Ngày càng nhiều chủ cửa hàng lựa chọn máy POS như một công cụ hỗ trợ đắc lực, giúp quản lý doanh thu khoa học và chuyên nghiệp. Dù vậy, không ít người vẫn chưa rõ cách tính tiền bằng máy POS sao cho vừa nhanh vừa chính xác. Trong bài viết này, phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS sẽ hướng dẫn chi tiết các thao tác, giúp bạn sử dụng máy POS đơn giản và hiệu quả hơn.

1. Máy pos là gì? Nguyên lý hoạt động ra sao?

Máy POS là thiết bị thanh toán không dùng tiền mặt, thường thấy tại các quầy thu ngân của cửa hàng, siêu thị. Máy có chức năng chính là chấp nhận thẻ ngân hàng (thẻ ATM, thẻ tín dụng,…) để khách hàng thanh toán hóa đơn.

Nguyên lý hoạt động của máy POS diễn ra rất nhanh chóng và an toàn theo các bước sau:

• Đọc thẻ và gửi yêu cầu: Khi bạn quẹt, cắm hoặc chạm thẻ vào máy POS, máy sẽ đọc thông tin trên thẻ (số thẻ, ngày hết hạn, mã bảo mật) và gửi yêu cầu thanh toán đến ngân hàng.
• Xác thực giao dịch: Ngân hàng phát hành thẻ sẽ kiểm tra thông tin, số dư tài khoản của bạn và xác nhận giao dịch.
• Hoàn tất giao dịch: Sau khi được xác nhận, máy POS sẽ in hóa đơn và thông báo giao dịch thành công. Tiền từ tài khoản của bạn sẽ được chuyển về tài khoản của người bán.

2. Những lợi ích khi sử dụng máy POS tính tiền

Sử dụng máy POS mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho cả người bán và người mua.

Đối với người bán:

• Tối ưu quy trình thanh toán: Giao dịch diễn ra nhanh chóng, chính xác, giảm thiểu sai sót khi tính toán thủ công.
• Quản lý hiệu quả: Hệ thống tự động ghi nhận và thống kê các giao dịch, giúp chủ cửa hàng dễ dàng quản lý doanh thu, hàng tồn kho và nhân viên.
• Nâng cao tính chuyên nghiệp: Việc chấp nhận nhiều hình thức thanh toán thẻ giúp cửa hàng tạo dựng hình ảnh hiện đại, chuyên nghiệp, từ đó thu hút được nhiều khách hàng hơn.

Đối với người mua:

• Thanh toán tiện lợi: Không cần mang theo tiền mặt, khách hàng có thể dễ dàng thanh toán bằng thẻ ATM, thẻ tín dụng,…
• An toàn, bảo mật: Giảm rủi ro mất cắp tiền mặt, giao dịch được bảo vệ bằng mã PIN và công nghệ mã hóa.
• Tiết kiệm thời gian: Quy trình thanh toán nhanh gọn, không cần chờ đợi lâu, đặc biệt vào giờ cao điểm.

3. Hướng dẫn cách tính tiền bằng máy POS từng bước

Sử dụng thành thạo máy POS là một kỹ năng cần thiết cho nhân viên thu ngân. Hãy cùng tìm hiểu quy trình thanh toán chuẩn xác qua các bước dưới đây để nâng cao tính chuyên nghiệp trong công việc.

3.1. Bước 1: Khởi động và đăng nhập hệ thống

Đầu tiên, bạn cần bật máy POS. Sau đó, nhập mật khẩu và tài khoản đã được thiết lập để đăng nhập vào hệ thống bán hàng. Giao diện chính của máy sẽ hiển thị, cho phép bạn bắt đầu thao tác.

3.2. Bước 2: Nhập sản phẩm/dịch vụ

Bạn có thể nhập sản phẩm theo một trong ba cách sau:

• Quét mã vạch: Dùng máy quét để quét mã vạch sản phẩm.
• Tìm kiếm thủ công: Nhập tên sản phẩm hoặc mã SKU vào thanh tìm kiếm.
• Chọn từ danh mục: Duyệt qua các danh mục sản phẩm đã có sẵn.

Sau khi chọn sản phẩm, bạn nhập số lượng và hệ thống sẽ tự động tính tổng tiền.

3.3. Bước 3: Xử lý thanh toán

Khi khách hàng quyết định hình thức thanh toán, bạn thực hiện như sau:

• Thanh toán bằng thẻ: Chọn “Thanh toán bằng thẻ”, yêu cầu khách quẹt/cắm/chạm thẻ và nhập mã PIN (nếu có).
• Thanh toán bằng tiền mặt: Chọn “Thanh toán bằng tiền mặt”, nhập số tiền khách đưa và máy sẽ tự động tính tiền thừa.

3.4. Bước 4: Hoàn tất và lưu báo cáo

Khi giao dịch thành công, máy POS sẽ:

• In hóa đơn: Hóa đơn thanh toán được in ra, ghi rõ các thông tin giao dịch. Bạn có thể đưa hóa đơn này cho khách hàng.
• Lưu báo cáo: Hệ thống tự động ghi nhận và lưu lại thông tin giao dịch. Dữ liệu này sẽ được tổng hợp vào báo cáo doanh thu, giúp bạn dễ dàng quản lý kinh doanh.

4.  Một số lỗi thường gặp khi tính tiền bằng máy POS và cách khắc phục

Mặc dù máy POS hoạt động khá ổn định, đôi lúc bạn vẫn có thể gặp phải một số sự cố nhỏ. Nắm được nguyên nhân và cách khắc phục sẽ giúp bạn xử lý tình huống nhanh chóng, không làm gián đoạn quá trình thanh toán.

4.1. Máy POS không nhận mã vạch

Đây là một trong những lỗi phổ biến nhất, thường xảy ra khi máy không thể đọc được thông tin sản phẩm.

Nguyên nhân:

• Mã vạch bị mờ, rách hoặc bẩn.
• Máy quét mã vạch bị hỏng hoặc chưa được bật.
• Sản phẩm chưa được nhập liệu vào hệ thống.

Cách khắc phục:

• Kiểm tra mã vạch: Dùng khăn sạch lau nhẹ mã vạch trên sản phẩm. Nếu mã vạch bị hỏng, hãy nhập liệu thủ công bằng cách tìm kiếm tên sản phẩm hoặc mã SKU trên hệ thống.
• Kiểm tra máy quét: Đảm bảo máy quét đã được kết nối và bật nguồn. Thử quét một sản phẩm khác để kiểm tra xem máy có hoạt động không.
• Nhập liệu lại: Nếu sản phẩm mới chưa có trong hệ thống, hãy nhập liệu đầy đủ thông tin (tên, giá, mã vạch) trước khi bán.

4.2. Hóa đơn in lỗi

Sự cố này thường gây ra sự khó chịu cho khách hàng và làm gián đoạn giao dịch.

Nguyên nhân:

• Máy hết giấy in.
• Giấy in bị kẹt.
• Lỗi kết nối giữa máy POS và máy in (nếu là hai thiết bị riêng biệt).

Cách khắc phục:

• Kiểm tra giấy in: Mở nắp máy in và kiểm tra xem còn giấy không. Nếu hết, thay cuộn giấy mới và đảm bảo lắp đúng chiều.
• Gỡ giấy kẹt: Nếu giấy bị kẹt, tắt máy, nhẹ nhàng gỡ bỏ phần giấy bị kẹt, sau đó bật lại máy và in thử.
• Kiểm tra kết nối: Đảm bảo dây kết nối giữa máy POS và máy in được cắm chắc chắn. Đối với kết nối không dây, hãy kiểm tra lại Bluetooth hoặc Wi-Fi. Nếu vẫn không được, khởi động lại cả hai thiết bị.

4. Tạm kết

Hy vọng qua bài viết, bạn đã nắm được cách tính tiền bằng máy POS để thao tác nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn. 

Để tối ưu hóa toàn bộ quy trình bán hàng, từ tính tiền đến quản lý tồn kho, bạn có thể tham khảo phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS. Đây là giải pháp toàn diện giúp công việc kinh doanh của bạn trở nên hiệu quả và dễ dàng hơn bao giờ hết!