Quy trình quản lý kho theo ISO  là bước nền tảng giúp doanh nghiệp tổ chức kho hàng chuyên nghiệp, hiệu quả và bền vững. Áp dụng tiêu chuẩn ISO trong quản lý kho không chỉ giúp kiểm soát hàng hóa, hạn chế thất thoát và sai sót, mà còn nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách nhanh chóng. Với Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS, doanh nghiệp có thể triển khai quy trình này dễ dàng hơn, tự động hóa các thao tác quản lý kho, tối ưu tồn kho và tăng hiệu suất kinh doanh vượt trội.

1. Giới thiệu tiêu chuẩn ISO 9001 trong quản lý kho

ISO (International Organization for Standardization) là tổ chức quốc tế chuyên ban hành các tiêu chuẩn nhằm nâng cao chất lượng, an toàn và hiệu quả trong hoạt động sản xuất – kinh doanh trên toàn cầu.

Trong lĩnh vực kho vận, quy trình quản lý kho theo ISO là tập hợp các bước được xây dựng có hệ thống để đảm bảo việc lưu trữ, kiểm soát hàng hóa diễn ra chính xác, hiệu quả và phù hợp với chuẩn mực quốc tế.

Trong đó, ISO 9001:2015 là tiêu chuẩn được áp dụng rộng rãi nhất hiện nay trong quản lý kho của nhiều doanh nghiệp.

XEM THÊM: #1 Phần Mềm Quản Lý Bán Hàng Đa Kênh – Tối Ưu Hiệu Suất, X3 Doanh Thu

2. Khi nào doanh nghiệp nên áp dụng quy trình kho theo ISO?

Áp dụng quy trình quản lý kho theo ISO là quyết định quan trọng giúp doanh nghiệp vận hành kho hiệu quả và bền vững. Doanh nghiệp nên cân nhắc triển khai trong các trường hợp sau:

• Kho hàng lớn hoặc nhiều chi nhánh: Quản lý thủ công dễ nhầm lẫn, thất thoát và chậm trễ.
• Cần tối ưu tồn kho: Thiết lập quy trình chuẩn giúp giảm hàng tồn đọng và thiếu hụt.
• Yêu cầu minh bạch, tuân thủ chuẩn mực: Đáp ứng các tiêu chuẩn ISO hoặc yêu cầu từ đối tác.
• Muốn nâng cao hiệu quả và giảm chi phí: Tiết kiệm thời gian, nhân lực, chi phí vận hành.
• Đang mở rộng hoặc hướng tới phát triển bền vững: Hệ thống kho chuẩn hóa giúp kiểm soát và quản lý dễ dàng.

📌📌📌Sử dụng EasyPOS kết hợp quy trình ISO giúp giảm 70% thất thoát, tiết kiệm 50% thời gian kiểm kê.
Tự động hóa 80% thao tác kho, nâng cao hiệu quả vận hành và tối ưu chi phí rõ rệt.

3. Tuần tự các bước trong quy trình quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO 9001 

Dưới đây là các quy trình quản lý kho chi tiết mà doanh nghiệp có thể tham khảo và điều chỉnh để áp dụng phù hợp với thực tế vận hành:

3.1. Quy trình nhập kho

Quy trình nhập kho được thực hiện khi doanh nghiệp cần bổ sung nguyên vật liệu hoặc hàng hóa. Đây là bước quan trọng giúp đảm bảo nguồn cung ổn định cho sản xuất và kinh doanh.

• Bước 1: Thông báo nhập kho: Khi hàng hóa sắp hết, bộ phận liên quan (mua hàng hoặc kế toán) sẽ lập yêu cầu nhập kho, liệt kê rõ danh mục, số lượng và loại hàng. Thông báo này cần được lãnh đạo duyệt và gửi đến các bộ phận liên quan để chuẩn bị tiếp nhận.
• Bước 2: Lập phiếu nhập kho: Kế toán kho tiến hành lập phiếu nhập chi tiết và trình lãnh đạo ký duyệt. Phiếu này là căn cứ pháp lý để thực hiện việc nhập kho.
• Bước 3: Tiến hành nhập kho: Thủ kho kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa theo phiếu nhập, sau đó đưa vào lưu trữ. Phiếu nhập được ký xác nhận và số liệu được cập nhật vào sổ kho.

XEM THÊM: Tổng Hợp Các Mẫu File Quản Lý Kho Excel Đơn Giản, Dễ Dùng

3.2. Quy trình xuất kho theo ISO

Xuất kho là bước đảm bảo hàng hóa được phân phối đúng nơi, đúng mục đích. Có thể chia thành xuất để bán, sản xuất, lắp ráp hoặc vận chuyển.

• Bước 1: Đề nghị xuất kho: Bộ phận sử dụng lập đề nghị xuất kho, ghi rõ loại hàng, số lượng, mục đích sử dụng và trình người có thẩm quyền phê duyệt.
• Bước 2: Kiểm tra hàng tồn & duyệt xuất: Kế toán kho và bộ phận phụ trách kiểm tra số lượng tồn, đảm bảo hàng đủ để xuất. Sau đó người có thẩm quyền duyệt phiếu xuất kho.
• Bước 3: Thực hiện xuất kho: Thủ kho chuẩn bị hàng, phối hợp với người nhận kiểm tra, ký xác nhận. Sổ kho được cập nhật sau khi xuất.

3.3. Quy trình kiểm kê vật tư/hàng hóa

Kiểm kê giúp đối chiếu số liệu thực tế với sổ sách, từ đó phát hiện sai lệch và xử lý kịp thời. 

• Bước 1: Thông báo/lập kế hoạch kiểm kê: Thường diễn ra định kỳ 3-6 tháng hoặc đột xuất. Bộ phận hành chính sẽ thông báo cụ thể về thời gian và phạm vi kiểm kê.
• Bước 2: Tiến hành kiểm kê: Tổ kiểm kê (gồm thủ kho, kế toán, trưởng phòng) lập biên bản, kiểm tra số lượng và tình trạng hàng hóa theo danh mục đã lên kế hoạch.
• Bước 3: Xử lý chênh lệch: Các sai lệch được rà soát, xử lý và cập nhật sổ sách dưới sự kiểm duyệt của ban tài chính và kế toán trưởng.
• Bước 4: Tổng hợp báo cáo: Lập báo cáo kiểm kê chính thức, phản ánh số liệu tồn kho, tình trạng vật tư và trình phê duyệt để lưu hồ sơ.

3.4. Quy định sắp xếp và bảo quản hàng hóa

Tùy vào loại hàng, mỗi doanh nghiệp cần có cách bố trí và bảo quản phù hợp nhằm đảm bảo an toàn và thuận tiện khi xuất – nhập.

Nguyên tắc sắp xếp:

• Phân loại hàng hóa theo nhóm, hạn sử dụng, kích thước để dễ tìm và quản lý.
• Bố trí vị trí hợp lý, ưu tiên hàng thường xuất ở vị trí dễ lấy.
• Giữ khoảng cách an toàn giữa các kệ và lối đi, đảm bảo vận chuyển thuận tiện và phòng chống rủi ro.

Nguyên tắc bảo quản:

• Kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm với các mặt hàng nhạy cảm như thực phẩm, dược phẩm.
• Bảo vệ hàng hóa đúng cách, tránh hư hỏng do va đập hoặc môi trường.
• Chống côn trùng và động vật gây hại, thường xuyên vệ sinh và kiểm tra kho.

4. Quy trình ISO giúp doanh nghiệp quản lý kho như thế nào tốt hơn?

Áp dụng quy trình quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO mang lại nhiều lợi ích rõ rệt cho doanh nghiệp, cụ thể:

• Chuẩn hóa quy trình làm việc: Mọi bước nhập, xuất, kiểm kê đều có quy định rõ ràng, hạn chế sai sót và xử lý cảm tính.
• Nâng cao độ chính xác trong quản lý tồn kho: Giảm tình trạng thừa – thiếu hàng hóa nhờ kiểm soát chặt chẽ theo quy trình.
• Tăng tính minh bạch và trách nhiệm: Mỗi khâu đều có người phụ trách và tài liệu chứng minh, dễ dàng truy xuất khi có sự cố.
• Cải thiện hiệu quả vận hành kho: Hàng hóa được sắp xếp, lưu trữ, kiểm kê có hệ thống hơn, tiết kiệm thời gian xử lý.
• Đáp ứng yêu cầu kiểm toán và đối tác: ISO giúp doanh nghiệp đạt chuẩn trong quản lý, tạo uy tín trong mắt nhà đầu tư và khách hàng.
• Hạn chế rủi ro tài chính và pháp lý: Nhờ quản lý rõ ràng, doanh nghiệp dễ phát hiện và xử lý kịp thời các sai lệch hoặc gian lận.

5. Lưu ý khi xây dựng và triển khai quy trình kho theo ISO

Để xây dựng một quy trình kho theo chuẩn ISO hiệu quả và chuyên nghiệp, doanh nghiệp nên chú trọng vào các điểm chính sau:

• Xác định rõ vai trò và trách nhiệm: Phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng vị trí trong kho (nhân viên nhập, xuất, kiểm kê,…) để tránh chồng chéo.
• Tiêu chuẩn hóa quy trình: Xây dựng một quy trình rõ ràng, từ khâu tiếp nhận, lưu trữ, xuất kho đến kiểm kê định kỳ, để đảm bảo tính nhất quán.
• Tối ưu hóa bố trí kho: Sắp xếp hàng hóa khoa học, dễ tìm và dễ di chuyển, tuân thủ nguyên tắc FIFO (Nhập trước – Xuất trước) hoặc LIFO (Nhập sau – Xuất trước) phù hợp với loại hàng.
• Kiểm soát chất lượng: Áp dụng các bước kiểm tra chất lượng chặt chẽ ở cả khâu nhập và xuất kho.
• Quản lý tài liệu: Ghi chép đầy đủ và chính xác mọi hoạt động (phiếu nhập, phiếu xuất, báo cáo kiểm kê) để dễ dàng truy xuất và kiểm tra.
• Đào tạo nhân viên: Đảm bảo tất cả nhân viên hiểu rõ và tuân thủ các quy trình đã được thiết lập.
• Cải tiến liên tục: Thường xuyên đánh giá hiệu suất để tìm ra các điểm yếu và cải thiện quy trình, đây là một nguyên tắc cốt lõi của ISO.

6. Tạm kết 

Như vậy, quy trình quản lý kho theo ISO giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất và chất lượng dịch vụ. Tuy nhiên, để phát huy tối đa hiệu quả, không thể thiếu sự hỗ trợ từ công nghệ.

EasyPOS với các tính năng quản lý kho hiện đại – từ nhập, xuất, kiểm kê đến báo cáo – giúp doanh nghiệp dễ dàng đáp ứng tiêu chuẩn ISO, đồng thời tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót.

Đăng ký dùng thử EasyPOS ngay hôm nay để trải nghiệm sự khác biệt!

NHẬN BẢN DÙNG THỬ MIỄN PHÍ!

HOÀN TẤT ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, EasyPOS sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

Thông tin liên hệ:

• Website: https://easypos.vn/
• Hotline: 0869425631
• Fanpage: Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS