Sự phát triển của mô hình làm việc linh hoạt đã kéo theo xu hướng mở quán cafe văn phòng tại các thành phố lớn. Đây là không gian vừa thư giãn vừa hỗ trợ công việc với đầy đủ tiện ích hiện đại. Trong bài viết này, Phần mềm quản lý quán cà phê EasyPOS sẽ chia sẻ tới bạn đọc những kinh nghiệm để mở quán cafe văn phòng thành công.

1. Vì sao nên mở quán cafe văn phòng?

Mô hình cafe văn phòng đang có tiềm năng lớn với sự gia tăng của dân số làm việc tự do và xu hướng làm việc linh hoạt. Theo các khảo sát, có tới 63% dân công sở tại các thành phố lớn thường xuyên làm việc tại quán cafe. 

Đây không chỉ là mô hình kinh doanh bền vững, phục vụ nhu cầu làm việc, họp nhóm, mà còn giúp tối ưu hóa doanh thu từ các dịch vụ đi kèm như cho thuê phòng họp hay bán đồ ăn nhẹ, tạo nên một nguồn thu nhập đa dạng và ổn định hơn so với kinh doanh cafe truyền thống.

XEM THÊM: Mở Quán Cafe Cần Những gì? Checklist Đầy Đủ Cho Người Mới

2. Kinh nghiệm mở quán cafe văn phòng hút khách

Giữa hàng loạt quán cafe mọc lên, làm sao để quán cafe văn phòng của bạn nổi bật và thu hút khách hàng mục tiêu? Dưới đây là những kinh nghiệm quan trọng mà EasyPOS đã tổng hợp:

2.1. Nghiên cứu và lựa chọn địa điểm

Đây là bước quan trọng nhất, quyết định 50% thành bại. Bạn phải dành thời gian khảo sát kỹ lưỡng, đừng chỉ nhìn vào những con số thuê nhà hấp dẫn. Hãy tự hỏi:

• Đối tượng khách hàng của bạn ở đâu? Quanh khu vực đó có nhiều văn phòng, trường đại học, hay khu dân cư tập trung freelancer không?
• Khả năng tiếp cận: Quán có dễ tìm không? Có chỗ gửi xe cho cả xe máy lẫn ô tô không? Điều này cực kỳ quan trọng, đặc biệt ở các thành phố lớn.
• Mặt bằng: Diện tích tối thiểu nên từ 50m2 trở lên để đủ chỗ cho khách làm việc thoải mái, không gian không bị gò bó.

2.2. Thiết kế không gian làm việc lý tưởng

Một quán cafe văn phòng hiệu quả cần đa dạng không gian: khu vực cá nhân yên tĩnh với bàn nhỏ, ổ điện đầy đủ; khu vực nhóm với bàn lớn linh hoạt, có thể trang bị thêm màn hình; và cả phòng họp cách âm cho thuê theo giờ để tăng doanh thu. 

Ngoài ra, hãy chú trọng ánh sáng, điều hòa và âm nhạc. Những bản nhạc nhẹ, không lời sẽ tạo bầu không khí thoải mái, giúp khách dễ tập trung và muốn ở lại lâu.

2.3. Đầu tư vào chất lượng dịch vụ và tiện ích

Ngoài đồ uống ngon, một quán cafe văn phòng cần có những tiện ích khác biệt:

• Wi-Fi tốc độ cao và ổn định: Đây là điều vô cùng quan trọng. Thậm chí chủ quán nên đầu tư thêm một đường truyền dự phòng.
• Ổ điện: Càng nhiều càng tốt, và phải bố trí ở những vị trí tiện lợi.
• Máy in, máy scan: Nhiều người làm việc cần những tiện ích này, và bạn có thể tính phí để tăng thêm doanh thu.
• Dịch vụ chu đáo: Nhân viên phải hiểu và tôn trọng không gian làm việc của khách. Đừng bật nhạc quá lớn hay nói chuyện ồn ào.

2.4. Xây dựng thực đơn đa dạng và chất lượng

Để giữ chân khách hàng, quán không nên chỉ phục vụ cà phê hay trà mà cần bổ sung thêm trà trái cây, nước ép, sinh tố cùng các món ăn nhẹ như bánh ngọt, bánh mì, salad. Những lựa chọn này vừa đáp ứng nhu cầu bữa nhanh tại quán, vừa góp phần tăng doanh thu. 

Bạn cũng có thể thiết kế combo “Làm việc cả ngày” gồm đồ uống và món nhẹ để khuyến khích khách ngồi lại lâu hơn.

2.5. Marketing hiệu quả

Đừng chờ khách tự tìm đến, hãy chủ động quảng bá hình ảnh quán. Tận dụng các kênh mạng xã hội như Facebook, Instagram, TikTok để chia sẻ hình ảnh không gian đẹp, đồ uống hấp dẫn và những câu chuyện thú vị. 

Đồng thời, kết nối với cộng đồng freelancer, startup, nhóm làm việc tự do để lan tỏa thương hiệu. Đừng quên triển khai ưu đãi như giờ vàng, combo hoặc thẻ tích điểm để thu hút và giữ chân khách hàng trung thành.

3. Vận hành và quản lý quán cafe văn phòng

3.1. Tuyển dụng nhân viên phục vụ

Nhân viên phục vụ có vai trò quan trọng trong trải nghiệm của khách hàng. Công việc chính bao gồm tiếp nhận order, phục vụ đồ uống và dọn dẹp bàn sau khi khách rời đi. 

Bạn nên cân nhắc tuyển từ 1-2 nhân sự có kinh nghiệm để hỗ trợ vận hành và đào tạo, đồng thời bổ sung thêm các bạn trẻ năng động, tuy chưa có nhiều kinh nghiệm nhưng có tinh thần học hỏi. 

3.2. Đào tạo và phát triển nhân viên

Bên cạnh tuyển dụng, đào tạo nhân sự là bước quan trọng để quán vận hành hiệu quả. Chủ quán cần xây dựng quy trình hướng dẫn từ kỹ năng phục vụ, kiến thức sản phẩm đến xử lý tình huống. Định kỳ tổ chức các buổi training hoặc chia sẻ kinh nghiệm để nâng cao tinh thần làm việc nhóm. 

Một đội ngũ chuyên nghiệp không chỉ giúp tăng trải nghiệm khách hàng mà còn góp phần tạo nên thương hiệu cho quán.

3.3. Quản lý quán cafe hiệu quả

Trong kinh doanh quán cafe văn phòng, việc kiểm soát mọi thứ từ nguyên liệu, nhân sự cho đến doanh thu thường khiến chủ quán mất rất nhiều công sức. Thay vì quản lý thủ công dễ nhầm lẫn, bạn có thể tối ưu toàn bộ quy trình nhờ phần mềm EasyPOS – giải pháp quản lý hiện đại, đơn giản nhưng cực kỳ hiệu quả.

EasyPOS sẽ hỗ trợ chủ quán:

• Quản lý tồn kho chính xác: Hệ thống tự động trừ nguyên liệu theo từng order, giúp bạn luôn biết số lượng còn lại và tránh thất thoát.
• Thực đơn linh hoạt: Dễ dàng cập nhật giá, thêm món mới hoặc tạo combo chỉ với vài thao tác, không cần chỉnh sửa thủ công.
• Quản lý bán hàng nhanh chóng: Nhân viên order ngay trên điện thoại, tablet, dữ liệu lập tức đồng bộ về quầy thu ngân.
• Báo cáo doanh thu chi tiết: Hệ thống tự động thống kê theo ngày, tuần, tháng, hiển thị lãi – lỗ rõ ràng để bạn dễ dàng ra quyết định.
• Tích hợp khuyến mãi – khách hàng thân thiết: Tạo các chương trình ưu đãi, tích điểm, thẻ thành viên chỉ trong vài phút, giữ chân khách hàng hiệu quả.
• Hỗ trợ đa chi nhánh: Dù quản lý một hay nhiều quán, bạn vẫn theo dõi tất cả trên cùng một hệ thống, mọi dữ liệu được đồng bộ tức thì.

4. Mẹo giữ chân khách hàng cho quán cafe văn phòng

Để quán cafe văn phòng không chỉ thu hút khách mà còn khiến họ quay lại thường xuyên, bạn cần chú ý đến những chi tiết nhỏ trong trải nghiệm. 

4.1. Tạo chương trình khách hàng thân thiết 

Không có gì giữ chân khách hàng tốt hơn một chương trình ưu đãi hấp dẫn. Hãy thiết kế thẻ tích điểm hoặc chương trình thành viên để khách hàng được hưởng những quyền lợi đặc biệt như giảm giá, tặng đồ uống miễn phí, hoặc ưu tiên sử dụng phòng họp.

4.2. Tổ chức các workshop hoặc sự kiện 

Biến quán cafe của bạn thành một trung tâm cộng đồng. Tổ chức các buổi workshop nhỏ về kỹ năng mềm, chia sẻ kinh nghiệm khởi nghiệp, hoặc các buổi networking sẽ thu hút nhiều dân văn phòng và freelancer. 

4.3. Cải tiến dịch vụ dựa trên phản hồi 

Đặt một hòm thư góp ý hoặc khuyến khích khách hàng phản hồi trực tiếp để bạn có thể cải thiện chất lượng dịch vụ. Việc thể hiện sự quan tâm và lắng nghe ý kiến của họ sẽ tạo dựng sự tin tưởng và gắn kết.

4.4. Trang bị thêm tiện ích nhỏ 

Những tiện ích tưởng chừng đơn giản nhưng lại rất hữu ích. Cung cấp máy chiếu, bảng trắng, hoặc cả dịch vụ in ấn, scan với một mức phí hợp lý. Những điều này sẽ khiến khách hàng cảm thấy quán của bạn không chỉ là nơi để uống cà phê mà còn là một văn phòng thu nhỏ đầy đủ tiện nghi.

5. FAQ – Câu hỏi thường gặp khi mở quán cafe văn phòng

5.1. Mở quán cafe văn phòng cần bao nhiêu vốn?

Tùy vào quy mô và vị trí, chi phí mở quán cafe văn phòng thường dao động từ 300 – 500 triệu đồng. Với không gian lớn, trang bị thêm phòng họp, nội thất cao cấp và thiết bị hiện đại, vốn đầu tư có thể lên đến hàng tỷ đồng.

5.2. Khác biệt giữa quán cafe văn phòng và quán cafe truyền thống là gì?

Quán cafe truyền thống thường tập trung vào phục vụ đồ uống và không gian thư giãn. Trong khi đó, cafe văn phòng được thiết kế hướng đến sự tiện lợi cho làm việc: wifi mạnh, ổ cắm đầy đủ, không gian yên tĩnh, bàn ghế phù hợp cho cá nhân lẫn nhóm.

5.3. Nên chọn địa điểm nào để mở quán cafe văn phòng?

Địa điểm lý tưởng là gần khu văn phòng, trung tâm thương mại, tòa nhà công ty hoặc khu dân cư có nhiều freelancer. Những nơi đông dân văn phòng qua lại giúp quán dễ dàng thu hút khách hàng mục tiêu và duy trì doanh thu ổn định.

6. Tạm kết

Hy vọng những chia sẻ trên đã giúp bạn có thêm kinh nghiệm để mở quán cafe văn phòng thu hút khách hàng. Tuy nhiên, để quán hoạt động chuyên nghiệp và tiết kiệm thời gian quản lý, việc sử dụng công cụ hỗ trợ bán hàng là vô cùng cần thiết. 

EasyPOS chính là lựa chọn tối ưu, giúp chủ quán kiểm soát order, nguyên liệu, nhân viên và doanh thu chỉ với chi phí cực rẻ từ 2.500đ/ngày. 

NHẬN BẢN DÙNG THỬ MIỄN PHÍ!

HOÀN TẤT ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, EasyPOS sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

Thông tin liên hệ:

• Website: https://easypos.vn/
• Hotline: 0869425631
• Fanpage: Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS
• Trụ sở chính: Tầng 3, Tòa nhà ATS, Số 8 đường Phạm Hùng, Phường Yên Hòa, TP Hà Nội
• Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh