Quản lý thu ngân là một trong những khâu quan trọng quyết định sự minh bạch và hiệu quả tài chính của quán cafe. Nếu không có quy trình chặt chẽ, chủ quán dễ gặp phải tình trạng thất thoát doanh thu, sai sót khi tính tiền. Bài viết này Phần mềm quản lý quán cafe EasyPOS sẽ chia sẻ 8+ cách quản lý thu ngân quán cafe đơn giản, dễ áp dụng nhưng mang lại hiệu quả cao. Hãy cùng tìm hiểu để vận hành quán chuyên nghiệp và hạn chế tối đa rủi ro nhé!

1. Những vấn đề thường gặp trong quản lý thu ngân quán cafe

Trong bối cảnh ngành F&B cạnh tranh ngày càng gay gắt, việc quản lý tài chính trở thành một trong những thách thức lớn đối với các chủ quán cafe. Không ít quán, từ nhỏ lẻ đến chuỗi, đều gặp phải những vấn đề phổ biến sau:

• Thiếu minh bạch trong dòng tiền: Doanh thu theo ca hoặc theo ngày không được ghi nhận đầy đủ. Các khoản chi nhỏ như mua thêm nguyên liệu, sửa chữa… thường bị bỏ sót, dẫn đến thất thoát.
• Không phân tích được doanh thu & chi phí: Chủ quán khó nắm được thời điểm đông khách, món bán chạy hay khoản chi bất hợp lý, từ đó đưa ra quyết định cảm tính thay vì dựa trên dữ liệu.
• Sai sót trong ghi chép thủ công: Quản lý bằng sổ tay hoặc Excel dễ nhầm lẫn, mất dữ liệu, đặc biệt khi quán đông khách. Việc đối chiếu cũng tốn thời gian và kém chính xác.
• Khó kiểm soát khi mở rộng quy mô: Khi mở thêm chi nhánh hoặc lượng khách tăng, cách quản lý thủ công không còn đáp ứng, gây thiếu đồng bộ và giảm hiệu quả vận hành.
• Nguy cơ thất thoát do gian lận: Nhân viên có thể bỏ qua hóa đơn hoặc không nhập tiền vào quỹ. Vậy nên nếu không có hệ thống giám sát chặt chẽ, những thất thoát này rất khó phát hiện.

2. Chia sẻ 8+ cách quản lý thu ngân quán cafe hiệu quả, tối ưu

Để biết cách quản lý thu chi quán cafe hiệu quả, các chủ quán có thể tham khảo và áp dụng một số bí quyết sau:

2.1. Xây dựng bảng thu chi chi tiết và minh bạch

Để quản lý tài chính thu ngân quán cafe, bạn cần ghi chép thu và chi thật chi tiết.

• Doanh thu: Ghi lại theo từng món bán ra, từng ca làm việc, từng ngày hoặc theo từng kênh bán (offline, online).
• Chi phí: Bao gồm tất cả khoản chi như nguyên liệu, lương nhân viên, tiền thuê mặt bằng, điện nước và cả những chi tiêu nhỏ lẻ hàng ngày.

Hãy duy trì thói quen ghi chép mỗi ngày để không bỏ sót. Sau đó, cuối tuần hoặc cuối tháng nên kiểm tra và đối chiếu lại để kịp điều chỉnh nếu có sai lệch.

2.2. Lên kế hoạch ngân sách theo chu kỳ định kỳ

Một cách quản lý thu ngân quán cafe cũng rất hữu ích khác là lập ngân sách định kỳ. Khi đó, bạn có thể kiểm soát chi tiêu, tránh vượt quá khả năng chi trả. Thông thường, chúng ta sẽ cần ước tính các khoản chi lớn và phân bổ hợp lý:

• Nguyên liệu: Chiếm khoảng 30-40% doanh thu nhận được từ quán. Ví dụ, nếu quán đạt 100 triệu/tháng thì nên dành khoảng 30-40 triệu cho nguyên liệu.
• Lương nhân viên: Khoảng 20-25% tùy theo số lượng nhân viên và quy mô.
• Marketing, khuyến mãi: Dao động 5-10% tùy theo mục tiêu kinh doanh.

Như vậy, lập kế hoạch ngân sách theo tuần hoặc tháng sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi, hạn chế chi tiêu dư thừa và tối ưu lợi nhuận.

2.3. Giám sát chi phí và doanh thu theo thời gian thực

Cập nhật số liệu ngay sau mỗi ca làm việc giúp bạn kiểm soát dòng tiền chính xác và kịp thời.

• Xác định giờ cao điểm: Ghi nhận doanh thu theo ca hoặc theo giờ giúp tối ưu lịch làm việc, bố trí nhân sự hợp lý vào lúc đông khách và tiết kiệm chi phí khi quán vắng.
• Biết món bán chạy nhất: Doanh thu theo từng sản phẩm cho chủ quán biết món nào được ưa chuộng, yêu thích. Từ đó bổ sung nguyên liệu kịp thời và tránh tồn kho lãng phí.
• Đánh giá hiệu quả khuyến mãi: Theo dõi doanh thu hằng ngày để kiểm tra tác động của các chương trình khuyến mãi, combo và điều chỉnh chiến lược khi chưa đạt kỳ vọng.

2.4. Kiểm soát tình trạng thất thoát thông qua quy trình rõ ràng

Để biết cách quản lý thu ngân quán cafe tối ưu và hạn chế thất thoát tài chính, bạn cần xây dựng các quy trình cụ thể và minh bạch như sau:

• Phân quyền rõ ràng: Thu ngân, phục vụ, quản lý… đều có trách nhiệm riêng trong việc ghi chép và báo cáo.
• Kiểm tra định kỳ: Đối chiếu tiền mặt, sổ sách và hệ thống vào cuối ca hoặc cuối ngày.
• Sử dụng hóa đơn/biên lai: Ghi nhận mọi giao dịch để thuận tiện kiểm tra và hạn chế gian lận.

2.5. Note báo cáo tài chính định kỳ và phân tích kết quả

Lập báo cáo thu chi hàng tuần hoặc hàng tháng giúp mọi người thấy rõ tình hình hoạt động của quán. Nội dung cần có:

• Tổng doanh thu, chi phí, lợi nhuận: Theo từng ngày/tuần để xác định lãi – lỗ và điều chỉnh kế hoạch kinh doanh.
• Các khoản chi lớn: Xem khoản nào vượt ngân sách hoặc tăng bất thường, ví dụ nguyên liệu, nhân công.
• Doanh thu theo thời điểm: Phân tích giờ/ngày cao điểm – thấp điểm để có chiến lược khuyến mãi hoặc mở rộng giờ bán hợp lý.
• Đánh giá hiệu quả chi phí: Mỗi khoản chi cần được xem xét có mang lại lợi ích thực sự hay không.

2.6. Áp dụng cách quản lý tài chính độc đáo “6 chiếc lọ”

Phương pháp 6 chiếc lọ thường dùng cho cá nhân nhưng áp dụng vào kinh doanh quán cafe cũng rất hiệu quả. Khi đó, bạn sẽ chia doanh thu thành 6 phần theo tỷ lệ:

• Lọ 1 – Chi phí thiết yếu (55%): Nguyên liệu, nhân viên, mặt bằng, điện nước.
• Lọ 2 – Tiết kiệm dài hạn (10%): Dự phòng rủi ro, sửa chữa thiết bị, chi phí mùa thấp điểm.
• Lọ 3 – Đầu tư phát triển (10%): Mở rộng không gian, nâng cấp nội thất.
• Lọ 4 – Học hỏi & đào tạo (10%): Nâng cao kỹ năng quản lý, đào tạo pha chế, phục vụ.
• Lọ 5 – Hưởng thụ (10%): Tổ chức hoạt động nội bộ, thưởng nhân viên, tạo động lực.
• Lọ 6 – Chia sẻ (5%): Hoạt động thiện nguyện hoặc ưu đãi cho khách hàng thân thiết.

2.7. Phân quyền và trách nhiệm riêng biệt cho từng nhân viên bộ phận

Mỗi bộ phận cần có nhiệm vụ cụ thể, ví dụ: thu ngân quản lý dòng tiền, bếp quản lý nguyên liệu, quản lý giám sát toàn bộ. 

Sự phân quyền rõ ràng giúp tránh chồng chéo và nâng cao trách nhiệm. Đây là cách quản lý thu ngân quán cafe phổ biến mà bất kỳ quán chuyên nghiệp nào cũng áp dụng

2.8. Đào tạo và kiểm tra định kỳ kỹ năng thu ngân

Nhân viên thu ngân cần được hướng dẫn xử lý tình huống, sử dụng phần mềm bán hàng và kiểm tiền chính xác. 

Chủ quán nên tổ chức đào tạo định kỳ, kết hợp kiểm tra kỹ năng để đảm bảo quy trình luôn được thực hiện đúng chuẩn. Điều này vừa nâng cao sự chuyên nghiệp của nhân viên, vừa giúp quản lý thu ngân quán cafe hiệu quả hơn.

2.9. Khuyến khích thanh toán không tiền mặt để giảm rủi ro thất thoát

Thanh toán không tiền mặt đang là xu hướng phổ biến tại các quán cafe hiện nay. Việc áp dụng thanh toán qua thẻ, ví điện tử hoặc quét mã QR mang lại sự tiện lợi, nhanh chóng cho khách hàng. 

Đồng thời, nó giúp chủ quán dễ dàng theo dõi dòng tiền, hạn chế sai sót khi kiểm đếm tiền mặt. Khuyến khích khách hàng sử dụng hình thức này sẽ góp phần giảm nguy cơ gian lận và nâng cao tính minh bạch trong quản lý thu ngân.

3. Ứng dụng EasyPOS để theo dõi và quản lý thu chi quán cà phê chính xác

Quản lý thu chi quán cafe luôn là một trong những nỗi lo lớn của nhiều chủ quán. Chỉ cần vài sai sót nhỏ trong ghi chép cũng có thể dẫn đến hệ quả nghiêm trọng. Ví dụ: Không nắm rõ quán đang lãi hay lỗ, khó phát hiện gian lận hay thất thoát từ những khoản chi nhỏ lẻ.

Những vấn đề này không chỉ gây thiệt hại tài chính mà còn khiến bạn mất nhiều thời gian xử lý thay vì tập trung phát triển quán. Để giải quyết tận gốc, bạn có thể tham khảo và sử dụng phần mềm quản lý quán cafe EasyPOS.

Với EasyPOS, mọi quy trình từ quản lý sản phẩm, vật liệu cho đến thu chi đều rõ ràng, minh bạch:

• Theo dõi doanh thu theo từng món, từng ca làm việc, từng kênh bán hàng (tại quán hoặc online) mọi lúc, mọi nơi.
• Kiểm soát tồn kho, nguyên vật liệu chính xác, hạn chế tối đa thất thoát.
• Quản lý toàn bộ giao dịch thu chi tiền mặt và chuyển khoản, số liệu tự động cập nhật sau mỗi giao dịch.
• Hệ thống báo cáo đa dạng từ tổng quan đến chi tiết, được cập nhật tự động theo ngày, tuần, tháng, quý, năm.
• Biểu đồ, số liệu rõ ràng, trực quan giúp bạn đưa ra quyết định kinh doanh nhanh chóng và chính xác hơn.

Khi sử dụng EasyPOS, việc quản lý thu chi quán cafe trở nên đơn giản, minh bạch và tiết kiệm thời gian. Từ đó, chủ quán chỉ cần tập trung vào điều quan trọng nhất: Nâng cao trải nghiệm khách hàng và phát triển quán bền vững.

4. Tạm kết

Hy vọng với 8+ cách quản lý thu ngân quán cafe được EasyPOS chia sẻ trên, bạn có thể hạn chế sai sót, tiết kiệm thời gian và tăng lợi nhuận. Khi có hệ thống quản lý rõ ràng, nhân viên làm việc thoải mái hơn và khách hàng cũng hài lòng hơn. Đây chính là bước quan trọng để quán cafe của bạn luôn phát triển ổn định và bền vững.

NHẬN BẢN DÙNG THỬ MIỄN PHÍ!

HOÀN TẤT ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, EasyPOS sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

Thông tin liên hệ:

• Website: https://easypos.vn/
• Hotline: 0869425631
• Fanpage: Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS
• Trụ sở chính: Tầng 3, Tòa nhà ATS, Số 8 đường Phạm Hùng, Phường Yên Hòa, TP Hà Nội
• Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh