Mở quán cafe là ước mơ của nhiều người yêu thích kinh doanh và đam mê không gian sáng tạo. Tuy nhiên, để biến ý tưởng thành hiện thực, bạn cần chuẩn bị kỹ lưỡng từ mặt bằng, menu đến chiến lược vận hành. Trong bài viết này, mời bạn cùng Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS khám phá tất tần tật những điều cần lưu ý khi mở quán cafe để tăng cơ hội thành công ngay từ đầu.

1. Xu hướng mở quán cafe hiện nay

Hiện nay, mở quán cafe không chỉ dừng lại ở chuyện bán đồ uống mà đó còn là cuộc chơi của trải nghiệm và cá tính.

Từ mô hình cafe phong cách Hàn, Nhật nhẹ nhàng “cưa đổ” gen Z, đến những quán specialty nhỏ xinh nhưng chất như nước cất, ai cũng muốn tạo một “tọa độ sống ảo” riêng.

Không gian độc lạ, menu sáng tạo, dịch vụ thân thiện… chính là combo đang được giới trẻ ưu ái. Nếu bạn đang ấp ủ giấc mơ quán cafe thì đây chính là lúc bắt trend và bứt phá!

Tuy nhiên, để vận hành trơn tru và tối ưu lợi nhuận trong xu hướng cạnh tranh khốc liệt này, bạn nên cân nhắc đầu tư phần mềm quản lý quán cafe. Công cụ này sẽ giúp kiểm soát bán hàng, tồn kho, thu chi dễ dàng hơn, để bạn tự tin bắt trend và bứt phá thành công

2. Những điều cần chuẩn bị trước khi mở quán cafe

Mở quán cafe không thể chỉ “ngẫu hứng là làm”. Để quán đi vào hoạt động trơn tru và hút khách ngay từ đầu, bạn cần chuẩn bị đầy đủ những yếu tố sau đây.

2.1. Xác định mô hình kinh doanh phù hợp với ngân sách

Mô hình kinh doanh là yếu tố cốt lõi định hình phong cách, quy mô và cả chi phí đầu tư ban đầu. Tùy vào ngân sách, bạn có thể lựa chọn từ quán cafe mang đi (take-away), cafe truyền thống, cafe sân vườn đến cafe nhượng quyền. Mỗi mô hình đều có ưu và nhược điểm riêng. 

Ví dụ, mô hình take-away thường tiết kiệm chi phí mặt bằng, trong khi cafe sân vườn yêu cầu đầu tư lớn hơn nhưng mang lại trải nghiệm đặc biệt và thu hút nhóm khách hàng rộng hơn.

2.2. Tính toán vốn mở quán cafe thực tế

Để tránh “vỡ mộng” vì thiếu hụt ngân sách, bạn cần lên danh sách chi tiết các hạng mục đầu tư như: mặt bằng, thiết kế – thi công, thiết bị pha chế, nguyên vật liệu, nhân sự, marketing và vốn lưu động dự phòng. 

Một quán nhỏ có thể cần từ 100-200 triệu, nhưng nếu hướng đến quy mô lớn hoặc đầu tư chỉn chu về không gian, chi phí có thể lên tới 500 triệu hoặc hơn. Việc hoạch định tài chính rõ ràng sẽ giúp bạn chủ động hơn trong từng giai đoạn triển khai.

2.3. Chọn mặt bằng chuẩn – Quyết định 50% thành công

Vị trí đặt quán gần như quyết định quán của bạn có “sống khỏe” hay không. Nên ưu tiên các vị trí có lưu lượng người qua lại cao như gần trường học, văn phòng, khu dân cư, ngã tư… 

Ngoài ra, diện tích mặt bằng cần phù hợp với mô hình đã chọn. Đừng quên khảo sát kỹ thói quen tiêu dùng khu vực đó, tình trạng thuê mướn và tiềm năng phát triển trong tương lai.

2.4. Thiết kế không gian và concept thương hiệu

Không gian chính là “vibe” của quán, thứ khiến khách nhớ tới bạn thay vì đối thủ. Một quán cafe có concept rõ ràng, thiết kế đẹp mắt sẽ dễ dàng ghi điểm trong lòng khách hàng, đặc biệt là giới trẻ yêu thích check-in. 

Hãy đầu tư vào việc phối màu, chọn nội thất phù hợp, ánh sáng ấm áp và cách bày trí hợp lý. Ngoài ra, đừng quên định hình phong cách thương hiệu: từ logo, menu, đồng phục đến cách phục vụ. Tất cả nên có sự đồng nhất.

2.5. Thiết lập menu thông minh – Dễ làm, dễ bán, lợi nhuận cao

Menu không cần quá dài, nhưng nên đa dạng và cân đối giữa đồ uống “signature” và các món dễ tiêu thụ. Ưu tiên công thức đơn giản, dễ chuẩn hóa và có thể pha chế nhanh vào giờ cao điểm. Đồng thời, hãy tính toán giá bán sao cho vừa cạnh tranh vừa đảm bảo lợi nhuận. 

Gợi ý: nên có vài combo tiết kiệm để kích cầu tiêu dùng và đẩy số lượng bán ra.

2.6. Tuyển dụng, đào tạo và phần mềm vận hành 

Đội ngũ nhân viên chính là người truyền tải trải nghiệm quán đến khách hàng. Vì vậy, tuyển đúng người, đào tạo kỹ về quy trình pha chế – phục vụ – giao tiếp là rất quan trọng. 

Bên cạnh đó, bạn cũng nên đầu tư một phần mềm quản lý quán cafe như EasyPOS để kiểm soát tồn kho, doanh thu, order và chăm sóc khách hàng hiệu quả, đặc biệt khi quy mô mở rộng.

3. Kinh nghiệm giúp quán cafe hoạt động hiệu quả

Để một quán cafe không chỉ “mở ra cho vui” mà thật sự sống khỏe, sinh lời đều, bạn cần hơn cả đam mê. Dưới đây là những kinh nghiệm “xương máu” giúp vận hành quán hiệu quả – từ ngày khai trương rôm rả đến những ngày doanh thu “chạy mượt”:

3.1. Luôn biết mình đang phục vụ ai

Đừng cố gắng chiều lòng tất cả mọi người – hãy xác định rõ tệp khách hàng mà quán bạn hướng đến: giới trẻ thích sống ảo, dân văn phòng cần không gian yên tĩnh, hay khách mang đi nhanh gọn?

Khi đã “chân dung hóa” được khách hàng mục tiêu, mọi thứ từ menu, decor đến cách phục vụ sẽ dễ dàng đi đúng hướng.

3.2. Đồ uống ngon – yếu tố sống còn để giữ chân khách

Không gian đẹp có thể giúp khách ghé thử một lần, nhưng chính ly cafe ngon mới khiến họ quay trở lại. Dù bạn theo đuổi phong cách nào (truyền thống, hiện đại hay sáng tạo) thì đồ uống cần được đầu tư kỹ lưỡng: từ nguyên liệu, công thức đến cách pha chế đồng nhất. 

Hãy thử nghiệm nhiều lần, nhận phản hồi từ bạn bè, người thân hoặc khách hàng đầu tiên để điều chỉnh cho thật “vừa miệng”. Một ly cafe đậm vị, một ly trà thanh mát hay món signature mới lạ chính là thứ khiến khách nhớ mãi về quán bạn.

3.3. Marketing không cần rầm rộ, nhưng phải đúng chất

Không cần chạy quảng cáo cả trăm triệu, đôi khi chỉ một bức ảnh quán đẹp, một video reel đúng trend hay vài review thật tâm trên mạng xã hội cũng đủ giúp quán “nổi nhẹ”.

Hãy khai thác Instagram, TikTok, fanpage… như một kênh lan tỏa cá tính thương hiệu, nơi khách hàng không chỉ đến uống cafe mà còn tìm thấy cảm hứng.

3.4. Quản lý tốt từ hậu trường đến mặt tiền

Đừng để vận hành là “mê cung” khiến bạn kiệt sức. Dùng phần mềm quản lý (như EasyPOS) để kiểm soát nguyên vật liệu, doanh thu, nhân sự và đơn hàng trong một chạm. Mọi thứ minh bạch, trơn tru, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để sáng tạo và phát triển quán thay vì “chữa cháy” mỗi ngày.

3.5. Luôn cập nhật, đổi mới nhưng không chạy theo

Thị trường F&B thay đổi liên tục, hôm nay người ta mê cafe muối, mai lại rần rần với cold brew kem cheese. Nhưng đừng vội chạy theo trend quá đà mà đánh mất cái “chất” riêng của quán. Cập nhật để làm mới, nhưng giữ lại những giá trị cốt lõi – đó là cách để thương hiệu bền lâu và giữ chân được khách trung thành.

4. Những sai lầm cần tránh khi mở quán cafe

Dù đam mê là chất xúc tác tuyệt vời, nhưng nếu không cẩn trọng, bạn rất dễ “vấp” phải những sai lầm khiến quán gặp khó ngay từ đầu. Một số lỗi phổ biến mà nhiều người mới thường mắc phải là:

• Không xác định rõ mô hình kinh doanh: Dẫn đến định hướng mập mờ, làm gì cũng nửa vời.
• Chọn mặt bằng chỉ vì giá rẻ: Vị trí khó tiếp cận, vắng khách, doanh thu không đủ duy trì.
• Menu quá dài, không tối ưu: Gây lãng phí nguyên liệu, rối quy trình pha chế.
• Thiếu kế hoạch tài chính rõ ràng: Chi vượt ngân sách, dễ “đuối” giữa chừng.
• Phục vụ không ổn định, thiếu chuyên nghiệp: Khách hàng không hài lòng, không quay lại.
• Bỏ qua marketing ban đầu: Quán “mở ra mà không ai biết đến”

5. FAQ – Câu hỏi thường gặp khi mở quán cafe

5.1. Mở quán cafe nhỏ cần bao nhiêu vốn? 

Vốn mở quán cafe nhỏ thường dao động từ 100 – 300 triệu đồng, tùy thuộc vào địa điểm, quy mô và phong cách thiết kế bạn lựa chọn. Chi phí này bao gồm thuê mặt bằng, sửa chữa, trang thiết bị, nguyên vật liệu ban đầu và chi phí vận hành.

5.2. Mô hình nào phù hợp với người mới bắt đầu? 

Các mô hình cafe take-away (mang đi), cafe cóc/vỉa hè hoặc cafe nhỏ, tối giản là lựa chọn phù hợp cho người mới bắt đầu. Những mô hình này giúp tối ưu chi phí đầu tư ban đầu và dễ dàng quản lý hơn.

5.3. Quán nhỏ có cần phần mềm quản lý bán hàng không? 

Có, rất nên dùng. Phần mềm quản lý quán cafe giúp bạn kiểm soát doanh thu, chi phí, tồn kho, quản lý đơn hàng và nhân viên hiệu quả, ngay cả với quán nhỏ. Điều này giúp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.

5.4. Có nên nhượng quyền thương hiệu cafe? 

Việc nhượng quyền có ưu điểm là bạn được hỗ trợ về thương hiệu, công thức, quy trình vận hành và marketing. Tuy nhiên, bạn sẽ phải chịu chi phí nhượng quyền cao và ít linh hoạt trong việc sáng tạo. Hãy cân nhắc kỹ về tài chính và mục tiêu kinh doanh của bạn.

6. Tạm kết 

Mở quán cafe dễ rơi vào cảnh thất thoát tiền, quản lý rối rắm, nhân viên sai sót khiến bạn đau đầu và mất kiểm soát.

EasyPOS hiểu rõ những nỗi lo đó và phát triển phần mềm quản lý bán hàng chuyên biệt cho ngành F&B, giúp bạn quản lý thu chi, tồn kho, order nhanh gọn và minh bạch. Hãy trải nghiệm miễn phí EasyPOS ngay hôm nay để thấy sự khác biệt và yên tâm phát triển quán bền vững.

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN VÀ DÙNG THỬ EASYPOS

HOÀN TẤT ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, EasyPOS sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

Thông tin liên hệ:

• Website: https://easypos.vn/
• Hotline: 0869425631
• Fanpage: Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS
• Trụ sở chính: Nhà khách ATS, số 8 Phạm Hùng, Phường Mễ Trì, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội
• Chi nhánh: Số H.54 đường Dương Thị Giang, Phường Tân Thới Nhất, Quận 12, TP. Hồ Chí Minh