Tin tức

Xuất hóa đơn sai thời điểm: Mức phạt và cách xử lý đúng quy định

21 Tháng 9, 2026

Xuất hóa đơn sai thời điểm không chỉ ảnh hưởng đến tính chính xác của chứng từ mà còn có thể khiến người bán bị xử phạt vi phạm hành chính. Đặc biệt, từ 01/07/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP đã quy định lại thời điểm lập hóa đơn đối với nhiều trường hợp. Cùng Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS tìm hiểu chi tiết quy định, mức phạt và cách khắc phục để hạn chế rủi ro khi lập hóa đơn.

Xuất hóa đơn sai thời điểm: Mức phạt và cách xử lý đúng quy định

Mục lục

1. Xuất hóa đơn sai thời điểm là như thế nào?
2. Xuất hóa đơn sai thời điểm bị phạt bao nhiêu?
3. Cách xử lý khi phát hiện hóa đơn xuất sai thời điểm
4. Những trường hợp được phép xuất hóa đơn lùi ngày cần lưu ý?
5. FAQ – Câu hỏi thường gặp
Tạm kết

1. Xuất hóa đơn sai thời điểm là như thế nào?

Xuất hóa đơn sai thời điểm là trường hợp người bán lập hóa đơn không đúng mốc thời gian mà pháp luật quy định đối với hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc giao hàng, bàn giao từng phần. Các quy định về thời điểm lập hóa đơn được nêu tại Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

1.1. Trường hợp bán hàng hóa

Đối với hoạt động bán hàng hóa, hóa đơn phải được lập tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc vào việc bên bán đã nhận được tiền hay chưa.

Riêng hàng hóa xuất khẩu, người bán được chủ động xác định thời điểm lập hóa đơn nhưng phải hoàn thành việc lập hóa đơn muộn nhất vào ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan.

1.2. Trường hợp cung cấp dịch vụ

Với hoạt động cung cấp dịch vụ, hóa đơn được lập khi dịch vụ hoàn thành, không phụ thuộc vào thời điểm người bán đã thu tiền hay chưa.

Trường hợp khách hàng thanh toán trước hoặc thanh toán trong thời gian cung cấp dịch vụ, hóa đơn phải được lập ngay tại thời điểm thu tiền.

Đối với một số loại hình dịch vụ đặc thù như kiểm toán, tư vấn, giám định, thiết kế, quản lý dự án, giám sát và lập dự toán xây dựng, thời điểm lập hóa đơn chậm nhất là khi ký biên bản nghiệm thu đối với từng phần hoặc toàn bộ dịch vụ.

1.3. Trường hợp giao hàng hoặc bàn giao dịch vụ nhiều lần

Khi hàng hóa được giao nhiều lần hoặc dịch vụ được bàn giao theo từng hạng mục, công đoạn, người bán phải lập hóa đơn tương ứng với mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao, căn cứ vào giá trị hàng hóa, dịch vụ thực tế đã chuyển giao hoặc hoàn thành.

=> Như vậy, lập hóa đơn sau các mốc thời gian nêu trên được xem là lập hóa đơn không đúng thời điểm.

2. Xuất hóa đơn sai thời điểm bị phạt bao nhiêu?

Theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 14 Điều 1 Nghị định 310/2025/NĐ-CP, hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm sẽ bị xử phạt tùy thuộc vào loại giao dịch và số lượng hóa đơn vi phạm. Các mức xử phạt được áp dụng từ ngày 16/01/2026 như sau:

Trường hợp vi phạm	Mức xử phạt
Lập không đúng thời điểm đối với hàng hóa, dịch vụ khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương, tiêu dùng nội bộ; hàng hóa cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả: 01 số hóa đơn	Phạt cảnh cáo
Các trường hợp nêu trên từ 02 đến dưới 10 số hóa đơn; hoặc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ: 01 số hóa đơn	Phạt từ 500.000 – 1.500.000 đồng
Các trường hợp nêu trên từ 10 đến dưới 50 số hóa đơn; hoặc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ: từ 02 đến dưới 10 số hóa đơn	Phạt từ 2.000.000 – 5.000.000 đồng
Các trường hợp nêu trên từ 50 đến dưới 100 số hóa đơn; hoặc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ: từ 10 đến dưới 20 số hóa đơn	Phạt từ 5.000.000 – 15.000.000 đồng
Các trường hợp nêu trên từ 100 số hóa đơn trở lên; hoặc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ: từ 20 đến dưới 50 số hóa đơn	Phạt từ 15.000.000 – 30.000.000 đồng
Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ: từ 50 đến dưới 100 số hóa đơn	Phạt từ 30.000.000 – 50.000.000 đồng
Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ: từ 100 số hóa đơn trở lên	Phạt từ 50.000.000 – 70.000.000 đồng

Lưu ý: Các mức phạt tiền nêu trên là mức áp dụng đối với tổ chức. Với cùng một hành vi vi phạm, mức phạt dành cho cá nhân bằng 1/2 mức phạt của tổ chức theo quy định tại khoản 5 Điều 5 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Như vậy, từ năm 2026, hành vi lập hóa đơn sai thời điểm có thể bị xử phạt từ cảnh cáo – 70 triệu đồng tùy thuộc vào loại hàng hóa, dịch vụ và số lượng hóa đơn vi phạm.

Riêng trường hợp bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, mức phạt được phân theo số hóa đơn lập không đúng thời điểm, từ 500.000 đồng đến 70 triệu đồng.

Xuất hóa đơn sai thời điểm bị xử phạt như thế nào?

3. Cách xử lý khi phát hiện hóa đơn xuất sai thời điểm

Khi phát hiện hóa đơn đã lập không đúng thời điểm, bên bán và bên mua cần kiểm tra lại giao dịch phát sinh thực tế, thống nhất phương án xử lý và thực hiện các thủ tục cần thiết. Mục tiêu là bảo đảm thông tin trên hóa đơn, doanh thu và nghĩa vụ thuế được phản ánh đúng với giao dịch.

Bước 1: Thống nhất lập văn bản thỏa thuận

Người bán và người mua thống nhất về việc lập văn bản thỏa thuận ghi nhận nội dung liên quan đến hóa đơn đã lập sai thời điểm trước khi người bán thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh.

Bước 2: Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh

Căn cứ vào nội dung cần xử lý, người bán lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế đối với hóa đơn đã lập không đúng thời điểm.

Bước 3: Ký số và gửi hóa đơn cho người mua

Sau khi hoàn tất, người bán thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc thay thế theo phương án xử lý, sau đó gửi hóa đơn cho người mua.

Bước 4: Lưu giữ văn bản thỏa thuận

Người bán và người mua cùng lưu giữ văn bản thỏa thuận liên quan đến việc xử lý hóa đơn để làm căn cứ đối chiếu, giải trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

Hướng xử lý khi phát hiện hóa đơn xuất không đúng thời điểm

4. Những trường hợp được phép xuất hóa đơn lùi ngày cần lưu ý?

(“Xuất hóa đơn lùi ngày” không phải thuật ngữ pháp lý chính thức. Các trường hợp dưới đây chỉ được lập hóa đơn muộn hơn khi đáp ứng đúng điều kiện và thời hạn mà Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định)

Từ 01/07/2026, một số trường hợp đặc thù được lập hóa đơn sau thời điểm giao hàng hoặc hoàn thành dịch vụ, cụ thể:

Hàng hóa xuất khẩu: Chậm nhất ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày thông quan.
Viễn thông, CNTT, dữ liệu cần đối soát: Chậm nhất 02 tháng kể từ tháng phát sinh cước.
Vận tải hàng không qua website, thương mại điện tử: Chậm nhất 05 ngày kể từ ngày chứng từ được xuất trên hệ thống.
Bán khí qua đường ống: Chậm nhất ngày cuối cùng của thời hạn kê khai, nộp thuế của tháng phát sinh nghĩa vụ.
Casino, trò chơi điện tử có thưởng: Chậm nhất 01 ngày sau ngày xác định doanh thu.
Vận tải hàng không, bảo hiểm qua đại lý: Chậm nhất ngày 10 của tháng sau tháng phát sinh.
Hoạt động cho vay của tổ chức tín dụng: Theo kỳ hạn thu lãi; nếu chưa thu được thì lập khi thực tế thu tiền lãi.
Bán hàng, cung cấp dịch vụ vào ban đêm: Nếu không có phần mềm lập hóa đơn tự động, được lập chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo.
Một số dịch vụ cần đối soát dữ liệu: Lập khi hoàn thành đối soát, nhưng chậm nhất ngày 07 của tháng sau hoặc 07 ngày kể từ khi kết thúc kỳ quy ước.
Hóa đơn ký số sau thời điểm lập: Phải ký số chậm nhất ngày làm việc tiếp theo.

Các trường hợp được phép lập hóa đơn sau thời điểm giao dịch

5. FAQ – Câu hỏi thường gặp

5.1. Xuất hóa đơn chậm 1 ngày có bị phạt không?

Có. Việc lập hóa đơn chậm 1 ngày so với thời điểm pháp luật quy định vẫn được coi là lập hóa đơn không đúng thời điểm và có thể bị xử phạt. Mức phạt phụ thuộc vào loại giao dịch và số lượng hóa đơn vi phạm; riêng trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, mức phạt có thể từ 500.000 đồng đến 70 triệu đồng.

5.2. Thời hiệu xử phạt xuất hóa đơn sai thời điểm là bao lâu?

Theo Điều 8 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung, thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn là 2 năm. Với hành vi đã chấm dứt, thời hiệu được tính từ ngày hành vi vi phạm chấm dứt.

5.3. Hóa đơn xuất sai thời điểm bên mua có bị phạt không?

Thông thường, hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm là vi phạm của bên bán, nên bên bán là đối tượng bị xử phạt. Bên mua không bị phạt về hành vi này nếu giao dịch thực tế, hóa đơn và chứng từ liên quan đáp ứng quy định.

Tuy nhiên, bên mua vẫn phải hạch toán, kê khai thuế đúng thực tế và lưu giữ đầy đủ hồ sơ. Nếu sử dụng hóa đơn không hợp lệ hoặc kê khai sai dẫn đến vi phạm khác, bên mua có thể bị xử lý theo quy định tương ứng.

5.4. Hóa đơn xuất sai thời điểm có được khấu trừ không?

Hóa đơn lập sai thời điểm không đồng nghĩa bị loại khỏi khấu trừ hoặc chi phí được trừ. Nếu giao dịch mua bán có thật, hóa đơn và chứng từ hợp lệ, đáp ứng đầy đủ điều kiện về thanh toán, kê khai thuế và các yêu cầu liên quan thì bên mua có thể được xem xét khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Đối với bên bán, việc lập hóa đơn sai thời điểm vẫn là hành vi vi phạm và có thể bị xử phạt theo quy định.

Tạm kết

Qua những chia sẻ từ EasyPOS, có thể thấy xuất hóa đơn sai thời điểm không chỉ ảnh hưởng đến công tác quản lý hóa đơn mà còn có thể phát sinh rủi ro xử phạt. Do đó, người bán cần chủ động kiểm soát thời điểm lập hóa đơn và thực hiện đúng quy định để hạn chế những sai sót không đáng có.

NHẬN BẢN DÙNG THỬ MIỄN PHÍ!

———————————————-

EASYPOS – BÁN HÀNG, KÊ KHAI THUẾ DỄ DÀNG

Trọn bộ giải pháp trong một phần mềm duy nhất trên điện thoại: Quản lý bán hàng, hóa đơn chứng từ, sổ sách kế toán, kê khai thuế dễ dàng. EasyPOS giúp hộ kinh doanh an tâm về chứng từ doanh thu và báo cáo với cơ quan Thuế.

Chuyển từ thuế khoán sang kê khai dễ dàng – NHẬN NGAY ƯU ĐÃI HẤP DẪN!

Thông tin liên hệ:

Website: https://easypos.vn/
Hotline: 0986633426
Fanpage: Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS
Trụ sở chính: Tầng 3, tòa nhà CT5AB, Khu đô thị Văn Khê, Phường Hà Đông, Thành phố Hà Nội, Việt Nam.
Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh

Đánh giá bài viết