Khi chính sách thuế thay đổi từ 2026, việc kê khai thuế hộ kinh doanh trên HTKK trở thành kỹ năng bắt buộc với mọi hộ kinh doanh, dù lớn hay nhỏ. Nếu chưa từng thao tác trên phần mềm thuế, bạn có thể gặp khó khăn trong việc lập tờ khai và nộp hồ sơ. Nội dung dưới đây Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS sẽ giúp bạn nắm rõ quy trình và tránh những lỗi thường gặp.

1. Vì sao hộ kinh doanh cần kê khai thuế trên HTKK?

Phần mềm HTKK (Hỗ trợ Kê khai Thuế) do Cơ quan Thuế phát hành hiện là công cụ bắt buộc đối với các hộ kinh doanh thực hiện khai thuế, đặc biệt khi cơ chế thuế khoán bị bãi bỏ từ ngày 01/01/2026.

• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Hộ kinh doanh có thể lập và gửi tờ khai trực tuyến ngay trên phần mềm, không phải đến cơ quan thuế, từ đó giảm đáng kể thời gian chờ đợi và các thủ tục giấy tờ.
• Hạn chế lỗi trong quá trình khai: HTKK tích hợp chức năng kiểm tra dữ liệu tự động, phát hiện các lỗi logic, thiếu thông tin hoặc sai số liệu, giúp hồ sơ gửi đi chính xác hơn.
• Luôn phù hợp quy định mới: Phần mềm được cập nhật thường xuyên để đáp ứng thay đổi pháp luật, chẳng hạn như chuẩn hóa thông tin định danh cá nhân hoặc hỗ trợ báo cáo hóa đơn điện tử.
• Quản lý hồ sơ thuận tiện: Tất cả tờ khai và dữ liệu kê khai được lưu trữ tập trung, cho phép hộ kinh doanh dễ dàng tìm lại và sử dụng khi cần.

Tóm lại, việc sử dụng HTKK không chỉ giúp hộ kinh doanh thực hiện đúng quy định thuế mà còn nâng cao tính minh bạch, chuyên nghiệp trong quản lý hoạt động kinh doanh.

NÊN XEM: Hộ kinh doanh có doanh thu bao nhiêu phải nộp thuế? [Từ 2026]

2. Hướng dẫn kê khai thuế hộ kinh doanh trên HTKK chi tiết – dễ hiểu

Bước 1: Tải và đăng nhập phần mềm HTKK

Đầu tiên, bạn cần cài đặt và đăng nhập vào phần mềm HTKK để bắt đầu quá trình kê khai.

• Truy cập trang https://www.gdt.gov.vn/wps/portal/home/hotrokekhai để tải phần mềm.
• Mở HTKK, nhập Mã số thuế của hộ kinh doanh và chọn “Đồng ý”.
• Vào “Hệ thống” → Nhập thông tin người nộp thuế.

Bước 2: Mở tờ khai cần lập

Trên menu chính, chọn “Thuế khoán và thuê tài sản”, sau đó chọn “01/CNKD Tờ khai cá nhân kinh doanh (TT40/2021)”

Bước 3: Chọn kỳ tính thuế

Chọn kỳ tháng hoặc quý theo quy định. Đồng thời tích chọn phụ lục 01-2/BK-HĐKD rồi bấm “Đồng ý”.

Bước 4: Nhập đầy đủ thông tin

• Hộ kinh doanh nhập đầy đủ thông tin trong tờ khai 01/CNKD và phụ lục 01-2/BK-HĐKD.
• Kiểm tra lại tỷ lệ thuế GTGT và TNCN phần mềm tự áp dụng xem đã đúng với ngành nghề của hộ kinh doanh hay chưa (ví dụ: thương mại 1%/0,5%; dịch vụ 5%/2%).

Bước 5: Rà soát và hoàn thiện tờ khai

• HTKK sẽ tự động tính tổng thuế GTGT và TNCN phải nộp dựa trên số liệu đã nhập.
• Bạn cần kiểm tra lại toàn bộ thông tin, đặc biệt là tổng doanh thu, để đảm bảo khớp với hóa đơn hoặc sổ ghi chép.
• Nhấn “Ghi” để lưu tờ khai.

Bước 6: Kết xuất file XML

Chọn “Kết xuất XML” và lưu file về máy.

Đây là định dạng duy nhất được hệ thống thuế chấp nhận khi nộp trực tuyến.

Bước 7: Nộp tờ khai qua Cổng Thuế điện tử

• Truy cập thuedientu.gdt.gov.vn, đăng nhập bằng tài khoản thuế điện tử.
• Vào mục Kê khai thuế → Nộp tờ khai XML.
• Chọn Mẫu 01/CNKD, tải file XML đã kết xuất từ HTKK lên hệ thống.
• Nhập mã xác nhận và gửi tờ khai.
• Bỏ qua bước đính kèm phụ lục (nếu hiển thị) và nhấn Tiếp tục.
• Hệ thống sẽ thông báo khi tờ khai được nộp thành công.

3. Thời hạn kê khai & nộp thuế/nộp tờ khai

Theo khoản 1 Điều 44 Luật Quản lý thuế, thời hạn nộp hồ sơ khai thuế được quy định như sau:

• Khai theo tháng: người nộp thuế phải gửi hồ sơ chậm nhất vào ngày 20 của tháng kế tiếp tháng phát sinh nghĩa vụ thuế.
• Khai theo quý: hạn cuối là ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau quý có phát sinh nghĩa vụ thuế.

Về thời điểm nộp tiền thuế, khoản 1 Điều 55 Luật Quản lý thuế quy định:

• Thuế phải được nộp không muộn hơn ngày cuối của thời hạn nộp hồ sơ khai thuế.
• Nếu người nộp thuế thực hiện khai bổ sung, thì thời hạn nộp tiền thuế được tính theo kỳ tính thuế của tờ khai bị sai sót.

• Hộ kinh doanh kê khai theo tháng hay quý? [Áp dụng từ 2026]
• Hướng dẫn nộp thuế online cho hộ kinh doanh: 3 cách dễ áp dụng

4. Những sai sót thường gặp 

Khi chuyển sang hình thức kê khai và nộp thuế theo doanh thu thực tế, nhiều hộ kinh doanh dễ mắc phải các sai sót do chưa quen quy trình mới:

• Không cập nhật hoặc vẫn dùng phiên bản HTKK cũ: dẫn tới việc phần mềm không hỗ trợ đúng mẫu tờ khai hoặc các cập nhật theo quy định mới.
• Kê khai thiếu hoặc sai doanh thu/chi phí, không ghi chép đầy đủ: nhiều hộ kinh doanh “quen thuế khoán” vốn chỉ kê đơn giản nên dễ bỏ sót các khoản phát sinh, dẫn đến khai sai doanh thu, sai thuế GTGT/TNCN.
• Không lưu giữ hoá đơn, chứng từ đầu vào/đầu ra hoặc chứng từ thiếu rõ ràng: làm giảm minh bạch, dễ bị cơ quan thuế yêu cầu giải trình, đặc biệt nếu phải áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
• Bỏ sót phụ lục khi kê khai (ví dụ bảng kê 01-2/BK-HĐKD): dẫn tới tờ khai không đầy đủ, dễ bị trả lại hoặc yêu cầu bổ sung.
• Không đúng kỳ khai hoặc nộp chậm: nhiều hộ kinh doanh chưa làm quen với lịch kê khai mới (theo tháng/quý), dễ quên hoặc khai/nộp muộn.
• Không hiểu rõ quy định mới về hóa đơn điện tử/chứng từ: khi hộ kinh doanh có doanh thu lớn hoặc kinh doanh bán lẻ, dịch vụ – nếu không xuất hoá đơn đúng theo yêu cầu dễ bị coi là vi phạm.

5. Hộ kinh doanh cần chuẩn bị gì trước khi chuyển sang kê khai thuế từ 2026?

Để quá trình chuyển đổi sang kê khai từ 1/1/2026 diễn ra hiệu quả, chủ hộ cần triển khai các bước chuẩn bị sau:

• Rà soát doanh thu 2025 và dự tính năm 2026: Xác định mức doanh thu thực tế để phân loại nhóm hộ (dưới 500 triệu, 500 triệu – 3 tỷ, hoặc trên 3 tỷ đồng) vì mỗi nhóm có phương pháp tính và kê khai khác nhau.
• Kiểm kê toàn bộ tồn kho hàng hóa: Lập biên bản chi tiết hàng tồn kho (cả có và không có hóa đơn) tại thời điểm 31/12/2025 để ghi nhận tồn đầu kỳ vào sổ sách kế toán từ 1/1/2026.
• Sắp xếp chứng từ đầu vào và xây dựng thói quen phát hóa đơn: Thu thập từng hóa đơn mua hàng, chi phí kinh doanh từ hiện tại; phát hành hóa đơn/biên lai khi bán hàng để quản lý chi phí minh bạch dần từ nay.
• Đăng ký hóa đơn điện tử nếu doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm: Hộ kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử (có mã cơ quan thuế) khi doanh thu từ 1 tỷ trở lên; khuyến khích sử dụng sớm để tránh sai sót khi bắt buộc.
• Mở tài khoản ngân hàng riêng và chuẩn bị sổ sách mới: Thiết lập tài khoản ngân hàng chuyên dụng cho hoạt động kinh doanh; lựa chọn phần mềm kế toán hộ kinh doanh hoặc Excel theo Thông tư mới có hiệu lực từ 1/1/2026 để ghi chép minh bạch.
• Nộp hồ sơ chuyển đổi phương pháp tính thuế tại cơ quan thuế: Sử dụng Mẫu 08-MST được quy định trong Thông tư 86/2024/TT-BTC để chính thức chuyển từ phương pháp khoán sang kê khai trước ngày cuối cùng của năm 2025.

XEM THÊM: Hộ kinh doanh cần làm gì khi bỏ thuế khoán?

6. Tạm kết

Bài viết trên EasyPOS đã cung cấp cho bạn hướng dẫn rõ ràng, dễ hiểu để thực hiện đúng từng bước kê khai thuế hộ kinh doanh trên HTKK. Nếu có thêm thay đổi mới về chính sách thuế, hãy thường xuyên cập nhật để quá trình kê khai luôn thuận lợi và chính xác!

———————————————-

EASYPOS – BÁN HÀNG RẢNH TAY, SỔ SÁCH DỄ DÀNG

Nắm trọn giải pháp 3 trong 1: Quản lý đơn hàng, Tổng hợp sổ sách và Hỗ trợ kê khai thuế. EasyPOS giúp hộ kinh doanh an tâm tuyệt đối về chứng từ doanh thu và số liệu báo cáo với cơ quan Thuế.

Chuyển từ thuế khoán sang kê khai dễ dàng – NHẬN NGAY ƯU ĐÃI HẤP DẪN!

Thông tin liên hệ:

• Website: https://easypos.vn/
• Hotline: 0869425631
• Fanpage: Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS
• Trụ sở chính: Tầng 3, Tòa nhà ATS, Số 8 đường Phạm Hùng, Phường Yên Hòa, TP Hà Nội
• Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh