Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký, nhiều chủ hộ vẫn băn khoăn sau khi đăng ký hộ kinh doanh cần làm gì để hoạt động đúng luật và tránh rủi ro về thuế, hóa đơn, hay quản lý sổ sách. Thực tế, giai đoạn hậu đăng ký quan trọng không kém bước nộp hồ sơ ban đầu, vì đây là lúc HKD phải thiết lập nền tảng vận hành và tuân thủ pháp lý. Bài viết dưới đây Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS sẽ giúp bạn nắm đầy đủ các đầu việc cần thực hiện, tránh sai sót và đảm bảo hoạt động kinh doanh.

1. Kiểm tra thông tin trên Giấy chứng nhận

Sau khi đăng ký hộ kinh doanh cần làm gì? Sau khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, bước đầu tiên là xác minh các thông tin ghi trên giấy. Đây là công việc quan trọng vì sai lệch có thể gây khó khăn trong hoạt động kinh doanh và giao dịch với cơ quan thuế.

Những thông tin cần kiểm tra:

• Tên hộ kinh doanh phải khớp với tờ khai đăng ký
• Địa chỉ trụ sở chính được ghi đúng
• Mã số thuế (nếu được cấp trên giấy)
• Ngành nghề kinh doanh
• Thông tin của chủ hộ kinh doanh

Nếu phát hiện lỗi: Liên hệ ngay cơ quan đăng ký kinh doanh để yêu cầu điều chỉnh thông tin. Cơ quan sẽ gửi thông báo điều chỉnh và cấp lại giấy chứng nhận trong vòng 3 ngày làm việc. Không được tự ý sửa chữa trên giấy vì điều này không có giá trị pháp lý.

2. Đăng ký mã số thuế tại cơ quan thuế

Mã số thuế là căn cứ pháp lý để chứng thực danh tính của HKD trong hệ thống quản lý thuế và là yêu cầu bắt buộc để thực hiện các nghĩa vụ thuế.

Từ 01/07/2025, mã số thuế cũ hết hiệu lực; hộ kinh doanh sử dụng số định danh cá nhân (CCCD) thay thế trong mọi giao dịch và kê khai.

Quy trình đăng ký:

• Hộ kinh doanh đã đăng ký trực tuyến hoặc qua cơ quan đăng ký kinh doanh thường được tự động cấp mã số thuế.
• Nếu chưa có mã số thuế, liên hệ Chi cục Thuế nơi đặt địa điểm kinh doanh.
• Thời gian xử lý thường từ 3-5 ngày làm việc.

Hồ sơ: Giấy chứng nhận đăng ký HKD, giấy tờ tùy thân, tờ khai mẫu 03-ĐK-TCT, bảng kê cửa hàng phụ thuộc (nếu có).

Quy định thuế hiện hành:

• Doanh thu ≤ 100 triệu/năm: được miễn thuế GTGT và thuế TNCN.
• Từ 01/01/2026: Bỏ thuế khoán; tất cả hộ phải kê khai theo doanh thu – chi phí thực tế.

NÊN XEM: Hộ kinh doanh có mã số thuế không? Cách tra cứu

3. Mở tài khoản ngân hàng cho hộ kinh doanh

Tài khoản ngân hàng riêng giúp tách biệt rõ ràng dòng tiền kinh doanh và cá nhân, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho các giao dịch, kê khai thuế và thanh toán điện tử.

Giấy tờ cần chuẩn bị:

• Giấy chứng nhận đăng ký HKD (bản chính hoặc bản sao công chứng)
• Mã số thuế (hoặc số định danh cá nhân từ 01/07/2025 trở đi)
• Giấy tờ tùy thân của chủ hộ (CMND/CCCD còn hiệu lực)
• Mẫu đăng ký dịch vụ ngân hàng của từng ngân hàng

Thủ tục mở tài khoản:

• Lựa chọn ngân hàng phù hợp (xem xét địa điểm, phí dịch vụ, các tiện ích)
• Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua dịch vụ trực tuyến (nếu ngân hàng hỗ trợ)
• Ngân hàng kiểm tra hồ sơ và xác minh thông tin (thường 1-3 ngày làm việc)
• Nhận số tài khoản, thẻ ATM, và các thông tin cần thiết

4. Khai báo thuế với cơ quan thuế

Sau khi đã có mã số thuế, HKD cần tiến hành kê khai thuế lần đầu theo quy định pháp luật.

Loại thuế cần khai báo:

• Thuế GTGT (Giá trị gia tăng): Tính trên doanh thu từ hoạt động kinh doanh
• Thuế TNCN (Thu nhập cá nhân): Tính trên thu nhập ròng từ kinh doanh
• Lệ phí môn bài: Nộp hàng năm dựa trên quy mô doanh thu (lưu ý: bãi bỏ từ 01/01/2026)

Đối tượng miễn thuế: HKD có doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm được miễn GTGT và thuế TNCN.

Thời hạn kê khai: HKD phải kê khai thuế định kỳ (theo tháng, quý hoặc năm) theo quy định của cơ quan thuế.

Thay đổi từ 01/01/2026: Từ ngày này trở đi, HKD sẽ chuyển sang phương pháp kê khai thuế thay vì thuế khoán như trước. Điều này yêu cầu hộ kinh doanh ghi chép đầy đủ doanh thu, chi phí và lập sổ kế toán minh bạch.

XEM THÊM: Kê khai thuế là gì? Hộ kinh doanh cần biết [2026]

5. Đăng ký phát hành hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là yêu cầu bắt buộc đối với nhiều hộ kinh doanh, đặc biệt từ những quy định mới năm 2025.

Quy định mới từ 01/06/2025: Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, HKD có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên và hoạt động trong các lĩnh vực bán lẻ, ăn uống, khách sạn, dịch vụ vận tải phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế.

Đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền:

• HKD có doanh thu ≥ 1 tỷ đồng/năm
• Hoạt động trong ngành: trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ, ăn uống, nhà hàng, khách sạn, dịch vụ vận tải hành khách, dịch vụ giải trí, vui chơi…
• HKD có quy mô doanh thu và lao động đạt tiêu chí siêu nhỏ

Lưu ý quan trọng:

• HKD không đúng ngành hoặc doanh thu dưới 1 tỷ đồng vẫn có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từng lần phát sinh theo nhu cầu
• Không tuân thủ quy định sử dụng hóa đơn điện tử khi bắt buộc có thể bị phạt lên đến 10 triệu đồng

Để đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử hiệu quả, hộ kinh doanh nên chọn phần mềm bán hàng tích hợp sẵn như EasyPOS để tự động xuất hóa đơn, kết nối cơ quan thuế và quản lý bán hàng – kho – tài chính trên một nền tảng. 

EasyPOS hỗ trợ máy tính tiền, điện thoại, tablet; cập nhật quy định mới 2025; bảo mật dữ liệu và giảm tối đa sai sót khi phát hành hóa đơn. Việc triển khai sớm cũng giúp HKD làm quen trước khi chuyển sang kê khai thuế thay cho thuế khoán từ năm 2026.

XEM THÊM: Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền hộ kinh doanh cần biết

6. Treo biển hiệu tại địa điểm kinh doanh

Biển hiệu là yêu cầu thiết yếu để khách hàng nhận diện cơ sở kinh doanh, đồng thời phản ánh sự chuyên nghiệp và uy tín. Mặc dù không phải tất cả HKD đều bắt buộc phải treo biển hiệu, nhưng nếu treo thì phải tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật.

Các thông tin bắt buộc phải ghi trên biển hiệu: Tên HKD đúng như trong Giấy chứng nhận đăng ký, địa chỉ trụ sở chính, số điện thoại liên lạc, mã số thuế (nếu áp dụng).

Quy định về kích thước biển hiệu:

• Biển ngang: Chiều cao tối đa 2 mét, chiều dài không vượt quá chiều ngang mặt tiền nhà
• Biển dọc: Chiều ngang tối đa 1 mét, chiều cao tối đa 4 mét (nhưng không vượt chiều cao tầng nhà lắp đặt)

Yêu cầu về ngôn ngữ và thiết kế:

• Chữ viết phải ưu tiên tiếng Việt
• Nếu có tiếng nước ngoài, kích thước phải nhỏ hơn 3/4 kích thước chữ tiếng Việt và đặt phía dưới
• Logo của hộ không vượt 20% diện tích biển hiệu
• Không thể hiện thông tin quảng cáo sản phẩm trên biển

Vị trí lắp đặt:

• Biển hiệu phải gắn sát cổng hoặc mặt trước trụ sở kinh doanh
• Không được che chắn lối thoát hiểm, khu vực cứu hỏa
• Không được lấn ra vỉa hè, lòng đường ảnh hưởng đến giao thông
• Khoảng cách tối thiểu 1 mét giữa các biển hiệu liền kề (theo quy định 2025)

Lưu ý quan trọng:

• Biển hiệu từ 20 m² trở lên sử dụng khung kim loại cần xin giấy phép xây dựng từ cơ quan chuyên ngành, thời gian xử lý 7 ngày làm việc
• Vi phạm về kích thước, nội dung hoặc vị trí bị phạt từ 5 đến 20 triệu đồng
• Cơ quan chức năng có quyền yêu cầu tháo dỡ biển hiệu không đúng quy định

7. Lập sổ sách kế toán và quản lý tài chính

Ghi chép sổ sách kế toán không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là công cụ quan trọng giúp hộ kinh doanh kiểm soát tài chính và phục vụ cho việc kê khai thuế.

Đối tượng phải lập sổ sách kế toán: Hộ có doanh thu trên 100 triệu/năm và hộ kê khai thuế theo phương pháp kê khai (dù doanh thu thấp).

7 loại sổ sách kế toán cần duy trì:

• Sổ chi tiết doanh thu (Mẫu S1-HKD): Ghi nhận toàn bộ doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ theo ngành nghề
• Sổ chi tiết vật liệu, hàng hóa (Mẫu S2-HKD): Theo dõi nhập – xuất – tồn hàng hóa, tính giá vốn bằng phương pháp bình quân hoặc nhập trước xuất trước
• Sổ chi tiết chi phí (Mẫu S3-HKD): Ghi nhận chi phí phát sinh từ hoạt động kinh doanh
• Sổ theo dõi thực hiện nghĩa vụ thuế (Mẫu S4-HKD): Ghi chép các khoản thuế phải nộp (GTGT, TNCN, lệ phí môn bài)
• Sổ theo dõi tiền lương và bảo hiểm (Mẫu S5-HKD): Ghi lương nhân viên, các khoản bảo hiểm, phụ cấp
• Sổ quỹ tiền mặt (Mẫu S6-HKD): Ghi tất cả giao dịch thu chi bằng tiền mặt
• Sổ tiền gửi ngân hàng (Mẫu S7-HKD): Ghi các giao dịch qua tài khoản ngân hàng

Nguyên tắc ghi chép:

• Ghi chép phải liên tục, đầy đủ, trung thực và chính xác theo chứng từ gốc
• Doanh thu trên sổ phải khớp với số liệu trên tờ khai thuế
• Ghi chép kịp thời (tránh dồn chứng từ cuối tháng để hạn chế sai sót)
• Được phép ghi chép bằng phương thức điện tử hoặc thủ công

Khóa sổ và lưu trữ:

• Khóa sổ vào cuối mỗi kỳ kế toán (thường là hàng tháng, quý, năm) trước khi lập báo cáo tài chính
• Sau khi khóa sổ, số liệu không được thay đổi (trừ sửa chữa theo quy định)
• Lưu trữ tối thiểu 5 năm từ ngày kết thúc kỳ kế toán
• Có thể lưu trữ dưới dạng giấy (in ra, đóng thành quyển) hoặc điện tử (phải đảm bảo tra cứu dễ dàng và bảo mật)

XEM THÊM: Từ 2026: 7 loại sổ sách hộ kinh doanh cần có [Cập nhật đầy đủ]

8. Xin giấy phép con & chứng chỉ hành nghề (nếu ngành nghề yêu cầu)

Một số lĩnh vực phải có giấy phép bổ sung ngoài đăng ký hộ kinh doanh, phổ biến nhất là dịch vụ ăn uống (giấy ATTP), bán lẻ rượu bia, sản xuất rượu thủ công từ 01/07/2025, môi giới bất động sản, sửa chữa – kỹ thuật, du lịch…

Quy trình nhìn chung gồm: xác định ngành nghề có điều kiện, chuẩn bị hồ sơ theo hướng dẫn của cơ quan chuyên ngành, nộp hồ sơ và chờ thẩm định (thường 5-15 ngày). 

Giấy phép có thời hạn và cần gia hạn đúng lúc; nếu không tuân thủ có thể bị phạt đến 50 triệu đồng.

9. Đăng ký bảo hiểm xã hội cho lao động (và chủ hộ từ 01/07/2025)

Theo Luật BHXH 2024, từ 01/07/2025 HKD phải đóng BHXH bắt buộc cho cả người lao động và chủ hộ. 

Người lao động phải được đăng ký trong vòng 30 ngày từ khi ký hợp đồng; chủ hộ đóng theo mức thu nhập lựa chọn (tối thiểu khoảng 585.000 đồng/tháng).

Hồ sơ gồm tờ khai của hộ và từng lao động, nộp trực tiếp, qua bưu điện hoặc trực tuyến; thời gian xử lý tối đa 5 ngày. Mỗi người sẽ được cấp mã số BHXH riêng, không thực hiện sẽ bị xử phạt từ 50-75 triệu đồng.

Trên đây là những nội dung quan trọng giúp bạn hiểu rõ sau khi đăng ký hộ kinh doanh cần làm gì để hoạt động đúng quy định và vận hành hiệu quả. Hy vọng những thông tin mà EasyPOS chia sẻ sẽ hỗ trợ bạn chuẩn bị tốt cho quá trình kinh doanh trong thời gian tới!

———————————————-

EASYPOS – DỄ DÀNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG

Đồng hành với hơn 5 triệu hộ kinh doanh, EasyPOS mang giải pháp quản lý bán hàng tiện lợi đến từng cửa hàng. Khởi tạo hóa đơn nhanh chóng từ máy tính tiền, chuẩn nghị định thuế.

Chuyển từ thuế khoán sang kê khai dễ dàng – NHẬN NGAY ƯU ĐÃI HẤP DẪN!

Thông tin liên hệ:

• Website: https://easypos.vn/
• Hotline: 0869425631
• Fanpage: Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS
• Trụ sở chính: Tầng 3, Tòa nhà ATS, Số 8 đường Phạm Hùng, Phường Yên Hòa, TP Hà Nội
• Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh