Cách quản lý quán cafe hiệu quả chính là chìa khóa để tăng doanh thu gấp 3 lần. Bài viết dưới đây của Phần mềm quản lý quán cafe EasyPOS sẽ cung cấp cho bạn quy trình từ A đến Z cùng bí quyết giúp tối ưu vận hành, giảm thất thoát và thúc đẩy doanh thu nhanh chóng.

1. Vai trò của quản lý trong kinh doanh quán cafe

Nhiều người nghĩ mở quán cafe chỉ cần tìm mặt bằng đẹp, thuê nhân viên và pha đồ uống ngon. Nhưng thực tế, 60% quán cafe tại Việt Nam đóng cửa trong vòng 24 tháng. Nguyên nhân không phải vì khách không thích uống cafe, mà vì chủ quán không kiểm soát được vận hành và chi phí.

Người quản lý không chỉ “điều hành” mà còn là trái tim của quán, giữ cho mọi hoạt động nhịp nhàng, nhân viên gắn bó và khách hàng hài lòng.

Vai trò then chốt:

• Điều phối hoạt động: Đảm bảo quy trình phục vụ, pha chế, dọn dẹp trơn tru.
• Quản lý nhân sự: Phân ca hợp lý, huấn luyện kỹ năng dịch vụ, tạo môi trường làm việc tích cực.
• Kiểm soát tài chính: Theo dõi nguyên liệu, giám sát doanh thu, phát hiện thất thoát.
• Giải quyết sự cố: Xử lý khiếu nại khéo léo, biến khách không hài lòng thành khách thân thiết.
• Báo cáo & phân tích: Đọc số liệu để điều chỉnh kịp thời.

Hơn 3.000 quán cafe đã sử dụng EasyPOS để giảm thất thoát nguyên liệu tới 50%,
tăng doanh thu lên đến 40% chỉ trong 3 tháng. DÙNG THỬ NGAY!!!!

2. Cách quản lý quán cafe hiệu quả – Quy trình vận hành cơ bản cần rõ

Cách quản lý quán cafe vận hành trơn tru mỗi ngày là cả một quy trình được sắp xếp bài bản, rõ ràng từ lúc mở cửa đến khi chốt sổ cuối ngày. Dù mô hình quán nhỏ hay chuỗi lớn, việc nắm vững các bước vận hành cơ bản là nền tảng để duy trì chất lượng dịch vụ ổn định và giữ chân khách hàng.

2.1. Mở cửa, chuẩn bị mọi thứ sẵn sàng

Bước mở cửa là lúc quán chuẩn bị mọi thứ hoàn hảo, tạo không gian chuyên nghiệp và giúp nhân viên bắt đầu ca làm việc một cách chủ động:

• Vệ sinh sạch sẽ toàn bộ khu vực và dụng cụ pha chế.
• Kiểm tra nguyên liệu và thiết bị để đảm bảo sẵn sàng phục vụ.
• Cập nhật menu và chương trình khuyến mãi cho nhân viên để họ nắm rõ thông tin.

2.2. Trong ca, giám sát hoạt động và xử lý tình huống linh hoạt

Quá trình phục vụ diễn ra trơn tru khi các bộ phận phối hợp chặt chẽ, xử lý nhanh chóng mọi tình huống phát sinh:

• Phân công rõ nhiệm vụ giữa order, pha chế và phục vụ.
• Giám sát, hỗ trợ kịp thời khi có sự cố như thiếu nguyên liệu hay nhầm lẫn order.
• Duy trì giao tiếp liên tục để tránh sai sót và tăng hiệu quả phục vụ.

XEM THÊM: 7 Lý Do Nên Dùng App Order Cho Quán Cafe

2.3. Kết ca – chốt doanh thu và đánh giá hiệu suất

Kết thúc mỗi ca làm việc bằng việc chuẩn bị cho ngày tiếp theo và rút kinh nghiệm để nâng cao chất lượng:

• Dọn dẹp sạch sẽ và kiểm kê tồn kho nguyên liệu.
• Chốt doanh thu và đối chiếu số liệu để đảm bảo chính xác.
• Đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên và rút kinh nghiệm.

3. Kiểm soát chi phí và lợi nhuận

Quản lý chặt chẽ chi phí giúp duy trì lợi nhuận và phát triển quán một cách ổn định:

• Theo dõi doanh thu hàng ngày để điều chỉnh chiến lược kinh doanh.
• Thiết lập định mức pha chế và kiểm kê tồn kho định kỳ để hạn chế thất thoát.
• Sử dụng phần mềm quản lý để tăng độ chính xác và tiết kiệm thời gian.

XEM THÊM: File Excel Quản Lý Thu Chi Quán Cafe

4. Quản lý chất lượng dịch vụ

Quản lý chất lượng dịch vụ không chỉ dừng lại ở việc kiểm soát từng thao tác phục vụ mà còn là cách xây dựng trải nghiệm trọn vẹn, tạo ấn tượng sâu sắc với khách hàng mỗi lần đến quán.

4.1. Quy trình phục vụ chuẩn

Một quy trình phục vụ chuẩn mực, mượt mà từ lúc khách bước vào đến khi rời đi giúp tạo sự hài lòng và giữ chân khách hàng. Cụ thể:

• Chào hỏi niềm nở, thân thiện.
• Tư vấn món phù hợp và tận tình.
• Nhận order nhanh chóng, chính xác.
• Phục vụ đồ uống đúng chuẩn và đúng thời gian.
• Dọn bàn sạch sẽ, tạo không gian thoải mái.
• Lời cảm ơn chân thành khi khách ra về.

Đây chính là “vũ khí mềm” giúp quán dù nhỏ nhưng vẫn ghi dấu ấn chuyên nghiệp trong lòng khách.

4.2. Xử lý phản hồi khách hàng

Phản hồi từ khách hàng, dù tích cực hay tiêu cực, đều là nguồn thông tin quý giá để nâng cao chất lượng dịch vụ. Việc:

• Lắng nghe một cách chân thành và tôn trọng.
• Phản hồi nhanh chóng, khéo léo và giải quyết thỏa đáng.

Điều này đều giúp chuyển hóa trải nghiệm tiêu cực thành tích cực, từ đó xây dựng lòng trung thành và uy tín cho quán

5. EasyPOS  – Phần mềm quản lý quán cafe giá rẻ, dễ dùng, hiệu quả

Việc quản lý bằng sổ tay hay nhớ trong đầu ngày càng không còn phù hợp với mô hình kinh doanh hiện đại. Phần mềm quản lý quán cafe là công cụ hỗ trợ đắc lực, giúp chủ quán theo dõi đơn hàng, kiểm soát tồn kho và báo cáo doanh thu chính xác, kịp thời.

Hơn 3000+ chủ quán cafe tin chọn EasyPOS là bởi:

• Giao diện thân thiện, dễ thao tác cho cả quản lý và nhân viên.
• Tính năng gọi món nhanh chóng và phân quyền sử dụng linh hoạt.
• Báo cáo doanh thu, tồn kho theo thời gian thực giúp ra quyết định chính xác.
• Giúp giảm tải công việc thủ công, tiết kiệm 70% thời gian và tăng hiệu quả vận hành.

Việc áp dụng công nghệ không chỉ nâng cao chất lượng quản lý mà còn góp phần tạo sự khác biệt cạnh tranh cho quán trong thị trường ngày càng phát triển.

6. Những sai lầm cần tránh khi quản lý quán cafe

Quản lý quán cafe không chỉ là vận hành hàng ngày mà còn là sự khéo léo tránh những sai sót nhỏ nhưng có thể gây ảnh hưởng lớn đến hiệu quả kinh doanh và trải nghiệm khách hàng. Dưới đây là những lỗi phổ biến cần đặc biệt lưu ý để đảm bảo quán luôn vận hành trơn tru và phát triển bền vững:

• Không kiểm soát chi phí nguyên liệu: Thiếu định mức pha chế rõ ràng và kiểm kê tồn kho không thường xuyên dễ gây thất thoát nguyên liệu mà chủ quán không nhận ra kịp thời.
• Không đào tạo nhân viên bài bản: Nhân viên thiếu kỹ năng hoặc thái độ phục vụ kém sẽ làm giảm thiện cảm của khách, dù quán có không gian đẹp hay đồ uống ngon.
• Bỏ qua trải nghiệm khách hàng: Chỉ tập trung vào việc bán hàng mà không quan tâm đến cảm nhận và nhu cầu của khách sẽ khiến họ không muốn quay lại.
• Quản lý thủ công, không áp dụng công nghệ: Sử dụng sổ sách giấy, Excel hay “nhớ trong đầu” sẽ rất dễ mất kiểm soát khi quán đông khách hoặc khi chủ quán vắng mặt.
• Không cập nhật xu hướng kinh doanh: Thiếu đổi mới về menu, phong cách phục vụ hay kênh bán hàng sẽ khiến quán nhanh chóng tụt hậu so với đối thủ cạnh tranh.

7. Tạm kết

Áp dụng đúng cách quản lý quán cafe hiệu quả sẽ giúp bạn tối ưu vận hành, kiểm soát chi phí và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Thay vì loay hoay với sổ sách thủ công, bạn có thể lựa chọn EasyPOS – phần mềm hỗ trợ quản lý toàn diện, dễ dùng và phù hợp với mọi mô hình quán cafe. 

Bắt đầu ngay hôm nay để vận hành quán trơn tru và bền vững hơn!

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN VÀ DÙNG THỬ EASYPOS

HOÀN TẤT ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, EasyPOS sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

Thông tin liên hệ:

• Website: https://easypos.vn/
• Hotline: 0869425631
• Fanpage: Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS
• Trụ sở chính: Tầng 3, Tòa nhà ATS, Số 8 đường Phạm Hùng, Phường Yên Hòa, TP Hà Nội
• Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh