Mở quán cà phê thì dễ, nhưng để duy trì ổn định và có lợi nhuận lại là cả một quá trình. Thực tế cho thấy nhiều quán đóng cửa chỉ sau vài tháng vì không biết cách vận hành quán cà phê bài bản. Trong bài viết này, hãy cùng Phần mềm quản lý quán cafe EasyPOS tìm hiểu quy trình, chi phí và kế hoạch vận hành để bạn tránh những sai lầm thường gặp.

1. Tại sao cần xây dựng quy trình vận hành quán cafe?

Một quy trình vận hành quán cà phê bài bản mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

• Tạo trải nghiệm đồng nhất cho khách hàng: Đảm bảo chất lượng đồ uống và dịch vụ luôn ổn định, giúp khách hài lòng và dễ trở thành khách quen.
• Giảm sai sót, tăng hiệu quả: Phân công công việc rõ ràng, tránh chồng chéo, giúp phục vụ nhanh và chuyên nghiệp hơn.
• Tiết kiệm chi phí: Kiểm soát nguyên liệu, hạn chế thất thoát, quản lý tài chính minh bạch để ra quyết định chính xác.
• Đảm bảo sự ổn định và phát triển lâu dài: Giúp quán thích ứng tốt với thay đổi nhu cầu khách hoặc mở rộng quy mô mà vẫn giữ vững chất lượng dịch vụ.

️🛒️🛒 Bật chế độ “tăng tốc” doanh thu cùng EasyPOS – Phần mềm quản lý quán cafe tiện lợi, chuẩn thời đại số.
Từ order đến báo cáo, tất cả đều nhanh – gọn – chính xác. DÙNG THỬ NGAY!!!!

2. Quy trình vận hành quán cafe chuẩn chuyên nghiệp

Một quán cà phê muốn hoạt động trơn tru cần có quy trình vận hành rõ ràng, được chia thành ba mảng chính: Quản lý kinh doanh, Quản lý nhân viên & phục vụ, và Quản lý menu. Trong đó, quản lý kinh doanh là nền tảng cốt lõi, giúp chủ quán kiểm soát tài chính và phát triển bền vững.

2.1. Quản lý kinh doanh

Quản lý kinh doanh bao gồm nhiều khâu quan trọng:

2.1.1. Quản lý thu chi hàng ngày

Một quán cà phê dù nhỏ cũng phát sinh vô số khoản thu – chi mỗi ngày: từ doanh thu bán hàng, chi phí mua nguyên liệu cho đến tiền lương, điện nước. Nếu không quản lý chặt chẽ, chủ quán sẽ rất khó nắm được tình hình tài chính thực tế.

Để kiểm soát tốt, bạn cần:

• Ghi chép chi tiết: Mọi khoản thu vào – chi ra đều phải được ghi lại, có thể bằng sổ tay, Excel hoặc phần mềm quản lý bán hàng để tránh bỏ sót.
• Đối chiếu cuối ngày: Nhân viên thu ngân hoặc quản lý cần kiểm tra tiền mặt, hóa đơn và báo cáo, tránh tình trạng “lệch quỹ”.
• Lập ngân sách rõ ràng: Phân biệt chi phí cố định (tiền thuê, lương) và chi phí biến đổi (nguyên liệu, điện nước). Điều này giúp dự trù tài chính và hạn chế tình trạng chi vượt mức.

XEM THÊM: 7 Lý Do Nên Dùng App Order Cho Quán Cafe – Tối Ưu Vận Hành, Tăng Doanh Thu

2.1.2. Kiểm soát kho hàng & nguyên vật liệu

Nguyên liệu trong kho quyết định trực tiếp đến việc quán có phục vụ khách hàng đầy đủ và đúng chất lượng hay không. Chỉ cần hết món vào giờ cao điểm cũng đủ khiến khách khó chịu và ảnh hưởng uy tín. Ngược lại, nhập hàng quá nhiều lại dễ dẫn đến hư hỏng, lãng phí.

Một số cách giúp quản lý kho hiệu quả hơn:

• Kiểm kê định kỳ: Lập lịch kiểm kê hàng tuần hoặc hàng tháng để biết chính xác lượng tồn kho, từ đó đặt hàng phù hợp.
• Đảm bảo độ tươi mới: Nguyên liệu như sữa, trái cây, topping cần bảo quản đúng cách, nhập trước – xuất trước (FIFO) để không bị hỏng.
• Kiểm soát định lượng: Pha chế đúng công thức, dùng đúng lượng nguyên liệu cho mỗi món giúp giữ hương vị đồng nhất và hạn chế thất thoát.

XEM THÊM: Bật Mí Cách Quản Lý Nguyên Liệu Quán Cafe Hiệu Quả, Lợi Nhuận Tăng Vọt

2.1.3. Lập báo cáo kinh doanh chi tiết

Nếu không có báo cáo, chủ quán sẽ “mù mờ” trong việc ra quyết định: không biết thời điểm nào bán chạy, khoản nào tốn kém, hay lợi nhuận thực sự ra sao.

Các loại báo cáo cần có gồm:

• Báo cáo doanh thu: Theo ngày, tuần, tháng để xác định thời điểm bán hàng hiệu quả, từ đó sắp xếp ca làm hoặc chạy khuyến mãi hợp lý.
• Báo cáo chi phí & lợi nhuận: Cho thấy quán đang lãi hay lỗ, chi phí nào chiếm tỷ trọng lớn, giúp chủ quán cắt giảm khoản không cần thiết.
• Báo cáo kho: Thể hiện mức tiêu thụ nguyên liệu và tồn kho, hỗ trợ đặt hàng đúng số lượng, tránh thiếu hoặc dư thừa.

2.2. Quản lý nhân viên và quy trình phục vụ

Để quán cà phê vận hành trơn tru, chủ quán cần vừa quản lý nhân sự hiệu quả, vừa xây dựng một quy trình phục vụ chuẩn mực. Khi cả hai yếu tố này được triển khai đồng bộ, quán sẽ duy trì được chất lượng ổn định và tạo trải nghiệm hài lòng cho khách hàng.

2.2.1. Quản lý nhân sự trong quán cà phê

Nhân viên chính là người trực tiếp tiếp xúc với khách hàng, vì vậy họ ảnh hưởng rất lớn đến hình ảnh và uy tín của quán. Việc quản lý tốt nhân sự không chỉ giúp nâng cao chất lượng phục vụ mà còn tạo ra môi trường làm việc tích cực.

• Phân công nhiệm vụ rõ ràng: Xác định cụ thể công việc của từng vị trí như pha chế, phục vụ, thu ngân để tránh chồng chéo và giúp mọi người tập trung vào chuyên môn.
• Đào tạo định kỳ: Tổ chức đào tạo về kỹ năng phục vụ, giao tiếp và quy trình pha chế để đảm bảo sự chuyên nghiệp và thống nhất trong cách làm việc.
• Giám sát & đánh giá hiệu suất: Theo dõi hiệu quả làm việc thông qua thái độ, tốc độ xử lý đơn hàng và phản hồi khách hàng. Kết quả này cũng là căn cứ để khen thưởng hoặc điều chỉnh hợp lý.
• Xây dựng văn hóa tích cực: Khuyến khích tinh thần teamwork, hỗ trợ lẫn nhau để tạo môi trường làm việc thoải mái, gắn kết.

XEM THÊM: 8+ Cách Quản Lý Thu Ngân Quán Cafe Hiệu Quả, Giảm Thất Thoát

2.2.2. Các bước phục vụ khách hàng chuyên nghiệp

Một quy trình phục vụ khoa học giúp khách hàng có trải nghiệm tốt từ lúc bước vào quán đến khi ra về:

• Đón tiếp & nhận order: Nhân viên chào đón thân thiện, hỗ trợ khách chọn chỗ ngồi và ghi nhận món khách yêu cầu. Có thể gợi ý thêm món để tăng trải nghiệm và doanh thu.
• Nhập món, in phiếu: Món được nhập vào hệ thống và in phiếu chuyển đến bộ phận pha chế.
• Pha chế & kiểm soát chất lượng: Nhân viên pha chế thực hiện theo công thức chuẩn, đảm bảo hương vị và trình bày đồng nhất.
• Phục vụ & hỗ trợ khách: Đồ uống được giao đúng yêu cầu, nhanh chóng. Trong quá trình khách ngồi tại quán, nhân viên cần sẵn sàng hỗ trợ như bổ sung nước, điều chỉnh ánh sáng, quạt… để tạo sự thoải mái.
• Thanh toán, chào tạm biệt: Nhân viên thu ngân xử lý thanh toán chính xác, linh hoạt các hình thức (tiền mặt, thẻ, ví điện tử), sau đó chào tạm biệt khách bằng thái độ thân thiện.

2.2.3. Duy trì chất lượng dịch vụ và cải tiến liên tục

Không có quy trình nào hoàn hảo mãi mãi, vì vậy cần thường xuyên rà soát và cải tiến.

• Thu thập phản hồi khách hàng: Có thể hỏi trực tiếp hoặc dùng khảo sát nhanh để nắm bắt cảm nhận, từ đó điều chỉnh dịch vụ.
• Định kỳ đánh giá nội bộ: Tổ chức họp nhân viên để lắng nghe khó khăn, góp ý nhằm tối ưu quy trình phục vụ.
• Khuyến khích sáng kiến: Tạo điều kiện để nhân viên đưa ra ý tưởng mới, góp phần làm dịch vụ khác biệt và tạo dấu ấn riêng cho quán.

2.3. Quản lý menu quán cà phê

Menu là yếu tố quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến việc khách hàng lựa chọn đồ uống. Một thiết kế gọn gàng, dễ đọc, chia nhóm rõ ràng (cà phê, trà, sinh tố…) kết hợp với vài hình ảnh minh họa bắt mắt và mô tả ngắn gọn sẽ giúp khách dễ chọn món và có cảm hứng gọi thêm.

Để giữ sự mới mẻ, menu nên được cập nhật định kỳ. Chủ quán có thể:

• Bổ sung món bán chạy, phát triển thêm hương vị tương tự để đa dạng lựa chọn.
• Loại bỏ món ít được gọi nhằm tránh tồn kho và lãng phí nguyên liệu.
• Thêm đồ uống theo mùa như đá xay cho mùa hè, cacao nóng cho mùa đông để tạo sự khác biệt.
• Điều chỉnh giá bán linh hoạt khi chi phí nguyên liệu thay đổi, nhưng vẫn đảm bảo mức giá phù hợp với khách.

Song song với đó, việc kiểm soát chất lượng từng món là bước không thể thiếu. Nhân viên cần tuân thủ công thức pha chế chuẩn để giữ hương vị đồng nhất, quản lý nên thử và kiểm tra món định kỳ, đồng thời lắng nghe phản hồi khách hàng để kịp thời điều chỉnh. 

Chính sự đồng bộ này sẽ giúp menu không chỉ hấp dẫn về hình thức mà còn đảm bảo chất lượng, tạo sự tin tưởng và giữ chân khách lâu dài.

3. Chi phí vận hành quán cà phê cần tính đến

Để duy trì một quán cà phê hoạt động ổn định, chủ quán không chỉ cần quy trình rõ ràng mà còn phải kiểm soát tốt chi phí. Nắm được chắc các khoản chi định kỳ sẽ giúp bạn tránh thâm hụt, đồng thời lên kế hoạch tài chính dài hạn. 

4. Mẹo vận hành quán cà phê hiệu quả mà chủ quán nào cũng nên biết

Ngoài quy trình và chi phí cần kiểm soát, chủ quán cũng nên bỏ túi một vài mẹo nhỏ thực tế để công việc trơn tru hơn và giữ chân khách hàng lâu dài:

• Đừng nhập nguyên liệu ồ ạt khi mới mở quán: Nhiều chủ quán vì sợ thiếu hàng mà nhập quá nhiều, dẫn đến hư hỏng, lãng phí. Hãy bắt đầu với số lượng vừa phải, sau đó điều chỉnh dần theo thực tế bán.
• Ghi chú lại thói quen của khách: Nếu nhân viên nhớ khách hay uống gì (ví dụ: cà phê sữa ít đường, thêm đá), khách sẽ thấy được trân trọng và quay lại nhiều hơn.
• Tạo một góc sống ảo: Ngày nay, nhiều khách hàng, đặc biệt là giới trẻ đến quán cà phê không chỉ để thưởng thức đồ uống mà còn để chụp ảnh, check-in. Vì vậy, bạn nên đầu tư một góc decor ấn tượng để tạo điểm nhấn ‘sống ảo’. Qua đó có thể giúp quán thu hút thêm khách và dễ dàng viral trên mạng xã hội.
• Có “menu ẩn” hoặc món đặc biệt: Một món không ghi trong menu nhưng được gợi ý riêng cho khách quen sẽ tạo cảm giác độc đáo, khác biệt so với quán khác.
• Giữ kết nối với khách ngoài quán: Chủ động nhắn tin cảm ơn, tặng mã giảm giá hoặc cập nhật món mới qua Facebook/Zalo sẽ khiến khách nhớ đến quán nhiều hơn.
• Đầu tư vào khâu vệ sinh và mùi hương: Quán sạch sẽ, thơm nhẹ nhàng luôn tạo thiện cảm đầu tiên, đôi khi còn quan trọng hơn cả chất lượng đồ uống.

5. EasyPOS – Công cụ vận hành quán cà phê thông minh, toàn diện

EasyPOS là phần mềm quản lý bán hàng được hơn 10.000+ chủ quán cafe lựa chọn nhờ khả năng hỗ trợ vận hành toàn diện, giao diện thân thiện và chi phí cực kỳ hợp lý. Với EasyPOS, mọi hoạt động trong quán đều được tổ chức khoa học và minh bạch, giúp chủ quán tiết kiệm thời gian, hạn chế thất thoát và kiểm soát hiệu quả hơn từng khâu nhỏ nhất.

Các tính năng nổi bật trên EasyPOS:

• Xuất hóa đơn điện tử trực tiếp từ máy tính tiền, đảm bảo tuân thủ đúng Nghị định 70/2025/NĐ-CP, tránh rủi ro bị xử phạt.
• Chi phí cực rẻ, chỉ từ 2.500đ/ngày – phù hợp cho cả quán nhỏ đến các chuỗi lớn.
• Giao diện đơn giản, dễ thao tác, nhân viên mới chỉ cần vài phút làm quen là có thể sử dụng ngay.
• Quản lý tập trung tất cả nghiệp vụ: từ doanh thu, chi phí, tồn kho, định lượng nguyên liệu cho đến ca làm và hiệu suất nhân viên.
• Hệ thống báo cáo chi tiết, trực quan, giúp chủ quán nắm rõ tình hình kinh doanh từng ngày, từng tuần và có cơ sở ra quyết định nhanh chóng.
• Hỗ trợ nhiều hình thức thanh toán hiện đại: tiền mặt, thẻ ngân hàng, ví điện tử, mang đến sự tiện lợi cho khách hàng.
• Có thể kết nối linh hoạt với thiết bị ngoại vi như máy in hóa đơn, máy quét mã vạch, két tiền… giúp quy trình bán hàng diễn ra mượt mà hơn.

6. Tạm kết

Vận hành quán cà phê là cả một quá trình đòi hỏi sự tỉ mỉ, từ sắp xếp nhân sự, quản lý kho cho đến theo dõi doanh thu và chăm sóc khách hàng. Một quy trình rõ ràng cùng công cụ hỗ trợ thông minh sẽ giúp bạn duy trì hoạt động ổn định và phát triển bền vững. EasyPOS chính là giải pháp quản lý quán cafe toàn diện, dễ dùng và tiết kiệm. 

Hãy đăng ký dùng thử miễn phí để trải nghiệm sự tiện lợi mà EasyPOS mang lại cho chủ quán cafe!

NHẬN BẢN DÙNG THỬ MIỄN PHÍ!

HOÀN TẤT ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, EasyPOS sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

Thông tin liên hệ:

• Website: https://easypos.vn/
• Hotline: 0869425631
• Fanpage: Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS
• Trụ sở chính: Tầng 3, Tòa nhà ATS, Số 8 đường Phạm Hùng, Phường Yên Hòa, TP Hà Nội
• Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh