Kê khai thuế đúng hạn là nghĩa vụ bắt buộc của mỗi hộ kinh doanh, nhằm đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và tránh rủi ro bị xử phạt. Tuy nhiên, nhiều hộ vẫn chưa nắm rõ quy định dẫn đến chậm nộp tờ khai thuế. Vậy mức phạt chậm kê khai thuế hộ kinh doanh hiện nay được quy định như thế nào và cách khắc phục ra sao? Hãy cùng Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Hộ kinh doanh nào phải thực hiện kê khai thuế định kỳ?

Tính đến năm 2025, không phải tất cả hộ kinh doanh cá thể đều phải nộp tờ khai thuế định kỳ. Theo quy định tại Điều 3 Thông tư 40/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính, việc kê khai thuế chỉ áp dụng đối với hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai, tức là nhóm hộ có quy mô lớn hoặc hoạt động trong lĩnh vực cần quản lý chặt chẽ hơn.

Cụ thể như sau:

• Hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên từ hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ.
• Hộ kinh doanh được cơ quan thuế xác định hoặc yêu cầu kê khai theo phương pháp kê khai thay vì nộp thuế khoán.
• Hộ kinh doanh tự nguyện áp dụng phương pháp kê khai để quản lý doanh thu, chi phí và thuế minh bạch hơn.

Những hộ này phải lập và nộp tờ khai thuế theo tháng hoặc quý, tùy theo quy định của cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Ngược lại, các hộ nộp thuế khoán chỉ cần thực hiện nghĩa vụ thuế theo mức ấn định hằng năm mà không phải kê khai định kỳ.

Tuy nhiên, từ ngày 01/01/2026, chính sách thuế sẽ có sự thay đổi quan trọng: toàn bộ hộ kinh doanh, bất kể quy mô doanh thu, sẽ phải chuyển sang kê khai thuế thay cho hình thức nộp thuế khoán trước đây.

Điều này đồng nghĩa với việc lập tờ khai, nộp hồ sơ và cập nhật dữ liệu doanh thu sẽ trở thành quy trình bắt buộc đối với mọi hộ kinh doanh, không chỉ riêng nhóm có doanh thu lớn như hiện tại.

XEM THÊM: Xóa Bỏ Thuế Khoán: EasyPOS Tặng Miễn Phí Phần Mềm Cho 5 Triệu Hộ Kinh Doanh

2. Thời hạn nộp tờ khai thuế theo tháng và theo quý

Theo quy định của cơ quan thuế, hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai phải thực hiện việc lập và nộp tờ khai thuế đúng thời hạn. Thời hạn này được chia theo hai hình thức: kê khai theo tháng hoặc quý, tùy vào quy mô và thông báo của cơ quan thuế.

2.1. Kê khai thuế theo tháng

Hình thức này áp dụng cho hộ kinh doanh có doanh thu lớn hoặc hoạt động thường xuyên, ổn định.

• Thời hạn nộp: chậm nhất là ngày 20 của tháng kế tiếp tháng phát sinh nghĩa vụ thuế.
• Ví dụ: nếu hộ kinh doanh có doanh thu trong tháng 5/2025, thì hạn cuối nộp tờ khai là ngày 20/6/2025.

Nếu nộp sau thời điểm này, hộ kinh doanh sẽ bị xem là chậm kê khai và có thể bị xử phạt hành chính theo quy định.

2.2. Kê khai thuế theo quý

Hình thức này áp dụng cho hộ kinh doanh có doanh thu nhỏ hơn, hoặc được cơ quan thuế thông báo thực hiện kê khai theo quý.

• Thời hạn nộp: chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên trong quý tiếp theo.
• Ví dụ: nếu hộ kinh doanh có doanh thu trong Quý II/2025 (từ tháng 4 đến tháng 6), thì hạn nộp tờ khai là ngày 31/7/2025.

Nộp sau thời hạn này được xem là vi phạm quy định kê khai và có thể bị xử lý.

Dù kê khai theo tháng hay quý, hộ kinh doanh đều cần nộp tờ khai đúng hạn để tránh bị phạt vi phạm hành chính. Việc tuân thủ thời hạn còn giúp đảm bảo nghĩa vụ thuế được ghi nhận đầy đủ, chính xác và minh bạch, hỗ trợ cơ quan thuế trong công tác quản lý hiệu quả hơn.

XEM THÊM: Từ 2026 áp dụng kê khai – Hộ kinh doanh cần làm gì khi bỏ thuế khoán?

2. Mức phạt chậm kê khai thuế hộ kinh doanh theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP

Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi chậm nộp hồ sơ khai thuế của hộ kinh doanh sẽ bị xử phạt tùy theo số ngày vi phạm và tình tiết cụ thể (như có hay không phát sinh số thuế phải nộp). Mức xử phạt được chia thành nhiều khung để phản ánh mức độ nghiêm trọng của hành vi.

2.1. Trường hợp bị cảnh cáo

Đây là mức xử lý nhẹ nhất, áp dụng khi hộ kinh doanh nộp hồ sơ kê khai trễ từ 01 – 05 ngày và có tình tiết giảm nhẹ (chẳng hạn vi phạm lần đầu, gặp sự cố khách quan, hoặc có văn bản chứng minh lý do chính đáng).

Hình thức cảnh cáo không kèm theo phạt tiền, nhưng hộ kinh doanh vẫn phải nhanh chóng hoàn tất việc kê khai để tránh tái phạm. Cơ quan thuế xem đây như một lời nhắc nhở, không ghi nhận tiền phạt.

2.2. Mức phạt tiền theo số ngày chậm nộp

Trong trường hợp vi phạm vượt quá mức cảnh cáo, hộ kinh doanh sẽ bị phạt tiền theo thời gian chậm nộp. Các mức phạt phổ biến được quy định như sau:

Lưu ý: Mức phạt thực tế sẽ được xác định theo mức trung bình của khung phạt, và có thể tăng hoặc giảm tùy tình tiết cụ thể (như tái phạm, che giấu vi phạm hoặc chủ động khắc phục hậu quả).

2.3. Mức phạt cao nhất khi chậm kê khai trên 90 ngày

Trường hợp nộp hồ sơ khai thuế trễ trên 90 ngày và phát sinh số thuế phải nộp, hộ kinh doanh có thể bị phạt tiền từ 15.000.000 – 25.000.000 đồng. 

3. Hậu quả pháp lý và tài chính khi chậm kê khai thuế

Việc chậm kê khai thuế không chỉ dừng lại ở mức xử phạt hành chính, mà còn có thể kéo theo nhiều hệ lụy nghiêm trọng. Cụ thể, hộ kinh doanh có thể đối mặt với ba nhóm rủi ro sau:

3.1. Phát sinh nghĩa vụ nộp thêm tiền phạt và tiền chậm nộp

Ngoài khoản phạt vi phạm hành chính, hộ kinh doanh có thể bị tính thêm tiền chậm nộp nếu phát sinh thuế phải nộp. Mức tính tiền chậm nộp được áp dụng theo lãi suất quy định trong các văn bản pháp luật thuế hiện hành.

3.2. Ảnh hưởng đến uy tín và hoạt động kinh doanh

Khi chậm kê khai, hồ sơ thuế có thể bị “treo”, dẫn đến việc khó vay vốn ngân hàng, bị hạn chế khi tham gia thầu hoặc hợp tác thương mại. Tình trạng này không chỉ gây gián đoạn hoạt động mà còn làm giảm đáng kể độ tín nhiệm tài chính của hộ kinh doanh.

3.3. Nguy cơ bị cưỡng chế hoặc tạm ngưng mã số thuế

Nếu vi phạm kéo dài, cơ quan thuế có quyền áp dụng biện pháp cưỡng chế như:

• Trích tiền trực tiếp từ tài khoản ngân hàng;
• Thu hồi giấy phép kinh doanh;
• Ngừng sử dụng hóa đơn;
• Tạm khóa mã số thuế, khiến hoạt động kinh doanh bị đình trệ hoàn toàn.

4. Cách khắc phục & phòng tránh rủi ro khi kê khai thuế trễ hạn

4.1 Cách khắc phục khi kê khai thuế chậm trễ

Để khắc phục vi phạm, hộ kinh doanh nên thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Kiểm tra và rà soát nghĩa vụ thuế bị trễ

• Xác định rõ loại tờ khai chưa nộp, ví dụ: thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế thu nhập cá nhân (TNCN), hoặc tờ khai doanh thu quý.
• Việc này giúp tránh bỏ sót nghĩa vụ thuế và chuẩn bị dữ liệu chính xác khi kê khai bổ sung.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ kê khai bổ sung

• Lập tờ khai bổ sung đầy đủ, đảm bảo số liệu doanh thu, chi phí và hóa đơn khớp với thực tế.
• Việc đối chiếu dữ liệu trước khi nộp giúp giảm sai sót, tránh bị xử phạt thêm.

Bước 3: Nộp hồ sơ và tiền chậm nộp

• Thực hiện nộp qua cổng thông tin thuế điện tử hoặc trực tiếp tại chi cục thuế nơi đăng ký kinh doanh.
• Tiền chậm nộp được tính theo công thức:

0,03% x số tiền thuế chậm nộp x số ngày chậm.

Đây là khoản tiền phát sinh ngoài số thuế gốc và phải được nộp đầy đủ.

Bước 4: Khắc phục hậu quả vi phạm

• Ngoài nộp tiền chậm nộp, hộ kinh doanh phải nộp đủ số thuế còn thiếu.
• Nếu chủ động nộp sớm, cơ quan thuế sẽ xem đây là tình tiết giảm nhẹ khi xử phạt.

4.2. Cách tránh tái diễn vi phạm kê khai thuế

Để giảm thiểu rủi ro bị phạt khi kê khai thuế trễ hạn, hộ kinh doanh nên chủ động áp dụng một số biện pháp sau:

• Sử dụng phần mềm kê khai: Các phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử như EasyInvoice giúp tự động nhắc hạn và kiểm tra dữ liệu, tránh bỏ sót thông tin.
• Thiết lập nhắc nhở tự động: Sử dụng Google Calendar, Outlook hoặc ứng dụng nhắc việc để ghi nhớ hạn nộp thuế hàng tháng và hàng quý.
• Theo dõi thông tin thuế thường xuyên: Truy cập Cổng thông tin Tổng cục Thuế và các trang tin chính thống để cập nhật kịp thời các thay đổi về chính sách, đặc biệt là các quy định mới từ năm 2026.
• Thuê dịch vụ thuế chuyên nghiệp: Nếu không có nhân sự kế toán, ủy thác cho đơn vị kê khai, quyết toán trọn gói giúp đảm bảo đúng hạn, chính xác và hạn chế sai sót.
• Lập sổ theo dõi và đối chiếu định kỳ: Tạo bảng theo dõi doanh thu, chi phí, hóa đơn định kỳ để kiểm tra trước khi lập tờ khai, đảm bảo số liệu luôn chính xác.

Lưu ý:

• Nên kết hợp đồng thời nhiều biện pháp để tăng hiệu quả, ví dụ vừa dùng phần mềm vừa lập nhắc nhở tự động.
• Thường xuyên kiểm tra và đối chiếu dữ liệu trước khi nộp tờ khai, tránh sai sót dẫn đến chậm nộp.
• Thực hiện sớm khi phát hiện chậm hạn sẽ được xem là tình tiết giảm nhẹ, giúp giảm rủi ro bị phạt.
• Thiết lập quy trình theo dõi thường xuyên giúp chủ động nắm bắt thay đổi chính sách, cập nhật hạn nộp và quản lý thuế hiệu quả.

5. FAQ – Câu hỏi thường gặp về nộp chậm kê khai thuế

5.1. Làm sao biết mình đang trong thời hạn kê khai thuế?

Hộ kinh doanh nên kiểm tra lịch nộp thuế hằng tháng/quý do cơ quan thuế cung cấp, hoặc sử dụng phần mềm quản lý để nhận nhắc nhở tự động, giúp tránh chậm kê khai và bị phạt.

5.2 Hộ kinh doanh nộp thuế khoán có phải kê khai thuế hàng tháng/quý không?

Hiện nay, hộ kinh doanh nộp thuế khoán không phải lập tờ khai thuế hàng tháng hay hàng quý. Cơ quan thuế sẽ ấn định mức thuế khoán và thông báo trực tiếp cho hộ kinh doanh, nên thủ tục kê khai định kỳ không áp dụng.

Tuy nhiên, từ ngày 01/01/2026, hình thức thuế khoán sẽ chính thức bị bãi bỏ. Mọi hộ kinh doanh sẽ phải thực hiện kê khai thuế theo quy định pháp luật, bất kể quy mô hay lĩnh vực kinh doanh.

5.3 Chậm kê khai thuế và chậm đăng ký thuế khác nhau như thế nào?

Nhiều hộ kinh doanh thường nhầm lẫn giữa hai khái niệm này. Hiểu rõ sự khác biệt sẽ giúp tuân thủ pháp luật đúng và tránh rủi ro bị phạt. Bảng so sánh dưới đây sẽ giúp các chủ hộ hiểu hơn về vấn đề này: 

Hiểu đơn giản: 

• Chậm đăng ký thuế là vi phạm thủ tục mới bắt đầu kinh doanh.
• Chậm kê khai thuế là vi phạm nghĩa vụ định kỳ khi đã hoạt động.

5.4. Có cách nào hạn chế rủi ro phạt khi bắt đầu kinh doanh mới?

Khi mở hộ kinh doanh, nên tìm hiểu kỹ các mốc kê khai thuế, đăng ký nộp thuế theo đúng loại hình kinh doanh, và giữ hồ sơ kế toán đầy đủ. Chủ động từ đầu sẽ giúp giảm nguy cơ bị xử phạt về sau.

5.5. Hộ kinh doanh có thể xin miễn hoặc giảm tiền phạt không?

Có. Trong một số trường hợp đặc biệt như thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh, hoặc khi có tình tiết giảm nhẹ theo quy định pháp luật, hộ kinh doanh có thể làm đơn đề nghị miễn hoặc giảm mức phạt gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được xem xét.

5.6. “Tình tiết giảm nhẹ” trong xử phạt thuế được hiểu như thế nào?

“Tình tiết giảm nhẹ” là những yếu tố làm giảm mức độ nghiêm trọng của hành vi vi phạm, chẳng hạn:

• Vi phạm lần đầu;
• Chủ động khai báo, khắc phục hậu quả;
• Gặp hoàn cảnh khó khăn bất khả kháng trong quá trình thực hiện nghĩa vụ thuế.

Những yếu tố này có thể giúp hộ kinh doanh được xem xét giảm mức xử phạt theo quy định.

6. Tạm kết

Hy vọng qua bài viết của EasyPOS, bạn đã nắm được những thông tin cơ bản về mức phạt chậm kê khai thuế hộ kinh doanh và hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của việc kê khai đúng hạn. Việc chủ động cập nhật và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế sẽ giúp hạn chế các rủi ro phát sinh và duy trì hoạt động kinh doanh ổn định.

———————————————-

EASYPOS – DỄ DÀNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG

Đồng hành với hơn 5 triệu hộ kinh doanh, EasyPOS mang giải pháp quản lý bán hàng tiện lợi đến từng cửa hàng. Khởi tạo hóa đơn nhanh chóng từ máy tính tiền, chuẩn nghị định thuế.

Chuyển từ thuế khoán sang kê khai dễ dàng – NHẬN NGAY ƯU ĐÃI HẤP DẪN!

#5 Lý do nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS

Dễ dùng – Hiệu quả – Toàn diện: EasyPOS trở thành lựa chọn hàng đầu về quản lý bán hàng trọn gói, đáp ứng mọi nhu cầu của hộ kinh doanh.

✅ Đầy đủ tính năng: Phù hợp mọi ngành hàng kinh doanh, quản lý dễ dàng từ A-Z.
✅ Hóa đơn điện tử chuẩn nghị định: Khởi tạo từ máy tính tiền, tự động phát hành và gửi dữ liệu lên Thuế.
✅ Đồng bộ đơn hàng: Tự động chuyển đơn thành hóa đơn, tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót.
✅ Giao diện thân thiện: Đơn giản, trực quan, thao tác nhanh trên điện thoại, máy tính.
✅ Quản lý hàng hóa & bán hàng: Theo dõi tồn kho, doanh thu, lợi nhuận, chi phí chính xác.

Thông tin liên hệ:

• Website: https://easypos.vn/
• Hotline: 0869425631
• Fanpage: Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS
• Trụ sở chính: Tầng 3, Tòa nhà ATS, Số 8 đường Phạm Hùng, Phường Yên Hòa, TP Hà Nội
• Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh