Trong những năm gần đây, xu hướng mở quán cafe nhỏ ngày càng được nhiều người lựa chọn bởi vốn đầu tư vừa phải nhưng tiềm năng lợi nhuận hấp dẫn. Tuy nhiên, để khởi nghiệp thành công, bạn cần chuẩn bị kỹ lưỡng từ ý tưởng, chi phí đến cách quản lý vận hành. Bài viết dưới đây Phần mềm quản lý quán cafe EasyPOS sẽ chia sẻ những kinh nghiệm quan trọng giúp bạn mở quán cafe nhỏ hiệu quả và bền vững.

1. Tại sao nên mở quán cafe nhỏ?

Trước khi bắt tay vào kinh doanh, hãy cùng tìm hiểu vì sao mô hình mở quán cafe nhỏ lại ngày càng được nhiều người quan tâm:

• Vốn đầu tư thấp: Phù hợp cho người mới bắt đầu, hạn chế rủi ro.
• Dễ quản lý: Không gian nhỏ gọn, vận hành đơn giản.
• Linh hoạt mô hình: Có thể chọn cafe take away, cafe sách, hoặc quán phong cách riêng.
• Tạo dấu ấn riêng: Dễ trang trí, thiết kế để thu hút khách hàng.
• Tiềm năng lợi nhuận ổn định: Chi phí thấp nhưng vẫn đảm bảo doanh thu tốt.

XEM THÊM: Mở Quán Cafe Ăn Sáng: Kinh Nghiệm, Chi Phí Và Lưu Ý Quan Trọng

2. Kinh nghiệm mở quán cafe nhỏ cần biết

Mở quán cafe nhỏ có thể khởi nguồn từ ý tưởng đơn giản, nhưng để duy trì và phát triển lại là cả một hành trình. Những kinh nghiệm sau sẽ là “cẩm nang” hữu ích cho bạn.

2.1. Xác định mô hình kinh doanh phù hợp

Mô hình kinh doanh chính là kim chỉ nam định hướng toàn bộ hoạt động của quán. Trước khi bắt đầu, hãy trả lời các câu hỏi: Bạn muốn phục vụ đối tượng khách hàng nào? Phong cách quán là gì? Điểm khác biệt nằm ở đâu?

Một số mô hình cafe nhỏ phổ biến:

• Cafe take away: vốn ít, gọn nhẹ, tập trung vào tốc độ phục vụ.
• Cafe sách/học tập: không gian yên tĩnh, phù hợp sinh viên, dân văn phòng.
• Cafe phong cách vintage/hiện đại: chú trọng trang trí, tạo điểm check-in.
• Cafe sân vườn mini: thiên về trải nghiệm thư giãn, không gian xanh.
• Cafe specialty (chuyên về hạt cà phê chất lượng): dành cho khách hàng sành cà phê.

Việc lựa chọn mô hình rõ ràng sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong khâu chọn địa điểm, thiết kế không gian và xây dựng menu.

2.2. Lập kế hoạch tài chính rõ ràng

Đây là bước cực kỳ quan trọng để quán duy trì bền vững. Kế hoạch tài chính cần chi tiết cả về chi phí đầu tư ban đầu lẫn chi phí vận hành hàng tháng.

Bảng chi phí tham khảo khi mở quán cafe nhỏ (~ 20-40m²):

(Bảng trên chỉ mang tính chất tham khảo, con số thực tế sẽ phụ thuộc vào quy mô, địa điểm và phong cách quán của bạn)

Lưu ý: Khi mở quán cafe nhỏ, bạn nên chuẩn bị một khoản vốn dự phòng tương đương ít nhất 3 tháng chi phí vận hành (khoảng 80 – 180 triệu VNĐ) để đề phòng rủi ro.

2.3. Chọn địa điểm mở quán

Vị trí là yếu tố quyết định phần lớn đến sự thành công của quán cafe. Một số địa điểm lý tưởng như: gần văn phòng, trường học hoặc khu dân cư đông đúc,… để có nguồn khách ổn định. Ngoài ra, mặt bằng cần dễ nhìn, dễ tiếp cận, có chỗ để xe thuận tiện cho khách. 

Bạn cũng nên cân nhắc mức độ cạnh tranh trong khu vực, tránh chọn nơi có quá nhiều đối thủ cùng phân khúc. Chi phí thuê cần hợp lý, tốt nhất không vượt quá 20-25% doanh thu kỳ vọng để không tạo áp lực tài chính.

2.4. Thiết kế và trang trí quán

Không gian quán cafe phải phản ánh được phong cách kinh doanh đã chọn, có thể là hiện đại, vintage, thư giãn hoặc năng động. Khi thiết kế, hãy tối ưu diện tích bằng cách bố trí bàn ghế gọn gàng, lối đi thoáng. 

Nội thất và vật dụng trang trí cần phù hợp với nhóm khách hàng mục tiêu, đồng thời tạo điểm nhấn để khách dễ dàng chụp ảnh check-in. 

Đừng quên yếu tố âm nhạc và mùi hương, vì đây chính là những chi tiết góp phần tạo nên trải nghiệm khó quên cho khách hàng.

2.5. Lựa chọn nguyên liệu và thiết bị

Chất lượng đồ uống phụ thuộc trực tiếp vào cả nguyên liệu và thiết bị. Bạn nên chọn hạt cà phê rang xay nguyên chất, cùng các loại sữa và siro từ thương hiệu uy tín để đảm bảo hương vị. 

Với thiết bị, cần đầu tư vào các dụng cụ cơ bản như máy pha cà phê, máy xay, bình ủ, tủ mát và máy làm đá. Trong trường hợp muốn tiết kiệm chi phí, bạn có thể mua lại máy cũ còn tốt, nhưng nên ưu tiên chất lượng để tránh hỏng hóc thường xuyên.

2.6. Xây dựng menu hấp dẫn

Menu chính là “linh hồn” của quán, vừa thể hiện phong cách vừa tạo lợi thế cạnh tranh. Ngoài những món truyền thống như cà phê đen, cà phê sữa hay bạc xỉu, bạn nên bổ sung thêm đồ uống sáng tạo như trà sữa, trà trái cây, nước ép. 

Đặc biệt, hãy tạo một món signature để làm thương hiệu riêng cho quán. Giá cả cần hợp lý, phù hợp với phân khúc khách hàng. 

2.7. Đào tạo và quản lý nhân viên

Nhân viên chính là bộ mặt của quán, vì vậy khâu tuyển dụng và đào tạo cần được chú trọng. Hãy chọn những người có thái độ tốt, trung thực và nhiệt tình. 

Sau khi tuyển, bạn nên đào tạo họ về kỹ năng pha chế, phục vụ khách hàng, giao tiếp cũng như cách xử lý các tình huống phát sinh. Đồng thời, xây dựng chính sách lương thưởng và ca làm việc minh bạch sẽ giúp nhân viên cảm thấy được tôn trọng và gắn bó lâu dài. 

2.8. Marketing và thu hút khách hàng

Để quán cafe được nhiều người biết đến, bạn cần chủ động triển khai các hoạt động marketing thay vì chỉ trông chờ vào “hữu xạ tự nhiên hương”. Một số cách đơn giản mà hiệu quả gồm:

• Xây dựng fanpage Facebook, Instagram, TikTok để chia sẻ hình ảnh, video hấp dẫn.
• Tổ chức chương trình khai trương như giảm giá, tặng voucher, tích điểm.
• Hợp tác với các ứng dụng giao hàng (GrabFood, ShopeeFood, beFood…) để mở rộng tệp khách.
• Khuyến khích khách hàng check-in, review để lan tỏa thương hiệu tự nhiên.

2.9. Quản lý vận hành hiệu quả

Quản lý quán cafe nhỏ tưởng đơn giản nhưng lại ẩn chứa nhiều thách thức: kiểm soát nguyên liệu, theo dõi doanh thu, tính lương nhân viên, chăm sóc khách hàng… Nếu chỉ làm thủ công, bạn rất dễ bỏ sót, dẫn đến thất thoát và khó mở rộng quy mô.

EasyPOS – phần mềm quản lý quán cafe chuyên nghiệp là giải pháp giúp chủ quán giảm gánh nặng vận hành. Với EasyPOS, bạn có thể:

• Theo dõi doanh thu, chi phí, lợi nhuận theo thời gian thực ngay trên điện thoại/laptop.
• Quản lý tồn kho nguyên liệu chặt chẽ, tự động cảnh báo khi sắp hết hàng.
• Tối ưu quy trình bán hàng: order nhanh chóng, in hóa đơn tự động, hạn chế nhầm lẫn.
• Quản lý nhân viên dễ dàng với phân quyền, chấm công, ca làm minh bạch.
• Hỗ trợ báo cáo chi tiết để đưa ra quyết định kinh doanh chính xác.
• Tích hợp xuất hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, giúp quán cafe tuân thủ quy định pháp luật mới nhất, giảm thiểu rủi ro và tăng tính chuyên nghiệp.

Đặc biệt, chi phí cực rẻ chỉ từ 75.000đ/tháng, EasyPOS là lựa chọn tối ưu cho các quán cafe nhỏ muốn quản lý hiệu quả mà vẫn tiết kiệm.

3. Những sai lầm thường gặp khi mở quán cafe nhỏ

Thực tế, không ít quán cafe nhỏ phải đóng cửa sau vài tháng hoạt động. Nguyên nhân thường đến từ những sai lầm trong quá trình quản lý và vận hành.

3.1. Thiếu vốn dự phòng

Nhiều người chỉ tính chi phí ban đầu mà quên mất khoản vận hành hàng tháng và các phát sinh bất ngờ. Doanh thu quán thường cần 3-6 tháng mới ổn định, vì vậy nếu không có vốn dự phòng, quán rất dễ rơi vào tình trạng “chưa kịp chạy đã phải dừng”.

3.2. Đánh giá sai địa điểm kinh doanh

Sai lầm này không chỉ nằm ở việc chọn vị trí không có tệp khách hàng phù hợp, mà còn ở việc không lường trước các vấn đề như:

• Khả năng tiếp cận: Hẻm quá sâu, khó tìm, không có chỗ để xe.
• Cạnh tranh: Nằm ngay cạnh một “ông lớn” trong ngành hoặc một chuỗi cà phê đã có thương hiệu.
• Chi phí ẩn: Khu vực có giá thuê rẻ nhưng chi phí điện nước, internet lại quá cao hoặc việc xin giấy phép phức tạp.

Một vị trí tưởng chừng lý tưởng nhưng lại tiềm ẩn nhiều rủi ro có thể khiến bạn tiêu tốn rất nhiều chi phí và công sức.

3.3. Không có kế hoạch marketing rõ ràng

Không ít chủ quán nghĩ chỉ cần đồ uống ngon và không gian đẹp là đủ. Thực tế, nếu không quảng bá trên mạng xã hội, không có chương trình khuyến mãi hay sự kiện thu hút, quán rất dễ “chìm” giữa hàng trăm đối thủ.

3.4. Quản lý nhân sự yếu kém

Sai lầm phổ biến là không có quy trình đào tạo rõ ràng, thiếu chính sách lương thưởng hợp lý, hoặc không tạo được môi trường làm việc tích cực. Điều này dẫn đến tình trạng nhân viên không có động lực, phục vụ thiếu chuyên nghiệp, và tỷ lệ nghỉ việc cao. 

3.5. Không kiểm soát chi phí vận hành

Tập trung vào doanh thu mà bỏ qua chi phí là sai lầm lớn. Những khoản nhỏ như nguyên liệu lãng phí, điện nước, vật dụng không cần thiết nếu cộng dồn sẽ thành gánh nặng. Việc không sử dụng phần mềm quản lý bán hàng cũng khiến bạn khó theo dõi dòng tiền chính xác.

3.6. Sản phẩm không có sự khác biệt

Chỉ bán những món phổ biến mà không có điểm nhấn sẽ khiến quán mờ nhạt. Khách hàng sẽ không có lý do để quay lại nếu menu thiếu món signature hoặc không chú trọng chất lượng nguyên liệu.

4. FAQ về mở quán cafe nhỏ

4.1. Mở quán cafe nhỏ cần bao nhiêu vốn?

Bạn cần khoảng 150 – 250 triệu VNĐ để bắt đầu. Số vốn này bao gồm chi phí đầu tư ban đầu (thuê mặt bằng, sửa chữa, thiết bị, nội thất) và một khoản vốn dự phòng cho 3-6 tháng đầu tiên.

4.2. Mở quán cafe nhỏ cần giấy tờ gì?

Khi mở quán cà phê nhỏ, bạn không chỉ chuẩn bị vốn, địa điểm và ý tưởng kinh doanh mà còn cần hoàn tất các loại giấy tờ pháp lý để hoạt động hợp pháp. Dưới đây là những giấy tờ quan trọng bạn cần có:

• Giấy đăng ký kinh doanh: Đăng ký hộ kinh doanh cá thể hoặc doanh nghiệp để được công nhận hợp pháp.
• Giấy chứng nhận đăng ký thuế: Dùng để kê khai và nộp thuế đầy đủ.
• Giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm (VSATTP): Bảo đảm quán đáp ứng tiêu chuẩn vệ sinh trong chế biến và phục vụ đồ uống.
• Giấy chứng nhận đủ điều kiện phòng cháy chữa cháy (PCCC): Xác nhận cơ sở an toàn, có trang bị PCCC theo quy định.
• Hợp đồng thuê mặt bằng (hoặc giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất/nhà): Là cơ sở pháp lý để xin các giấy phép khác.
• Giấy phép quảng cáo/bảng hiệu (nếu có): Cần thiết khi treo biển vượt quy định hoặc quảng cáo ngoài trời.

5. Tạm kết

Trên đây là toàn bộ kinh nghiệm mở quán cafe nhỏ mà EasyPOS muốn chia sẻ đến bạn. Để quản lý hiệu quả và hạn chế rủi ro, bạn nên có một công cụ hỗ trợ chuyên nghiệp. Phần mềm EasyPOS sẽ giúp chủ quán kiểm soát bán hàng, tồn kho, doanh thu và xuất hóa đơn điện tử chuẩn Nghị định 70/2025/NĐ-CP. 

Hãy đăng ký dùng thử miễn phí EasyPOS ngay hôm nay để trải nghiệm sự khác biệt trong vận hành quán cafe!

NHẬN BẢN DÙNG THỬ MIỄN PHÍ!

HOÀN TẤT ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, EasyPOS sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

Thông tin liên hệ:

• Website: https://easypos.vn/
• Hotline: 0869425631
• Fanpage: Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS
• Trụ sở chính: Tầng 3, Tòa nhà ATS, Số 8 đường Phạm Hùng, Phường Yên Hòa, TP Hà Nội
• Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh