Top 10+ chỉ số tài chính khi kinh doanh F&B chủ quán cần nắm rõ

Nhiều quán ăn, quán cà phê luôn đông khách nhưng cuối tháng vẫn không có lãi. Nguyên nhân thường đến từ việc chủ quán chưa theo dõi và phân tích đúng chỉ số tài chính khi kinh doanh F&B. Việc hiểu rõ các chỉ số quan trọng sẽ giúp kiểm soát chi phí, lợi nhuận và dòng tiền hiệu quả hơn. Bài viết dưới đây Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS sẽ giúp bạn nắm rõ những chỉ số không thể bỏ qua.

1. Khái niệm chỉ số tài chính trong mô hình F&B là gì?

Chỉ số tài chính trong mô hình F&B là các con số phản ánh tình hình doanh thu, chi phí, lợi nhuận và dòng tiền của quán ăn, quán cà phê trong một khoảng thời gian nhất định. 

Thông qua các chỉ số này, chủ quán có thể đánh giá chính xác hiệu quả kinh doanh, nhận diện rủi ro tài chính và đưa ra quyết định vận hành phù hợp, thay vì quản lý dựa trên cảm tính.

2. Các chỉ số tài chính khi kinh doanh F&B cần nắm rõ

2.1. Giá vốn hàng bán (COGS)

Giá vốn hàng bán là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp để tạo ra món ăn hoặc đồ uống phục vụ khách hàng. Trong F&B, COGS chủ yếu bao gồm chi phí thực phẩm, đồ uống và bao bì đóng gói. 

Công thức tính: 

Giá vốn = Giá trị hàng tồn kho đầu kỳ + Giá trị hàng mua vào trong kỳ – Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ 

Ví dụ: Đầu tháng quán có 30 triệu tiền nguyên liệu, trong tháng nhập thêm 70 triệu, cuối tháng còn tồn 20 triệu. Khi đó, giá vốn hàng bán = 30 + 70 – 20 = 80 triệu đồng.

2.2. Giá cost món ăn/đồ uống

Giá cost phản ánh chi phí nguyên liệu cấu thành nên từng món ăn hoặc đồ uống trong menu. Việc xác định đúng giá cost giúp quán kiểm soát ngân sách nguyên liệu, xây dựng giá bán phù hợp và chủ động trong các chương trình khuyến mãi. Từ giá cost, chủ quán có thể cân đối giữa khả năng cạnh tranh và mục tiêu lợi nhuận.

Công thức phổ biến: 

Giá bán = Chi phí nguyên liệu / Tỷ lệ chi phí thực phẩm

(Tỷ lệ thường dao động khoảng 25–35% tùy mô hình F&B)

Ví dụ: Một ly cà phê sữa có chi phí nguyên liệu là 10.000 đồng. Nếu quán đặt tỷ lệ food cost là 30% thì giá bán phù hợp sẽ khoảng 33.000 đồng/ly.

2.3. Tỷ lệ chi phí lao động

Tỷ lệ chi phí lao động cho biết phần trăm doanh thu được dùng để chi trả lương cho nhân viên, phục vụ và quản lý. Đây là khoản chi lớn trong F&B, chỉ đứng sau giá vốn và mặt bằng. Kiểm soát tốt chỉ số này sẽ giúp quán tối ưu nhân sự, đảm bảo hiệu suất làm việc mà vẫn giữ được chi phí hợp lý.

Công thức: 

Tỷ lệ chi phí lao động = (Chi phí nhân sự / Doanh thu) × 100%

Ví dụ: Doanh thu tháng của quán là 200 triệu đồng, tổng chi phí lương là 50 triệu đồng. Tỷ lệ chi phí lao động = (50 / 200) × 100% = 25%.

2.4. Chi phí gốc (Prime Cost)

Chi phí gốc là tổng của hai khoản chi phí biến đổi lớn nhất: giá vốn hàng bán & chi phí lao động. Đây là chỉ số quan trọng nhất để đánh giá hiệu quả vận hành. Ngưỡng an toàn của Prime Cost thường nằm dưới 60-65% doanh thu. 

Công thức: 

Chi phí gốc = Giá vốn hàng bán + Chi phí lao động 

Ví dụ: Trong tháng, quán có giá vốn 80 triệu và chi phí nhân sự 50 triệu. Khi đó, chi phí gốc = 130 triệu đồng.

2.5. Điểm hòa vốn 

Điểm hòa vốn cho biết mức doanh thu mà quán cần đạt để bù đắp toàn bộ chi phí, không lãi cũng không lỗ. Dựa vào chỉ số này, chủ quán có thể đánh giá khả năng thu hồi vốn ban đầu và điều chỉnh chiến lược giá, chi phí hoặc quy mô vận hành. Đây là cơ sở quan trọng để dự đoán thời gian hoàn vốn khi kinh doanh F&B.

Công thức:

Điểm hòa vốn = Tổng chi phí cố định / [(Doanh thu – Chi phí biến đổi) / Doanh thu]

Ví dụ: Chi phí cố định 100 triệu, chi phí biến đổi chiếm 60% doanh thu ⇒ điểm hòa vốn khoảng 250 triệu đồng.

2.6. Lợi nhuận gộp 

Lợi nhuận gộp phản ánh số tiền quán còn lại sau khi trừ giá vốn hàng bán khỏi doanh thu. Khoản này dùng để chi trả các chi phí vận hành khác như thuê mặt bằng, điện nước và nhân sự. Chỉ số này giúp chủ quán đánh giá hiệu quả của việc kiểm soát nguyên vật liệu và giá bán.

Công thức:

Lợi nhuận gộp = Tổng doanh thu – Giá vốn hàng bán

Ví dụ: Doanh thu tháng 300 triệu, giá vốn 180 triệu ⇒ lợi nhuận gộp 120 triệu đồng.

2.7. Hệ số vòng quay hàng tồn kho

Hệ số vòng quay tồn kho cho biết tốc độ luân chuyển nguyên vật liệu trong kho trong một khoảng thời gian nhất định. Chỉ số này giúp chủ quán đánh giá mức độ sử dụng nguyên liệu hiệu quả hay tồn kho quá lâu. Vòng quay hợp lý sẽ giảm hao hụt và hạn chế lãng phí.

Công thức:

Vòng quay tồn kho = Giá vốn hàng bán / [(Tồn kho đầu kỳ + Tồn kho cuối kỳ) / 2]

Ví dụ: Giá vốn = 240 triệu; tồn đầu kỳ = 50 triệu; tồn cuối kỳ = 30 triệu

• → Tồn kho bình quân = (50 + 30) / 2 = 40 triệu 
• → Vòng quay = 240 / 40 = 6 vòng/kỳ

2.8. Biên lợi nhuận ròng 

Biên lợi nhuận ròng thể hiện tỷ lệ lợi nhuận thực tế mà quán thu được sau khi trừ toàn bộ chi phí vận hành. Đây là chỉ số cho biết mức độ sinh lời của mô hình kinh doanh F&B. Biên lợi nhuận càng cao, khả năng duy trì và mở rộng quán càng tốt.

Công thức:

Biên lợi nhuận ròng = (Doanh thu – Tổng chi phí) / Doanh thu

Ví dụ: Doanh thu = 300 triệu; tổng chi phí = 270 triệu

• → Lợi nhuận ròng = 300 – 270 = 30 triệu 
• → Biên lợi nhuận ròng = 30 / 300 = 10%

2.9. Giá trị chi tiêu trung bình mỗi khách

Phản ánh mức chi tiêu trung bình của mỗi khách hàng. Chỉ số này giúp đánh giá hiệu quả của việc tư vấn bán thêm (upsell) hoặc thiết kế combo. 

Công thức: 

Chi tiêu trung bình = Tổng doanh thu / Số lượt khách 

Ví dụ: Doanh thu ngày 30 triệu với 150 lượt khách => chi tiêu trung bình đạt 200.000 đồng/khách.

2.10. Hệ số quay vòng chỗ ngồi

Chỉ số này cho biết trung bình một chỗ ngồi được sử dụng bao nhiêu lần để phục vụ khách mới trong một khoảng thời gian. 

Công thức: 

Hệ số quay vòng chỗ ngồi = Tổng lượt khách phục vụ / Tổng số chỗ ngồi 

Ví dụ: Quán có 50 chỗ ngồi, trong buổi tối phục vụ 150 lượt khách => Hệ số quay vòng là 3 lần.

2.11. Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc 

Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc phản ánh mức độ ổn định của đội ngũ và môi trường làm việc tại quán. Chỉ số này tính số nhân sự rời đi trong một khoảng thời gian, không bao gồm việc luân chuyển vị trí nội bộ. Tỷ lệ quá cao thường kéo theo chi phí tuyển dụng, đào tạo và ảnh hưởng đến chất lượng phục vụ.

Công thức:

Tỷ lệ nghỉ việc = (Số nhân viên rời đi / Tổng số nhân viên bình quân) × 100%

Ví dụ: Quán có 20 nhân viên, trong 3 tháng có 4 người nghỉ → Tỷ lệ nghỉ việc = (4 / 20) × 100% = 20%

2.12. Chi phí cho mỗi khách hàng mới (Customer Acquisition Cost – CAC)

Chi phí cho khách hàng mới cho biết quán cần bỏ ra bao nhiêu tiền để thu hút được một khách lần đầu đến quán. Chỉ số này đánh giá hiệu quả của các chiến dịch quảng cáo, khuyến mãi và truyền thông. CAC càng thấp, hoạt động marketing càng hiệu quả.

Công thức:

Chi phí khách hàng mới = Tổng chi phí marketing / Số khách hàng mới

Ví dụ: Quán chi 10 triệu cho quảng cáo trong tháng, thu hút 200 khách mới → Chi phí cho mỗi khách hàng mới = 10.000.000 / 200 = 50.000 đồng/khách

2.13. Tỷ lệ giữ chân khách hàng 

Tỷ lệ giữ chân khách hàng cho biết mức độ khách quay lại quán sau lần đầu trải nghiệm. Chỉ số này phản ánh chất lượng sản phẩm, dịch vụ và hiệu quả chăm sóc khách hàng. Giữ chân tốt sẽ giúp quán tiết kiệm chi phí marketing và duy trì doanh thu ổn định.

Công thức:

Tỷ lệ giữ chân = [(Tổng số khách – Số khách mới) / Tổng số khách] × 100%

Ví dụ: Tháng này quán có 500 lượt khách, trong đó 150 là khách mới

• → Khách quay lại = 500 – 150 = 350
• → Tỷ lệ giữ chân = (350 / 500) × 100% = 70%

3. Những sai lầm thường gặp khi theo dõi chỉ số tài chính F&B

Dù có đầy đủ dữ liệu bán hàng, nhiều quán F&B vẫn quản lý tài chính kém do theo dõi sai cách hoặc thiếu hệ thống. Dưới đây là 6 sai lầm phổ biến mà chủ quán thường gặp:

• Chỉ nhìn doanh thu, bỏ qua chi phí: Doanh thu tăng nhưng không kiểm soát giá vốn, nhân sự và vận hành khiến lợi nhuận bị bào mòn.
• Không tách riêng tiền quán và tiền cá nhân: Dòng tiền bị lẫn lộn, khó xác định chính xác quán đang lãi hay lỗ.
• Theo dõi rời rạc, thiếu tổng hợp: Có ghi chép nhưng không quy đổi thành các chỉ số tài chính để phân tích.
• Không so sánh số liệu theo thời gian: Chỉ xem số liệu từng ngày mà không đối chiếu theo tuần, tháng để nhận diện xu hướng.
• Bỏ sót các chỉ số hiệu suất vận hành: Không theo dõi vòng quay tồn kho, quay vòng bàn hay hiệu quả nhân sự.
• Quản lý thủ công, thiếu công cụ hỗ trợ: Dữ liệu dễ sai lệch, khó tổng hợp và chậm phản ánh tình hình thực tế.

4. Cách theo dõi và tối ưu chỉ số tài chính khi kinh doanh F&B

Trong quá trình kinh doanh, không ít quán F&B dù có đầy đủ dữ liệu bán hàng nhưng vẫn gặp khó khăn khi tổng hợp và nhìn nhận hiệu quả hoạt động. Số liệu phân tán, cập nhật chậm và phụ thuộc vào ghi chép thủ công khiến chủ quán khó nắm được bức tranh tài chính tổng thể, từ đó dễ đưa ra quyết định theo cảm tính.

EasyPOS là phần mềm quản lý bán hàng chuyên dùng cho mô hình F&B, cho phép quản lý tập trung doanh thu, chi phí và hiệu quả vận hành trên một nền tảng thống nhất, giúp dữ liệu tài chính trở nên rõ ràng và dễ phân tích hơn.

Những lợi ích EasyPOS mang lại trong quản lý chỉ số tài chính F&B:

• Tổng hợp doanh thu, chi phí và lợi nhuận theo thời gian thực
• Quản lý tồn kho nguyên vật liệu, hạn chế thất thoát/hao hụt
• Theo dõi hiệu suất nhân viên, ca làm và chi phí lao động
• Báo cáo tài chính trực quan, dễ so sánh theo ngày – tuần – tháng
• Giảm sai sót do ghi chép thủ công, toàn bộ dữ liệu được quản lý tập trung và đồng bộ
• Hỗ trợ chủ quán ra quyết định dựa trên số liệu thay vì đánh giá chủ quan

5. Tạm kết

Hy vọng qua bài viết, bạn đã có cái nhìn rõ ràng hơn về các chỉ số tài chính khi kinh doanh F&B và tầm quan trọng của việc theo dõi, kiểm soát những chỉ số này trong quá trình vận hành quán ăn, quán cà phê. Để việc quản lý tài chính trở nên đơn giản, chính xác và hiệu quả hơn, bạn có thể tham khảo phần mềm EasyPOS.

Hơn 30.000+ mô hình F&B đang quản lý hiệu quả với EasyPOS – thử ngay để trải nghiệm sự khác biệt!

———————————————-

EASYPOS – BÁN HÀNG, KÊ KHAI THUẾ DỄ DÀNG

Trọn bộ giải pháp trong một phần mềm duy nhất trên điện thoại: Quản lý bán hàng, hóa đơn chứng từ, sổ sách kế toán, kê khai thuế dễ dàng. EasyPOS giúp hộ kinh doanh an tâm về chứng từ doanh thu và báo cáo với cơ quan Thuế.

Chuyển từ thuế khoán sang kê khai dễ dàng – NHẬN NGAY ƯU ĐÃI HẤP DẪN!

Thông tin liên hệ:

• Website: https://easypos.vn/
• Hotline: 0986633426
• Fanpage: Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS
• Trụ sở chính: Tầng 3, Tòa nhà ATS, Số 8 đường Phạm Hùng, Phường Yên Hòa, TP Hà Nội
• Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh