Việc quản lý kho hàng bằng Excel không còn xa lạ với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tuy nhiên, để có một mẫu file quản lý kho Excel dễ dùng, rõ ràng và khoa học thì không phải ai cũng có sẵn. Nếu bạn đang loay hoay tìm giải pháp quản lý kho hiệu quả mà không cần phần mềm phức tạp, bài viết này chính là dành cho bạn. Cùng Phần mềm bán hàng EasyPOS khám phá ngay các mẫu file tiện lợi, có thể tùy chỉnh theo nhu cầu thực tế!

1. Mẫu file quản lý kho Excel là gì?

Mẫu file quản lý kho Excel là một bảng tính được thiết kế sẵn bằng phần mềm Microsoft Excel, dùng để ghi chép, theo dõi và quản lý thông tin hàng hóa trong kho như: số lượng tồn, nhập, xuất, đơn vị tính, mã hàng, ngày nhập – xuất, … 

Các mẫu file này thường được định dạng sẵn với công thức, bảng biểu và cột dữ liệu cụ thể, giúp người dùng dễ dàng nhập thông tin và theo dõi biến động hàng tồn kho một cách trực quan, chính xác.

Việc sử dụng mẫu file quản lý kho Excel giúp tiết kiệm thời gian, dễ dàng kiểm soát hàng hóa và phù hợp với các cá nhân, hộ kinh doanh hay doanh nghiệp nhỏ chưa có nhu cầu sử dụng phần mềm chuyên dụng.

2. Lợi ích khi dùng mẫu file excel quản lý kho có sẵn

Sử dụng mẫu file Excel quản lý kho có sẵn mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho cá nhân và doanh nghiệp, đặc biệt là những đơn vị có quy mô vừa và nhỏ. Dưới đây là những ưu điểm nổi bật khi áp dụng mẫu file có sẵn trong công tác quản lý kho hàng:

2.1 Tiết kiệm thời gian thiết kế và thiết lập

Thay vì phải tự tạo bảng từ đầu, bạn chỉ cần tải về mẫu file Excel quản lý kho có sẵn và điền thông tin vào các cột dữ liệu đã được định dạng. Điều này giúp bạn nhanh chóng bắt tay vào công việc mà không mất thời gian mày mò cấu trúc bảng.

2.2 Dễ sử dụng, không cần kiến thức chuyên sâu

Các mẫu được thiết kế đơn giản, trực quan, phù hợp cả với người không rành Excel. Bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa tên sản phẩm, số lượng, đơn giá hoặc thêm dữ liệu theo nhu cầu thực tế.

2.3 Hỗ trợ theo dõi hàng tồn kho chính xác

Nhờ các công thức tính toán tự động (nhập – xuất – tồn), mẫu file giúp bạn dễ dàng nắm bắt tình hình kho hàng theo thời gian thực, hạn chế sai sót khi thống kê thủ công.

2.4 Tiết kiệm chi phí đầu tư phần mềm

Với file Excel quản lý kho miễn phí hoặc có phí thấp, bạn vẫn có thể kiểm soát kho hàng hiệu quả mà không cần chi tiền cho các phần mềm quản lý phức tạp.

2.5 Linh hoạt trong tùy chỉnh và mở rộng

Tùy theo nhu cầu, bạn có thể thêm hoặc bớt các cột, tích hợp thêm chức năng lọc, in báo cáo, hoặc kết nối với các sheet khác để mở rộng khả năng quản lý.

3. Những thông tin cần có trong một file mẫu excel quản lý kho

Để quản lý kho dễ dàng và chính xác, file Excel của bạn cần có đầy đủ những thông tin sau.

3.1. Danh mục hàng hóa rõ ràng

Phần danh mục là nền tảng cốt lõi của mọi mẫu quản lý kho. File Excel cần hiển thị đầy đủ các thông tin cơ bản như:

• Mã sản phẩm
• Tên sản phẩm
• Đơn vị tính (cái, kg, hộp, thùng,…)
• Nhóm hàng (nếu có)

Việc sắp xếp danh mục theo thứ tự logic giúp người dùng dễ tra cứu, hạn chế sai sót khi nhập liệu hoặc kiểm kê.

3.2. Theo dõi nhập – xuất – tồn

Một file Excel quản lý kho chuẩn phải hỗ trợ theo dõi được toàn bộ quá trình luân chuyển hàng hóa:

• Số lượng nhập: Theo từng ngày, từng lô
• Số lượng xuất: Cho biết hàng đã được sử dụng hoặc bán ra
• Số lượng tồn kho: Tính tự động từ công thức đơn giản (Nhập – Xuất)

Các cột dữ liệu này nên được cập nhật thường xuyên để giúp người quản lý luôn nắm rõ tình hình tồn kho thực tế.

3.3. Hỗ trợ lọc, tìm kiếm, tổng hợp

Một mẫu file tốt không thể thiếu chức năng lọc theo mã sản phẩm, tên hàng, ngày tháng hoặc trạng thái. Ngoài ra, bảng tổng hợp tồn kho hoặc báo cáo sản phẩm bán chạy sẽ giúp:

• Xem nhanh hàng hóa nào đang sắp hết
• Phân tích xu hướng tiêu thụ
• Đưa ra quyết định nhập/xuất hàng hợp lý hơn

Tính năng này giúp tiết kiệm thời gian và tăng độ chính xác trong quản lý.

3.4. Một số tiện ích nâng cao (nếu có)

Để tăng hiệu quả sử dụng, nhiều mẫu file quản lý kho Excel còn tích hợp thêm các tiện ích như:

• Cảnh báo hàng gần hết hạn (đối với thực phẩm, mỹ phẩm, thuốc…)
• Dashboard tổng quan: Hiển thị số lượng tồn kho, tỷ lệ xuất hàng, doanh số,…
• Tự động cập nhật thành tiền theo giá nhập/xuất
• Ghi chú lịch sử giao dịch: Có thể theo dõi ai nhập, ai xuất, vào thời điểm nào

Những tính năng này tuy không bắt buộc, nhưng rất hữu ích nếu bạn muốn nâng cấp file quản lý kho lên một tầm cao mới.

Nếu bạn cần tư vấn lựa chọn mẫu, xin tài liệu chi tiết, hoặc muốn dùng thử phần mềm quản lý kho EasyPOS để làm việc chuyên nghiệp và tiện lợi hơn, đừng ngần ngại đăng ký nhận hỗ trợ miễn phí qua thông tin dưới đây. EasyPOS luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn!

4. Tổng hợp các mẫu file Excel quản lý kho phổ biến, dễ dùng

Dưới đây là danh sách những mẫu file Excel quản lý kho thông dụng, được thiết kế phù hợp với từng lĩnh vực hoặc nhu cầu cụ thể. 

4.1. Mẫu file Excel quản lý kho đơn giản

Phù hợp với cá nhân, hộ kinh doanh nhỏ hoặc những ai mới bắt đầu sử dụng Excel để quản lý kho. Mẫu này tập trung vào các trường thông tin cơ bản: mã hàng, tên sản phẩm, số lượng nhập – xuất – tồn, đơn vị tính,… Giao diện dễ dùng, không cần kiến thức chuyên sâu về Excel.

4.2. Mẫu quản lý kho vật tư – thiết bị

Mẫu Excel quản lý kho vật tư – thiết bị giúp theo dõi toàn bộ hoạt động nhập, xuất và tồn kho. Biểu mẫu dạng bảng gồm các cột như mã hàng, tên hàng, ĐVT, tồn đầu kỳ, nhập – xuất trong kỳ và tồn cuối kỳ. 

4.3. Mẫu quản lý kho ngành xây dựng

Mẫu quản lý kho vật tư xây dựng là công cụ cần thiết giúp doanh nghiệp nắm bắt chính xác thông tin về các loại vật tư như thép, gạch, xi măng, ống nhựa,… được lưu trữ trong kho. 

Mỗi vật tư đều được theo dõi với mã riêng, đơn vị tính, số lượng và nguồn cung ứng rõ ràng. Mẫu này giúp giảm thiểu sai sót khi nhập xuất hàng, đảm bảo nguyên vật liệu luôn sẵn sàng phục vụ cho tiến độ thi công công trình.

4.4. Mẫu file Excel quản lý kho có mã vạch

Hỗ trợ quản lý hàng hóa bằng mã vạch, giúp tăng tốc độ nhập – xuất kho và hạn chế sai sót.

Mẫu file có thể tích hợp mã vạch tự động bằng font barcode, hỗ trợ in tem nhãn và tra cứu nhanh bằng máy quét. Phù hợp với cửa hàng bán lẻ, siêu thị mini, kho hàng quy mô vừa.

4.5. Mẫu theo dõi hạn sử dụng

Rất cần thiết với các ngành như thực phẩm, mỹ phẩm, dược phẩm,… Mẫu này bổ sung cột “ngày hết hạn” và có thể tích hợp cảnh báo khi hàng gần hết hạn. Giúp doanh nghiệp chủ động luân chuyển hàng kịp thời, tránh lãng phí hoặc sai sót khi xuất nhầm hàng đã quá hạn.

5. Lưu ý khi sử dụng file quản lý kho bằng Excel

File Excel giúp quản lý kho tiện lợi, nhưng để tránh sai sót, bạn cần lưu ý:

• Cập nhật thường xuyên: Nhập ngay khi có hàng vào/ra để số liệu luôn chính xác.
• Không sửa công thức linh tinh: File thường có sẵn công thức. Nếu lỡ xóa/sửa sẽ sai số liệu. Nên sao lưu trước và khóa ô chứa công thức.
• Phân quyền nếu dùng chung: Nếu nhiều người dùng, nên chia quyền hoặc dùng Excel online để tránh ghi đè.
• Đặt tên/mã hàng thống nhất: Sử dụng mã hàng cố định cho mỗi sản phẩm để dễ lọc và thống kê.
• Sao lưu định kỳ: Excel không tự khôi phục, nên nhớ sao lưu thường xuyên, nhất là trước khi cập nhật lớn hoặc cuối tuần/tháng.

Hy vọng qua bài viết của EasyPOS, bạn đã tìm được mẫu file quản lý kho Excel phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp hoặc cá nhân. Với các mẫu có sẵn, bạn có thể dễ dàng theo dõi hàng hóa, kiểm soát nhập – xuất – tồn một cách nhanh chóng và hiệu quả. Đừng quên cập nhật thường xuyên và sử dụng đúng cách để đảm bảo dữ liệu luôn chính xác! 

Liên hệ ngay EasyPOS khi bạn cần tư vấn, trải nghiệm miễn phí phần mềm quản lý bán hàng với các tính năng quản lý kho…..

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN VÀ DÙNG THỬ EASYPOS

HOÀN TẤT ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, EasyPOS sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

Thông tin liên hệ:

• Website: https://easypos.vn/
• Hotline: 0869425631
• Fanpage: Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS
• Trụ sở chính: Nhà khách ATS, số 8 Phạm Hùng, Phường Mễ Trì, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội
• Chi nhánh: Số H.54 đường Dương Thị Giang, Phường Tân Thới Nhất, Quận 12, TP. Hồ Chí Minh