Nhiều chủ quán cafe chia sẻ rằng họ thường lo lắng khi không có mặt trực tiếp tại cửa hàng. Liệu nhân viên có làm đúng quy trình, doanh thu có minh bạch, hay nguyên liệu có bị thất thoát? Bài viết này Phần mềm quản lý quán cafe EasyPOS sẽ gợi ý cho bạn cách quản lý quán cafe từ xa hiệu quả, giúp giảm bớt nỗi lo và yên tâm hơn khi điều hành.

1. Vì sao cần quản lý quán cafe từ xa?

Không phải lúc nào chủ quán cũng có thể túc trực tại cửa hàng để giám sát mọi hoạt động. Quản lý quán cafe từ xa giúp bạn:

• Tiết kiệm thời gian: Dù bận công việc riêng, bạn vẫn nắm được tình hình kinh doanh.
• Hạn chế thất thoát: Kiểm soát doanh thu, nguyên vật liệu và tránh gian lận.
• Theo dõi nhân viên dễ dàng: Biết được hiệu suất làm việc, thái độ phục vụ khách.
• Ra quyết định kịp thời: Báo cáo được cập nhật theo thời gian thực giúp xử lý nhanh mọi vấn đề phát sinh.

2. Những khó khăn khi quản lý quán cafe từ xa

Dù mang lại nhiều tiện lợi, quản lý quán cafe từ xa vẫn tồn tại không ít thách thức:

• Thiếu minh bạch trong báo cáo: Nếu không có công cụ hỗ trợ, chủ quán khó nắm rõ doanh thu, tồn kho hay chi phí phát sinh.
• Khó giám sát nhân viên: Không có mặt trực tiếp khiến việc kiểm soát thái độ phục vụ, tuân thủ quy trình hay chất lượng đồ uống gặp hạn chế.
• Phản hồi khách hàng chậm: Khi không có mặt tại quán, việc tiếp nhận ý kiến và xử lý sự cố với khách có thể bị chậm trễ.
• Nguy cơ thất thoát: Không quản lý sát sao dễ dẫn đến lãng phí nguyên liệu hoặc sai sót trong thanh toán.

Chính vì vậy, để vận hành quán cafe hiệu quả từ xa, chủ quán cần những công cụ hỗ trợ thông minh và quy trình quản lý rõ ràng.

Hơn 10.000 chủ quán đã sử dụng EasyPOS để giảm thất thoát doanh thu tới 30% chỉ sau 1 tháng vận hành.
NHẬN BÁO GIÁ SIÊU ƯU ĐÃI – DÙNG THỬ MIỄN PHÍ NGAY!!!

3. 4 cách quản lý quán cafe từ xa hiệu quả bằng công cụ

3.1. Sử dụng camera giám sát

Camera là công cụ quen thuộc nhưng cực kỳ cần thiết khi quản lý quán cafe từ xa. Nhờ hệ thống camera, chủ quán có thể quan sát toàn bộ hoạt động trong quán, từ lượng khách ra vào, thái độ phục vụ của nhân viên cho đến cách vận hành quầy pha chế. 

Điều này không chỉ giúp bạn yên tâm hơn khi vắng mặt mà còn hạn chế gian lận, thất thoát. Ngoài ra, nhiều dòng camera hiện nay có tính năng lưu trữ dữ liệu, cho phép xem lại khi cần đối chiếu hoặc xử lý sự cố.

3.2. Quản lý nhân sự online

Một trong những khó khăn lớn khi vắng mặt tại quán là kiểm soát nhân sự. Lúc này, giải pháp quản lý nhân sự online trở nên hữu ích. Các phần mềm hoặc ứng dụng quản lý nhân viên cho phép theo dõi chấm công, sắp xếp lịch làm việc và ghi nhận số giờ làm của từng người. 

Đồng thời, doanh thu theo ca cũng phản ánh hiệu suất làm việc, giúp chủ quán có căn cứ đánh giá và khen thưởng hoặc nhắc nhở kịp thời.

3.3. Quản lý kho và nguyên vật liệu

Nguyên liệu là yếu tố quyết định đến chất lượng đồ uống và chi phí vận hành của quán. Khi quản lý từ xa, bạn cần hệ thống quản lý kho online để nắm rõ lượng nguyên liệu nhập – xuất hằng ngày. 

Một số công cụ còn có chức năng cảnh báo tồn kho, giúp bạn kịp thời bổ sung khi sắp hết hàng. Bên cạnh đó, việc áp dụng định mức pha chế cho từng món cũng giúp giảm lãng phí và giữ hương vị đồng nhất cho sản phẩm.

3.4. Theo dõi doanh thu qua phần mềm POS online

Doanh thu là chỉ số quan trọng nhất mà bất kỳ chủ quán nào cũng quan tâm. Với sự hỗ trợ của phần mềm bán hàng, bạn có thể theo dõi toàn bộ giao dịch và báo cáo doanh thu theo thời gian thực, ngay cả khi không có mặt tại quán. 

Các dữ liệu chi tiết theo ca, ngày, tuần hoặc tháng được lưu trữ rõ ràng, giúp bạn dễ dàng phân tích tình hình kinh doanh và đưa ra quyết định kịp thời. Chỉ cần một chiếc điện thoại hoặc laptop kết nối internet, bạn đã có thể nắm toàn bộ “sức khỏe tài chính” của quán cafe.

4. Kinh nghiệm để quản lý quán cafe từ xa hiệu quả hơn

Ngoài các cách trên, chủ quán có thể tham khảo một số kinh nghiệm thực tế có thể giúp vận hành quán tốt hơn:

• Xây dựng quy trình làm việc minh bạch: Ngay từ đầu, hãy thiết lập các quy định rõ ràng về phục vụ khách, quản lý tiền bạc, bảo quản nguyên liệu… để nhân viên tự giác thực hiện, hạn chế sai sót khi bạn không có mặt.
• Ủy quyền và tin tưởng nhân viên chủ chốt: Chọn ra những nhân viên có trách nhiệm để giao quyền quản lý ca, xử lý tình huống nhỏ tại quán. Điều này giúp giảm tải công việc và tránh tình trạng mọi vấn đề đều phải gọi đến chủ.
• Duy trì giao tiếp thường xuyên: Sử dụng nhóm chat, cuộc gọi video hoặc các công cụ quản lý công việc để cập nhật tình hình, giải quyết vướng mắc nhanh chóng và giữ tinh thần làm việc tích cực cho nhân viên.
• Theo dõi chỉ số kinh doanh định kỳ: Thay vì chỉ nhìn báo cáo doanh thu hằng ngày, hãy so sánh số liệu theo tuần hoặc tháng để phát hiện xu hướng, từ đó đưa ra chiến lược điều chỉnh hợp lý.
• Lắng nghe phản hồi khách hàng: Đừng để khoảng cách địa lý khiến bạn xa rời khách. Hãy tận dụng các kênh online như fanpage, Google Maps hay ứng dụng đặt hàng để theo dõi đánh giá và phản hồi kịp thời.

5. Phần mềm EasyPOS – Công cụ hỗ trợ quản lý quán cafe từ xa hiệu quả số #1

EasyPOS là phần mềm quản lý bán hàng hiện đại, được thiết kế riêng cho các mô hình kinh doanh F&B, trong đó có quán cafe. Với khả năng vận hành trực tuyến, EasyPOS cho phép chủ quán giám sát và điều hành từ xa một cách dễ dàng, ngay cả khi không có mặt tại cửa hàng. 

Những tính năng chủ lực giúp EasyPOS trở thành “trợ lý” đắc lực cho chủ quán cafe bao gồm:

5.1. Quản lý doanh thu theo thời gian thực

EasyPOS cung cấp báo cáo chi tiết về doanh thu từng ca, từng ngày, từng chi nhánh. Chủ quán có thể theo dõi mọi giao dịch chỉ bằng điện thoại hoặc laptop, giúp phát hiện kịp thời sai sót và đưa ra quyết định nhanh chóng.

5.2. Quản lý kho và nguyên vật liệu thông minh

Với EasyPOS, số liệu nhập – xuất kho được cập nhật tự động theo từng đơn hàng. Hệ thống còn hỗ trợ thiết lập định mức nguyên liệu cho mỗi món, từ đó giảm thất thoát và lãng phí. Ngoài ra, tính năng cảnh báo khi tồn kho thấp giúp chủ quán chủ động nhập hàng, tránh gián đoạn kinh doanh.

5.3. Theo dõi và đánh giá nhân sự

EasyPOS cho phép phân quyền nhân viên theo vị trí (thu ngân, quản lý ca,…), đồng thời ghi nhận doanh thu theo từng ca làm. Nhờ vậy, chủ quán dễ dàng đánh giá hiệu quả làm việc và kịp thời điều chỉnh nhân sự nếu cần.

5.4. Quản lý từ xa đa nền tảng

Chỉ cần một thiết bị có kết nối internet, chủ quán có thể đăng nhập vào EasyPOS để kiểm soát hoạt động của quán. Phần mềm tương thích với cả máy tính, máy tính bảng và điện thoại, giúp việc quản lý trở nên linh hoạt, tiện lợi dù ở bất cứ đâu.

Bên cạnh những tính năng chủ lực trên, EasyPOS còn hỗ trợ:

• Quản lý khách hàng (CRM): Lưu trữ thông tin, lịch sử mua hàng để chăm sóc khách tốt hơn.
• Chương trình khuyến mãi, tích điểm: Tạo ưu đãi, giữ chân khách hàng thân thiết.
• Kết nối đơn hàng online: Quản lý đồng bộ đơn tại quán và đơn giao hàng.
• Xuất hóa đơn điện tử: Hỗ trợ phát hành hóa đơn trực tiếp từ máy tính tiền, tuân thủ Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
• Chi phí hợp lý: Giá chỉ từ 75.000đ/tháng, phù hợp với cả quán nhỏ lẫn chuỗi cafe.
• Nhiều tiện ích khác: Giúp chủ quán tiết kiệm thời gian, vận hành hiệu quả và hạn chế rủi ro.

6. Tạm kết

Trên đây là những cách quản lý quán cafe từ xa hiệu quả, phù hợp cho cả quán nhỏ lẫn chuỗi cửa hàng. Tùy vào quy mô và điều kiện thực tế, chủ quán có thể lựa chọn giải pháp phù hợp để vừa tiết kiệm chi phí, vừa kiểm soát chặt chẽ mọi hoạt động mà không cần có mặt trực tiếp. 

Đặc biệt, nếu bạn muốn trải nghiệm phương pháp quản lý hiện đại, dễ dàng và chuyên nghiệp hơn, hãy đăng ký dùng thử miễn phí EasyPOS ngay hôm nay để cảm nhận sự khác biệt trong cách vận hành và quản lý quán cafe.

NHẬN BẢN DÙNG THỬ MIỄN PHÍ!

HOÀN TẤT ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, EasyPOS sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

Thông tin liên hệ:

• Website: https://easypos.vn/
• Hotline: 0869425631
• Fanpage: Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS
• Trụ sở chính: Tầng 3, Tòa nhà ATS, Số 8 đường Phạm Hùng, Phường Yên Hòa, TP Hà Nội
• Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh