Hóa đơn chuyển đổi là gì? Quy định và cách chuyển đổi mới nhất

Hóa đơn chuyển đổi giúp doanh nghiệp chuyển thông tin từ hóa đơn điện tử sang bản giấy trong những trường hợp pháp luật cho phép. Để tránh nhầm lẫn về giá trị sử dụng cũng như cách thực hiện, người nộp thuế cần nắm rõ các quy định hiện hành. Bài viết sau Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS sẽ tổng hợp những thông tin quan trọng về hóa đơn chuyển đổi. 

1. Hóa đơn chuyển đổi là gì?

Hóa đơn chuyển đổi là hóa đơn giấy được tạo ra bằng cách chuyển đổi từ hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật. Tùy thuộc vào mục đích sử dụng, người lập hóa đơn có thể thực hiện chuyển hóa đơn từ định dạng điện tử sang bản giấy theo quy định hiện hành.

Cụ thể, theo điểm a khoản 4 Điều 5 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, khi chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử sang dạng giấy, nội dung trên bản giấy sau chuyển đổi phải bảo đảm đầy đủ và khớp đúng với nội dung của hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử ban đầu. Đồng thời, việc chuyển đổi phải đáp ứng các yêu cầu quy định tại khoản 2 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử.

2. Lợi ích khi lập hóa đơn chuyển đổi

Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang bản giấy mang lại nhiều thuận tiện trong quá trình quản lý, lưu trữ và sử dụng chứng từ. Một số lợi ích đáng chú ý gồm:

• Phục vụ việc kiểm tra, đối chiếu: Có thể xuất trình bản giấy khi cơ quan thuế, kiểm toán hoặc cơ quan có thẩm quyền yêu cầu kiểm tra, đối chiếu chứng từ.
• Thuận tiện cho khách hàng, đối tác: Đáp ứng nhu cầu sử dụng hóa đơn giấy để lưu trữ hoặc bổ sung, hoàn thiện hồ sơ trong những trường hợp cần thiết.
• Hỗ trợ lưu trữ và tra cứu: Giúp việc lưu giữ, tìm kiếm và đối chiếu thông tin trên hóa đơn thuận tiện hơn khi phát sinh nhu cầu.
• Tăng tính linh hoạt khi giao dịch: Hỗ trợ quá trình làm việc, trao đổi chứng từ, đặc biệt với những đơn vị chưa áp dụng hoàn toàn hóa đơn điện tử.

3. Quy định về hóa đơn điện tử chuyển đổi

3.1. Trường hợp chuyển đổi hóa đơn

Căn cứ điểm b khoản 4 Điều 5 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được chuyển đổi sang hóa đơn, chứng từ giấy trong các trường hợp sau:

• Theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền: Việc chuyển đổi được thực hiện khi cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra hoặc điều tra yêu cầu theo quy định của pháp luật.
• Phục vụ công tác kế toán: Doanh nghiệp, tổ chức có thể chuyển đổi hóa đơn điện tử sang bản giấy để ghi sổ kế toán, theo dõi và thực hiện các nghiệp vụ theo quy định của pháp luật về kế toán.

Lưu ý: Hóa đơn giấy được chuyển đổi để phục vụ mục đích ghi sổ kế toán, theo dõi nêu trên không có giá trị sử dụng trong giao dịch, thanh toán. Trừ trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

3.2. Điều kiện chuyển đổi hóa đơn

Khi chuyển hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, kế toán cần bảo đảm đáp ứng đầy đủ các điều kiện quy định tại khoản 2 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử. Cụ thể:

• Nội dung trên hóa đơn giấy phải phản ánh đầy đủ, toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc.
• Hóa đơn phải có ký hiệu riêng để xác nhận đây là bản được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
• Hóa đơn chuyển đổi phải thể hiện chữ ký và họ tên của người trực tiếp thực hiện việc chuyển đổi.

3.3. Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi

Hóa đơn giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử phải có ký hiệu riêng để phân biệt với hóa đơn điện tử gốc. Nội dung này bao gồm đầy đủ các thông tin:

• Dòng chữ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ” để phân biệt hóa đơn chuyển đổi với hóa đơn điện tử nguồn.
• Họ và tên, chữ ký của người thực hiện việc chuyển đổi.
• Thời điểm thực hiện chuyển đổi hóa đơn.

4. Cách chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Để chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy theo quy định tại Thông tư 91 và Nghị định 254, doanh nghiệp có thể thực hiện với từng hóa đơn, chứng từ điện tử riêng lẻ hoặc lựa chọn chuyển đổi đồng thời nhiều hóa đơn, chứng từ.

Bước 1: Chọn hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử cần chuyển đổi

Doanh nghiệp truy cập cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế hoặc phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng. Tại danh sách hóa đơn điện tử đã phát hành, lựa chọn hóa đơn cần chuyển đổi hoặc tích chọn nhiều hóa đơn, chứng từ điện tử nếu muốn thực hiện hàng loạt.

Bước 2: Thực hiện chuyển đổi sang hóa đơn giấy

Sau khi lựa chọn hóa đơn điện tử hoặc chứng từ điện tử cần xử lý, người dùng chọn chức năng chuyển đổi sang bản giấy. Hệ thống sẽ thực hiện chuyển hóa đơn, chứng từ điện tử sang định dạng PDF.

Trước khi chuyển đổi, doanh nghiệp cần kiểm tra lại toàn bộ nội dung trên hóa đơn. Bản chuyển đổi phải hiển thị dòng chữ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ” hoặc “CHỨNG TỪ CHUYỂN ĐỔI TỪ CHỨNG TỪ ĐIỆN TỬ” tùy từng trường hợp. Đồng thời, hóa đơn chuyển đổi cần thể hiện đầy đủ họ tên, chữ ký của người thực hiện và thời gian chuyển đổi.

Bước 3: In và lưu trữ hóa đơn chuyển đổi

Sau khi hoàn tất quá trình chuyển đổi, người dùng chọn biểu tượng máy in để in hóa đơn điện tử đã được chuyển sang dạng giấy. Hóa đơn chuyển đổi sau đó được lưu trữ để phục vụ mục đích sử dụng theo quy định.

5. FAQ – Câu hỏi thường gặp

5.1. Hóa đơn chuyển đổi có cần đóng dấu không?

Không. Hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử thông thường không bắt buộc phải đóng dấu của doanh nghiệp. 

5.2. Hóa đơn chuyển đổi có cần ký không?

Có. Bản giấy chuyển đổi phải có thông tin của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân thực hiện chuyển đổi; theo quy định áp dụng cho hóa đơn chuyển đổi, cần thể hiện họ tên, chữ ký của người thực hiện chuyển đổi cùng ký hiệu xác nhận chuyển đổi. Việc chuyển đổi đồng thời phải bảo đảm nội dung khớp đúng với hóa đơn điện tử gốc.

5.3. Hóa đơn chuyển đổi có giá trị pháp lý không?

Theo điểm b khoản 4 Điều 5 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn điện tử sau khi chuyển đổi sang bản giấy có đầy đủ giá trị pháp lý nếu là hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế.

Đối với những trường hợp chuyển đổi khác, hóa đơn giấy chỉ được sử dụng nhằm:

• Phục vụ việc lưu trữ và ghi sổ kế toán.
• Theo dõi nội bộ theo các quy định của pháp luật về kế toán và giao dịch điện tử.

Tạm kết

Như vậy, bài viết trên EasyPOS đã tổng hợp những nội dung cần biết về hóa đơn chuyển đổi theo quy định hiện hành. Doanh nghiệp nên nắm rõ điều kiện, trường hợp và cách chuyển đổi để hạn chế sai sót trong quá trình thực hiện.

NHẬN BẢN DÙNG THỬ MIỄN PHÍ!

ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, EasyPOS sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

———————————————-

EASYPOS – BÁN HÀNG, KÊ KHAI THUẾ DỄ DÀNG

Trọn bộ giải pháp trong một phần mềm duy nhất trên điện thoại: Quản lý bán hàng, hóa đơn chứng từ, sổ sách kế toán, kê khai thuế dễ dàng. EasyPOS giúp hộ kinh doanh an tâm về chứng từ doanh thu và báo cáo với cơ quan Thuế.

Chuyển từ thuế khoán sang kê khai dễ dàng – NHẬN NGAY ƯU ĐÃI HẤP DẪN!

Thông tin liên hệ:

• Website: https://easypos.vn/
• Hotline: 0986633426
• Fanpage: Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS
• Trụ sở chính: Tầng 3, tòa nhà CT5AB, Khu đô thị Văn Khê, Phường Hà Đông, Thành phố Hà Nội, Việt Nam.
• Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh