Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không còn là khuyến khích mà đã trở thành quy định bắt buộc đối với nhiều doanh nghiệp, hộ kinh doanh. Vậy tại sao quy định này lại được đẩy mạnh và mang lại lợi ích gì? Bài viết này Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS sẽ giải thích rõ tầm quan trọng và những lý do mà bạn không thể bỏ qua hình thức hóa đơn hiện đại này.

1. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là gì?

1.1. Khái niệm

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là loại hóa đơn được lập trực tiếp trên thiết bị bán hàng như máy POS, máy tính tiền, sau đó tự động chuyển dữ liệu sang hệ thống của cơ quan thuế.

Theo quy định mới tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/6/2025), đây là loại hóa đơn bắt buộc áp dụng với các ngành nghề như: bán lẻ, ăn uống, khách sạn, vận tải, giải trí… nếu có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên.

1.2. Phân biệt với hóa đơn điện tử thông thường

Hiện nay có 2 loại hóa đơn điện tử đang được sử dụng phổ biến là hóa đơn điện tử thông thường và hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Mặc dù đều là hóa đơn điện tử, nhưng hai loại này có cách lập, mục đích sử dụng và đối tượng áp dụng rất khác nhau.

1.3. Đối tượng bắt buộc sử dụng

Theo quy định tại khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP), từ ngày 01/6/2025, một số nhóm hộ, cá nhân kinh doanh và doanh nghiệp sẽ bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế.

• Hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019; doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng tại trung tâm thương mại, siêu thị, cửa hàng bán lẻ (trừ ô tô, xe máy và xe động cơ khác).
• Các cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống, nhà hàng, khách sạn.
• Hoạt động vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ vận tải đường bộ, nghệ thuật, vui chơi giải trí và chiếu phim.
• Dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam.

Xem thêm: Phần Mềm Quản Lý Bán Hàng Tích Hợp Hóa Đơn Điện Tử Dễ Dùng

2. Tại sao bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền?

Việc áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho cả người nộp thuế và cơ quan quản lý. Dưới đây là những lý do quan trọng:

2.1. Tăng cường kiểm soát doanh thu, hạn chế thất thu thuế

Hóa đơn được kết nối trực tiếp với cơ quan thuế giúp theo dõi, giám sát doanh thu hiệu quả, giảm thiểu tình trạng khai sai hoặc không khai báo thu nhập.

2.2. Ngăn chặn hành vi gian lận, trốn thuế

Việc lập hóa đơn điện tử minh bạch giúp đảm bảo người nộp thuế thực hiện đúng nghĩa vụ, đồng thời hạn chế tối đa rủi ro thất thu cho ngân sách nhà nước.

2.3. Tạo thuận lợi trong việc lập và quản lý hóa đơn

Người bán có thể dễ dàng khởi tạo, chỉnh sửa, tra cứu và quản lý hóa đơn mọi lúc, tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình vận hành.

2.4. Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng

Thông tin trên hóa đơn rõ ràng, đầy đủ và dễ tra cứu, giúp khách hàng an tâm trong việc đối chiếu, khiếu nại hoặc kiểm tra nguồn gốc hàng hóa, dịch vụ.

2.5. Tối ưu hóa quy trình bán hàng và quản lý tài chính

Hóa đơn điện tử giúp tự động hóa các bước lập hóa đơn, rút ngắn thao tác thủ công, hỗ trợ doanh nghiệp vận hành hiệu quả và chính xác hơn.

2.6. Hỗ trợ cơ quan thuế giám sát minh bạch

Dữ liệu hóa đơn được truyền trực tiếp và định dạng chuẩn, giúp cơ quan thuế nắm bắt tình hình kinh doanh của doanh nghiệp nhanh chóng, chính xác.

2.7. Đảm bảo tính minh bạch trong mọi giao dịch

Việc số hóa toàn bộ quy trình hóa đơn giúp giảm lỗi phát sinh, đảm bảo thông tin chính xác, rõ ràng cho cả hai bên trong giao dịch.

3. Cách hoạt động của hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền được thiết kế để tự động hóa quy trình phát hành và quản lý hóa đơn, đồng thời đảm bảo kết nối chặt chẽ với cơ quan thuế. Quy trình vận hành diễn ra theo các bước cơ bản sau:

3.1. Tạo hóa đơn ngay tại điểm bán

Khi khách hàng thanh toán, hệ thống máy tính tiền (bao gồm thiết bị như máy POS, điện thoại thông minh, máy tính bảng hoặc máy tính để bàn) có tích hợp phần mềm bán hàng sẽ tự động khởi tạo hóa đơn điện tử với đầy đủ nội dung và định dạng theo quy định của cơ quan thuế.

3.2. Gửi dữ liệu đến cơ quan thuế

Ngay sau khi hóa đơn được tạo, toàn bộ dữ liệu sẽ được truyền trực tiếp đến hệ thống của cơ quan thuế thông qua đơn vị trung gian cung cấp dịch vụ truyền nhận và lưu trữ hóa đơn điện tử. Việc này giúp đảm bảo dữ liệu minh bạch và được cập nhật theo thời gian thực.

3.3. Xuất hóa đơn cho khách hàng

Hóa đơn có thể được in trực tiếp tại chỗ để giao cho khách hàng hoặc gửi dưới dạng file điện tử qua email/SMS, tùy theo nhu cầu của người mua.

3.4. Giám sát và quản lý từ cơ quan thuế

Toàn bộ hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền đều được cơ quan thuế theo dõi và kiểm soát thông qua hệ thống kết nối. Việc này giúp quản lý hoạt động kinh doanh của hộ, cá nhân và doanh nghiệp chặt chẽ hơn, đồng thời hỗ trợ việc kê khai thuế chính xác, kịp thời.

4. Lưu ý khi lựa chọn phần mềm bán hàng tích hợp hóa đơn điện tử 

Để đảm bảo vận hành hiệu quả và tuân thủ quy định thuế, hộ kinh doanh/doanh nghiệp cần cân nhắc một số yếu tố quan trọng khi chọn phần mềm bán hàng có tích hợp hóa đơn điện tử:

• Phần mềm cần đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và được cập nhật theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
• Có khả năng truyền dữ liệu hóa đơn điện tử tự động, liên tục và đúng định dạng.
• Sử dụng được trên nhiều thiết bị như máy POS, điện thoại, máy tính bảng, máy in hóa đơn…
• Thân thiện với người dùng, hỗ trợ tiếng Việt đầy đủ, phù hợp cả với người không rành công nghệ.
• Tạo và gửi hóa đơn điện tử nhanh chóng, không bị gián đoạn khi hoạt động.
• Dễ dàng tìm kiếm, điều chỉnh hoặc xuất lại hóa đơn khi cần thiết.
• Hệ thống có khả năng lưu trữ hóa đơn đúng thời hạn quy định, bảo mật thông tin tốt.
• Được cung cấp bởi đơn vị có chứng nhận dịch vụ hóa đơn điện tử được cấp phép bởi Tổng cục Thuế.
• Có đội ngũ kỹ thuật tư vấn, xử lý sự cố kịp thời, nhất là trong giờ cao điểm bán hàng.

5. EasyPOS – Giải pháp bán hàng tích hợp hóa đơn điện tử chuẩn máy tính tiền

EasyPOS là phần mềm quản lý bán hàng tích hợp hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, phù hợp cho mọi mô hình kinh doanh từ hộ cá thể, cửa hàng bán lẻ đến doanh nghiệp. Phần mềm không chỉ giúp tối ưu quy trình bán hàng mà còn tích hợp chặt chẽ với hệ thống hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật. 

Với EasyPOS, người dùng có thể khởi tạo hóa đơn điện tử từ máy tính tiền nhanh chóng, chính xác và hoàn toàn tự động.

Ưu điểm nổi bật của EasyPOS:

• Kết nối trực tiếp với cơ quan thuế, đáp ứng chuẩn Nghị định 123/2020/NĐ-CP và 70/2025/NĐ-CP.
• Tạo – gửi – lưu trữ hóa đơn điện tử linh hoạt, bảo mật cao.
• Hoạt động mượt trên nhiều thiết bị: máy POS, điện thoại, máy tính bảng, laptop…
• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng cho cả nhân viên và quản lý.
• Hỗ trợ bán hàng, quản lý kho, doanh thu, công nợ chỉ trong một nền tảng.
• Quản lý từ xa qua app di động, phù hợp với chủ cửa hàng bận rộn.
• Tùy chỉnh linh hoạt theo từng ngành nghề: F&B, tạp hóa, thời trang, mỹ phẩm,…
• Đồng bộ dữ liệu liên tục, tránh mất mát hóa đơn hoặc thông tin bán hàng.
• Hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng, tận tâm, luôn đồng hành cùng người dùng.

6. Tạm kết

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền hiện là quy định bắt buộc với nhiều nhóm hộ, cá nhân và doanh nghiệp kinh doanh. 

Để triển khai dễ dàng, bạn nên lựa chọn giải pháp phần mềm uy tín. EasyPOS hỗ trợ tích hợp hóa đơn điện tử chuẩn kết nối cơ quan thuế, đáp ứng đầy đủ theo Nghị định mới. 

Trải nghiệm EasyPOS ngay hôm nay để tối ưu hoạt động kinh doanh của bạn!

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN VÀ DÙNG THỬ EASYPOS

HOÀN TẤT ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, EasyPOS sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

Thông tin liên hệ:

• Website: https://easypos.vn/
• Hotline: 0869425631
• Fanpage: Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS
• Trụ sở chính: Tầng 3, Tòa nhà ATS, Số 8 đường Phạm Hùng, Phường Yên Hòa, TP Hà Nội
• Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh