Mô hình cafe nhượng quyền là lựa chọn được nhiều người khởi nghiệp quan tâm nhờ mô hình sẵn có và thương hiệu đã xây dựng. Tuy nhiên, để bắt đầu, bạn cần hiểu rõ chi phí mở quán cafe nhượng quyền gồm những khoản nào, dao động bao nhiêu và cần chuẩn bị ra sao. Bài viết dưới đây của Phần mềm bán hàng EasyPOS sẽ giúp bạn nắm rõ toàn bộ bức tranh tài chính trước khi đầu tư vào mô hình này.

1. Tổng quan mô hình nhượng quyền quán cafe

Nhượng quyền quán cafe là hình thức kinh doanh cho phép bạn sử dụng thương hiệu, quy trình và hệ thống vận hành của một chuỗi cafe đã có tên tuổi. Chủ quán sẽ nhận được hỗ trợ từ đào tạo, setup quán, marketing đến nguồn nguyên liệu, đổi lại phải tuân theo các quy định của bên nhượng quyền và đóng phí theo thỏa thuận.

2. Chi phí mở quán cafe nhượng quyền gồm những gì?

Muốn “chốt đơn đều như cơm bữa” với quán cafe nhượng quyền, bạn không chỉ cần đam mê mà còn phải chuẩn bị kỹ về tài chính. Dưới đây là những khoản chi bắt buộc cần tính đến khi bắt đầu hành trình “khởi nghiệp F&B”:

2.1. Phí nhượng quyền thương hiệu

Đây là khoản đầu tiên bạn cần chi nếu chọn mô hình nhượng quyền truyền thống. Mức phí này có thể dao động từ vài chục đến vài trăm triệu đồng, tùy thuộc vào độ nổi tiếng của thương hiệu. Bạn đang “thuê” uy tín, công thức vận hành và quyền sử dụng thương hiệu để kinh doanh.

2.2. Chi phí Royalty (Phí duy trì/Phí bản quyền) 

Ngoài phí nhượng quyền ban đầu, đây là khoản phí định kỳ (thường là hàng tháng hoặc hàng quý) mà bạn phải trả cho bên nhượng quyền. Mức phí này có thể là một khoản cố định hoặc một tỷ lệ phần trăm trên doanh thu. Đây là chi phí để duy trì quyền sử dụng thương hiệu và tiếp tục nhận được sự hỗ trợ từ hệ thống.

2.3. Chi phí mặt bằng

Vị trí “đắc địa” thì khách đông, nhưng giá thuê cũng “xắt ra miếng”. Dù bạn thuê ở trung tâm hay khu dân cư, đây vẫn là khoản chi lớn và ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu sau này.

2.4. Chi phí thiết kế, thi công quán

Không gian đẹp, đúng chuẩn nhận diện thương hiệu sẽ giúp bạn “ghi điểm” với khách hàng ngay từ cái nhìn đầu tiên. Khoản này bao gồm chi phí decor, nội thất, bảng hiệu, ánh sáng… và có thể được thương hiệu hỗ trợ một phần hoặc toàn phần.

2.5. Chi phí trang thiết bị, máy móc pha chế

Từ máy pha cà phê xịn sò, ly tách đến quầy bar – tất cả đều cần đầu tư ban đầu. Có thể dùng combo do thương hiệu đề xuất hoặc tự trang bị theo ngân sách, nhưng chất lượng vẫn phải đảm bảo để giữ chân khách.

2.6. Chi phí nguyên liệu ban đầu

Cà phê, sữa, đường, syrup, topping… tất cả nguyên liệu để pha chế menu cơ bản đều cần được chuẩn bị đầy đủ trước ngày khai trương. Một số thương hiệu yêu cầu nhập từ nguồn cung riêng để đảm bảo đồng bộ chất lượng.

2.7. Chi phí nhân sự & vận hành tháng đầu

Dù bạn làm chủ cũng không thể “ôm show” hết việc. Từ barista, thu ngân đến phục vụ, đội ngũ nhân sự ban đầu cần được đào tạo và chi trả lương, thưởng – đặc biệt là trong tháng đầu nhiều biến động.

2.8. Chi phí marketing khai trương

“Ra mắt rầm rộ” là cách thu hút khách hàng nhanh nhất. Chi phí quảng bá thường bao gồm thiết kế ấn phẩm, chạy ads, in ấn, tổ chức sự kiện soft opening,… Đừng tiếc khoản này nếu muốn tạo hiệu ứng truyền miệng tốt.

2.9. Chi phí pháp lý & giấy phép

Đây là khoản chi phí không thể bỏ qua, bao gồm các loại giấy phép kinh doanh, giấy phép vệ sinh an toàn thực phẩm, phòng cháy chữa cháy và các thủ tục pháp lý liên quan khác.

2.10. Vốn lưu động và quỹ dự phòng

Ngay cả khi đã dự toán đầy đủ các khoản trên, bạn vẫn cần một khoản vốn lưu động để duy trì hoạt động trong 3-6 tháng đầu khi doanh thu chưa ổn định. Đây cũng là quỹ dự phòng cho các chi phí phát sinh hoặc những tình huống không lường trước.

3. Tổng chi phí mở quán cafe nhượng quyền ước tính theo quy mô

Tùy vào mô hình kinh doanh và ngân sách bạn có, chi phí mở quán cafe nhượng quyền sẽ dao động đáng kể. Ước tính chi phí tổng thể theo từng quy mô phổ biến hiện nay có thể trong khoảng:

3.1. Xe đẩy/Mô hình takeaway nhỏ

• Ước tính chi phí: 50 – 120 triệu đồng
• Chi tiết: Không cần mặt bằng cố định, chủ yếu đầu tư vào xe đẩy, máy pha chế mini, nguyên vật liệu, đồng phục và giấy tờ kinh doanh. Mô hình này phù hợp với người mới bắt đầu, vốn ít và muốn thử sức ở các khu vực đông người như cổng trường, chợ, khu văn phòng.

3.2. Quán cafe nhỏ 

• Ước tính chi phí: 150 – 300 triệu đồng
• Chi tiết: Bao gồm phí nhượng quyền (nếu có), chi phí decor cơ bản, máy móc, nguyên liệu và lương nhân viên trong 1–2 tháng đầu. Mô hình này hướng đến khách mang đi hoặc ngồi lại ngắn.

3.3. Quán cafe quy mô trung bình 

• Ước tính chi phí: 350 – 600 triệu đồng
• Chi tiết: Đầu tư bài bản vào không gian, trang thiết bị, bảng hiệu và chiến dịch khai trương. Phù hợp với khu dân cư đông đúc, gần trường học, bệnh viện hoặc khu văn phòng.

3.4. Quán cafe lớn, vị trí trung tâm 

• Ước tính chi phí: 700 triệu – 1,2 tỷ đồng (hoặc hơn, tùy thương hiệu)
• Chi tiết: Bao gồm thiết kế nội thất chuyên nghiệp, hệ thống máy móc cao cấp, mặt bằng “đắt đỏ” và chiến lược truyền thông mạnh. Phù hợp với người có tiềm lực tài chính và định hướng phát triển lâu dài.

4. Mẹo tối ưu chi phí khi mở quán cafe nhượng quyền

Dù chọn mô hình nhượng quyền nào, việc quản lý tài chính thông minh ngay từ đầu sẽ giúp bạn “giữ lửa” cho quán mà không lo quá tải ngân sách. EasyPOS sẽ chia sẻ một vài mẹo giúp bạn mở quán hiệu quả mà vẫn tiết kiệm đúng chỗ:

4.1. Chọn mô hình phù hợp với túi tiền

Đừng “ôm mộng” mở quán to giữa trung tâm nếu ngân sách hạn chế. Mô hình xe đẩy hoặc quán nhỏ ở khu dân cư hoàn toàn có thể là bước đi hợp lý để bắt đầu mà vẫn có lãi.

4.2. Tận dụng hỗ trợ từ thương hiệu nhượng quyền

Nhiều thương hiệu hỗ trợ setup, đào tạo miễn phí hoặc cho vay máy móc – đừng ngại hỏi kỹ các gói ưu đãi để giảm thiểu đầu tư ban đầu.

4.3. Tối ưu chi phí thuê mặt bằng

Mặt bằng đẹp không nhất thiết phải “mặt tiền đắt đỏ”. Ưu tiên khu vực có lưu lượng người qua lại cao nhưng giá thuê vừa tầm; ví dụ gần trường học, bệnh viện hoặc khu văn phòng.

4.4. Mua sắm thiết bị theo từng giai đoạn

Không cần mua máy móc xịn ngay từ đầu. Hãy bắt đầu với những thiết bị đủ dùng và nâng cấp dần khi doanh thu ổn định – “build dần nhưng chắc”.

4.5. Tận dụng marketing online

Thay vì đổ tiền chạy quảng cáo rầm rộ, hãy tận dụng mạng xã hội, review local, KOC nhỏ hoặc chương trình tặng thử để tạo hiệu ứng lan tỏa với chi phí thấp.

4.6. Quản lý chi phí bằng phần mềm

Đừng để các khoản chi “rò rỉ” ngoài tầm kiểm soát chỉ vì ghi chép thủ công hoặc thiếu theo dõi. Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS sẽ giúp bạn theo dõi doanh thu, kiểm soát nguyên liệu, lương nhân sự và các khoản chi vận hành một cách minh bạch, rõ ràng. 

Tất cả đều được tự động thống kê theo ngày, theo ca hoặc theo từng nhóm sản phẩm, giúp bạn dễ dàng đánh giá hiệu quả kinh doanh và kịp thời điều chỉnh ngân sách.

5. Có nên chọn mô hình cafe nhượng quyền 0 đồng để tiết kiệm chi phí?

Nếu bạn đang tìm kiếm một cách để khởi nghiệp quán cafe mà không phải “rút cạn ví” ngay từ đầu, thì mô hình cafe nhượng quyền 0 đồng có thể là lựa chọn đáng cân nhắc. Tuy nhiên, tiết kiệm chi phí không đồng nghĩa với “không tốn gì cả”.

• Điểm cộng: Bạn không phải trả phí nhượng quyền ban đầu – một khoản mà nhiều thương hiệu truyền thống yêu cầu từ vài chục đến hàng trăm triệu. Ngoài ra, bạn còn được hỗ trợ thiết kế, đào tạo, nguồn hàng và chiến lược marketing từ thương hiệu.
• Nhưng cũng cần lưu ý: Bạn vẫn phải tự chi trả các khoản như mặt bằng, máy móc, nhân sự, nguyên liệu và thường có phí duy trì định kỳ. Đồng thời, mô hình này sẽ ít linh hoạt hơn vì bạn cần tuân thủ theo quy chuẩn thương hiệu.

Tóm lại, cafe nhượng quyền 0 đồng là hình thức tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu, nhưng vẫn cần nguồn vốn để vận hành hiệu quả. Nếu bạn có ngân sách giới hạn và muốn kinh doanh theo mô hình có sẵn, đây là lựa chọn phù hợp – miễn là bạn hiểu rõ cam kết, chi phí ẩn và điều kiện hợp tác.

6. Tạm kết

Hiểu rõ và chuẩn bị đầy đủ chi phí mở quán cafe nhượng quyền sẽ giúp bạn tránh bị “vỡ trận” khi triển khai, đồng thời chủ động hơn trong việc lập kế hoạch kinh doanh dài hạn. Tùy vào quy mô và thương hiệu lựa chọn, mỗi khoản chi đều cần được tính toán kỹ lưỡng để tối ưu hiệu quả đầu tư.

Để kiểm soát tốt dòng tiền, nguyên vật liệu và doanh thu ngay từ ngày đầu khai trương, đừng quên ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS. 

EasyPOS – Giải pháp giúp bạn vận hành quán cafe dễ dàng, chính xác và tiết kiệm hơn mỗi ngày!

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN VÀ DÙNG THỬ EASYPOS

HOÀN TẤT ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, EasyPOS sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

Thông tin liên hệ:

• Website: https://easypos.vn/
• Hotline: 0869425631
• Fanpage: Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS
• Trụ sở chính: Tầng 3, Tòa nhà ATS, Số 8 đường Phạm Hùng, Phường Yên Hòa, TP Hà Nội
• Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh