File Excel quản lý bán hàng miễn phí vẫn là công cụ quen thuộc với nhiều hộ kinh doanh, cửa hàng nhỏ hay doanh nghiệp mới khởi sự nhờ tính dễ dùng, không tốn phí và có thể linh hoạt điều chỉnh theo nhu cầu. Chỉ cần một file đơn giản, bạn đã có thể theo dõi đơn hàng, doanh thu, tồn kho một cách rõ ràng và trực quan. Trong bài viết này, phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS tổng hợp 10 mẫu file Excel quản lý bán hàng miễn phí, dễ dùng, phù hợp với nhiều mô hình kinh doanh nhỏ lẻ.

1. File Excel quản lý bán hàng là gì?

File Excel quản lý bán hàng là bảng tính được tạo bằng Microsoft Excel (hoặc Google Sheets), dùng để ghi chép và tính toán các thông tin liên quan đến hoạt động bán hàng của cửa hàng như: danh sách sản phẩm, số lượng, đơn giá, tổng tiền, tồn kho, doanh thu theo ngày/tháng,…

Các mẫu file này thường được thiết kế sẵn công thức để tự động tính tổng tiền, lãi lỗ, lọc dữ liệu theo ngày hoặc sản phẩm bán chạy. Người dùng có thể linh hoạt chỉnh sửa, thêm sheet hoặc tùy biến theo quy mô hoạt động mà không cần đến phần mềm phức tạp hay kỹ năng lập trình.

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hộ kinh doanh bắt buộc dùng phần mềm quản lý bán hàng tích hợp hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Muốn trải nghiệm thử? Đăng ký dùng miễn phí EasyPOS ngay hôm nay!

2. Những lợi ích khi sử dụng file Excel bán hàng

Sử dụng file Excel quản lý bán hàng là giải pháp phù hợp cho hộ kinh doanh, cửa hàng nhỏ hoặc doanh nghiệp mới bắt đầu, chưa cần đầu tư phần mềm chuyên sâu. Dưới đây là những ưu điểm nổi bật khiến Excel vẫn luôn là công cụ được ưa chuộng:

2.1 Miễn phí & dễ tiếp cận

Hầu hết máy tính hiện nay đều có sẵn Microsoft Excel hoặc Google Sheets – giúp người dùng có thể bắt đầu quản lý bán hàng mà không cần trả phí.

Ngoài ra, việc tìm kiếm và tải về các mẫu file có sẵn cũng rất dễ dàng, nhanh chóng.

2.2 Quản lý đa chiều, dữ liệu động

Excel cho phép lưu trữ, tính toán và phân tích nhiều loại dữ liệu bán hàng: từ đơn hàng, doanh thu, hàng tồn kho đến lợi nhuận theo từng mặt hàng hoặc thời gian. Người dùng có thể sử dụng công thức, bộ lọc, biểu đồ để trực quan hóa thông tin dễ dàng.

2.3 Tùy chỉnh linh hoạt

Khác với phần mềm cố định, file Excel có thể dễ dàng thêm, bớt cột, sheet hoặc chỉnh sửa theo quy trình quản lý riêng của từng cửa hàng. Đây là điểm cộng lớn cho những ai cần công cụ đơn giản nhưng có tính cá nhân hóa cao.

2.4 Trực quan & nhanh gọn

Các mẫu file Excel bán hàng thường được thiết kế bảng biểu rõ ràng, công thức tự động tính toán – giúp chủ cửa hàng tiết kiệm thời gian nhập liệu, theo dõi và tổng hợp báo cáo nhanh gọn chỉ trong vài phút.

3. Cấu trúc mẫu file Excel quản lý bán hàng

Một file Excel quản lý bán hàng thường được chia thành nhiều sheet (bảng tính nhỏ), mỗi sheet có một nhiệm vụ riêng, giúp bạn dễ dàng quản lý toàn bộ quá trình bán hàng – từ nhập hàng đến theo dõi doanh thu, lợi nhuận. Cụ thể:

3.1 Sheet danh mục sản phẩm

Đây là nơi lưu trữ toàn bộ thông tin về các mặt hàng đang kinh doanh. Bao gồm các cột:

• Mã sản phẩm
• Tên sản phẩm
• Đơn vị tính (ví dụ: cái, hộp, kg…)
• Giá bán
• Giá nhập (nếu có)
• Số lượng tồn kho hiện tại

Sheet này giúp bạn theo dõi hàng hóa một cách chi tiết và có thể kết hợp với công thức để tự động tính tồn kho hoặc lợi nhuận sau mỗi lần bán hàng.

1.2 Sheet bán hàng (ghi theo ngày)

Dùng để nhập thông tin mỗi khi phát sinh đơn hàng. Các cột thường có trong sheet này là:

• Ngày bán
• Mã đơn hàng
• Tên sản phẩm
• Số lượng bán
• Đơn giá
• Thành tiền
• Ghi chú (nếu có)

Sheet này thường được thiết lập sẵn công thức để tự động tính tổng tiền cho từng đơn và tổng doanh thu theo ngày, tuần hoặc tháng.

1.3 Sheet báo cáo, thống kê

Tổng hợp dữ liệu từ các sheet khác để đưa ra các số liệu tổng quan. Một số thông tin thường có gồm:

• Tổng doanh thu theo ngày, tuần hoặc tháng
• Các mặt hàng bán chạy
• Lợi nhuận (nếu có đối chiếu với giá nhập)
• Tồn kho cuối kỳ

Một số mẫu file có thể bổ sung thêm bảng thống kê hoặc biểu đồ để giúp người dùng dễ dàng nắm bắt tình hình kinh doanh.

1.4 Sheet nhập hàng (tùy chọn)

Sheet này ghi lại thông tin về các lần nhập hàng, giúp bạn kiểm soát nguồn hàng và chi phí đầu vào. Các cột cơ bản bao gồm:

• Ngày nhập
• Nhà cung cấp
• Tên sản phẩm
• Số lượng nhập
• Đơn giá nhập
• Tổng tiền

Sheet nhập hàng thường được dùng kết hợp với các sheet còn lại để quản lý tồn kho chính xác hơn, từ đó tính được lời – lỗ và tránh thất thoát hàng hóa.

4. Hướng dẫn sử dụng & triển khai file Excel quản lý bán hàng

Việc sử dụng file Excel quản lý bán hàng khá đơn giản, chỉ cần vài bước cơ bản là có thể bắt đầu theo dõi hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả. Dưới đây là hướng dẫn triển khai nhanh:

• Bước 1: Tải mẫu file Excel phù hợp với mô hình kinh doanh

Người dùng có thể lựa chọn mẫu file có sẵn theo ngành nghề (tạp hóa, quán ăn, mỹ phẩm, thời trang…) hoặc tải mẫu cơ bản rồi tự chỉnh sửa theo nhu cầu.

• Bước 2: Nhập dữ liệu sản phẩm vào danh mục

Cập nhật thông tin sản phẩm/dịch vụ: mã hàng, tên, đơn vị tính, đơn giá, số lượng tồn kho… Đây là bước quan trọng để các công thức hoạt động chính xác.

• Bước 3: Ghi lại đơn hàng hàng ngày

Mỗi khi phát sinh giao dịch, nhập thông tin vào sheet “Bán hàng”: thời gian, sản phẩm, số lượng, giá bán… Hệ thống công thức sẽ tự tính tổng tiền, doanh thu theo ngày/tháng.

• Bước 4: Theo dõi báo cáo tự động

File mẫu thường tích hợp các biểu đồ và báo cáo tự động như: doanh thu theo ngày, sản phẩm bán chạy, hàng tồn kho,… Giúp người dùng dễ dàng kiểm soát hiệu quả kinh doanh.

• Bước 5: Sao lưu định kỳ để tránh mất dữ liệu

Nên lưu trữ file trên Google Drive hoặc OneDrive để tránh mất dữ liệu do lỗi máy tính. Đồng thời có thể chia sẻ file với người cùng quản lý nếu cần.

5. Tổng hợp 10 mẫu file Excel quản lý bán hàng miễn phí

Nếu chưa sẵn sàng đầu tư phần mềm chuyên nghiệp, thì các file Excel quản lý bán hàng miễn phí dưới đây là công cụ hữu ích giúp hộ kinh doanh và cửa hàng nhỏ quản lý đơn hàng, doanh thu, tồn kho một cách rõ ràng và tiết kiệm chi phí. Các mẫu đều được thiết kế thân thiện, dễ chỉnh sửa, phù hợp với nhiều ngành nghề.

• Mẫu file quản lý đơn hàng

Ghi nhận đầy đủ thông tin đơn hàng theo ngày: sản phẩm, số lượng, đơn giá, thành tiền. Có thể lọc, tìm kiếm nhanh và tổng hợp theo thời gian.

⇒ Tải Mẫu file quản lý đơn hàng

• Mẫu file quản lý khách hàng

Theo dõi danh sách khách hàng, thông tin liên hệ và lịch sử mua hàng. Giúp dễ dàng chăm sóc khách cũ và phân nhóm khách theo hành vi mua sắm.

⇒ Tải Mẫu file quản lý khách hàng

• Mẫu file quản lý xuất – nhập – tồn kho

Ghi nhận cả đầu vào (nhập hàng) và đầu ra (xuất bán) để tính tồn kho cuối kỳ. Hỗ trợ kiểm soát hàng hóa và tránh thất thoát.

⇒ Tải Mẫu file quản lý xuất – nhập – tồn kho

• Mẫu file quản lý doanh thu ngày

Tổng hợp doanh thu theo từng ngày bán hàng. Tự động tính tổng tiền, giúp người bán theo dõi hiệu quả kinh doanh hằng ngày.

⇒ Tải Mẫu file quản lý doanh thu ngày

• Mẫu file quản lý nhập kho

Lưu trữ thông tin hàng hóa nhập: tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng tiền, nhà cung cấp. Hỗ trợ kiểm soát lịch sử nhập hàng và chi phí.

⇒ Tải Mẫu file quản lý nhập kho

• Mẫu file quản lý xuất kho

Theo dõi hàng hóa được xuất ra theo đơn bán. Tự động trừ tồn kho nếu kết hợp cùng bảng nhập kho và danh mục sản phẩm.

⇒ Tải Mẫu file quản lý xuất kho

6. Nhược điểm & khi nào nên nâng cấp phần mềm quản lý bán hàng

Dù file Excel quản lý bán hàng là công cụ tiện lợi và miễn phí, nhưng khi quy mô kinh doanh tăng lên, Excel sẽ dần bộc lộ nhiều hạn chế:

Nhược điểm của Excel:

• Dễ sai sót khi thao tác thủ công: Nhập liệu nhầm, xóa nhầm công thức có thể khiến số liệu lệch mà không dễ phát hiện.
• Không hỗ trợ đồng bộ dữ liệu: Không thể làm việc đa thiết bị, không phù hợp nếu có nhiều chi nhánh hoặc nhân viên cùng quản lý.
• Không tự động hóa: Excel không tích hợp sẵn quét mã vạch, hóa đơn điện tử, cảnh báo tồn kho,… khiến chủ cửa hàng mất nhiều thời gian kiểm tra thủ công.
• Bảo mật kém: File lưu cục bộ dễ bị mất nếu máy tính hỏng, virus hoặc chia sẻ sai đối tượng.

Khi nào nên nâng cấp lên phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS?

• Khi cửa hàng có số lượng sản phẩm lớn, giao dịch mỗi ngày nhiều và cần báo cáo tức thời.
• Khi cần xuất hóa đơn điện tử, kết nối máy in, máy quét mã vạch hay máy POS.
• Khi quản lý nhiều nhân viên, cần phân quyền rõ ràng và kiểm soát thao tác bán hàng.
• Khi muốn quản lý từ xa qua điện thoại, máy tính mà không cần mở file Excel thủ công.

Lúc này, EasyPOS là lựa chọn thông minh cho hộ kinh doanh muốn quản lý bán hàng nhanh gọn, xuất hóa đơn điện tử chuẩn theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, và đồng bộ dữ liệu ngay tại điểm bán.

Chỉ với 70.000đ/tháng, bạn đã có công cụ đơn giản, hiệu quả, đúng chuẩn để vận hành cửa hàng.

Nếu bạn cần tư vấn thêm hoặc muốn trải nghiệm trước, hãy để lại thông tin – đội ngũ EasyPOS sẽ hỗ trợ nhanh và chi tiết nhất.

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN VÀ DÙNG THỬ EASYPOS

HOÀN TẤT ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, EasyPOS sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

Thông tin liên hệ:

• Website: https://easypos.vn/
• Hotline: 0869425631
• Fanpage: Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS