Quản lý kho không chỉ đơn thuần là theo dõi hàng hóa ra vào, mà còn là “mạch máu” giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru và tối ưu lợi nhuận. Một quy trình quản lý kho khoa học giúp giảm thất thoát, tiết kiệm chi phí và đảm bảo hàng luôn sẵn sàng khi cần. Trong bài viết này, Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS sẽ chia sẻ 7 bước quản lý kho chuẩn chỉnh, giúp bạn nâng hiệu suất kinh doanh lên một tầm cao mới.

1. Quy trình quản lý kho là gì?

Quy trình quản lý kho là hệ thống các bước được xây dựng nhằm kiểm soát toàn bộ hoạt động kho hàng theo một chuẩn mực nhất định. Tùy theo mô hình kinh doanh, mỗi doanh nghiệp sẽ thiết kế quy trình phù hợp và yêu cầu toàn bộ bộ phận liên quan tuân thủ. 

Việc vận hành kho đúng quy trình giúp tiết kiệm chi phí, tăng hiệu quả và đảm bảo hoạt động ổn định về lâu dài.

☑️☑️Giảm đến 70% thất thoát, tiết kiệm 50% thời gian kiểm kê và tăng doanh thu nhờ EasyPOS.
Dùng thử phần mềm quản lý kho đơn giản, tiện lợi, hiệu quả!

2. Vì sao doanh nghiệp cần quy trình quản lý kho chặt chẽ

Một quy trình quản lý kho được tổ chức bài bản sẽ giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, kiểm soát tốt hàng hóa và nâng cao năng lực cạnh tranh. Cụ thể:

• Giảm thiểu thất thoát và sai lệch tồn kho nhờ theo dõi chặt chẽ số lượng hàng hóa tại từng thời điểm.
• Tối ưu không gian và chi phí lưu kho, tránh tình trạng lưu trữ dư thừa hoặc thiếu hụt hàng hóa.
• Quản lý dễ dàng quy trình nhập – xuất – tồn, đảm bảo hàng hóa luôn luân chuyển đúng cách, đúng thời điểm.
• Tăng tốc độ xử lý đơn hàng, rút ngắn thời gian giao nhận và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
• Hỗ trợ lập kế hoạch mua hàng và dự báo tồn kho chính xác, tránh mua thiếu hoặc dư gây lãng phí.
• Thể hiện sự chuyên nghiệp trong vận hành, tạo niềm tin cho đối tác, nhà cung cấp và khách hàng.

XEM THÊM: Cách Quản Lý Kho Hiệu Quả: Chuẩn Hóa Quy Trình, Không Lo Thất Thoát

3. Các mô hình quy trình quản lý kho phổ biến hiện nay

Tùy thuộc vào quy mô, đặc thù sản phẩm và mục tiêu phát triển, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các mô hình quy trình quản lý kho phổ biến sau đây để áp dụng:

3.1. Quy trình quản lý kho cơ bản

Đây là mô hình được áp dụng rộng rãi, đặc biệt là trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Quy trình này tập trung vào các bước cốt lõi để đảm bảo hàng hóa được nhập, lưu trữ và xuất kho một cách hiệu quả. 

Ưu điểm của mô hình này là dễ triển khai, ít tốn kém chi phí ban đầu, phù hợp với các doanh nghiệp mới hoặc có lượng hàng hóa không quá phức tạp.

3.2. Quy trình quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO 9001

Đây là mô hình nâng cao, được xây dựng dựa trên tiêu chuẩn Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001. Khác với quy trình cơ bản, mô hình này không chỉ tập trung vào các bước thực hiện mà còn chú trọng đến việc chuẩn hóa, cải tiến liên tục và phòng ngừa rủi ro. 

Việc áp dụng ISO 9001 giúp doanh nghiệp xây dựng một quy trình chuyên nghiệp, minh bạch, có khả năng phát triển bền vững và tăng cường uy tín trên thị trường.

XEM THÊM: Quy Trình Quản Lý Kho Theo ISO: Chuyên Nghiệp, Hiệu Quả, Bền Vững

4. Các bước trong quy trình quản lý kho hàng chuyên nghiệp

Vậy, một quy trình quản lý kho chuyên nghiệp sẽ bao gồm những bước nào? Dưới đây là 7 bước cốt lõi giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa từ khi nhập vào đến lúc xuất ra một cách khoa học và chính xác:

4.1. Tiếp nhận yêu cầu/đơn hàng đầu vào

Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất. Khi có yêu cầu nhập hàng hoặc đơn hàng từ khách, nhân viên kho cần tiếp nhận và xác minh thông tin một cách chính xác. 

Thông tin cần kiểm tra bao gồm mã sản phẩm, số lượng, thời gian, và các yêu cầu đặc biệt khác. Việc xác nhận sớm giúp tránh sai sót và chuẩn bị tốt cho các bước tiếp theo.

4.2. Nhập kho

Sau khi hàng hóa được vận chuyển đến kho, quy trình nhập kho sẽ được thực hiện. Bước này bao gồm việc kiểm tra kỹ lưỡng số lượng và chất lượng sản phẩm so với đơn hàng. 

Sau đó, nhân viên sẽ ghi nhận thông tin vào hệ thống quản lý kho, dán nhãn hoặc mã vạch và chuyển hàng vào khu vực lưu trữ.

4.3. Lưu trữ và sắp xếp hàng hóa

Đây là bước quyết định đến hiệu suất làm việc của kho. Hàng hóa cần được sắp xếp theo một sơ đồ hợp lý, ví dụ như theo chủng loại, kích thước, hạn sử dụng hoặc tần suất xuất kho (mô hình FIFO, LIFO). Việc này giúp tiết kiệm không gian, dễ dàng tìm kiếm và lấy hàng khi cần.

4.4. Quản lý tồn kho

Để tránh tình trạng hết hàng hoặc tồn kho quá nhiều, doanh nghiệp cần theo dõi và cập nhật liên tục tình hình tồn kho thực tế. Sử dụng các công cụ quản lý kho giúp kiểm soát số lượng, theo dõi vị trí và tình trạng của từng loại hàng hóa. Quản lý tồn kho hiệu quả là chìa khóa để tối ưu chi phí lưu trữ và tối đa hóa lợi nhuận.

4.5. Xuất kho

Khi có yêu cầu xuất hàng, nhân viên sẽ lấy hàng từ vị trí lưu trữ theo đơn hàng đã được xác nhận. Trước khi hàng rời khỏi kho, cần kiểm tra lại một lần nữa về số lượng và chất lượng để đảm bảo không có sai sót. Sau đó, thông tin xuất kho sẽ được cập nhật vào hệ thống.

4.6. Kiểm kê và xử lý chênh lệch

Kiểm kê là hoạt động đếm và đối chiếu số lượng hàng hóa thực tế với số liệu trên hệ thống. Hoạt động này có thể được thực hiện định kỳ hoặc đột xuất. Nếu phát hiện có sự chênh lệch, cần phân tích nguyên nhân và đưa ra phương án xử lý kịp thời để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu.

4.7. Báo cáo và cải tiến

Đây là bước cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng. Dựa trên dữ liệu đã được ghi nhận, doanh nghiệp sẽ tạo các báo cáo về nhập, xuất, tồn kho. 

Phân tích các báo cáo này giúp đánh giá hiệu suất của kho, phát hiện những điểm yếu và đề xuất các giải pháp cải tiến để quy trình quản lý kho ngày càng hiệu quả hơn.

5. Lưu ý khi xây dựng và áp dụng quy trình quản lý kho

Để xây dựng một quy trình quản lý kho hiệu quả, doanh nghiệp cần lưu ý đến những yếu tố quan trọng sau. Những lưu ý này sẽ giúp bạn tránh được các rủi ro, tối ưu hóa hoạt động và nâng cao hiệu suất làm việc.

• Cần định hình rõ mục tiêu quản lý kho của doanh nghiệp (ví dụ: giảm chi phí lưu kho, tăng tốc độ xử lý đơn hàng, giảm thất thoát hàng hóa…) để xây dựng quy trình phù hợp.
• Áp dụng phần mềm quản lý kho, mã vạch, mã QR, hoặc các thiết bị tự động để giảm thiểu sai sót do con người và tăng tốc độ xử lý.
• Đảm bảo tất cả nhân viên kho đều nắm rõ quy trình, quy định an toàn và cách sử dụng các công cụ, thiết bị.
• Thường xuyên kiểm tra, đánh giá hiệu quả của quy trình hiện tại để phát hiện những điểm yếu và đưa ra các cải tiến cần thiết.
• Đảm bảo môi trường làm việc an toàn cho nhân viên và hàng hóa, tuân thủ các quy định về phòng cháy chữa cháy để tránh rủi ro.
• Bố trí không gian lưu trữ khoa học, phân chia khu vực rõ ràng để việc nhập, xuất, kiểm kê diễn ra thuận lợi.

6. Sử dụng phần mềm quản lý kho để tối ưu quy trình

Trong kỷ nguyên số, quản lý kho bằng phương pháp thủ công không còn phù hợp. Trước sự phức tạp của hàng hóa và đơn hàng, nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý kho để tự động hóa quy trình, giảm rủi ro và nâng cao hiệu quả vận hành.

Một trong những giải pháp được hơn 10.000+ doanh nghiệp tin dùng hiện nay là phần mềm EasyPOS. Đây là lựa chọn lý tưởng giúp bạn kiểm soát mọi hoạt động trong kho một cách hiệu quả và chuyên nghiệp.

EasyPOS giúp bạn giải quyết các vấn đề trong quy trình quản lý kho hàng với những ưu điểm nổi bật:

• Tự động cập nhật số liệu tồn kho ngay khi có đơn hàng nhập/xuất, giảm thiểu sai sót thủ công.
• Dễ dàng theo dõi vị trí, số lượng, và tình trạng của từng mặt hàng theo thời gian thực.
• Cung cấp các báo cáo trực quan về nhập, xuất, tồn kho, giúp đưa ra quyết định kinh doanh kịp thời.
• Giảm thiểu chi phí thuê nhân công, thất thoát hàng hóa và chi phí lưu kho.
• Giao diện thân thiện, trực quan, giúp nhân viên làm quen và thao tác nhanh chóng mà không cần đào tạo chuyên sâu.
• Rút ngắn thời gian lấy hàng và đóng gói, giúp giao hàng nhanh hơn và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
• Có thể sử dụng trên nhiều thiết bị (máy tính, điện thoại, máy quét mã vạch…), tiện lợi cho việc quản lý mọi lúc mọi nơi.

7. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

7.1. Quy trình quản lý kho có áp dụng cho cửa hàng nhỏ không?

Có. Dù là cửa hàng nhỏ hay doanh nghiệp lớn, một quy trình quản lý kho cơ bản vẫn rất cần thiết. Nó giúp kiểm soát hàng hóa rõ ràng, hạn chế thất thoát và phục vụ khách nhanh chóng, kể cả khi bạn chỉ có vài chục sản phẩm.

7.2. Phải mất bao lâu để xây dựng quy trình kho chuẩn?

Thời gian xây dựng phụ thuộc vào quy mô và độ phức tạp. Với cửa hàng nhỏ, chỉ cần vài ngày đến một tuần. Với doanh nghiệp lớn, có thể mất vài tuần đến vài tháng để hoàn thiện một quy trình chuẩn chỉnh.

7.3. Có cần dùng phần mềm không, hay làm thủ công vẫn ổn?

Ban đầu, bạn có thể sử dụng sổ sách hoặc Excel để quản lý kho. Tuy nhiên, khi quy mô kinh doanh lớn dần, phần mềm quản lý kho sẽ mang lại nhiều lợi ích vượt trội:

• Tự động hóa toàn bộ quy trình nhập, xuất và kiểm kê, giúp giảm bớt công việc lặp lại hàng ngày.
• Hạn chế sai sót do thao tác thủ công, đặc biệt khi số lượng hàng hóa và đơn hàng ngày càng nhiều.
• Kiểm soát tồn kho theo thời gian thực, dễ dàng biết được số lượng hàng hóa đang có tại bất kỳ thời điểm nào.
• Tiết kiệm thời gian, chi phí và nhân lực, nhờ vào việc xử lý nhanh chóng và chính xác các tác vụ.
• Nâng cao tính chuyên nghiệp trong vận hành, tạo nền tảng để mở rộng quy mô kinh doanh bền vững.

7.4. ISO 9001 có bắt buộc không?

ISO 9001 không bắt buộc mà là chứng nhận tự nguyện, thể hiện cam kết về chất lượng và sự chuyên nghiệp. Nó phù hợp với doanh nghiệp lớn, muốn nâng cao uy tín và mở rộng ra thị trường quốc tế.

8. Tạm kết

Vận hành kho hiệu quả không chỉ dựa vào kinh nghiệm, mà còn cần một quy trình quản lý kho rõ ràng và công cụ phù hợp. EasyPOS chính là giải pháp giúp bạn tối ưu hoạt động, tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót.

Bạn muốn biết EasyPOS có thể giúp quy trình quản lý kho của bạn chuyên nghiệp hơn như thế nào? Hãy ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ ngay hôm nay để trải nghiệm sự khác biệt!

Thông tin liên hệ:

• Website: https://easypos.vn/
• Hotline: 0869425631
• Fanpage: Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS