Từ năm 2026, khi toàn bộ hộ kinh doanh chuyển sang nộp thuế theo phương pháp kê khai, việc ghi chép sổ sách hộ kinh doanh trở thành yêu cầu bắt buộc. Không chỉ phục vụ nghĩa vụ thuế, hệ thống sổ sách còn giúp chủ hộ kiểm soát doanh thu, chi phí và lợi nhuận hiệu quả hơn. Bài viết này Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS sẽ giúp bạn hiểu rõ 7 loại sổ kế toán hộ kinh doanh cần chuẩn bị để sẵn sàng cho giai đoạn mới.

1. Cơ sở pháp lý & mối liên hệ với việc bỏ thuế khoán 2026

Sổ sách hộ kinh doanh được quy định dựa trên Thông tư 88/2021/TT-BTC, bắt buộc đối với các hộ nộp thuế theo phương pháp kê khai. Điều này đảm bảo hộ kinh doanh duy trì hệ thống ghi chép minh bạch, từ đó tuân thủ Luật Kế toán và pháp luật về quản lý thuế. 

Tuy nhiên, một bước chuyển đổi lớn sắp diễn ra: từ ngày 1/1/2026, hộ kinh doanh sẽ không áp dụng phương pháp khoán thuế theo Nghị quyết 198/2025/QH15 của Quốc hội. 

Thay vào đó, toàn bộ hộ kinh doanh chuyển sang tự kê khai, nộp thuế theo doanh thu thực tế, đòi hỏi bắt buộc phải lập sổ sách kế toán theo quy định mới, từ đó nâng cao tính minh bạch và công bằng về nghĩa vụ thuế.

XEM THÊM: Năm 2026, Hộ kinh doanh cần làm gì khi bỏ thuế khoán?

2. Danh mục 7 loại sổ sách hộ kinh doanh cần lập

Căn cứ Thông tư 88/2021/TT-BTC, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh cần lập 7 loại sổ kế toán để ghi chép, theo dõi và quản lý tình hình tài chính một cách đầy đủ, minh bạch và chính xác. Cụ thể gồm:

2.1. Sổ chi tiết doanh thu bán hàng (Mẫu S1-HKD)

Đây là sổ dùng để ghi nhận toàn bộ doanh thu phát sinh từ hoạt động bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ của hộ kinh doanh. Mỗi giao dịch phải được đối chiếu đầy đủ với hóa đơn đã phát hành, bao gồm số hóa đơn, ngày lập và nội dung bán hàng.

Trong trường hợp được áp dụng chính sách giảm thuế theo nghị quyết của Quốc hội, doanh thu ghi trên sổ vẫn phải phản ánh giá trị gốc chưa giảm thuế, phần giảm sẽ được hạch toán tại phụ lục kê khai riêng.

Lưu ý, doanh số trên sổ cần khớp tuyệt đối với số liệu khai thuế GTGT và thuế TNCN, tránh sai lệch khi cơ quan thuế kiểm tra hoặc đối chiếu dữ liệu.

XEM THÊM: EasyPOS Tặng Miễn Phí Phần Mềm Cho 5 Triệu Hộ Kinh Doanh, Xoá Bỏ Thuế Khoán

2.2. Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu S2-HKD)

Sổ này được sử dụng để theo dõi toàn bộ tình hình nhập – xuất – tồn kho của nguyên vật liệu, công cụ, hàng hóa phục vụ kinh doanh. Giá trị ghi nhận là tổng chi phí thực tế phải trả, bao gồm cả thuế GTGT nếu hộ không được khấu trừ.

Trường hợp mua hàng từ nông dân, ngư dân…, hộ kinh doanh có thể sử dụng Bảng kê 01 thay cho hóa đơn. Khi xuất kho, chủ hộ có thể lựa chọn phương pháp tính giá vốn như bình quân gia quyền hoặc FIFO, tuy nhiên cần thống nhất trong cả năm và chỉ thay đổi khi có lý do hợp lý.

Giá vốn cần được xác định trước khi hoàn thiện tờ khai thuế và ghi sổ để đảm bảo tính chính xác của lợi nhuận.

2.3. Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh (Mẫu S3-HKD)

Sổ chi phí dùng để ghi chép toàn bộ các khoản chi phục vụ hoạt động kinh doanh như điện, nước, viễn thông, thuê mặt bằng, vận chuyển, nhân công, khấu hao tài sản,…

Lưu ý, các chi phí nguyên vật liệu đã được ghi nhận tại sổ S2-HKD sẽ không lặp lại ở sổ này để tránh trùng số liệu.

Cuối kỳ, chủ hộ cần đối chiếu số liệu sổ chi phí với tờ khai thuế. Nếu có sai lệch, cơ quan thuế có thể loại trừ khoản chi không hợp lệ khi quyết toán.

2.4. Sổ theo dõi nghĩa vụ thuế với ngân sách nhà nước (Mẫu S4-HKD)

Sổ này dùng để ghi nhận tất cả các khoản thuế, phí, lệ phí mà hộ kinh doanh phải nộp, bao gồm thuế GTGT, thuế TNCN, lệ phí môn bài, và các khoản phát sinh khác.

Mỗi quý, chủ hộ cần cập nhật số thuế phải nộp, đã nộp và còn phải nộp, đồng thời đối chiếu với dữ liệu trên phần mềm khai thuế điện tử để đảm bảo không sai sót.

Nếu phát hiện sai lệch sau khi nộp tờ khai, hộ kinh doanh được phép kê khai bổ sung theo đúng quy định của pháp luật.

2.5. Sổ theo dõi tiền lương và các khoản trích theo lương (Mẫu S5-HKD)

Khi có lao động thuê ngoài, hộ kinh doanh cần lập sổ theo dõi tiền lương và các khoản trích theo lương (như bảo hiểm xã hội, y tế, nếu có).

Sổ có thể ghi theo từng nhân viên hoặc tổng hợp theo tháng, kèm theo bảng chấm công, bảng lương và hợp đồng lao động.

Dữ liệu trong sổ là bằng chứng xác nhận chi phí tiền lương hợp lệ, giúp cơ quan thuế dễ dàng xác minh tính đúng đắn khi quyết toán.

2.6. Sổ quỹ tiền mặt (Mẫu S6-HKD)

Sổ quỹ tiền mặt dùng để ghi nhận toàn bộ giao dịch thu – chi bằng tiền mặt trong quá trình kinh doanh.

Nguyên tắc quan trọng nhất là không để tồn quỹ âm tại bất kỳ thời điểm nào. Trường hợp quỹ tiền mặt tồn lớn trong thời gian dài, nên lập phiếu rút hoặc biên bản điều chuyển tiền để hợp lý hóa nguồn vốn.

Sổ cần được cập nhật thường xuyên, liên tục, nhằm phục vụ công tác kiểm tra, đối chiếu khi cơ quan thuế yêu cầu.

2.7. Sổ tiền gửi ngân hàng (Mẫu S7-HKD)

Sổ này dùng để theo dõi các biến động số dư tài khoản ngân hàng của hộ kinh doanh, bao gồm các khoản tiền gửi, rút và chuyển khoản phục vụ hoạt động kinh doanh.

Chủ hộ nên dùng riêng một tài khoản ngân hàng cho mục đích kinh doanh để quản lý minh bạch, thuận tiện khi đối chiếu chứng từ.

Mặc dù hộ không bắt buộc phải thanh toán chuyển khoản với giao dịch trên 20 triệu đồng, nhưng với các khoản lớn, nên ưu tiên chuyển khoản hoặc có đầy đủ phiếu thu – chi, biên nhận hợp lệ để chứng minh chi phí hợp pháp.

Lưu ý chung:

• Nếu có nhiều địa điểm kinh doanh, mỗi nơi cần lập sổ kế toán riêng biệt để dễ quản lý và đối chiếu.
• Ghi chép trung thực, đầy đủ và cập nhật thường xuyên giúp hộ kinh doanh giảm rủi ro về thuế, tránh vi phạm hành chính khi bị kiểm tra hoặc thanh tra.
• Khi chuyển sang phương pháp kê khai từ năm 2026, việc duy trì đầy đủ 7 loại sổ này sẽ là căn cứ bắt buộc để xác định doanh thu -chi phí – lợi nhuận hợp lệ.

3. Cách lập và quản lý 7 loại sổ hiệu quả

Để việc ghi chép sổ sách được chính xác và nhất quán, hộ kinh doanh có thể lập sổ theo mẫu chuẩn trên Excel hoặc sử dụng phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng xuất hóa đơn điện tử.

Khi thực hiện:

• Ghi sổ hằng ngày theo đúng chứng từ phát sinh, tránh để dồn nhiều ngày khiến sai lệch số liệu.
• Cuối tháng hoặc cuối quý, cần đối chiếu số liệu giữa các sổ (doanh thu – chi phí – thuế – quỹ tiền mặt) để đảm bảo thống nhất trước khi nộp tờ khai.
• Lưu trữ chứng từ (hóa đơn, phiếu thu – chi, bảng kê, hợp đồng,…) song song với ghi sổ để thuận tiện khi cơ quan thuế kiểm tra.

Thực tế, do không am hiểu sâu về nghiệp vụ kế toán, nhiều hộ kinh doanh thường gặp khó khăn trong việc lập và quản lý 7 loại sổ, nhất là khi đối chiếu doanh thu hay tính thuế. 

Để khắc phục tình trạng này, anh/chị có thể sử dụng phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS – giải pháp hiệu quả giúp tự động hóa quy trình ghi chép và tổng hợp sổ sách kế toán.

Những tiện ích EasyPOS đem lại cho HKD:

• Tự động tổng hợp doanh thu, chi phí, lợi nhuận theo từng ngày/tháng, giảm sai sót khi lập sổ.
• Xuất báo cáo bán hàng, nhật ký quỹ và bảng kê chi tiết phục vụ việc kê khai thuế nhanh chóng.
• Hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử trực tiếp từ máy tính tiền, đảm bảo tuân thủ quy định của cơ quan thuế và đồng bộ dữ liệu bán hàng tức thì.
• Lưu trữ dữ liệu điện tử an toàn, dễ dàng truy xuất khi cần đối chiếu hoặc nộp cho cơ quan thuế.
• Kết nối linh hoạt với nhiều thiết bị bán hàng (máy in hóa đơn, máy quét mã vạch, két tiền,…), phù hợp với mọi mô hình kinh doanh.

Nhờ đó, hộ kinh doanh có thể đảm bảo sổ sách minh bạch, đúng quy định, đồng thời tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí kế toán trong mỗi kỳ kê khai thuế.

4. Lưu ý quan trọng khi chuyển sang kê khai

Việc chuyển từ thuế khoán sang kê khai là bước thay đổi lớn với nhiều hộ kinh doanh. Để không bỡ ngỡ khi áp dụng, bạn nên nắm rõ những điểm cần lưu ý dưới đây:

4.1. Chuẩn bị sổ sách trước mốc 01/01/2026

Việc xóa bỏ hình thức thuế khoán và chuyển sang kê khai từ năm 2026 là thay đổi căn bản – hộ kinh doanh cần chủ động hoàn thiện sổ sách, dữ liệu bán hàng và chứng từ từ trước để tránh bỡ ngỡ khi bắt buộc khai thực tế.

4.2. Lập đủ 7 sổ theo quy định và ghi kịp thời

Hộ kinh doanh thực hiện kê khai phải tuân thủ chế độ kế toán theo Thông tư 88/2021 – tức là ghi chép, lưu trữ 7 loại sổ (S1-S7) đúng mẫu và theo trình tự thời gian phát sinh. Ghi sổ chậm, bỏ sót chứng từ sẽ gây khó khăn khi đối chiếu với tờ khai. 

4.3. Sử dụng hóa đơn điện tử (nếu thuộc diện) và kết nối dữ liệu

Việc áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đã được triển khai rộng rãi theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, với mốc thời gian bắt buộc đối với một số nhóm hộ kinh doanh là từ 01/06/2025 . 

Ngoài ra, các hộ khác cũng nên cân nhắc áp dụng hóa đơn điện tử để minh bạch giao dịch và thuận tiện đối chiếu. Việc đồng bộ hóa hóa đơn – sổ sách – báo cáo giúp giảm lỗi khi kê khai.

4.4. Khai thuế, nộp tờ khai điện tử – có hỗ trợ miễn phí

Cơ quan thuế đã chỉ đạo triển khai kê khai, nộp thuế điện tử với các công cụ, biểu mẫu, hướng dẫn công khai; hộ kinh doanh không bắt buộc phải mua phần mềm riêng để nộp thuế (các công cụ cơ quan thuế cung cấp miễn phí). Hãy tận dụng các cổng khai thuế điện tử chính thức.

4.5. Lưu trữ chứng từ và sổ kế toán theo quy định

Chứng từ kế toán, sổ sách cần lưu trữ đầy đủ theo quy định của Luật Kế toán (các nhóm chứng từ liên quan trực tiếp đến ghi sổ/báo cáo phải được bảo quản trong thời hạn tối thiểu được quy định). Việc lưu trữ rõ ràng giúp bạn chứng minh số liệu khi cơ quan thuế yêu cầu.

4.6. Đối chiếu số liệu thường xuyên,  tránh sai sót tích tụ

Thực hiện đối chiếu hàng ngày/hàng tuần giữa bán hàng (POS/hóa đơn) – sổ quỹ – sổ doanh thu – sổ vật tư – sổ ngân hàng. Việc kiểm tra định kỳ giúp phát hiện sai sót kịp thời và giảm rủi ro phải kê khai bổ sung hoặc bị truy thu.

4.7. Có thể khai bổ sung, nhưng nên hạn chế tối đa

Nếu phát hiện sai sót sau khi đã nộp tờ khai, pháp luật cho phép khai bổ sung trong một số trường hợp; tuy nhiên việc phải kê khai bổ sung thường phát sinh nghĩa vụ nộp thêm thuế, tiền chậm nộp và có thể bị xử lý nếu có vi phạm. Vì vậy, ưu tiên là chuẩn xác ngay từ đầu.

4.8. Lưu ý về rủi ro xử phạt và chính sách hỗ trợ trong giai đoạn chuyển đổi

Hộ kinh doanh vẫn có thể bị truy thu, phạt hành chính nếu khai sai, kê khai thiếu hoặc sử dụng chứng từ không hợp lệ; tuy nhiên trong giai đoạn chuyển đổi cơ quan thuế tiếp tục có chính sách hỗ trợ, hướng dẫn và có giai đoạn thích ứng để giảm tác động đột ngột. Chủ hộ nên chủ động trao đổi với chi cục thuế địa phương nếu còn băn khoăn.

4.9. Đào tạo nhân sự và/hoặc dùng công cụ số để giảm gánh nặng

Nếu hộ không có kiến thức kế toán, lên kế hoạch ngắn hạn cho việc đào tạo cơ bản (ghi chép, hóa đơn, lưu trữ) hoặc áp dụng phần mềm quản lý/hệ thống POS để tự động tổng hợp sẽ giúp giảm sai sót và tiết kiệm thời gian khi kê khai.

5. Tạm kết

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã nắm rõ 7 loại sổ sách hộ kinh doanh cần lập khi chuyển sang kê khai thuế từ năm 2026. 

Bên cạnh việc sử dụng file Excel thủ công, bạn có thể tham khảo phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS – giải pháp giúp tự động tổng hợp doanh thu, chi phí và xuất báo cáo sổ sách. Đây là lựa chọn phù hợp để hộ kinh doanh dễ dàng đáp ứng yêu cầu kê khai mới mà vẫn tiết kiệm thời gian và chi phí!

———————————————-

EASYPOS – DỄ DÀNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG

Đồng hành với hơn 5 triệu hộ kinh doanh, EasyPOS mang giải pháp quản lý bán hàng tiện lợi đến từng cửa hàng. Khởi tạo hóa đơn nhanh chóng từ máy tính tiền, chuẩn nghị định thuế.

Chuyển từ thuế khoán sang kê khai dễ dàng – NHẬN NGAY ƯU ĐÃI HẤP DẪN!

#5 Lý do nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS

Dễ dùng – Hiệu quả – Toàn diện: EasyPOS trở thành lựa chọn hàng đầu về quản lý bán hàng trọn gói, đáp ứng mọi nhu cầu của hộ kinh doanh.

✅ Đầy đủ tính năng: Phù hợp mọi ngành hàng kinh doanh, quản lý dễ dàng từ A-Z.
✅ Hóa đơn điện tử chuẩn nghị định: Khởi tạo từ máy tính tiền, tự động phát hành và gửi dữ liệu lên Thuế.
✅ Đồng bộ đơn hàng: Tự động chuyển đơn thành hóa đơn, tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót.
✅ Giao diện thân thiện: Đơn giản, trực quan, thao tác nhanh trên điện thoại, máy tính.
✅ Quản lý hàng hóa & bán hàng: Theo dõi tồn kho, doanh thu, lợi nhuận, chi phí chính xác.

Thông tin liên hệ:

• Website: https://easypos.vn/
• Hotline: 0869425631
• Fanpage: Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS
• Trụ sở chính: Tầng 3, Tòa nhà ATS, Số 8 đường Phạm Hùng, Phường Yên Hòa, TP Hà Nội
• Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh