Quản lý nguyên liệu luôn là một trong những thách thức lớn đối với các chủ quán cafe. Nếu không kiểm soát tốt, quán dễ gặp tình trạng thất thoát, lãng phí hoặc chất lượng đồ uống không đồng đều. Chính vì vậy, tìm ra cách quản lý nguyên liệu quán cafe hiệu quả sẽ giúp bạn vừa tiết kiệm chi phí vừa nâng cao trải nghiệm khách hàng. Dưới đây, phần mềm quản lý quán cafe EasyPOS sẽ chia sẻ những phương pháp và kinh nghiệm thực tế để bạn tham khảo.

1. Vì sao cần quản lý nguyên liệu trong quán cafe?

Việc quản lý nguyên liệu không chỉ giúp vận hành quán cafe hiệu quả hơn mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

• Kiểm soát chi phí: Hạn chế thất thoát, sử dụng đúng và đủ nguyên liệu theo nhu cầu.
• Đảm bảo chất lượng đồ uống: Hương vị ổn định, giữ chân khách hàng quay lại.
• Tối ưu quy trình vận hành: Nhân viên dễ dàng pha chế, không mất thời gian tìm kiếm nguyên liệu.
• Nâng cao lợi nhuận: Giảm lãng phí đồng nghĩa với tăng doanh thu cho quán.
• Dễ dàng lập kế hoạch nhập hàng: Chủ động trong việc dự trù và làm việc với nhà cung cấp.

2. Những khó khăn khi quản lý nguyên liệu quán cafe

2.1. Nguyên liệu dễ hỏng và khó bảo quản

Đặc thù của quán cafe là sử dụng nhiều nguyên liệu tươi sống như sữa, trái cây, lá trà, cà phê xay… Đây đều là những nguyên liệu có hạn sử dụng ngắn, dễ hư hỏng nếu không được bảo quản đúng cách. 

Bên cạnh đó, môi trường bảo quản không phù hợp (nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng) cũng khiến chất lượng nguyên liệu giảm sút nhanh chóng, ảnh hưởng trực tiếp đến hương vị đồ uống.

2.2. Thất thoát trong quá trình pha chế

Trong khâu pha chế, nếu nhân viên không tuân thủ định lượng nguyên liệu chuẩn thì rất dễ dẫn đến lãng phí. Một chút dư thừa trong mỗi ly cafe, trà sữa hay nước ép sẽ cộng dồn thành khoản thất thoát lớn mỗi ngày. 

Ngoài ra, khi pha chế không chuẩn, đồ uống có thể mất hương vị đặc trưng, khiến khách hàng không hài lòng và khó quay lại.

2.3. Khó theo dõi khi nhiều nhân viên cùng sử dụng

Ở các quán cafe đông khách, nhiều nhân viên cùng thao tác trên một quầy bar hoặc kho nguyên liệu. Nếu không có cơ chế kiểm soát rõ ràng, chủ quán sẽ rất khó nắm bắt được tình trạng nhập – xuất – tồn của từng loại nguyên liệu. 

Điều này dễ gây ra tình trạng chênh lệch số liệu giữa thực tế và báo cáo, khiến việc quản lý gặp nhiều bất cập.

2.4. Ghi chép thủ công dễ sai sót

Nhiều quán cafe nhỏ vẫn quản lý nguyên liệu bằng cách ghi chép tay hoặc sử dụng file Excel. Cách làm này tuy đơn giản nhưng tiềm ẩn nhiều rủi ro: ghi nhầm số lượng, bỏ sót nguyên liệu, khó đối chiếu khi kiểm kê. 

Khi khối lượng nguyên liệu lớn, việc quản lý thủ công càng mất thời gian và dễ sai sót, ảnh hưởng đến hiệu quả vận hành tổng thể.

3. Cách quản lý nguyên liệu quán cafe hiệu quả

Để hạn chế thất thoát và tối ưu chi phí, chủ quán có thể áp dụng một số cách quản lý nguyên liệu quán cafe mà EasyPOS chia sẻ sau đây:

3.1. Xây dựng định mức nguyên liệu cho từng món

Mỗi loại đồ uống trong quán cafe cần có công thức chuẩn kèm định lượng cụ thể cho từng nguyên liệu, ví dụ bao nhiêu gram bột cafe, ml sữa hay lượng syrup. Xác định định mức rõ ràng không chỉ đảm bảo hương vị đồng nhất giữa các ly, mà còn giúp hạn chế tình trạng pha chế theo cảm tính gây lãng phí. 

Ngoài ra, đây cũng là cơ sở để chủ quán dễ dàng tính toán chi phí sản phẩm và quản lý lợi nhuận hiệu quả hơn.

3.2. Theo dõi nhập – xuất – tồn kho thường xuyên

Một trong những nguyên tắc quan trọng trong quản lý nguyên liệu là theo dõi sát sao kho hàng. Việc kiểm soát không chỉ nên dừng lại ở báo cáo cuối tháng, mà cần thực hiện hằng ngày hoặc ít nhất theo tuần. 

Một số cách hiệu quả như:

• Ghi chép số liệu nhập, xuất hàng ngày.
• Kiểm kê thực tế định kỳ để phát hiện chênh lệch.
• Phân công nhân sự chịu trách nhiệm quản lý kho, đảm bảo có người phụ trách rõ ràng.

Khi tồn kho được nắm bắt chính xác, bạn sẽ tránh được tình trạng thiếu nguyên liệu khi quán đông khách hoặc tồn dư quá nhiều dẫn đến lãng phí.

3.3. Bảo quản nguyên liệu đúng cách

Bảo quản hợp lý là yếu tố cốt lõi để giữ nguyên chất lượng nguyên liệu. Nguyên liệu khô như cafe hạt, trà, bột nên được cất giữ ở nơi khô thoáng và kín khí để duy trì hương vị. Các loại nguyên liệu tươi như sữa, trái cây cần được đặt trong tủ mát hoặc tủ đông để tránh hư hỏng. 

Với những nguyên liệu có hạn sử dụng ngắn, nên dán nhãn ngày nhập và tuân thủ nguyên tắc “nhập trước – xuất trước” để tối ưu quá trình sử dụng. Cách làm này vừa tiết kiệm chi phí vừa giúp quán duy trì chất lượng đồ uống ổn định.

3.4. Đào tạo nhân viên sử dụng nguyên liệu hợp lý

Dù quy trình quản lý có tốt đến đâu thì yếu tố con người vẫn đóng vai trò quyết định. Do đó, chủ quán cần đào tạo nhân viên tuân thủ công thức chuẩn khi pha chế, đồng thời nâng cao ý thức tiết kiệm và trách nhiệm trong việc sử dụng nguyên liệu. 

3.5. Quản lý nguyên liệu bằng phần mềm bán hàng

Trong bối cảnh công nghệ ngày càng phát triển, việc quản lý nguyên liệu bằng sổ sách hoặc Excel đã bộc lộ nhiều hạn chế: tốn thời gian, dễ sai sót và khó kiểm soát khi quán đông khách. 

Chính vì vậy, nhiều chủ quán cafe đã chuyển sang sử dụng phần mềm bán hàng EasyPOS để tối ưu quá trình quản lý kho. EasyPOS cho phép tự động khấu trừ nguyên liệu theo công thức định sẵn cho từng món, giúp số liệu luôn chính xác và minh bạch.

Điểm khác biệt khi sử dụng EasyPOS để quản lý nguyên liệu là:

• Định mức nguyên liệu cho từng món: Phần mềm cho phép thiết lập công thức pha chế, từ đó tự động trừ kho theo đúng định lượng, tránh thất thoát.
• Báo cáo nhập – xuất – tồn chi tiết: Chủ quán có thể xem báo cáo theo ngày, tuần, tháng để nắm bắt chính xác tình hình kho.
• Cảnh báo tồn kho thông minh: Hệ thống gửi thông báo khi nguyên liệu sắp hết, sắp quá hạn hoặc tồn kho vượt mức cho phép.
• Kiểm soát nguyên liệu theo ca làm việc: Giúp theo dõi lượng nguyên liệu mà mỗi ca nhân viên sử dụng, tránh chênh lệch khó kiểm soát.
• Quản lý kho tập trung: Dễ dàng quản lý nguyên liệu cho nhiều quầy bar hoặc nhiều chi nhánh quán cafe cùng lúc.

Nhờ những tính năng chuyên biệt này, EasyPOS đã trở thành “trợ thủ đắc lực” cho hàng nghìn quán cafe trên toàn quốc!

4. Kinh nghiệm giúp quản lý nguyên liệu tối ưu hơn

Không chỉ áp dụng các phương pháp quản lý cơ bản, chủ quán cafe còn cần tích lũy thêm những kinh nghiệm thực tế. Đây là những gợi ý hữu ích giúp bạn tối ưu quy trình, giảm thất thoát và nâng cao hiệu quả kinh doanh:

• Ưu tiên nguyên liệu có tính ứng dụng cao: Chọn những loại nguyên liệu có thể dùng cho nhiều món khác nhau để vừa tiết kiệm chi phí vừa tối giản kho.
• Theo dõi xu hướng tiêu thụ của khách hàng: Ghi nhận món bán chạy và món ít người gọi để điều chỉnh lượng nhập hàng hợp lý.
• Thiết lập mối quan hệ lâu dài với nhà cung cấp: Giúp đảm bảo nguồn nguyên liệu ổn định, nhận được ưu đãi tốt và hỗ trợ nhanh khi cần gấp.
• Chủ động dự phòng lượng nguyên liệu an toàn: Luôn giữ mức tồn kho tối thiểu cho các nguyên liệu chính (cafe, sữa, đường…) để tránh gián đoạn khi đông khách.
• Thường xuyên đánh giá và cải tiến quy trình: Định kỳ xem lại hiệu quả quản lý nguyên liệu, từ đó điều chỉnh cách làm để phù hợp với tình hình kinh doanh thực tế.

5. Tạm kết

Hiểu và áp dụng đúng cách quản lý nguyên liệu quán cafe sẽ giúp quán tiết kiệm chi phí, vận hành ổn định và nâng cao lợi nhuận. EasyPOS là công cụ hỗ trợ tuyệt vời với tính năng quản lý kho tự động, báo cáo chi tiết và cảnh báo nguyên liệu sắp hết.

Trải nghiệm EasyPOS miễn phí ngay hôm nay để quản lý quán cafe dễ dàng hơn bao giờ hết!

NHẬN BẢN DÙNG THỬ MIỄN PHÍ!

HOÀN TẤT ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, EasyPOS sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

Thông tin liên hệ:

• Website: https://easypos.vn/
• Hotline: 0869425631
• Fanpage: Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS
• Trụ sở chính: Tầng 3, Tòa nhà ATS, Số 8 đường Phạm Hùng, Phường Yên Hòa, TP Hà Nội
• Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh