Quản lý kho là làm gì? Quản lý kho đóng vai trò thiết yếu trong hoạt động của doanh nghiệp, siêu thị hay cửa hàng bán lẻ. Việc sắp xếp và kiểm soát kho hiệu quả không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, công sức mà còn nâng cao hiệu quả kinh doanh. Vậy làm thế nào để quản lý kho hàng tối ưu? Cùng Phần mềm quản lý bán hàng tích hợp hóa đơn điện tử EasyPOS khám phá những giải pháp cần thiết cho người mới bắt đầu!

1. Quản lý kho là gì? Công việc quản lý kho là làm gì?

1.1. Quản lý kho là gì?

Quản lý kho là quá trình kiểm soát, tổ chức và giám sát hàng hóa trong kho, từ khâu nhập – xuất cho đến theo dõi tồn kho. Mục tiêu là đảm bảo hàng hóa luôn được lưu trữ hợp lý, đúng số lượng và sẵn sàng phục vụ hoạt động kinh doanh.

1.2. Quản lý kho là làm gì?

Quản lý kho là quá trình theo dõi, kiểm soát và sắp xếp hàng hóa trong kho để đảm bảo mọi thứ luôn gọn gàng, đúng số lượng và dễ tìm kiếm. Người làm công việc này giúp doanh nghiệp tránh thất thoát hàng hóa, tiết kiệm chi phí và đảm bảo hoạt động kinh doanh trơn tru.

Các công việc chính của người quản lý kho gồm:

• Theo dõi số lượng hàng hóa: Kiểm tra hàng nhập – xuất mỗi ngày, đảm bảo số lượng trên hệ thống khớp với thực tế.
• Cập nhật dữ liệu kho: Ghi chép chính xác thông tin hàng hóa lên phần mềm/quyển sổ để dễ dàng quản lý.
• Sắp xếp hàng hóa khoa học: Phân loại và bố trí hàng theo khu vực, chủng loại hoặc mã hàng để dễ kiểm tra và lấy hàng khi cần.
• Kiểm kê định kỳ: Thực hiện kiểm tra toàn bộ kho vào các thời điểm cố định để phát hiện sai lệch và xử lý kịp thời.
• Báo cáo và phối hợp: Làm báo cáo tồn kho cho cấp trên, phối hợp với bộ phận mua hàng – bán hàng để lên kế hoạch nhập hoặc xuất hàng.

Có thể bạn chưa biết: Hơn 250.000 cửa hàng và doanh nghiệp tại Việt Nam đã chuyển sang dùng phần mềm quản lý bán hàng để quản lý kho chặt chẽ hơn, giảm thất thoát và tiết kiệm thời gian vận hành mỗi ngày. Thay vì ghi chép thủ công dễ sai sót, giờ đây mọi thông tin tồn kho, nhập – xuất – tồn đều được cập nhật tự động, chính xác chỉ với vài thao tác.

2. Vai trò và trách nhiệm của người quản lý kho

Người quản lý kho không chỉ đảm nhận việc kiểm soát hàng hóa mà còn đóng vai trò kết nối giữa các bộ phận để đảm bảo hoạt động kho vận trơn tru. Cụ thể:

2.1. Đảm bảo quy trình xuất – nhập hàng chính xác

Mỗi sản phẩm ra vào kho đều cần được ghi nhận đúng, đủ và kịp thời – “sai một ly, đi cả lô hàng”! Quản lý kho phải nắm rõ quy trình, tránh thất thoát và đảm bảo dòng hàng luân chuyển liền mạch.

2.2. Bố trí, sắp xếp hàng hóa khoa học

Kho hàng không nên là “mê cung” mà cần được phân khu rõ ràng, dễ tìm – càng nhanh, càng chuẩn. Việc sắp xếp thông minh giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế nhầm lẫn trong vận hành.

2.3. Giám sát số lượng – chất lượng hàng tồn kho

Không chỉ đếm hàng, người quản lý kho còn phải để ý đến hạn dùng, độ mới và tình trạng hàng hóa. Kiểm tra định kỳ là cách để tránh “ôm bom nổ chậm” từ những lô hàng tồn quá lâu.

2.4. Báo cáo tồn kho, xuất nhập định kỳ

Thống kê đúng – đủ – đẹp là “vũ khí” giúp ban lãnh đạo ra quyết định nhanh và chuẩn. Quản lý kho cần cập nhật dữ liệu thường xuyên, dùng phần mềm nếu có để tăng độ chính xác.

2.5. Phối hợp với các bộ phận: bán hàng, mua hàng, vận chuyển, kế toán

Không ai làm việc một mình trong chuỗi cung ứng! Người quản lý kho phải linh hoạt phối hợp với các phòng ban để xử lý đơn, nhập hàng và điều phối hàng hóa hiệu quả.

2.6. Kiểm soát nhân sự kho, phân công nhiệm vụ

Từ sắp xếp công việc đến theo dõi hiệu suất, quản lý kho chính là “thủ lĩnh mini” tại kho bãi. Giao đúng người – đúng việc sẽ giúp mọi hoạt động diễn ra trơn tru và kỷ luật.

3. Nhiệm vụ cụ thể của quản lý kho hàng

Nhiệm vụ của quản lý kho hàng gồm những gì? Không chỉ kiểm tra hàng hóa, người quản lý kho còn phải làm việc sát sao với dữ liệu, xử lý sai lệch và phối hợp với các bộ phận liên quan để đảm bảo kho vận hành trơn tru. Cụ thể như sau:

3.1. Kiểm tra và xác nhận phiếu xuất – nhập kho

Mỗi đợt hàng ra hoặc vào kho đều cần có chứng từ đi kèm. Người quản lý kho phải kiểm tra và đối chiếu kỹ lưỡng giữa phiếu xuất – nhập và hàng thực tế, tránh nhầm lẫn, sai sót số lượng hoặc chủng loại sản phẩm. Đây là bước quan trọng để đảm bảo dữ liệu kho luôn khớp và minh bạch.

3.2. Kiểm kê kho định kỳ (theo tuần, theo tháng)

Để nắm được tình trạng thực tế của hàng hóa, việc kiểm kê định kỳ là không thể bỏ qua.

Tùy theo quy mô và đặc thù sản phẩm, quản lý kho sẽ tổ chức kiểm kê hàng tuần, hàng tháng hoặc theo quý. Quá trình này giúp phát hiện sai lệch, mất mát, từ đó có biện pháp xử lý kịp thời và điều chỉnh dữ liệu cho sát thực tế.

3.3. Quản lý dữ liệu trên phần mềm quản lý kho

Thay vì ghi chép thủ công, hiện nay phần lớn doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý kho để xử lý dữ liệu.

Quản lý kho cần nhập liệu chính xác, cập nhật kịp thời thông tin về số lượng, mã hàng, vị trí lưu trữ và lịch sử xuất – nhập. Việc làm chủ công nghệ giúp họ tiết kiệm thời gian, giảm lỗi và dễ dàng theo dõi tình hình kho.

3.4. Theo dõi hạn sử dụng, kiểm soát hàng tồn lâu

Với các mặt hàng có hạn dùng, người quản lý kho cần theo dõi chặt chẽ để tránh tình trạng hàng hết hạn, tồn kho lâu gây thiệt hại. Họ cũng cần có phương án xoay vòng hàng hóa, ưu tiên xuất kho theo nguyên tắc FIFO (nhập trước – xuất trước) nhằm đảm bảo chất lượng và hiệu quả kinh doanh.

3.5. Xử lý các sai lệch, khiếu nại liên quan hàng hóa

Khi có sự cố phát sinh như sai lệch số lượng, hàng bị hỏng, hoặc khách khiếu nại về đơn hàng, quản lý kho là người trực tiếp xử lý.

Họ cần phối hợp với các bộ phận khác để rà soát lại dữ liệu, kiểm tra kho thực tế và đưa ra phương án khắc phục phù hợp. Đây là nhiệm vụ thể hiện khả năng ứng biến và trách nhiệm trong công việc.

4. Quy trình quản lý kho hiệu quả 

Quy trình quản lý kho là chuỗi bước cốt lõi giúp kiểm soát hiệu quả hoạt động xuất – nhập, lưu trữ và xử lý hàng hóa. Thực hiện đúng từng bước trong quy trình sẽ giúp giảm thất thoát, tối ưu vận hành và hỗ trợ công việc của quản lý kho hàng trở nên dễ dàng, khoa học hơn.

Bước 1: Nhập kho

Nhập hàng là bước đầu tiên và cũng là khâu quan trọng nhất để đảm bảo thông tin hàng hóa được ghi nhận chính xác. Người quản lý kho cần kiểm tra kỹ sản phẩm: đúng chủng loại, số lượng, mã hàng và thời gian giao nhận.

Thông tin sản phẩm thường được thể hiện trên nhãn, phiếu xuất hoặc giấy tờ kèm theo từ nhà cung cấp. Sau khi xác minh, hàng sẽ được dỡ xuống, niêm phong kiểm tra và chuyển vào khu vực lưu trữ.

Bước 2: Lưu kho

Sau khi nhập, hàng hóa cần được phân loại và sắp xếp khoa học trong kho. Việc bố trí đúng cách không chỉ giúp tối ưu diện tích mà còn hỗ trợ việc kiểm kê, xuất hàng nhanh chóng.

Ở bước này, vai trò của nhân viên quản lý kho là đảm bảo mọi thứ trong kho đều dễ nhìn, dễ tìm, dễ kiểm soát.

Bước 3: Nhặt hàng để xử lý đơn

Dựa trên các đơn hàng từ bộ phận bán hàng, nhân viên kho sẽ tiến hành “picking” – thu gom sản phẩm. Nếu kho được tổ chức tốt, quá trình này diễn ra nhanh gọn, tiết kiệm nhiều thời gian.

Có thể lựa chọn nhặt hàng theo đơn lẻ hoặc gom nhóm tùy theo lượng đơn mỗi ngày để tối ưu hiệu suất.

Bước 4: Đóng gói và xuất kho

Sau khi thu gom đủ hàng, nhân viên sẽ tiến hành đóng gói sản phẩm. Mục tiêu là đảm bảo an toàn khi vận chuyển, đồng thời tối ưu thể tích để tiết kiệm chi phí.

Khi bàn giao cho đơn vị vận chuyển, hàng hóa sẽ được cập nhật là “đã xuất kho” và hệ thống tự động trừ tồn.

Bước 5: Hoàn hàng

Dù không ai mong muốn nhưng hoàn hàng vẫn là bước không thể tránh khỏi trong toàn bộ hệ thống vận hành kho. Khi nhận lại hàng từ khách hoặc đơn vị vận chuyển, nhân viên kho cần kiểm tra lý do hoàn, phân loại và cập nhật dữ liệu nhập lại.

Tùy theo trạng thái sản phẩm, hàng hóa sẽ được xử lý: tái sử dụng, sửa chữa hoặc loại bỏ.

Bước 6: Kiểm kho định kỳ

Để hạn chế thất thoát và lệch tồn, việc kiểm kê kho nên được thực hiện định kỳ theo tuần, tháng hoặc quý. Nếu kho được sắp xếp gọn gàng và có công cụ hỗ trợ như máy quét mã vạch, việc kiểm kê sẽ đơn giản hơn rất nhiều.

Đây là một trong những trách nhiệm của người quản lý kho cần thực hiện nghiêm túc, đều đặn.

Bước 7: Thống kê – Báo cáo

Tổng hợp số liệu sau cùng sẽ giúp doanh nghiệp nắm được bức tranh vận hành kho một cách rõ ràng. Báo cáo tồn kho, xuất – nhập, chênh lệch định mức,… là cơ sở để nhà quản lý ra quyết định nhập hàng, điều chỉnh quy trình hoặc xử lý hàng tồn lâu.

5.  Những khó khăn thường gặp khi quản lý kho

Dù đã có quy trình, việc quản lý kho vẫn gặp nhiều trở ngại. Dưới đây là các lỗi phổ biến dễ ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp:

• Sai lệch giữa dữ liệu và thực tế: Số liệu trên phần mềm không trùng với hàng tồn kho do thiếu kiểm soát hoặc không có công cụ hỗ trợ.
• Kho sắp xếp thiếu khoa học: Hàng hóa bố trí lộn xộn, khó tìm, dễ nhầm lẫn khi xuất kho, gây mất thời gian xử lý đơn hàng.
• Nhân sự thiếu kỹ năng: Người phụ trách kho không được đào tạo bài bản, dẫn đến sai quy trình, thất thoát hàng hóa.
• Không kiểm hàng định kỳ: Chỉ kiểm kê khi có sự cố, bỏ lỡ cơ hội phát hiện lỗi tồn kho, hàng hỏng hoặc cận hạn.
• Thiếu nghiệp vụ quản lý kho: Dễ mắc lỗi nhỏ như ghi sai mã, nhầm đơn vị tính… nhưng hậu quả có thể ảnh hưởng lớn.
• Chưa ứng dụng công nghệ: Vẫn quản lý thủ công khiến dữ liệu sai lệch, khó phân tích và giảm hiệu quả vận hành.

6. EasyPOS – Phần mềm quản lý kho hàng hiệu quả, dễ dùng

Bạn đang đau đầu vì kiểm kho thủ công, sai sót liên tục? EasyPOS sẽ giúp bạn “dẹp gọn” mọi rắc rối trong quản lý kho!

Phần mềm này cực kỳ dễ dùng, kể cả với người không rành công nghệ. Từ cửa hàng nhỏ đến chuỗi lớn đều dùng được nhờ giao diện thân thiện và tính năng thông minh.

Một vài điểm nổi bật của EasyPOS:

• Tự động cập nhật số lượng nhập – xuất – tồn theo thời gian thực
• Tìm kiếm hàng hóa nhanh, giảm nhầm lẫn khi xuất kho
• Kiểm kho bằng mã vạch, tiết kiệm thời gian đáng kể
• Cảnh báo hàng sắp hết, tồn lâu hoặc quá hạn
• Kết nối mượt mà với hệ thống bán hàng, kế toán, vận chuyển
• Giao diện đơn giản, chỉ mất chưa đến 30 phút để hướng dẫn nhân viên mới
• Linh hoạt tùy chỉnh theo từng ngành hàng, mô hình
• Báo cáo tồn kho, doanh thu, lợi nhuận rõ ràng, dễ theo dõi

7. FAQ về quản lý kho

7.1. Quản lý kho có cần bằng cấp không?

Thông thường, công việc quản lý kho không yêu cầu bằng cấp quá cao, nhưng sẽ ưu tiên các ứng viên tốt nghiệp chuyên ngành logistics, quản trị kinh doanh, chuỗi cung ứng,… 

Tuy nhiên, điều quan trọng nhất vẫn là kinh nghiệm thực tế, khả năng tổ chức và kỹ năng xử lý tình huống linh hoạt.

7.2. Lương quản lý kho hiện nay là bao nhiêu?

Mức lương của quản lý kho phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô doanh nghiệp, ngành hàng, kinh nghiệm làm việc và khu vực địa lý. 

Trung bình tại Việt Nam, lương của một quản lý kho dao động từ 10-18 triệu/tháng. Với những người có kinh nghiệm dày dặn, từng quản lý kho quy mô lớn hoặc chuỗi hệ thống, con số này có thể lên tới 20-25 triệu/tháng hoặc cao hơn. 

7.3. Quản lý kho có khác thủ kho không?

Có, và sự khác biệt nằm ở phạm vi công việc. Thủ kho là làm gì? Thủ kho thường chịu trách nhiệm chính trong việc ghi nhận xuất – nhập, kiểm hàng và giữ sổ sách liên quan. Trong khi đó, quản lý kho sẽ phụ trách tổng thể: giám sát nhân sự, điều phối quy trình, kiểm soát số liệu và lên báo cáo.

Nhiều người vẫn nhầm lẫn nhân viên kho là gì – thực chất, đây là người trực tiếp thực hiện các công việc như sắp xếp, đóng gói, dán nhãn, bốc xếp… dưới sự chỉ đạo của quản lý hoặc thủ kho.

8. Tạm kết

Hy vọng sau bài viết này, bạn đã hiểu rõ hơn về quản lý kho là làm gì và tầm quan trọng của vị trí này trong hoạt động kinh doanh. Để công việc quản lý kho trở nên đơn giản, chính xác và tiết kiệm thời gian hơn, sử dụng ngay phần mềm bán hàng quản lý kho EasyPOS – công cụ hỗ trợ toàn diện từ nhập, xuất, kiểm kho đến báo cáo tồn. 

Hãy để EasyPOS đồng hành cùng bạn trong việc xây dựng một hệ thống kho hàng chuyên nghiệp và hiệu quả!

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN VÀ DÙNG THỬ EASYPOS

HOÀN TẤT ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, EasyPOS sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

Thông tin liên hệ:

• Website: https://easypos.vn/
• Hotline: 0869425631
• Fanpage: Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS