Giá phần mềm quản lý quán cafe đang là mối quan tâm của nhiều chủ quán khi bắt đầu chuyển đổi số trong vận hành. Với thị trường ngày càng cạnh tranh, việc sử dụng phần mềm không chỉ giúp quán phục vụ nhanh, chuẩn xác hơn mà còn kiểm soát chi phí, tồn kho, nhân sự hiệu quả. Cập nhật bảng giá phần mềm quản lý quán cafe mới nhất 2025, cùng các tiêu chí lựa chọn phần mềm phù hợp với mô hình kinh doanh – từ quán nhỏ đến chuỗi quán chuyên nghiệp. Đặc biệt, Phần mềm quản lý quán Cafe EasyPOS cũng được đề cập như một lựa chọn nổi bật cả về chi phí lẫn tính năng.

1. Vì sao nên sử dụng phần mềm quản lý quán cafe?

Quản lý một quán cafe không chỉ xoay quanh việc pha đồ uống ngon, mà còn là bài toán vận hành phức tạp: từ gọi món, tính tiền, tồn kho nguyên liệu đến quản lý nhân viên và báo cáo doanh thu. Nếu chỉ dùng sổ sách hay file Excel, việc kiểm soát sẽ tốn thời gian và dễ sai sót.

Phần mềm quản lý quán cafe giúp tự động hóa các bước trong quy trình phục vụ – từ gọi món tại bàn, in phiếu cho barista đến thu ngân, xuất hóa đơn và thống kê doanh thu cuối ngày. Chủ quán cũng có thể giám sát hoạt động từ xa qua điện thoại, nắm rõ hiệu suất bán hàng theo ca, theo chi nhánh.

Việc áp dụng phần mềm không chỉ tiết kiệm nhân lực, tối ưu chi phí, mà còn nâng cao trải nghiệm khách hàng, tạo sự chuyên nghiệp và tăng khả năng cạnh tranh cho quán cafe trong thời đại số.

2. Các yếu tố ảnh hưởng đến giá phần mềm quản lý quán cafe

Chi phí đầu tư cho phần mềm quản lý quán cafe không cố định, mà phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau. Việc hiểu rõ các yếu tố này sẽ giúp chủ quán chọn được giải pháp phù hợp với ngân sách và nhu cầu vận hành thực tế.

2.1 Quy mô quán cafe

Phần mềm cho quán cafe nhỏ, lượng khách ít sẽ có giá thấp hơn nhiều so với quán có nhiều khu vực phục vụ, chuỗi chi nhánh hoặc kết hợp bán mang đi – giao hàng. Quy mô càng lớn, yêu cầu quản lý càng phức tạp, dẫn đến giá phần mềm cao hơn.

2.2 Tính năng phần mềm

Giá phần mềm sẽ tăng tùy theo số lượng và độ chuyên sâu của tính năng:

• Gọi món bằng máy tính bảng
• Kết nối máy in bếp
• Quản lý định lượng nguyên vật liệu
• Tích hợp hóa đơn điện tử
• Quản lý thẻ tích điểm, khuyến mãi

Phần mềm càng “đa năng” thì chi phí đầu tư càng cao.

2.3 Chính sách bảo hành, hỗ trợ kỹ thuật

Phần mềm có đội ngũ hỗ trợ tận nơi, hotline 24/7, hoặc bảo trì định kỳ miễn phí thường sẽ có giá cao hơn so với các phần mềm không có chính sách hậu mãi rõ ràng. Tuy nhiên, đây là yếu tố quan trọng cần ưu tiên nếu quán không có bộ phận IT riêng.

2.4 Hình thức triển khai

Phần mềm cài đặt trên máy tính có thể có mức phí một lần, còn phần mềm dạng cloud – dùng online thường tính phí theo tháng/năm. Ngoài ra, nếu triển khai kèm thiết bị POS, máy in, máy quét thì chi phí phần mềm có thể được gộp vào combo.

2.5 Đơn vị cung ứng

Mỗi nhà cung cấp sẽ có chính sách giá khác nhau. Những đơn vị uy tín, có lượng khách hàng lớn, cập nhật theo nghị định mới như Nghị định 70/2025/NĐ-CP thường có sản phẩm ổn định, bảo mật và chuyên nghiệp – đi kèm với mức giá tương xứng.

3. Bảng giá phần mềm quản lý quán cafe phổ biến hiện nay

Trên thị trường hiện nay có nhiều phần mềm quản lý quán cafe với mức giá dao động từ vài chục nghìn đến vài trăm nghìn đồng/tháng, tùy theo tính năng, quy mô quán và chính sách hỗ trợ đi kèm.

Một số phần mềm tính theo gói cơ bản – nâng cao, trong khi số khác sẽ tách riêng phí phần mềm và phí thiết bị (máy POS, máy in…).

EasyPOS là một trong những phần mềm quản lý bán hàng được nhiều quán cafe, trà sữa, đồ uống tin dùng nhờ giao diện dễ sử dụng, đầy đủ tính năng từ order đến xuất hóa đơn. Đặc biệt, phần mềm đã tích hợp sẵn hoá đơn điện tử từ máy tính tiền theo đúng quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Bảng giá phần mềm quản lý quán cafe EasyPOS

4. Những lưu ý khi lựa chọn phần mềm quản lý quán cafe

Trên thị trường có hàng chục phần mềm quản lý quán cafe với đủ mức giá và lời quảng cáo hấp dẫn. Tuy nhiên, để chọn đúng giải pháp phù hợp với mô hình kinh doanh của mình, bạn nên cân nhắc một số điểm quan trọng sau:

4.1 Phù hợp với mô hình quán

Mỗi quán cafe có quy trình vận hành khác nhau: có quán phục vụ tại chỗ, có quán take away, hoặc kết hợp bán online – offline. Phần mềm cần linh hoạt hỗ trợ đúng quy trình, không nên chọn phần mềm có tính năng dư thừa hoặc thiếu cần thiết.

4.2 Giao diện dễ sử dụng

Phần mềm cần thân thiện, thao tác nhanh, dễ làm quen với cả nhân viên mới. Giao diện rườm rà, khó thao tác sẽ ảnh hưởng đến tốc độ phục vụ, đặc biệt vào giờ cao điểm.

4.3 Tính năng cần thiết, có thể mở rộng

Ưu tiên các phần mềm hỗ trợ đầy đủ: order tại quầy và theo bàn, in phiếu bếp, quản lý nguyên vật liệu, báo cáo doanh thu, phân quyền nhân viên, kết nối hóa đơn điện tử… Nếu có thể tích hợp máy POS, máy in thì càng tiện.

4.4 Hỗ trợ kỹ thuật & bảo hành rõ ràng

Hãy chọn nhà cung cấp có chính sách hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng, có thể hỗ trợ từ xa hoặc tận nơi. Tránh những phần mềm không có cam kết bảo hành rõ ràng vì dễ gặp rủi ro khi hệ thống xảy ra lỗi.

4.5 Chi phí minh bạch, không phát sinh

Giá phần mềm cần được công bố rõ ràng theo gói/tháng/năm. Ưu tiên phần mềm cho dùng thử trước, có hợp đồng rõ ràng, tránh các chi phí ẩn như phí nâng cấp, phí hỗ trợ hay chi phí thiết bị gắn kèm không minh bạch.

Việc lựa chọn phần mềm quản lý quán cafe phù hợp không chỉ giúp vận hành trơn tru mà còn tiết kiệm thời gian, chi phí và tối ưu lợi nhuận. Nếu bạn đang tìm một giải pháp dễ dùng, chi phí hợp lý, hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền – EasyPOS chính là lựa chọn đáng để cân nhắc.

NHẬN BẢN DÙNG THỬ MIỄN PHÍ!

HOÀN TẤT ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, EasyPOS sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

Thông tin liên hệ:

• Website: https://easypos.vn/
• Hotline: 0869425631
• Fanpage: Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS
• Trụ sở chính: Tầng 3, Tòa nhà ATS, Số 8 đường Phạm Hùng, Phường Yên Hòa, TP Hà Nội
• Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh