Xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh đang trở thành yêu cầu bắt buộc trong nhiều hoạt động mua bán, đặc biệt khi khách hàng cần chứng từ để khấu trừ, thanh toán hoặc hạch toán chi phí. Dù vậy, không phải hộ kinh doanh nào cũng hiểu rõ khi nào phải xuất hóa đơn, được phép sử dụng loại hóa đơn nào và cách thực hiện ra sao. Bài viết dưới đây Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS sẽ giúp bạn nắm rõ quy định, điều kiện và hướng dẫn xuất hóa đơn đúng luật, tránh bị xử phạt khi kinh doanh.

1. Các loại hóa đơn mà hộ kinh doanh có thể sử dụng

1.1. Hóa đơn bán hàng thông thường

Hóa đơn bán hàng thông thường (còn gọi là hóa đơn cấp lẻ) được cấp bởi Chi cục Thuế cho các chủ hộ nộp thuế theo phương pháp khoán. Loại hóa đơn này dành riêng cho các chủ hộ kinh doanh không phải nộp thuế theo phương pháp khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT/VAT).

Khi nào sử dụng:

• Khi chủ hộ chưa đủ điều kiện chuyển đổi sang hóa đơn điện tử
• Đối với các hộ ở vùng có điều kiện kinh tế-xã hội khó khăn (được phép dùng trong tối đa 12 tháng từ 01/07/2022)
• Khi kinh doanh không thường xuyên hoặc không có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử

Lưu ý quan trọng: Hóa đơn bán hàng thông thường chỉ được xem là hợp lệ khi do Chi cục Thuế cấp. Hộ kinh doanh không được tự in hay lập hóa đơn này.

1.2. Hóa đơn điện tử thông thường

Hóa đơn điện tử thông thường (còn gọi là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế) là hóa đơn được tạo lập trên máy tính sử dụng phần mềm lập hóa đơn được Cục Thuế phê duyệt. Chủ hộ cần ký số bằng chứng chỉ số số học để xác thực hóa đơn.

Đối tượng áp dụng:

• HKD nộp thuế theo phương pháp kê khai
• Hộ kinh doanh nộp thuế GTGT (có doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên)

Ưu điểm khi sử dụng HĐĐT:

• Tiết kiệm chi phí in ấn (không cần hóa đơn giấy)
• Dễ lưu trữ và tra cứu
• Tự động tổng hợp dữ liệu kê khai thuế
• Nâng cao độ tin cậy với khách hàng
• Hỗ trợ chuyển đổi số

1.3. Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền (POS)

Hóa đơn điện tử máy tính tiền là hóa đơn được tạo tự động từ thiết bị POS (máy tính tiền) có kết nối trực tiếp với hệ thống cơ quan thuế, được xác nhận bằng mã của cơ quan thuế hoặc mã QR. Hóa đơn này không bắt buộc phải ký số.

Đối tượng bắt buộc sử dụng (từ 01/06/2025): Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, các hộ kinh doanh bắt buộc áp dụng hóa đơn máy tính tiền khi đáp ứng ít nhất 1 trong các điều kiện sau:

• Có mức doanh thu hằng năm từ 1 tỷ đồng trở lên
• Sử dụng máy tính tiền (POS) để quản lý bán hàng
• Hoạt động kinh doanh bán lẻ, ăn uống, dịch vụ trực tiếp khác

Hình thức phát hành:

• In trực tiếp trên giấy tại quầy bán cho khách hàng
• Gửi qua SMS, email hoặc cung cấp đường dẫn/mã QR cho khách hàng tải về
• Dữ liệu được tự động chuyển đến cơ quan thuế

Ưu điểm:

• Không cần ký số (tiết kiệm chi phí chứng chỉ)
• Tự động gửi dữ liệu lên hệ thống thuế
• Giảm thiểu sai sót do máy tính tự tính toán
• Tiết kiệm thời gian lập hóa đơn so với phương pháp thủ công
• Dễ dàng tổng hợp doanh thu cho báo cáo kê khai
• Hỗ trợ chương trình hóa đơn may mắn (xổ số HĐĐT)

Chú ý quan trọng: Nếu hộ kinh doanh đáp ứng điều kiện bắt buộc nhưng chưa có điều kiện về hạ tầng công nghệ, cơ quan thuế sẽ lập danh sách hỗ trợ chuyển đổi theo lộ trình quy định.

XEM THÊM: Quy định mới về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

2. Quy định về nội dung hóa đơn

2.1. Các thông tin bắt buộc ghi trên hóa đơn

Thông tin người bán:

• Tên đầy đủ HKD theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
• Địa chỉ đăng ký kinh doanh chính xác (gồm số nhà, tên đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố)
• Mã số thuế: Hết 30/06/2025 sử dụng mã số thuế (10 hoặc 13 số). Từ 01/07/2025 trở đi, HKD sử dụng số định danh cá nhân thay thế mã số thuế
• Số điện thoại/Fax (nếu có)
• Số tài khoản giao dịch (nếu có)

Thông tin người mua:

• Họ tên người mua (hoặc ghi “người mua không lấy hóa đơn” nếu khách không yêu cầu)
• Tên đơn vị người mua (nếu là tổ chức)
• Địa chỉ người mua (theo đăng ký kinh doanh)
• Mã số thuế (nếu người mua là tổ chức) hoặc số định danh cá nhân (nếu người mua là cá nhân hoặc hộ kinh doanh)
• Số điện thoại (nếu người mua cung cấp)

Lưu ý về ghi tắt: Khi tên, địa chỉ quá dài, được phép viết tắt như: “Phường” → “P”, “Quận”” → “Q”, “Thành phố”” → “TP”, “Công ty” → “CTY”, “Trách nhiệm Hữu hạn” → “TNHH”, nhưng phải đảm bảo vẫn xác định được địa chỉ chính xác.

2.2. Thông tin về hàng hóa/dịch vụ

• Số thứ tự (STT): ghi theo thứ tự tăng dần
• Tên hàng hóa/dịch vụ: ghi chi tiết, rõ ràng
• Đơn vị tính: phải giống với đơn vị khi mua vào
• Số lượng: được bán ra
• Đơn giá: giá chưa bao gồm thuế GTGT
• Thành tiền: đơn giá × số lượng
• Tổng tiền hàng

Quy định đặc biệt theo lĩnh vực:

• Dịch vụ ăn uống: Hóa đơn phải ghi rõ tên loại mặt hàng (ăn, uống, khác…)
• Dịch vụ vận tải: Phải ghi biển kiểm soát phương tiện, hành trình (điểm đi-điểm đến)
• Kinh doanh trên nền tảng số: Phải ghi thông tin người gửi hàng (tên, địa chỉ, mã số thuế/số định danh)

2.3. Thông tin về thuế và thanh toán

• Hình thức thanh toán: ghi “CK” (chuyển khoản), “TM” (tiền mặt), hoặc “CK/TM” (nếu chưa xác định)
• Đối với hộ nộp thuế kê khai: Không ghi riêng thuế GTGT/VAT vì HKD chỉ được xuất Hóa đơn bán hàng và nộp thuế theo phương pháp trực tiếp trên doanh thu (hoặc khấu trừ từ 2026, tùy nhóm), không được phát hành hóa đơn GTGT
• Ghi rõ thuế suất: theo ngành nghề (thuế suất có thể từ 0%, 0.5%, 1%, 2%, 5% tuỳ lĩnh vực)
• Giá thanh toán cuối cùng

2.4. Thông tin thời gian

Thời điểm lập hóa đơn tuỳ theo loại giao dịch:

• Bán hàng: Ngày chuyển giao quyền sở hữu hoặc sử dụng hàng hóa
• Cung cấp dịch vụ: Ngày hoàn thành cung cấp dịch vụ
• Xây dựng: Ngày nghiệm thu, bàn giao công trình/hạng mục

2.5. Mã truy xuất hóa đơn (riêng cho hóa đơn điện tử máy tính tiền)

• Mã của cơ quan thuế hoặc mã QR để người mua có thể tra cứu, xác minh hóa đơn trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế

2.6. Chữ ký

• Hóa đơn điện tử thông thường: Bắt buộc ký số bằng chứng chỉ số
• Hóa đơn máy tính tiền: Không bắt buộc ký số (mã của cơ quan thuế đã xác thực)
• Hóa đơn bản giấy: Chữ ký tay của người bán

2.7. Yêu cầu về lưu trữ

• Lưu trữ hóa đơn trong 10 năm
• Lưu trữ cả bản điện tử và bản in (nếu có)
• Đảm bảo dữ liệu không bị mất mát, hư hỏng

2.8. Trường hợp hóa đơn không cần đầy đủ nội dung

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, một số trường hợp hóa đơn không bắt buộc phải có đầy đủ nội dung:

• Hóa đơn xăng dầu cho cá nhân không kinh doanh: Không cần ghi tên, địa chỉ, mã số thuế/số định danh người mua

2.9. Điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn

Nếu phát hiện lỗi, không được hủy hóa đơn (theo quy định mới từ 01/06/2025). Thay vào đó:

• Lập hóa đơn điều chỉnh (ghi dấu dương nếu tăng, dấu âm nếu giảm)
• Hoặc lập hóa đơn thay thế
• Có thể gộp một hóa đơn điều chỉnh/thay thế cho nhiều hóa đơn sai của cùng người mua trong cùng tháng
• Phải có văn bản thỏa thuận với người mua nếu người mua là tổ chức/hộ kinh doanh
• Nếu người mua là cá nhân, thông báo qua website (nếu có) hoặc qua cách khác

3. Phương pháp nộp thuế và ảnh hưởng đến cách xuất hóa đơn

3.1. Phương pháp khoán (Hộ khoán)

Phương pháp khoán là cách tính thuế dựa trên mức doanh thu khoán cố định do cơ quan thuế xác định trước từ đầu năm. Chủ hộ nộp thuế theo tỷ lệ tính trên doanh thu khoán này, không phụ thuộc vào thực tế doanh thu phát sinh.

Cách xuất hóa đơn:

• Hộ khoán có thể sử dụng hóa đơn bán hàng thông thường (cấp lẻ từ Chi cục Thuế)
• Nếu có nhu cầu, hộ khoán có thể yêu cầu cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử từng lần phát sinh theo doanh thu thực tế
• Không được phép tự lập hóa đơn điện tử thông thường
• Từ 01/06/2025, hộ khoán có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm bắt buộc chuyển sang hóa đơn máy tính tiền

Quy định nộp thuế:

• Nộp thuế khoán cố định hàng năm
• Nộp tờ khai thuế ổn định (Mẫu 01/CNKD) 1 lần/năm
• Không cần kê khai định kỳ theo tháng/quý

Lưu ý: Từ 01/01/2026, phương pháp khoán sẽ bị xóa bỏ theo Nghị quyết 198/2025/QH15.

3.2. Phương pháp kê khai

Phương pháp kê khai là cách chủ hộ tự tính toán, kê khai thuế dựa trên doanh thu thực tế phát sinh trong từng kỳ (tháng hoặc quý). Đây là phương pháp theo mô hình tự khai tự nộp.

Đối tượng áp dụng:

• HKD quy mô lớn (doanh thu từ 3 tỷ đồng/năm trở lên hoặc sử dụng 10 người lao động trở lên)
• HKD chưa đạt quy mô lớn nhưng chủ động lựa chọn phương pháp này
• Từ 01/01/2026, tất cả HKD sẽ bắt buộc chuyển sang phương pháp kê khai (theo Nghị quyết 198/2025/QH15)

Cách xuất hóa đơn:

• Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (có thể là HĐĐT thông thường có ký số hoặc HĐĐT từ máy tính tiền không cần ký số, tùy theo lĩnh vực và quy mô).
• Được phép tự lập hóa đơn bằng phần mềm đã phê duyệt
• Hóa đơn phải có mã của cơ quan thuế
• Gửi hóa đơn cho khách hàng qua email hoặc phương tiện khác

Quy định nộp thuế:

• Kê khai và nộp thuế theo kỳ tháng hoặc quý (tùy doanh thu năm trước)
• Nộp tờ khai (Mẫu 01/CNKD) cùng với phụ lục (Mẫu 01-2/BK-HĐKD)
• Thời hạn nộp: ngày thứ 20 của tháng sau (khai theo tháng) hoặc ngày cuối cùng tháng đầu quý tiếp theo (khai theo quý)

XEM THÊM: Hộ kinh doanh kê khai thuế như thế nào?

3.3. Phương pháp khai từng lần phát sinh

Chủ hộ kê khai thuế từng lần có nhu cầu sử dụng hóa đơn (không kê khai định kỳ).

Đối tượng áp dụng:

• Cá nhân kinh doanh không thường xuyên, không có địa điểm kinh doanh cố định
• Chủ thầu xây dựng tư nhân

Cách xuất hóa đơn:

• Yêu cầu cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử từng lần khi phát sinh doanh thu
• Không tự lập hóa đơn

Quy định nộp thuế:

• Không cần nộp thuế khoán hàng năm
• Kê khai khi mua hóa đơn tại Chi cục Thuế
• Nộp hồ sơ trong vòng 10 ngày từ ngày phát sinh doanh thu có yêu cầu sử dụng hóa đơn

4. Quy trình đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử (cho phương pháp kê khai)

Trước khi đăng ký sử dụng hóa đơn, HKD cần chuẩn bị:

• Thiết bị: máy tính có Internet và email liên hệ với cơ quan thuế.
• Chữ ký số: đăng ký theo mã số thuế (từ 01/07/2025 là số định danh cá nhân), chi phí khoảng 300.000-500.000đ/năm, thời gian 2-5 ngày.
• Nhà cung cấp hóa đơn điện tử: chọn đơn vị được Tổng cục Thuế công nhận, cân nhắc giá và dịch vụ hỗ trợ.
• Kiến thức cơ bản: hiểu quy định về hóa đơn, thuế và biết sử dụng máy tính.

Bước 1: Chuyển từ phương pháp khoán sang kê khai (nếu có)

Hộ khoán cần nộp Tờ khai 08-MST để điều chỉnh thông tin tại cơ quan thuế, ghi rõ chuyển sang phương pháp kê khai. Chi cục Thuế sẽ điều chỉnh giảm phần thuế khoán còn lại. Thời hạn nộp tối đa 10 ngày kể từ ngày chuyển đổi.

Bước 2: Đăng ký chữ ký số cho hộ kinh doanh

Chữ ký số phải đứng tên chủ hộ kinh doanh. Hồ sơ gồm CMND/CCCD, mã số thuế (hoặc số định danh cá nhân từ 01/07/2025) và giấy đăng ký kinh doanh. Sau khi nộp cho nhà cung cấp, hộ sẽ nhận USB Token/HSM trong 2-5 ngày.

Bước 3: Đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử

Lựa chọn nhà cung cấp được Tổng cục Thuế công nhận, đăng ký tài khoản và chọn gói cước phù hợp (miễn phí, cơ bản, nâng cao…). Sau đó cấu hình thông tin: tên hộ kinh doanh, MST, địa chỉ, email và số điện thoại liên hệ.

Bước 4: Khai báo hóa đơn điện tử với cơ quan thuế

Gửi mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT ngay trên phần mềm hoặc qua cổng eTax. Nội dung khai gồm thông tin người nộp, loại hóa đơn đăng ký (bán hàng/dịch vụ), nhà cung cấp phần mềm và danh sách chứng thư số.

Bước 5: Nhận thông báo chấp nhận và mã hóa đơn

Cơ quan thuế sẽ phản hồi trong tối đa 4 giờ làm việc. Nếu được chấp thuận, hộ sẽ nhận mã khởi tạo hóa đơn và thông tin kích hoạt sử dụng.

Bước 6: Cài đặt và cấu hình mẫu hóa đơn

Tiến hành nhập tài khoản thuế, cài mẫu hóa đơn (ký hiệu, tên hóa đơn, mã định danh) và gắn chữ ký số vào phần mềm. Nên thực hiện “kiểm tra kết nối” để đảm bảo phần mềm liên thông với hệ thống thuế.

Bước 7: Lập, ký số và phát hành hóa đơn điện tử

Hộ kinh doanh điền thông tin người mua, hàng hóa/dịch vụ, ký số và phát hành. Hóa đơn sẽ tự động gửi lên cơ quan thuế và trả mã xác thực. Hộ phải gửi hóa đơn cho khách và lưu trữ dữ liệu tối thiểu 10 năm.

Bước 8: Báo cáo định kỳ về tình hình sử dụng hóa đơn

Áp dụng với hộ có doanh thu từ 3 tỷ đồng/năm trở lên. Báo cáo theo quý, gồm số lượng hóa đơn đã phát hành, tổng giá trị và các vấn đề phát sinh (hết mã, lỗi, điều chỉnh…).

5. Lợi ích của hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh

5.1. Lợi ích về kế toán và quản trị

Hóa đơn điện tử giúp tự động tính toán, giảm sai sót, không cần nhập liệu thủ công. Doanh thu được ghi nhận rõ ràng, minh bạch trên hệ thống, dễ dàng tra cứu theo nhiều tiêu chí. Nhờ có mã xác thực của cơ quan thuế, hộ kinh doanh thể hiện tính chuyên nghiệp và uy tín hơn so với dùng hóa đơn viết tay.

5.2. Lợi ích về thuế

Dữ liệu hóa đơn được tự động truyền lên cơ quan thuế, hỗ trợ kê khai nhanh chóng và tính thuế chính xác. Khi mọi thông tin minh bạch, hộ sẽ giảm rủi ro bị kiểm tra, truy thu hoặc xử phạt.

5.3. Lợi ích về chi phí

Hóa đơn điện tử giúp tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ, không cần mua giấy hay bảo quản kho chứng từ. Ngoài ra, nhiều nhà cung cấp đang cung cấp miễn phí cho hộ kinh doanh, giảm đáng kể chi phí vận hành.

5.4. Lợi ích về chuyển đổi số

Sử dụng hóa đơn điện tử là bước khởi đầu cho chuyển đổi số, hỗ trợ kết nối với phần mềm quản lý, kế toán và giúp dễ nâng cấp thành doanh nghiệp. Dữ liệu minh bạch còn tạo điều kiện thuận lợi để tiếp cận tín dụng ngân hàng.

5.5. Lợi ích với khách hàng

Khách hàng nhận hóa đơn nhanh qua email/SMS, và có thể tham gia chương trình Hóa đơn may mắn của cơ quan thuế, gia tăng trải nghiệm và lợi ích khi mua hàng.

6. EasyPOS – Phần mềm bán hàng xuất hóa đơn điện tử chuyên dùng cho hộ kinh doanh

EasyPOS là giải pháp bán hàng tích hợp xuất hóa đơn điện tử được thiết kế riêng cho hộ kinh doanh, quán ăn, cửa tiệm, sạp chợ, nhà thuốc, tạp hóa… Phần mềm cho phép ghi nhận doanh thu, in hóa đơn tại quầy và phát hành hóa đơn điện tử kết nối trực tiếp với cơ quan thuế chỉ trong một thao tác. Nhờ đó, hộ kinh doanh vừa đáp ứng quy định pháp luật, vừa quản lý bán hàng dễ dàng và minh bạch hơn.

Hơn 50.000+ hộ kinh doanh đang sử dụng EasyPOS nhờ các tính năng:

• Xuất hóa đơn điện tử ngay tại quầy, tự động gửi lên cơ quan thuế và gửi cho khách qua email/Zalo/SMS.
• Kết nối máy tính tiền, máy in hóa đơn và thiết bị bán hàng, phù hợp nhiều mô hình cửa hàng.
• Giao diện đơn giản, người không rành công nghệ cũng có thể thao tác trong vài phút.
• Tích hợp quản lý kho, doanh thu và báo cáo lợi nhuận, hỗ trợ theo dõi hoạt động kinh doanh theo thời gian thực.
• Hỗ trợ kê khai thuế tự động theo doanh thu, giảm sai sót và công việc kế toán.
• Áp dụng cho mọi loại hộ kinh doanh (có cửa hàng, lưu động, theo chuỗi, nhiều chi nhánh).
• Bảo mật dữ liệu và lưu trữ dài hạn, đáp ứng chuẩn kết nối với Tổng cục Thuế.
• Chính sách hỗ trợ tận nơi, hướng dẫn cài đặt, kết nối thiết bị và đào tạo sử dụng miễn phí.

Đồng hành cùng hộ kinh doanh trong quá trình chuyển đổi số, EasyPOS tặng 3 tháng sử dụng phần mềm miễn phí, giúp HKD làm quen với việc quản lý bán hàng chuyên nghiệp, xuất hóa đơn điện tử và chuẩn bị sẵn sàng cho phương pháp kê khai thuế từ năm 2026.

7. Các câu hỏi thường gặp về xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh

7.1. Hộ kinh doanh có được xuất hóa đơn VAT/GTGT không?

Hộ kinh doanh không được phép xuất hóa đơn có ghi riêng thuế giá trị gia tăng (GTGT/VAT) , mà chỉ được xuất hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn điện tử từ máy tính tiền. 

Dù từ 01/01/2026, các HKD Nhóm 3 (doanh thu trên 3 tỷ/năm) bắt buộc tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, nhưng về mặt pháp lý, họ vẫn không được phát hành hóa đơn GTGT.

7.2. Chi phí để sử dụng hóa đơn điện tử?

EasyPOS thiết kế phần mềm quản lý bán hàng giá rẻ, phù hợp cho mọi hộ kinh doanh. Đặc biệt, EasyPOS hiện đang có ưu đãi tặng 3 tháng sử dụng miễn phí, giúp hộ dễ dàng bắt đầu mà không lo chi phí tốn kém.

7.3. Có cần ký số nếu sử dụng máy tính tiền không?

Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền không bắt buộc phải ký số.

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn máy tính tiền được xác thực bằng mã của cơ quan thuế (hoặc mã QR) thay vì chữ ký số. Điều này đã đủ để chứng minh hóa đơn hợp lệ.

8. Tạm kết

Việc xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh ngày càng trở thành yêu cầu thiết yếu trong hoạt động mua bán hiện nay. Đây cũng là bước quan trọng giúp HKD thích ứng với chuyển đổi số trong thời gian tới.

Nếu anh/chị quan tâm tới Phần mềm bán hàng xuất hóa đơn điện tử EasyPOS, vui lòng để lại thông tin hoặc liên hệ Hotline: 0869 425 631 để được tư vấn chi tiết!

———————————————-

EASYPOS – BÁN HÀNG RẢNH TAY, SỔ SÁCH DỄ DÀNG

Nắm trọn giải pháp 3 trong 1: Quản lý đơn hàng, Tổng hợp sổ sách và Hỗ trợ kê khai thuế. EasyPOS giúp hộ kinh doanh an tâm tuyệt đối về chứng từ doanh thu và số liệu báo cáo với cơ quan Thuế.

Chuyển từ thuế khoán sang kê khai dễ dàng – NHẬN NGAY ƯU ĐÃI HẤP DẪN!

Thông tin liên hệ:

• Website: https://easypos.vn/
• Hotline: 0869425631
• Fanpage: Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS
• Trụ sở chính: Tầng 3, Tòa nhà ATS, Số 8 đường Phạm Hùng, Phường Yên Hòa, TP Hà Nội
• Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh