Từ năm 2026, toàn bộ hộ kinh doanh trên cả nước sẽ chuyển từ hình thức thuế khoán sang kê khai thuế theo Quyết định 3389/QĐ-BTC của Bộ Tài chính. Bài viết này của Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS sẽ giúp chủ hộ kinh doanh hiểu rõ khái niệm kê khai thuế, nắm được cách thực hiện đúng, đủ, và đúng hạn để tránh bị phạt, truy thu. Đồng thời hướng dẫn những bí quyết thực tế giúp chủ hộ kinh doanh kê khai thuế dễ dàng và hiệu quả hơn.

1. Phương pháp kê khai thuế là gì?

Phương pháp kê khai thuế là hình thức tự tính – tự khai – tự nộp các khoản thuế phải đóng dựa trên doanh thu và chi phí thực tế phát sinh trong kỳ. Thay vì được cơ quan thuế ấn định mức thuế cố định như trước (thuế khoán), hộ kinh doanh kê khai sẽ chủ động xác định số thuế phải nộp, bao gồm:

• Thuế giá trị gia tăng (GTGT)
• Thuế thu nhập cá nhân (TNCN)
• Các khoản lệ phí khác (nếu có)

Phương pháp này được quy định tại Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính, áp dụng cho những hộ kinh doanh có doanh thu ổn định, có hóa đơn – chứng từ đầy đủ.

Ưu điểm nổi bật của kê khai thuế là giúp hộ kinh doanh minh bạch doanh thu, tự chủ tài chính, và dễ dàng chuyển đổi lên mô hình doanh nghiệp khi mở rộng quy mô. Tuy nhiên, để kê khai đúng, chủ hộ cần nắm rõ các quy định về hồ sơ, thời hạn và cách xác định doanh thu, chi phí hợp lệ – tránh bị sai sót dẫn tới truy thu hoặc phạt chậm nộp thuế.

NÊN XEM: Từ 2026 áp dụng kê khai – Hộ kinh doanh cần làm gì khi bỏ thuế khoán?

2. Khung pháp lý về kê khai thuế

Việc kê khai thuế của hộ kinh doanh không chỉ là nghĩa vụ tài chính mà còn là một phần trong hệ thống quản lý thuế hiện đại mà Nhà nước đang triển khai. Để đảm bảo tính minh bạch, công bằng và thống nhất trên toàn quốc, hoạt động kê khai thuế được quy định chặt chẽ trong nhiều văn bản pháp luật.

2.1. Các văn bản pháp luật quan trọng

Một số văn bản pháp lý quan trọng quy định trực tiếp hoặc hướng dẫn chi tiết việc kê khai thuế của hộ kinh doanh gồm:

• Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 – Là văn bản nền tảng, quy định nguyên tắc quản lý thuế, quyền và nghĩa vụ của người nộp thuế, trong đó có hộ kinh doanh.
• Thông tư 40/2021/TT-BTC – Hướng dẫn chi tiết về thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế thu nhập cá nhân (TNCN), và quản lý thuế đối với hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh.
• Quyết định 3389/QĐ-BTC năm 2024 – Định hướng chuyển đổi toàn bộ hộ kinh doanh sang phương pháp kê khai từ 01/01/2026 để đồng bộ quản lý thuế điện tử trên toàn quốc.
• Cùng các văn bản hướng dẫn của Tổng cục Thuế và Cục Thuế địa phương, cập nhật định kỳ nhằm phù hợp với thực tế kinh doanh và chuyển đổi số trong lĩnh vực thuế.

2.2. Vai trò của khung pháp lý trong quản lý thuế

Khung pháp lý đóng vai trò xương sống trong việc vận hành hệ thống thuế hiện đại. Cụ thể:

• Tạo hành lang pháp lý rõ ràng giúp hộ kinh doanh biết được quyền, nghĩa vụ và cách thực hiện kê khai thuế đúng quy định.
• Đảm bảo công bằng giữa các hộ kinh doanh, tránh tình trạng nộp thuế không đồng đều hoặc thất thu ngân sách.
• Thúc đẩy chuyển đổi số, khi các quy định mới yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử, máy tính tiền, chữ ký số – góp phần minh bạch hóa giao dịch.
• Tăng hiệu quả quản lý của cơ quan thuế, giúp việc giám sát, đối chiếu và xử lý dữ liệu doanh thu trở nên nhanh chóng, chính xác hơn.

Từ nền tảng pháp lý này, hộ kinh doanh có thể yên tâm thực hiện nghĩa vụ thuế đúng quy định, đồng thời tận dụng cơ hội chuyển đổi sang mô hình kinh doanh hiện đại, phù hợp xu hướng quản lý tài chính số hiện nay.

XEM THÊM: Hộ kinh doanh có doanh thu bao nhiêu phải nộp thuế?

3. Mục đích của phương pháp thuế kê khai là gì?

Phương pháp thuế kê khai được áp dụng nhằm đưa hoạt động kinh doanh của hộ cá thể vào khuôn khổ minh bạch, hiện đại và công bằng hơn. Không chỉ là một hình thức thay đổi cách tính thuế, đây còn là bước chuyển đổi quan trọng giúp Nhà nước và hộ kinh doanh cùng quản lý tốt hơn doanh thu, chi phí và nghĩa vụ thuế.

Cụ thể, mục đích chính của phương pháp kê khai thuế gồm:

• Tăng tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh: Khi hộ kinh doanh kê khai đầy đủ doanh thu, chi phí và nộp thuế dựa trên con số thực tế, mọi giao dịch đều có căn cứ rõ ràng, giảm tình trạng thất thu thuế.
• Đảm bảo công bằng giữa các hộ kinh doanh: Trước đây, thuế khoán dựa vào mức ước tính nên có hộ nộp nhiều, có hộ nộp ít. Phương pháp kê khai giúp xác định nghĩa vụ thuế công bằng hơn, tương ứng với quy mô kinh doanh thực tế.
• Thúc đẩy chuyển đổi số trong lĩnh vực thuế: Việc kê khai gắn liền với sử dụng hóa đơn điện tử, máy tính tiền, chữ ký số, giúp quá trình nộp thuế trở nên nhanh chóng, chính xác và hoàn toàn online.
• Hỗ trợ quản lý tài chính hiệu quả hơn: Khi doanh thu, chi phí và lợi nhuận được ghi nhận minh bạch, hộ kinh doanh dễ dàng kiểm soát tình hình tài chính, lập kế hoạch kinh doanh và mở rộng quy mô.
• Nâng cao ý thức tuân thủ pháp luật: Phương pháp kê khai giúp người nộp thuế hiểu rõ quyền và nghĩa vụ của mình, từng bước xây dựng thói quen quản trị tài chính bài bản, chuyên nghiệp hơn.

Tóm lại, thuế kê khai không chỉ là quy định bắt buộc, mà còn là bước tiến quan trọng trong quá trình hiện đại hóa hoạt động kinh doanh, giúp hộ kinh doanh phát triển bền vững, đồng hành cùng hệ thống quản lý thuế điện tử quốc gia.

XEM THÊM: 7+ Lợi ích hộ kinh doanh chuyển từ thuế khoán sang kê khai

4. Quy trình thực hiện kê khai thuế

Để thực hiện nghĩa vụ thuế theo phương pháp kê khai, hộ kinh doanh cần tuân thủ đúng quy trình kê khai gồm 2 bước chính: chuẩn bị hồ sơ và nộp hồ sơ khai thuế. Việc tuân thủ đầy đủ không chỉ giúp tránh sai sót, chậm hạn mà còn bảo đảm việc xác định nghĩa vụ thuế chính xác, minh bạch.

4.1 Chuẩn bị hồ sơ

Hồ sơ kê khai thuế của hộ kinh doanh bao gồm:

• Tờ khai thuế theo mẫu do cơ quan thuế ban hành (phụ thuộc vào loại thuế: thuế GTGT, thuế TNCN, thuế TNDN…).
• Báo cáo doanh thu, chi phí, sổ sách kế toán (đối với hộ kê khai theo doanh thu thực tế).
• Hóa đơn, chứng từ bán hàng, mua hàng, bảng tổng hợp hóa đơn đầu ra, đầu vào.
• Chữ ký số và tài khoản đăng nhập Cổng thông tin thuế điện tử để thực hiện kê khai online.

Trường hợp hộ kinh doanh mới chuyển từ thuế khoán sang kê khai, cần đăng ký phương pháp kê khai với cơ quan thuế quản lý trực tiếp, đồng thời đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có kết nối máy tính tiền để ghi nhận doanh thu hợp lệ.

4.2 Nộp hồ sơ kê khai thuế

Sau khi hoàn thiện hồ sơ, hộ kinh doanh có thể nộp theo một trong các hình thức sau:

• Nộp trực tuyến qua Cổng thông tin của Tổng cục Thuế (https://thuedientu.gdt.gov.vn) bằng tài khoản thuế điện tử đã đăng ký. Đây là hình thức khuyến khích sử dụng vì nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm thời gian.
• Nộp trực tiếp tại Chi cục Thuế quản lý nơi hộ kinh doanh đăng ký. Khi nộp cần mang theo hồ sơ bản giấy, chứng từ liên quan và giấy tờ tùy thân của người đại diện.
• Nộp qua đại lý thuế hoặc dịch vụ kế toán được ủy quyền, nếu hộ kinh doanh không tự thực hiện.
• Cơ quan thuế sẽ tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ và phản hồi trong thời hạn quy định. Sau khi hồ sơ được chấp thuận, hộ kinh doanh tiến hành nộp tiền thuế theo thông báo hoặc theo tờ khai đã lập.

Lưu ý: Hộ kinh doanh cần kê khai đúng thời hạn (thường theo tháng hoặc quý tùy quy mô), tuyệt đối tránh kê khai sai doanh thu hoặc chậm nộp thuế – vì có thể bị xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy thu theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

XEM CHI TIẾT: Hộ kinh doanh kê khai thuế như thế nào?

5. Các quy định khi kê khai thuế

Để thực hiện đúng quy định, hộ kinh doanh cần nắm rõ nguyên tắc kê khai, trách nhiệm của người nộp thuế, và những hành vi bị nghiêm cấm trong quá trình thực hiện nghĩa vụ thuế.

5.1 Nguyên tắc kê khai thuế

Theo Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, việc kê khai thuế phải đảm bảo các nguyên tắc sau:

• Trung thực, chính xác, đầy đủ và đúng thời hạn theo quy định của pháp luật.
• Tự khai – tự tính – tự nộp, nghĩa là hộ kinh doanh tự chịu trách nhiệm về tính đúng đắn của hồ sơ khai thuế.
• Kê khai theo từng loại thuế, kỳ tính thuế và mẫu biểu quy định, đảm bảo nhất quán giữa các kỳ kê khai.
• Lưu trữ chứng từ, sổ sách kế toán để chứng minh tính hợp lệ của doanh thu, chi phí khi cơ quan thuế kiểm tra.
• Thực hiện kê khai điện tử đối với hộ kinh doanh có đủ điều kiện hạ tầng, theo định hướng chuyển đổi số của ngành thuế.

5.2 Trách nhiệm của người nộp thuế

Người nộp thuế (hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh) có các trách nhiệm chính:

• Đăng ký mã số thuế, phương pháp tính thuế, phương thức kê khai với cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Lập và nộp hồ sơ khai thuế đúng hạn, kê khai trung thực doanh thu, chi phí, số thuế phải nộp.
• Sử dụng hóa đơn điện tử đúng quy định, đặc biệt là hóa đơn điện tử có kết nối với máy tính tiền đối với hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên (theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP).
• Cung cấp thông tin, tài liệu khi cơ quan thuế yêu cầu kiểm tra, đối chiếu.
• Chịu trách nhiệm pháp lý nếu kê khai sai, trốn thuế hoặc không nộp thuế đúng hạn.

5.3 Hành vi nghiêm cấm

Để đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong quản lý thuế, pháp luật nghiêm cấm các hành vi sau:

• Khai sai, gian lận hoặc làm sai lệch hồ sơ khai thuế nhằm trốn thuế, giảm nghĩa vụ thuế.
• Không xuất hóa đơn, sử dụng hóa đơn bất hợp pháp hoặc hủy hóa đơn trái quy định.
• Không đăng ký thuế, không nộp hồ sơ khai thuế, hoặc nộp không đúng thời hạn.
• Làm giả chứng từ, sổ sách kế toán hoặc báo cáo doanh thu không trung thực.
• Cản trở, chống đối, không hợp tác với cơ quan thuế trong quá trình kiểm tra, thanh tra.

Tuân thủ đúng quy định không chỉ giúp hộ kinh doanh tránh rủi ro pháp lý và xử phạt vi phạm, mà còn góp phần xây dựng môi trường kinh doanh minh bạch, công bằng và hiện đại – phù hợp với định hướng chuyển đổi quản lý thuế mới của Nhà nước.

6. Thời hạn nộp hồ sơ kê khai thuế

Việc nộp hồ sơ kê khai thuế đúng hạn là yếu tố quan trọng giúp hộ kinh doanh tránh phạt chậm nộp, truy thu thuế và rủi ro vi phạm pháp luật. Tùy vào loại thuế và quy mô kinh doanh, thời hạn kê khai có thể khác nhau, cụ thể như sau:

6.1 Thời hạn tờ khai thuế GTGT

• Hộ kinh doanh kê khai theo tháng: Nộp chậm nhất vào ngày 20 của tháng sau kỳ tính thuế.
• Hộ kinh doanh kê khai theo quý: Nộp chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau (ví dụ: quý I nộp chậm nhất ngày 30/4).

6.2 Thời hạn khai thuế môn bài

• Hộ kinh doanh phải nộp tờ khai thuế môn bài chậm nhất vào ngày 30/01 hàng năm.
• Trường hợp mới thành lập trong năm, kê khai và nộp trong vòng 30 ngày kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

6.3 Thời hạn nộp báo cáo tài chính năm

• Hộ kinh doanh phải lập Báo cáo tài chính năm theo quy định và nộp chậm nhất vào ngày 31/03 của năm kế tiếp.
• Báo cáo này giúp cơ quan thuế đối chiếu doanh thu, chi phí, lợi nhuận, đảm bảo kê khai thuế GTGT, thuế TNCN chính xác.

Việc kê khai thuế đúng quy định giúp hộ kinh doanh minh bạch, tránh phạt và quản lý tài chính hiệu quả. Để hỗ trợ chủ hộ chuyển đổi dễ dàng, EasyPOS triển khai chương trình ưu đãi đặc biệt: tặng 03 tháng sử dụng miễn phí phần mềm hóa đơn máy tính tiền EasyPOS HKD, 5.000 hóa đơn điện tử và 1 năm chữ ký số miễn phí, giúp việc bán hàng – xuất hóa đơn – kê khai thuế trở nên nhanh chóng, tiện lợi và hoàn toàn miễn phí.

———————————————-

EASYPOS – DỄ DÀNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG

Đồng hành với hơn 5 triệu hộ kinh doanh, EasyPOS mang giải pháp quản lý bán hàng tiện lợi đến từng cửa hàng. Khởi tạo hóa đơn nhanh chóng từ máy tính tiền, chuẩn nghị định thuế.

Chuyển từ thuế khoán sang kê khai dễ dàng – NHẬN NGAY ƯU ĐÃI HẤP DẪN!

#5 Lý do nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS

Dễ dùng – Hiệu quả – Toàn diện: EasyPOS trở thành lựa chọn hàng đầu về quản lý bán hàng trọn gói, đáp ứng mọi nhu cầu của hộ kinh doanh.

✅ Đầy đủ tính năng: Phù hợp mọi ngành hàng kinh doanh, quản lý dễ dàng từ A-Z.
✅ Hóa đơn điện tử chuẩn nghị định: Khởi tạo từ máy tính tiền, tự động phát hành và gửi dữ liệu lên Thuế.
✅ Đồng bộ đơn hàng: Tự động chuyển đơn thành hóa đơn, tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót.
✅ Giao diện thân thiện: Đơn giản, trực quan, thao tác nhanh trên điện thoại, máy tính.
✅ Quản lý hàng hóa & bán hàng: Theo dõi tồn kho, doanh thu, lợi nhuận, chi phí chính xác.

Thông tin liên hệ:

• Website: https://easypos.vn/
• Hotline: 0869425631
• Fanpage: Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS
• Trụ sở chính: Tầng 3, Tòa nhà ATS, Số 8 đường Phạm Hùng, Phường Yên Hòa, TP Hà Nội
• Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh