Hộ kinh doanh cá thể là mô hình kinh doanh phổ biến tại Việt Nam, đặc biệt trong lĩnh vực bán lẻ, dịch vụ ăn uống và thương mại nhỏ lẻ. Hình thức này được nhiều cá nhân và gia đình lựa chọn nhờ thủ tục đơn giản, quy mô vốn linh hoạt và phù hợp với hoạt động kinh doanh nhỏ. Bài viết này EasyPOS sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm hộ kinh doanh cá thể, các đặc điểm pháp lý và những lưu ý quan trọng khi đăng ký hoạt động theo loại hình này. 

1. Hộ kinh doanh cá thể là gì?

1.1. Định nghĩa

Theo Khoản 1 Điều 79 Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, hộ kinh doanh cá thể được định nghĩa như sau:

“Hộ kinh doanh do một cá nhân hoặc các thành viên hộ gia đình đăng ký thành lập và chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với hoạt động kinh doanh của hộ.”

Cụ thể hơn, hộ kinh doanh cá thể là một tổ chức kinh doanh được thành lập bởi:

• Một cá nhân là công dân Việt Nam đủ 18 tuổi, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ; hoặc
• Các thành viên của một hộ gia đình (trong trường hợp này phải ủy quyền cho một thành viên làm đại diện/chủ hộ kinh doanh)

HKD không phải là doanh nghiệp vì không có tư cách pháp nhân độc lập. Điều này có nghĩa là tài sản của HKD không tách biệt khỏi tài sản cá nhân của chủ hộ hoặc các thành viên hộ gia đình, và họ phải chịu trách nhiệm pháp lý trực tiếp bằng toàn bộ tài sản của mình.

1.2. Điều kiện và đối tượng được phép thành lập

1.2.1. Ai được quyền thành lập?

Theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP, HKD chỉ do cá nhân là công dân Việt Nam có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, hoặc các thành viên trong hộ gia đình (ủy quyền cho một người đại diện) đứng tên đăng ký. Quy định mới đã bỏ hình thức “nhóm cá nhân” như trước đây.

1.2.2. Những trường hợp không được đăng ký

Không được thành lập hộ kinh doanh nếu thuộc một trong các trường hợp: chưa đủ tuổi, mất/giảm năng lực hành vi, đang chấp hành án, bị cấm hành nghề, tạm giam, chấp hành biện pháp bắt buộc, hoặc đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

1.2.3. Nguyên tắc kèm theo

Mỗi cá nhân hoặc hộ gia đình chỉ được đăng ký một hộ kinh doanh trên toàn quốc và vẫn có thể góp vốn vào doanh nghiệp khác. 

Tuy nhiên, người đứng tên hộ kinh doanh không thể đồng thời là chủ doanh nghiệp tư nhân hoặc thành viên hợp danh, trừ khi có sự chấp thuận của các thành viên hợp danh khác, do cùng phải chịu trách nhiệm vô hạn.

2. Đặc điểm pháp lý và giới hạn hiện hành

2.1. Giới hạn về quy mô và hoạt động

Dù có ưu điểm về thủ tục và mô hình kinh doanh đơn giản, hộ kinh doanh cá thể vẫn chịu một số giới hạn nhất định liên quan đến địa điểm, lao động và vốn đầu tư.

• Địa điểm kinh doanh: Hộ kinh doanh có thể hoạt động tại nhiều địa điểm nhưng chỉ đăng ký một trụ sở chính, đồng thời phải thông báo cho cơ quan thuế và quản lý thị trường ở các địa điểm còn lại.
• Số lượng lao động: Quy định giới hạn tối đa 9 lao động đã bị bãi bỏ. Hiện nay không giới hạn số lao động, hộ kinh doanh có thể thuê bao nhiêu tùy nhu cầu, không bắt buộc chuyển đổi thành doanh nghiệp.
• Vốn điều lệ: Pháp luật không quy định mức vốn tối thiểu hoặc tối đa, chủ hộ tự quyết theo khả năng tài chính và quy mô kinh doanh.

2.2. Trách nhiệm pháp lý

Bên cạnh các giới hạn về quy mô, người đăng ký hộ kinh doanh cần đặc biệt lưu ý về trách nhiệm pháp lý – yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến rủi ro tài chính trong quá trình hoạt động.

• Chịu trách nhiệm vô hạn: Chủ hộ (và các thành viên hộ gia đình nếu cùng đăng ký) phải chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản cá nhân, kể cả ngoài số vốn đã đầu tư.
• Trách nhiệm liên đới của các thành viên: Nếu HKD do nhiều thành viên hộ gia đình góp vốn, tất cả đều chịu trách nhiệm chung và vô hạn khi phát sinh nghĩa vụ tài chính.
• Không được phá sản: Hộ kinh doanh không được áp dụng Luật Phá sản, nợ phát sinh phải tự thanh toán, không được miễn trừ.
• Một số hạn chế khác: Không có tư cách pháp nhân nên không được xuất nhập khẩu, không tự in hóa đơn, không có con dấu riêng và không được mở chi nhánh/văn phòng đại diện.

3. Quy trình đăng ký hộ kinh doanh cá thể

3.1. Hồ sơ cần chuẩn bị

Hồ sơ đăng ký gồm Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh và bản sao giấy tờ cá nhân (CCCD/CMND/Hộ chiếu). Từ 01/07/2025, nếu kê khai số định danh cá nhân và cho phép chia sẻ dữ liệu dân cư, người đăng ký không cần nộp bản sao giấy tờ tùy thân.

Ngoài ra, có thể cần thêm giấy tờ chứng minh địa điểm kinh doanh, giấy tờ các thành viên hộ gia đình, ủy quyền, hoặc chứng chỉ hành nghề/vốn pháp định nếu kinh doanh ngành có điều kiện.

3.2. Quy trình thực hiện

• Nơi nộp hồ sơ:
  • Trước 01/07/2025: Nộp tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện.
  • Từ 01/07/2025: Chuyển sang cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã.
• Cách nộp: Trực tiếp, chuyển khoản hoặc qua Cổng dịch vụ công. Lệ phí: 100.000 đồng/lần.
• Thời hạn xử lý: 03 ngày làm việc. Hồ sơ đạt yêu cầu sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh; nếu thiếu sót, được yêu cầu bổ sung trong 60 ngày (từ 01/07/2025).

3.3. Ngành nghề đặc thù

HKD được phép hoạt động mọi ngành nghề không bị cấm. Tuy nhiên, với ngành nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện, chỉ được hoạt động sau khi đáp ứng đủ điều kiện chuyên ngành (ví dụ: vệ sinh an toàn thực phẩm, chứng chỉ hành nghề y tế, giấy phép karaoke…).

Có thể ghi ngành nghề có điều kiện ngay khi đăng ký, nhưng chỉ được kinh doanh khi đáp ứng điều kiện kèm theo.

4. Quy định mới về hộ kinh doanh cá thể [2026]

Từ năm 2026, hộ kinh doanh sẽ chuyển sang cơ chế tự kê khai tự nộp thuế thay cho hình thức thuế khoán trước đây. Đồng thời, Nhà nước chia hộ kinh doanh thành 3 nhóm theo doanh thu để áp dụng cách tính thuế và mức độ quản lý phù hợp hơn.

Dưới đây là diễn giải từng nội dung một cách dễ hiểu:

4.1. Chia hộ kinh doanh thành 3 nhóm theo doanh thu

Nhóm 1 – Doanh thu dưới 200 triệu đồng/năm

Đây là nhóm có quy mô nhỏ nhất, vì vậy quy định cũng nhẹ nhàng hơn.

• Hộ kinh doanh thuộc nhóm này không phải nộp thuế GTGT và thuế TNCN.
• Không cần sổ sách kế toán phức tạp, chỉ cần ghi chép doanh thu cơ bản để phục vụ kê khai.
• Hộ có thể lựa chọn kê khai 2 lần/năm hoặc kê khai vào thời điểm phù hợp theo hướng dẫn của cơ quan thuế.

Nhìn chung, nhóm này chỉ cần ghi chép doanh thu rõ ràng, không phải lo về hệ thống kế toán hay hóa đơn.

Nhóm 2 – Doanh thu từ 200 triệu đến dưới 3 tỷ đồng/năm

Đây là nhóm chiếm tỷ lệ lớn nhất, nên quy định hướng tới sự ổn định và đơn giản nhưng vẫn đảm bảo quản lý được doanh thu.

• Thuế được tính theo tỷ lệ % trên doanh thu, tùy ngành nghề (ví dụ: 1% với ngành bán hàng; 5% với ngành dịch vụ; 3% với sản xuất, vận tải; 2% với ngành khác).
• Hộ kinh doanh kê khai theo quý.
• Nếu hoạt động bán lẻ/dịch vụ và doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm, hộ phải dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.
• Nếu doanh thu dưới 1 tỷ/năm, không bắt buộc dùng máy tính tiền nhưng vẫn cần ghi chép doanh thu đầy đủ.
• Trường hợp doanh thu tăng và đạt ngưỡng gần 3 tỷ liên tục, hộ có thể được chuyển lên nhóm 3.

Nhóm 2 tập trung vào việc quản lý doanh thu thực tế để tính thuế theo tỷ lệ % trên doanh thu, nên việc ghi chép phải đầy đủ và chính xác.

Nhóm 3 – Doanh thu từ 3 tỷ đồng/năm trở lên

Đây là nhóm tương đương quy mô doanh nghiệp nhỏ, nên cách tính thuế và yêu cầu quản lý chặt chẽ hơn.

• Áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT, tức là thuế = thuế đầu ra – thuế đầu vào.
• Thuế thu nhập cá nhân được tính trên lợi nhuận thực tế theo công thức:

Thuế TNCN = 17% × (Doanh thu – Chi phí hợp lý).

• Hộ kinh doanh phải kê khai theo tháng hoặc theo quý, tùy mức doanh thu.
• Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.
• Phải có sổ sách kế toán đầy đủ và sử dụng tài khoản ngân hàng riêng cho hoạt động kinh doanh.

Nhóm 3 gần như vận hành theo chuẩn doanh nghiệp: hóa đơn đầy đủ, chứng từ minh bạch, sổ sách rõ ràng.

4.2. Bỏ hoàn toàn thuế khoán từ 01/01/2026

Từ năm 2026, hộ kinh doanh không còn áp dụng thuế khoán. Việc tính thuế chuyển sang cơ chế kê khai theo doanh thu thực tế, giúp minh bạch hơn và phản ánh đúng hoạt động của từng hộ.

Hộ kinh doanh phải:

• Ghi chép doanh thu, chi phí.
• Tự tính – tự kê khai – tự nộp thuế đúng thời hạn.
• Chịu trách nhiệm về tính chính xác của số liệu gửi cơ quan thuế.

4.3. Quy định về hóa đơn và sổ sách

Tùy nhóm mà yêu cầu khác nhau:

• Nhóm 1 và nhóm 2: chỉ cần ghi chép sổ doanh thu đơn giản theo mẫu cơ quan thuế hướng dẫn.
• Nhóm 2 và nhóm 3: áp dụng hóa đơn điện tử theo mức doanh thu và ngành nghề.
• Nhóm 3: bắt buộc có sổ sách kế toán chi tiết, tương tự doanh nghiệp.

4.4. Các quy định mới khác (từ 01/07/2025)

Bên cạnh thay đổi về phân nhóm và phương pháp tính thuế, hộ kinh doanh còn phải lưu ý một số quy định mới bắt đầu áp dụng từ 01/07/2025. Những điểm mới này hướng đến việc giảm thủ tục, tăng tính minh bạch và hỗ trợ hộ kinh doanh phát triển ổn định hơn.

• Nghị định 168/2025/NĐ-CP: đơn giản hồ sơ, chỉ cần kê khai số định danh để đối chiếu dữ liệu dân cư, thời hạn sửa hồ sơ 60 ngày.
• Đăng ký tại cấp xã, giảm thời gian và chi phí.
• Mã định danh cá nhân thay mã số thuế, cần đồng bộ thông tin dân cư trước khi đăng ký.
• Chủ hộ và người lao động phải tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc theo Luật BHXH 2024.
• Có chính sách hỗ trợ tài chính, công nghệ, chuyển đổi lên doanh nghiệp (ưu đãi vay vốn, phần mềm miễn phí, miễn thuế TNDN 3 năm đầu…).

5. EasyPOS – Phần mềm quản lý bán hàng cho hộ kinh doanh hỗ trợ kê khai thuế

Từ 01/01/2026, hộ kinh doanh sẽ chuyển sang cơ chế tự kê khai – tự nộp thuế, khiến nhiều chủ hộ lo lắng về việc ghi chép, xuất hóa đơn và nộp thuế đúng quy định.

Đồng hành cùng hộ kinh doanh, EasyPOS cung cấp giải pháp quản lý bán hàng, theo dõi doanh thu, xuất hóa đơn và kê khai thuế trên cùng MỘT PHẦN MỀM nhanh chóng, dễ dàng và chuẩn xác.

• Bán hàng nhanh, quản lý gọn: Dù hàng hóa nhiều hay kinh doanh tại nhiều điểm, EasyPOS giúp bạn bán hàng, theo dõi tồn kho, quản lý doanh thu và lợi nhuận trong một phần mềm duy nhất.
• Hóa đơn điện tử chuẩn quy định: Xuất hóa đơn ngay khi bán, tự động gửi dữ liệu đến cơ quan Thuế, giúp bạn yên tâm kê khai mà không mất thêm thủ tục.
• Kê khai thuế dễ dàng: Mọi dữ liệu doanh thu đều sẵn sàng, giảm thiểu rủi ro sai sót và tiết kiệm thời gian kê khai thuế.
• Báo cáo rõ ràng, minh bạch: Giúp bạn nắm rõ doanh thu, chi phí và lợi nhuận, luôn có thông tin chính xác để ra quyết định kinh doanh.
• Dễ sử dụng: Giao diện thân thiện, thao tác đơn giản, sử dụng được trên máy tính, điện thoại hay POS – ngay cả khi bạn không rành công nghệ.
• Hỗ trợ chuyển đổi số trọn gói: Từ cài đặt phần mềm, xuất hóa đơn điện tử đến kê khai thuế, EasyPOS đồng hành để bạn chuyển đổi sang kê khai thuế mới mà không bỡ ngỡ.

Chương trình khuyến mãi hấp dẫn dành cho hộ kinh doanh:

• Tặng phần mềm EasyPOS miễn phí, bắt đầu quản lý bán hàng và hóa đơn ngay lập tức.
• Tặng hóa đơn điện tử để bạn lập và gửi hóa đơn trực tiếp theo quy định mới.
• Hỗ trợ chuyển đổi số trọn gói, bao gồm hướng dẫn sử dụng, cài đặt và chữ ký số.
• Ưu đãi vay vốn và hỗ trợ mở rộng kinh doanh, giúp bạn yên tâm phát triển mà không lo gánh nặng chi phí.

7. Tạm kết

Trên đây là những thông tin cơ bản về hộ kinh doanh cá thể, từ điều kiện thành lập, quy trình đăng ký đến những quy định mới về thuế và hóa đơn áp dụng từ 2025 – 2026. Hy vọng bài viết đã mang đến những thông tin hữu ích cho anh/chị. 

Nếu anh/chị quan tâm đến phần mềm bán hàng xuất hóa đơn điện tử EasyPOS, vui lòng liên hệ Hotline: 0869 425 631 để được hỗ trợ nhanh chóng!

———————————————-

EASYPOS – BÁN HÀNG RẢNH TAY, SỔ SÁCH DỄ DÀNG

Nắm trọn giải pháp 3 trong 1: Quản lý đơn hàng, Tổng hợp sổ sách và Hỗ trợ kê khai thuế. EasyPOS giúp hộ kinh doanh an tâm tuyệt đối về chứng từ doanh thu và số liệu báo cáo với cơ quan Thuế.

Chuyển từ thuế khoán sang kê khai dễ dàng – NHẬN NGAY ƯU ĐÃI HẤP DẪN!

Thông tin liên hệ:

• Website: https://easypos.vn/
• Hotline: 0869425631
• Fanpage: Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS
• Trụ sở chính: Tầng 3, Tòa nhà ATS, Số 8 đường Phạm Hùng, Phường Yên Hòa, TP Hà Nội
• Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh