Cách tính doanh thu quán cafe chuẩn xác, dễ áp dụng

Theo khảo sát, hơn 60% quán cafe tại Việt Nam đóng cửa trong năm đầu tiên, và một trong những nguyên nhân chính là chủ quán không kiểm soát được doanh thu. Nếu bạn đang loay hoay với bài toán thu – chi, lãi – lỗ mỗi tháng, đừng bỏ qua bài viết này của Phần mềm quản lý quán cafe EasyPOS. Hãy cùng tìm hiểu cách tính doanh thu quán cafe chuẩn xác để chủ động hơn trong việc quản lý tài chính.

1. Vì sao chủ quán cần biết cách tính doanh thu chính xác?

Doanh thu không chỉ là con số, mà đó là thước đo thật sự phản ánh hiệu quả hoạt động của quán. Nếu không nắm rõ, bạn sẽ rất khó đưa ra bất kỳ quyết định kinh doanh nào có cơ sở.

• Kiểm soát dòng tiền: Biết tiền vào – tiền ra rõ ràng, tránh tình trạng “bán nhiều vẫn hết tiền”.
• Đánh giá hiệu quả kinh doanh: Xác định được quán đang lãi hay lỗ sau mỗi tuần, mỗi tháng.
• Tối ưu chi phí vận hành: Dễ dàng phát hiện khoản chi nào đang “ngốn” lợi nhuận của bạn.
• Định giá sản phẩm hợp lý: Tính đúng doanh thu giúp bạn biết mức giá bán có đang đủ bù chi phí không.
• Lập kế hoạch mở rộng: Có số liệu thực tế để quyết định có nên thêm chi nhánh hay không.
• Thuyết phục nhà đầu tư hoặc vay vốn: Báo cáo doanh thu rõ ràng tạo niềm tin với đối tác tài chính.
• Dự báo doanh thu tương lai: Nhìn vào xu hướng theo mùa, theo tháng để chủ động chuẩn bị nguồn lực.

2. Cách tính doanh thu quán cafe đơn giản, dễ áp dụng

Việc tính doanh thu quán cafe không hề phức tạp nếu bạn nắm rõ công thức và theo dõi số liệu đều đặn. Tùy theo mục đích quản lý (xem hiệu quả trong ngày, đánh giá theo tháng hay phân tích từng kênh bán), bạn có thể áp dụng các cách tính sau.

2.1. Công thức tính doanh thu cơ bản

Công thức đơn giản nhất: 

Doanh thu = Tổng số sản phẩm bán ra × Giá bán trung bình

Trong đó:

• Tổng số sản phẩm bán ra: Tổng số ly nước, bánh, combo… đã bán
• Giá bán trung bình: Giá trung bình của mỗi sản phẩm

Ví dụ minh họa

Một quán cafe trong ngày bán được:

• 120 ly cà phê (giá trung bình 35.000đ)
• 30 ly trà sữa (giá trung bình 40.000đ)
• 20 phần bánh (giá 30.000đ)

 Tính chi tiết từng nhóm:

• Cà phê: 120 × 35.000 = 4.200.000đ
• Trà sữa: 30 × 40.000 = 1.200.000đ
• Bánh: 20 × 30.000 = 600.000đ

➙ Tổng doanh thu = 6.000.000đ

2.2. Cách tính doanh thu theo ngày

Công thức phổ biến: 

Doanh thu ngày = Tổng số hóa đơn (bill) × Giá trị trung bình mỗi bill

Đây là cách tính thực tế và dễ kiểm soát hơn so với đếm số ly.

Ví dụ minh họa

Trong 1 ngày:

• Tổng số bill: 150 bill
• Giá trị trung bình mỗi bill: 55.000đ

➙ Doanh thu ngày = 150 × 55.000 = 8.250.000đ

Cách tính giá trị trung bình mỗi bill:

Giá trị trung bình = Tổng doanh thu ngày / Tổng số bill

Ví dụ: Tổng doanh thu ngày: 8.250.000đ, số bill: 150

➙ 8.250.000 / 150 = 55.000đ/bill

Các bước tính doanh thu quán cafe đơn giản, chính xác

XEM THÊM: Review 10+ Phần Mềm Quản Lý Doanh Thu Nên Dùng Nhất Hiện Nay

2.3. Cách tính doanh thu theo tháng

Cách đơn giản nhất: 

Doanh thu tháng = Doanh thu trung bình ngày × Số ngày bán trong tháng

Ví dụ minh họa

Giả sử:

• Doanh thu trung bình/ngày: 8.000.000đ
• Tháng hoạt động 30 ngày

➙ Doanh thu tháng = 8.000.000 × 30 = 240.000.000đ

2.4. Cách tính doanh thu theo từng kênh bán

Hiện nay quán cafe thường có nhiều kênh bán:

• Bán tại quán
• Mang đi
• App giao hàng (GrabFood, ShopeeFood…)
• Bán qua fanpage, hotline

Để quản lý chính xác, bạn nên tách doanh thu từng kênh.

Doanh thu tổng = Doanh thu từng kênh cộng lại

Ví dụ minh họa

Trong 1 ngày:

• Bán tại quán: 5.000.000đ
• Mang đi: 1.500.000đ
• App giao hàng: 2.000.000đ

➙ Tổng doanh thu = 8.500.000đ

Lưu ý quan trọng

• Doanh thu app cần trừ phí chiết khấu (20-30%) nếu bạn muốn tính lợi nhuận thực
• Không gộp nhầm đơn online và offline để tránh trùng số liệu
• Nên đối soát tiền mặt, chuyển khoản, ví điện tử cuối ngày

3. Các yếu tố ảnh hưởng đến doanh thu quán cafe

Doanh thu quán cafe chịu tác động từ nhiều yếu tố khác nhau. Nếu nắm rõ các yếu tố cốt lõi dưới đây, chủ quán sẽ dễ dàng điều chỉnh để tăng trưởng ổn định:

• Vị trí mặt bằng: Khu vực đông dân cư, gần văn phòng hoặc trường học thường có lượng khách ổn định và tần suất mua cao.
• Tệp khách hàng mục tiêu: Mỗi nhóm khách có mức chi tiêu khác nhau, ảnh hưởng trực tiếp đến giá trị trung bình mỗi hóa đơn.
• Menu và giá bán: Sản phẩm hợp xu hướng, giá phù hợp khu vực quyết định khả năng cạnh tranh và biên lợi nhuận.
• Chất lượng đồ uống & dịch vụ: Hương vị ổn định, phục vụ chuyên nghiệp tạo tỷ lệ khách quay lại cao.
• Marketing & khuyến mãi: Chương trình ưu đãi, truyền thông online có thể làm tăng lượng khách trong từng giai đoạn.
• Kiểm soát vận hành: Hạn chế thất thoát nguyên liệu, sai sót thanh toán để đảm bảo doanh thu ghi nhận sát thực tế.

4. Doanh thu bao nhiêu thì quán cafe có lãi?

Quán cafe bắt đầu có lãi khi doanh thu lớn hơn tổng chi phí vận hành. Tổng chi phí thường gồm: thuê mặt bằng, lương nhân viên, nguyên vật liệu, điện nước và chi phí phát sinh.

Ví dụ: nếu chi phí cố định mỗi tháng là 40 triệu và chi phí nguyên liệu chiếm 25% doanh thu, thì:

Doanh thu hòa vốn = 40.000.000 / (1 – 0.25) ≈ 53 triệu đồng

Nghĩa là:

• Dưới 53 triệu → lỗ
• Khoảng 53 triệu → hòa vốn
• Trên 53 triệu → bắt đầu có lãi

Vì vậy, thay vì chỉ đặt mục tiêu tăng doanh thu, chủ quán cần tính được điểm hòa vốn để biết mức doanh thu tối thiểu phải đạt mỗi tháng.

5. Cách quản lý và theo dõi doanh thu quán cafe hiệu quả

Tính được doanh thu đã khó, quản lý và theo dõi nó đều đặn còn đòi hỏi sự kỷ luật và công cụ phù hợp. Thay vì ghi sổ tay hay dùng Excel dễ sai sót, nhiều chủ quán hiện nay đã chuyển sang dùng phần mềm quản lý chuyên biệt. 

Một trong những giải pháp được nhiều quán cafe tin dùng hiện nay là EasyPOS – phần mềm giúp tự động hóa toàn bộ quy trình từ order, tính tiền đến thống kê doanh thu cuối ngày, phù hợp từ quán nhỏ đến chuỗi lớn.

Những tính năng nổi bật của EasyPOS dành riêng cho quán cafe:

• Theo dõi doanh thu theo ca, theo ngày, theo tháng: Báo cáo trực quan, chi tiết giúp chủ quán nắm số liệu tức thì mà không cần tổng hợp thủ công.
• Order và thanh toán nhanh trên máy POS hoặc điện thoại: Đơn hàng được chuyển thẳng đến khu vực pha chế, hạn chế ghi nhầm, mất đơn.
• Quản lý nguyên vật liệu theo định lượng: Mỗi lần bán ra, phần mềm tự động trừ nguyên liệu tương ứng, giúp kiểm soát tồn kho và hạn chế thất thoát.
• Xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền: Đáp ứng đúng quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, tự động gửi dữ liệu lên cơ quan Thuế 24/7.
• Quản lý nhân viên và phân quyền theo vai trò: Thu ngân, phục vụ, pha chế – mỗi người chỉ truy cập đúng chức năng của mình, chủ quán dễ kiểm soát hơn.
• Giám sát từ xa qua điện thoại: Dù không có mặt trực tiếp, chủ quán vẫn theo dõi được doanh thu, tồn kho và hoạt động theo thời gian thực.

6. (FAQ)- Câu hỏi thường gặp về cách tính doanh thu quán cafe

6.1. Doanh thu và lợi nhuận quán cafe có khác nhau không? 

Có, đây là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau mà nhiều chủ quán hay nhầm lẫn. Doanh thu là tổng tiền thu vào, còn lợi nhuận là phần còn lại sau khi đã trừ toàn bộ chi phí vận hành. Một quán có doanh thu cao vẫn có thể lỗ nếu chi phí không được kiểm soát tốt.

6.2. Doanh thu trung bình một quán cafe nhỏ là bao nhiêu? 

Con số này phụ thuộc vào vị trí, quy mô và phân khúc khách hàng của từng quán. Tuy nhiên, một quán cafe nhỏ tại Việt Nam thường có doanh thu dao động từ 50 đến 150 triệu đồng mỗi tháng.

Muốn tối ưu con số này, chủ quán cần kiểm soát chặt chi phí và liên tục cải thiện trải nghiệm khách hàng.

6.3. Có cần phần mềm để tính doanh thu quán cafe không? 

Nên sử dụng, vì phần mềm sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót đáng kể so với ghi tay hay dùng Excel. Các phần mềm như EasyPOS có thể tự động tổng hợp doanh thu theo ca, theo ngày mà không cần chủ quán tự tính.

Đặc biệt hữu ích khi quán bắt đầu phát sinh nhiều đơn hàng hoặc có nhiều nhân viên.

7. Tạm kết

Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ cách tính doanh thu quán cafe và không còn bối rối trước những con số cuối tháng. Kinh doanh cafe vốn nhiều áp lực, đừng để việc quản lý dòng tiền trở thành gánh nặng thêm. EasyPOS được thiết kế để giúp chủ quán theo dõi doanh thu dễ dàng, chính xác và tiết kiệm thời gian hơn.

Hãy đăng ký dùng thử EasyPOS miễn phí ngay hôm nay và cảm nhận sự khác biệt!

NHẬN BẢN DÙNG THỬ MIỄN PHÍ!

ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, EasyPOS sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

———————————————-

EASYPOS – BÁN HÀNG, KÊ KHAI THUẾ DỄ DÀNG

Trọn bộ giải pháp trong một phần mềm duy nhất trên điện thoại: Quản lý bán hàng, hóa đơn chứng từ, sổ sách kế toán, kê khai thuế dễ dàng. EasyPOS giúp hộ kinh doanh an tâm về chứng từ doanh thu và báo cáo với cơ quan Thuế.

Chuyển từ thuế khoán sang kê khai dễ dàng – NHẬN NGAY ƯU ĐÃI HẤP DẪN!

Thông tin liên hệ:

• Website: https://easypos.vn/
• Hotline: 0986633426
• Fanpage: Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS
• Trụ sở chính: Tầng 3, tòa nhà CT5AB, Khu đô thị Văn Khê, Phường Hà Đông, Thành phố Hà Nội, Việt Nam.
• Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh