Chi phí hợp lý cho hộ kinh doanh: Những khoản được trừ và không được trừ

Chi phí hợp lý cho hộ kinh doanh là gì và được xác định như thế nào theo quy định mới năm 2026? Đây là yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến thu nhập tính thuế khi hộ kinh doanh chuyển sang hình thức kê khai thay vì thuế khoán. Bài viết này Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS sẽ tổng hợp đầy đủ các khoản chi được trừ và không được trừ. Qua đó giúp bạn kê khai thuế chính xác và tối ưu nghĩa vụ thuế.

1. Chi phí hợp lý của hộ kinh doanh là gì?

Chi phí hợp lý của hộ kinh doanh được hiểu là các khoản chi thực tế phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh, có liên quan trực tiếp đến việc tạo ra doanh thu và đáp ứng đầy đủ điều kiện về hóa đơn, chứng từ để được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế theo cơ chế kê khai áp dụng từ năm 2026.

Để được công nhận là chi phí hợp lý, các khoản chi cần đáp ứng 3 điều kiện cơ bản sau:

• Phát sinh trên thực tế và phục vụ trực tiếp cho hoạt động kinh doanh.
• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định.
• Đối với khoản chi từ 5 triệu đồng/lần trở lên, phải thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt. 

XEM THÊM: Hộ kinh doanh: Thuế và Hóa đơn điện tử [CẬP NHẬT 2026]

2. Chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế hộ kinh doanh năm 2026

Theo quy định, các khoản chi phí khi xác định thu nhập chịu thuế TNCN năm 2026 được phân thành 2 nhóm: chi phí được trừ và chi phí không được trừ. Cụ thể như sau:

2.1. Các khoản chi được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế

Đây là các khoản chi phục vụ trực tiếp cho hoạt động kinh doanh và có đầy đủ chứng từ:

• Nguyên vật liệu, hàng hóa, nhiên liệu dùng để sản xuất, kinh doanh.
• Tiền lương, tiền công, phụ cấp, bảo hiểm bắt buộc trả cho người lao động (kể cả lao động dưới 1 tháng).
• Khấu hao tài sản cố định dùng cho kinh doanh (máy móc, thiết bị…) theo đúng quy định.
• Chi phí dịch vụ mua ngoài: điện, nước, internet, vận chuyển, thuê tài sản, sửa chữa… (phải có hóa đơn hợp lệ).
• Chi phí lãi vay phục vụ kinh doanh: Vay từ ngân hàng/tổ chức tín dụng: theo lãi suất thực tế hoặc vay từ cá nhân/tổ chức khác: không vượt mức lãi suất theo quy định pháp luật.
• Các chi phí khác liên quan đến kinh doanh: miễn là có đầy đủ hóa đơn, chứng từ và thanh toán đúng quy định (nhất là thanh toán không dùng tiền mặt khi cần).

2.2. Các khoản chi không được trừ khi tính thu nhập chịu thuế

Các khoản sau sẽ không được tính vào chi phí, dù có phát sinh:

• Chi không liên quan đến hoạt động kinh doanh.
• Chi không có hoặc thiếu hóa đơn, chứng từ hợp lệ.
• Tiền công của chính chủ hộ, người trong gia đình; hoặc khoản đã hạch toán nhưng thực tế không chi trả.
• Khấu hao sai quy định hoặc tài sản không dùng cho kinh doanh.
• Tiền phạt (vi phạm hành chính, hợp đồng…) và các khoản bồi thường do lỗi của hộ kinh doanh.
• Chi liên quan đến tài sản phục vụ cá nhân (nhà ở, xe cá nhân… không dùng cho kinh doanh).
• Chi tiêu cá nhân, gia đình (ăn uống, sinh hoạt…).

Lưu ý:

Nếu hộ kinh doanh có doanh thu từ trên 500 triệu đến 3 tỷ đồng/năm và chọn cách tính thuế theo thu nhập (doanh thu – chi phí):

• Các khoản chi không hợp lệ sẽ bị loại khi tính thuế.
• Nếu sai phạm nhiều, cơ quan thuế có thể chuyển sang tính thuế trực tiếp trên doanh thu (thường bất lợi hơn).

NÊN XEM: Hướng dẫn cách tính thuế hộ kinh doanh 2026: Chi tiết, Dễ hiểu

3. Nhóm hộ kinh doanh nào phải xác định chi phí hợp lý từ năm 2026?

Không phải mọi hộ kinh doanh đều bắt buộc xác định chi phí hợp lý, mà phụ thuộc vào mức doanh thu và phương pháp tính thuế. Cụ thể:

Hộ kinh doanh có doanh thu ≤ 500 triệu đồng/năm: Được miễn thuế GTGT và thuế TNCN, nên không cần xác định chi phí hợp lý khi tính thuế.

Hộ kinh doanh có doanh thu từ trên 500 triệu đến 3 tỷ đồng/năm: Có 2 lựa chọn:

• Nộp thuế theo tỷ lệ % trên doanh thu → không cần xác định chi phí
• Nộp thuế theo thu nhập (doanh thu – chi phí) → bắt buộc phải xác định chi phí hợp lý

Hộ kinh doanh có doanh thu trên 3 tỷ đồng/năm: Bắt buộc áp dụng phương pháp tính thuế theo thu nhập (doanh thu – chi phí): Đồng nghĩa với việc phải xác định đầy đủ chi phí hợp lý, có hóa đơn, chứng từ và thực hiện chế độ kế toán như doanh nghiệp

Như vậy, theo quy định mới, việc xác định chi phí hợp lý trở thành bắt buộc đối với hộ kinh doanh quy mô vừa và lớn (từ trên 500 triệu nếu chọn kê khai, và bắt buộc từ trên 3 tỷ). 

XEM THÊM: Phần mềm quản lý bán hàng kê khai thuế EasyPOS: Dễ dùng, Giá rẻ

4. Những sai sót thường gặp khi xác định chi phí hợp lý cho hộ kinh doanh

Trong thực tế, nhiều hộ kinh doanh vẫn mắc phải các sai sót khi xác định chi phí hợp lý, dẫn đến việc bị loại chi phí khi quyết toán thuế hoặc bị truy thu, xử phạt. Dưới đây là những lỗi phổ biến cần đặc biệt lưu ý:

• Không lưu trữ đầy đủ hóa đơn, chứng từ: Nhiều khoản chi phát sinh thực tế nhưng không có hóa đơn hợp lệ hoặc bị thất lạc, khiến chi phí không được chấp nhận khi tính thuế.
• Thanh toán bằng tiền mặt đối với khoản chi lớn: Các khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên nhưng thanh toán tiền mặt sẽ không đủ điều kiện để được tính vào chi phí hợp lý.
• Không tách bạch chi phí cá nhân và chi phí kinh doanh: Việc sử dụng chung tài sản hoặc chi phí cho cả mục đích cá nhân và kinh doanh nhưng không hạch toán riêng sẽ dễ bị cơ quan thuế loại trừ.
• Ghi nhận chi phí không liên quan đến hoạt động kinh doanh: Một số hộ kinh doanh đưa vào chi phí các khoản không phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh, làm sai lệch thu nhập chịu thuế.

XEM THÊM:
Hộ kinh doanh phải báo mọi tài khoản nhận tiền cho cơ quan thuế: Quy định từ 2026
Cập nhật các loại sổ sách kế toán hộ kinh doanh

5. Lưu ý quan trọng khi hạch toán chi phí hộ kinh doanh

Bên cạnh các sai sót thường gặp, từ năm 2026 hộ kinh doanh cần đặc biệt lưu ý một số điểm mang tính quy định mới và bắt buộc trong quản lý, hạch toán chi phí như sau:

• Bắt buộc ghi chép sổ kế toán đầy đủ: Hộ kinh doanh có doanh thu trên 500 triệu đồng/năm và tính thuế theo thu nhập phải mở và ghi chép ít nhất 4 loại sổ kế toán (doanh thu, chi phí, hàng hóa, tiền). Đây là căn cứ trực tiếp để xác định chi phí hợp lý và thu nhập chịu thuế.
• Phải phản ánh đồng thời doanh thu – chi phí – dòng tiền: Việc hạch toán không chỉ dừng ở ghi nhận chi phí mà cần theo dõi đồng bộ với doanh thu và dòng tiền thực tế. Điều này giúp cơ quan thuế đối chiếu và xác định đúng lợi nhuận, tránh tình trạng kê khai thiếu minh bạch.
• Chủ động chuẩn hóa chứng từ đầu vào ngay từ đầu: Với các giao dịch không có hóa đơn (ví dụ mua của cá nhân), cần lập bảng kê theo quy định để vẫn được ghi nhận chi phí. Nếu không chuẩn hóa từ đầu, chi phí rất dễ bị loại khi quyết toán thuế.
• Sử dụng tài khoản ngân hàng riêng cho hoạt động kinh doanh: Từ 2026, HKD doanh thu từ 200 triệu đồng/năm trở lên phải tách riêng tài khoản ngân hàng để phục vụ giao dịch kinh doanh, làm căn cứ chứng minh dòng tiền và chi phí hợp lệ.
• Tuân thủ chế độ kế toán tương tự doanh nghiệp đối với hộ quy mô lớn: Hộ kinh doanh doanh thu từ 3 tỷ đồng/năm trở lên phải thực hiện chế độ kế toán chặt chẽ hơn, bao gồm việc ghi nhận chi phí, khấu hao, giá vốn… theo chuẩn mực gần với doanh nghiệp.
• Hạch toán chi phí phải nhất quán và liên tục theo kỳ: Chi phí cần được ghi nhận theo từng kỳ (tháng/quý), không dồn hoặc ghi nhận tùy ý để tránh sai lệch lợi nhuận và rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra. Điều này đặc biệt quan trọng khi chuyển sang cơ chế tính thuế theo lợi nhuận.

6. Quản lý chi phí hợp lý cho hộ kinh doanh với phần mềm bán hàng EasyPOS

Trong bối cảnh từ năm 2026, hộ kinh doanh chuyển sang phương pháp kê khai và phải theo dõi chi phí chặt chẽ, việc sử dụng phần mềm hỗ trợ là giải pháp tối ưu. EasyPOS giúp hộ kinh doanh quản lý toàn bộ doanh thu – chi phí – hóa đơn một cách rõ ràng, chính xác, từ đó dễ dàng xác định chi phí hợp lý khi tính thuế.

• Theo dõi doanh thu – chi phí theo thời gian thực: Ghi nhận tự động mọi giao dịch bán hàng và chi tiêu, kiểm soát dòng tiền minh bạch.
• Quản lý chi phí chi tiết, phân loại rõ ràng: Dễ dàng phân nhóm chi phí (nhập hàng, vận hành, lương, …) để phục vụ kê khai thuế.
• Lưu trữ hóa đơn, chứng từ đầy đủ: Hạn chế thất lạc, hỗ trợ đối chiếu khi cơ quan thuế kiểm tra.
• Báo cáo lãi lỗ tự động: Tính toán nhanh lợi nhuận dựa trên doanh thu và chi phí hợp lý, giúp hộ kinh doanh nắm được tình hình tài chính.
• Hỗ trợ kê khai thuế thuận tiện: Dữ liệu được tổng hợp sẵn, tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót khi quyết toán.

EasyPOS không chỉ giúp hộ kinh doanh quản lý hiệu quả mà còn đảm bảo tuân thủ đúng quy định về chi phí hợp lý, đặc biệt trong giai đoạn chuyển đổi chính sách thuế năm 2026.

Tạm kết

Hy vọng những chia sẻ từ EasyPOS đã giúp bạn hiểu rõ hơn về chi phí hợp lý cho hộ kinh doanh theo quy định mới. Việc xác định đúng chi phí sẽ giúp giảm số thuế phải nộp một cách hợp pháp. Đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý tài chính trong kinh doanh.

NHẬN BẢN DÙNG THỬ MIỄN PHÍ!

ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, EasyPOS sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

———————————————-

EASYPOS – BÁN HÀNG, KÊ KHAI THUẾ DỄ DÀNG

Trọn bộ giải pháp trong một phần mềm duy nhất trên điện thoại: Quản lý bán hàng, hóa đơn chứng từ, sổ sách kế toán, kê khai thuế dễ dàng. EasyPOS giúp hộ kinh doanh an tâm về chứng từ doanh thu và báo cáo với cơ quan Thuế.

Chuyển từ thuế khoán sang kê khai dễ dàng – NHẬN NGAY ƯU ĐÃI HẤP DẪN!

Thông tin liên hệ:

• Website: https://easypos.vn/
• Hotline: 0986633426
• Fanpage: Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS
• Trụ sở chính: Tầng 3, tòa nhà CT5AB, Khu đô thị Văn Khê, Phường Hà Đông, Thành phố Hà Nội, Việt Nam.
• Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh