ sung.
• Hồ sơ bị từ chối nếu ngành nghề bị cấm, tên sai quy định, địa chỉ không thật, hoặc hộ kinh doanh đang bị thu hồi giấy phép.

Bước 4: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký

• Giấy chứng nhận có thể nhận bằng bản giấy hoặc bản điện tử.
• Tài liệu này đồng thời là Giấy chứng nhận đăng ký thuế – điểm mới so với quy trình cũ.
• Trên giấy thể hiện đầy đủ tên HKD, thông tin chủ hộ, địa chỉ, mã số hộ kinh doanh, ngành nghề, vốn và ngày cấp.

5. Các bước sau đăng ký hộ kinh doanh

5.1. Nộp lệ phí môn bài hàng năm (năm 2025)

Trong năm 2025, HKD có doanh thu từ 500 triệu đồng trở lên vẫn phải nộp 1.000.000 đồng/năm lệ phí môn bài. Tuy nhiên, từ 01/01/2026, theo Nghị quyết 198/2025/QH15, lệ phí môn bài sẽ bị bãi bỏ hoàn toàn, do đó các hộ kinh doanh không phải nộp loại phí này nữa.

5.2. Kiểm tra và tuân thủ các quy định kế toán

Hộ kinh doanh có doanh thu từ 3 tỷ đồng/năm hoặc sử dụng lao động phải lập sổ sách kế toán đầy đủ theo quy định. 

Từ năm 2026, hầu hết hộ kinh doanh sẽ phải xác định doanh thu ngay tại thời điểm bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ và sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, thay cho phương pháp thuế khoán trước đây. Việc này giúp quản lý tài chính minh bạch và đáp ứng đúng yêu cầu pháp lý.

5.3. Đăng ký tham gia bảo hiểm y tế (BHYT)

Nếu hộ kinh doanh sử dụng lao động, chủ hộ cần đăng ký BHYT cho nhân viên. Quy trình này có thể thực hiện cùng lúc với đăng ký BHXH để tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ đúng quy định về bảo hiểm bắt buộc.

5.4. Tuân thủ các quy định chuyên ngành

Với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện như dịch vụ ăn uống, vận tải hay bảo vệ, chủ hộ phải liên hệ với cơ quan quản lý thị trường để được cấp giấy phép con và tuân thủ các tiêu chuẩn về an toàn, vệ sinh, hoặc các quy định chuyên ngành khác. 

5.5. Lập hệ thống quản lý tài chính

Ngay từ khi bắt đầu kinh doanh, chủ hộ cần lưu giữ tất cả hóa đơn, chứng từ liên quan đến doanh thu và chi phí và ghi chép hàng ngày một cách chính xác. 

Điều này không chỉ giúp quản lý tài chính hiệu quả mà còn chuẩn bị cho việc nộp tờ khai thuế định kỳ hàng tháng hoặc hàng quý, đặc biệt từ năm 2026 khi phương pháp thuế khoán bị thay thế bằng kê khai thuế điện tử.

6. Các câu hỏi thường gặp (FAQ)

6.1. Lệ phí đăng ký HKD là bao nhiêu?

Lệ phí đăng ký hộ kinh doanh không giống nhau ở tất cả các địa phương. Mức thu lệ phí đăng ký HKD thuộc thẩm quyền quyết định của Hội đồng nhân dân cấp tỉnh. Ví dụ tại TP.HCM và Hà Nội, mức lệ phí là 100.000 đồng/lần đăng ký.

6.2. Sau khi đăng ký, HKD có thể bắt đầu hoạt động kinh doanh ngay được không?

Không hoàn toàn. Hộ kinh doanh có quyền hoạt động kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký, trừ trường hợp kinh doanh ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện. 

Những ngành này bao gồm: Dịch vụ ăn uống, Dịch vụ vận tải, Dịch vụ bảo vệ, Dịch vụ du lịch, Sản xuất, kinh doanh hóa chất.

Nếu kinh doanh những ngành này, bạn phải có thêm giấy phép con từ cơ quan quản lý thị trường trước khi bắt đầu hoạt động.

6.3. Một cá nhân có thể sở hữu mấy hộ kinh doanh?

Theo pháp luật, một cá nhân chỉ được phép sở hữu một hộ kinh doanh duy nhất trong phạm vi toàn quốc. Tuy nhiên, một cá nhân vẫn có quyền: Góp vốn vào doanh nghiệp khác, mua cổ phần của các công ty, là thành viên của hộ kinh doanh khác (không phải chủ hộ).

6.4. HKD phải đóng thuế như thế nào từ năm 2026?

Từ năm 2026, HKD sẽ chuyển sang kê khai thuế dựa trên doanh thu thực tế, bãi bỏ hoàn toàn hình thức thuế khoán. Điều này đồng nghĩa với việc mọi giao dịch đều cần lập hóa đơn điện tử và ghi chép chi tiết doanh thu – chi phí, đồng thời tuân thủ đầy đủ các quy định kế toán. Quản lý thủ công trong bối cảnh này dễ dẫn đến sai sót, khó đối soát và có thể gây rủi ro bị truy thu thuế.

Để giải quyết vấn đề này, EasyPOS cung cấp giải pháp quản lý bán hàng tích hợp hóa đơn điện tử theo chuẩn Nghị định 70/2025/NĐ-CP, giúp hộ kinh doanh vận hành chính xác, minh bạch và tiết kiệm thời gian.

Ưu điểm khi sử dụng EasyPOS:

• Xuất hóa đơn điện tử tự động: Kết nối trực tiếp với cơ quan thuế, đảm bảo pháp lý cho mọi giao dịch.
• Quản lý dòng tiền theo thời gian thực: Theo dõi doanh thu, chi phí và phát hiện sai sót ngay lập tức.
• Tính và theo dõi thuế chính xác: Hỗ trợ theo tỷ lệ ngành nghề, phù hợp lộ trình bỏ thuế khoán từ 2026.
• Lưu trữ hóa đơn và chứng từ an toàn trên cloud: Dễ dàng truy xuất khi cần, tránh mất mát giấy tờ.
• Báo cáo chi tiết và minh bạch: Hỗ trợ đối chiếu với cơ quan thuế và quản lý kinh doanh hiệu quả.
• Hỗ trợ 24/7 và tư vấn miễn phí: Giải đáp thắc mắc về phần mềm và các quy định thuế mới.

Đặc biệt, Softdreams đang triển khai chương trình trải nghiệm EasyPOS 3 tháng miễn phí, giúp người dùng làm quen và vận hành hóa đơn điện tử, bao gồm cả hóa đơn có mã của cơ quan thuế và hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, đảm bảo quản lý kinh doanh hiệu quả và tuân thủ pháp luật mới nhất.

NÊN XEM: Hộ kinh doanh kê khai thuế như thế nào? Giải thích dễ hiểu cho chủ hộ

7. Tạm kết

Trên đây là những chia sẻ từ EasyPOS về cách đăng ký hộ kinh doanh, bao gồm các điều kiện, hồ sơ, thủ tục và những thay đổi quan trọng từ 2025 – 2026. Hy vọng bài viết đã cung cấp đầy đủ thông tin để anh/chị nắm rõ quy trình và chuẩn bị hồ sơ một cách chính xác, thuận tiện.

Nếu anh/chị quan tâm đến phần mềm bán hàng xuất hóa đơn điện tử EasyPOS, vui lòng liên hệ Hotline: 0869 425 631 để được hỗ trợ nhanh chóng!

———————————————-

EASYPOS – DỄ DÀNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG

Đồng hành với hơn 5 triệu hộ kinh doanh, EasyPOS mang giải pháp quản lý bán hàng tiện lợi đến từng cửa hàng. Khởi tạo hóa đơn nhanh chóng từ máy tính tiền, chuẩn nghị định thuế.

Chuyển từ thuế khoán sang kê khai dễ dàng – NHẬN NGAY ƯU ĐÃI HẤP DẪN!

Thông tin liên hệ:

• Website: https://easypos.vn/
• Hotline: 0869425631
• Fanpage: Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS
• Trụ sở chính: Tầng 3, Tòa nhà ATS, Số 8 đường Phạm Hùng, Phường Yên Hòa, TP Hà Nội
• Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh