Hóa đơn điện tử là gì – câu hỏi tưởng quen mà vẫn khiến nhiều hộ kinh doanh bối rối, nhất là khi quy định mới như Nghị định 70/2025/NĐ-CP yêu cầu xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền. Đây không chỉ là thủ tục thuế, mà còn là bước tiến quan trọng trong hành trình số hóa quản lý bán hàng. Bài viết dưới đây của Phần mềm quản lý bán hàng POS sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm hóa đơn điện tử, cách xuất hóa đơn từ máy tính tiền, và những giải pháp phần mềm tiện lợi – phù hợp với cả hộ kinh doanh nhỏ lẻ.

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được tạo lập, ghi nhận, ký số và lưu trữ hoàn toàn dưới dạng dữ liệu điện tử thay cho hóa đơn giấy truyền thống.

Hóa đơn điện tử có đầy đủ giá trị pháp lý và nội dung bắt buộc theo quy định của Luật Kế toán và Luật Quản lý thuế.

Từ năm 2022, việc sử dụng hóa đơn điện tử đã trở thành yêu cầu bắt buộc đối với đa số doanh nghiệp và hộ kinh doanh.

Đặc biệt, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, nhiều hộ kinh doanh sử dụng máy tính tiền sẽ phải xuất hóa đơn điện tử ngay tại thời điểm bán hàng – nhằm đảm bảo minh bạch và kết nối dữ liệu trực tiếp với cơ quan thuế.

Xem Thêm: Quy Định Mới Về Hóa Đơn Điện Tử Khởi Tạo Từ Máy Tính Tiền

2. Vì sao cần sử dụng hóa đơn điện tử?

Việc sử dụng hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp và hộ kinh doanh:

• Tuân thủ quy định pháp luật: Hóa đơn điện tử là bắt buộc theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và mới nhất là Nghị định 70/2025/NĐ-CP áp dụng với cả hộ kinh doanh sử dụng máy tính tiền.
• Tiết kiệm chi phí: Không cần in ấn, lưu trữ hóa đơn giấy, giảm chi phí vận chuyển, nhân sự.
• Tăng tính chuyên nghiệp và minh bạch: Xuất hóa đơn nhanh, chuẩn, giảm sai sót, dễ đối chiếu và minh bạch với khách hàng.
• Tự động hóa quản lý: Dễ dàng tra cứu, tổng hợp và báo cáo doanh thu theo thời gian thực, đồng bộ với phần mềm bán hàng.

3. Hóa đơn điện tử phù hợp cho những ai?

Hiện nay, hóa đơn điện tử không chỉ dành cho doanh nghiệp lớn mà đã mở rộng đến nhiều nhóm đối tượng:

• Doanh nghiệp bán lẻ, nhà hàng, cafe, siêu thị mini có nhu cầu xuất hóa đơn tại điểm bán.
• Hộ kinh doanh cá thể sử dụng máy tính tiền có kết nối phần mềm quản lý bán hàng (áp dụng theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP).
• Shop online, cửa hàng thời trang, tạp hóa, hiệu thuốc,… cần quản lý bán hàng minh bạch, khép kín và báo cáo nhanh chóng.
• Các đơn vị dịch vụ như spa, phòng khám, tiệm làm tóc… muốn tăng tính chuyên nghiệp khi thanh toán.

4. Cần chuẩn bị gì để sử dụng hóa đơn điện tử?

Để triển khai hóa đơn điện tử đúng quy định và vận hành mượt mà trong quá trình bán hàng, hộ kinh doanh và doanh nghiệp cần chuẩn bị một số yếu tố cơ bản sau:

• Mã số thuế hợp lệ: Đây là điều kiện tiên quyết để đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử.
• Chữ ký số (USB token hoặc chữ ký số HSM): Dùng để ký lên hóa đơn điện tử, đảm bảo giá trị pháp lý.
• Phần mềm quản lý bán hàng có tích hợp hóa đơn điện tử: Giúp tạo, ký số và gửi hóa đơn ngay tại điểm bán, đặc biệt với mô hình dùng máy tính tiền.
• Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế: Qua cổng thông tin của Tổng cục Thuế hoặc do nhà cung cấp phần mềm hỗ trợ.
• Kết nối internet ổn định: Đảm bảo hệ thống luôn đồng bộ dữ liệu lên cơ quan thuế nhanh chóng, liên tục.

Việc chuẩn bị đúng và đủ từ đầu sẽ giúp quá trình xuất hóa đơn diễn ra liền mạch, tránh sai sót và rút ngắn thời gian xử lý khi bán hàng.

5. Hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử từ phần mềm quản lý bán hàng

Việc xuất hóa đơn điện tử không còn quá phức tạp nếu bạn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng đã tích hợp sẵn chức năng tạo và gửi hóa đơn. Chỉ với vài thao tác trên máy tính tiền hoặc điện thoại, hóa đơn có thể được lập, ký số và tự động đồng bộ với cơ quan thuế.

Phần tiếp theo EasyPOS sẽ hướng dẫn bạn cách xuất hóa đơn điện tử từng bước – nhanh chóng, đúng chuẩn – trên máy tính hoặc ngay trên điện thoại trong phần mềm bán hàng EasyPOS

⇒ Video Hướng dẫn xuất hoá đơn điện tử máy tính tiền trên máy tính

⇒ Video Hướng dẫn xuất hoá đơn điện tử máy tính tiền trên điện thoại

Hướng dẫn xuất HDDT MTT bằng điện thoại

6. FAQ về hóa đơn điện tử

6.1 Hóa đơn điện tử có cần in ra không?

Không bắt buộc. Hóa đơn điện tử được lập, ký số và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể in hóa đơn ra giấy để giao cho khách nếu cần đối chiếu hoặc phục vụ nhu cầu thực tế.

6.2 Phần mềm xuất hóa đơn điện tử có cần mua thêm chữ ký số?

Có. Để hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý, doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh cần có chữ ký số (USB token hoặc cloud token). Đây là công cụ bắt buộc để ký lên hóa đơn trước khi gửi cho khách và đồng bộ với cơ quan thuế.

6.3 Hóa đơn xuất từ phần mềm có hợp lệ không?

Có, nếu phần mềm đáp ứng đúng quy định của Tổng cục Thuế và hóa đơn được ký số hợp lệ. Các phần mềm như EasyPOS, EasyInvoice… đã tích hợp đầy đủ chuẩn kết nối và được cơ quan thuế chấp thuận sử dụng.

6.4 Không có kết nối internet có xuất hóa đơn được không?

Trong trường hợp mất mạng tạm thời, bạn vẫn có thể lưu đơn hàng hoặc hóa đơn nháp. Tuy nhiên, hóa đơn chỉ được gửi đi và có hiệu lực pháp lý khi có kết nối internet để hệ thống ký số và đồng bộ dữ liệu với cơ quan thuế.

6.5 Lưu ý quan trọng khi sử dụng hóa đơn điện tử

• Kiểm tra kỹ thông tin người mua và mã số thuế trước khi ký.
• Lưu trữ hóa đơn đúng quy định (ít nhất 10 năm).
• Sử dụng phần mềm có hỗ trợ xuất hóa đơn chuẩn từ máy tính tiền theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
• Sử dụng phần mềm kế toán để nộp tờ khai 01/CNKD lên Cơ quan Thuế.
• Chủ động liên hệ bộ phận kỹ thuật nếu hóa đơn không gửi được hoặc sai thông tin

Trên đây là những kiến thức về hóa đơn điện tử là gì? Cách xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền mà hộ kinh doanh cần biết.

HDDT không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo quy định pháp luật mà còn là giải pháp giúp hộ kinh doanh và doanh nghiệp hiện đại hóa quy trình bán hàng, quản lý minh bạch và tiết kiệm thời gian.

Nếu bạn đang tìm một phần mềm quản lý bán hàng tích hợp xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, dễ dùng và chuẩn Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hãy cân nhắc ngay giải pháp từ EasyPOS và EasyInvoice để triển khai nhanh chóng – thuận tiện – hiệu quả ngay từ hôm nay.

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN VÀ DÙNG THỬ EASYPOS

HOÀN TẤT ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, EasyPOS sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

Thông tin liên hệ:

• Website: https://easypos.vn/
• Hotline: 0869425631
• Fanpage: Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS