Tổng Hợp mẫu báo cáo doanh thu bằng Excel chi tiết, dễ sử dụng

Trong quá trình kinh doanh, việc theo dõi doanh thu đóng vai trò quan trọng giúp cửa hàng, hộ kinh doanh hay doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền và đánh giá hiệu quả hoạt động. Tuy nhiên, không phải ai cũng đủ ngân sách để đầu tư phần mềm quản lý chuyên nghiệp. Đây là lý do mẫu báo cáo doanh thu bằng excel vẫn được nhiều người lựa chọn nhờ tính đơn giản, dễ sử dụng và tiết kiệm chi phí. Vậy file Excel này gồm những gì và làm sao để sử dụng hiệu quả? Cùng Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây.

1. Những ai nên dùng mẫu báo cáo doanh thu bằng Excel?

Mẫu báo cáo doanh thu bằng Excel là công cụ phù hợp với nhiều mô hình kinh doanh nhờ ưu điểm dễ sử dụng, linh hoạt và gần như không tốn chi phí đầu tư ban đầu. Đặc biệt với các đơn vị chưa có nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý chuyên sâu, Excel vẫn là lựa chọn phổ biến để theo dõi doanh số, kiểm soát dòng tiền và đánh giá hiệu quả kinh doanh theo từng giai đoạn. 

• Hộ kinh doanh cá thể: Phù hợp với quán ăn, cửa hàng nhỏ, hộ bán lẻ muốn theo dõi doanh thu hàng ngày, hàng tháng để quản lý tài chính và đối chiếu sổ sách dễ dàng.
• Shop online và người bán trên sàn thương mại điện tử: Những người kinh doanh trên Shopee, TikTok Shop, Lazada hoặc Facebook có thể dùng Excel để quản lý doanh thu, theo dõi đơn hàng, phí sàn, chi phí vận chuyển và lợi nhuận thực tế.
• Quán cafe, trà sữa, nhà hàng quy mô nhỏ: Chủ quán có thể sử dụng file Excel để tổng hợp doanh thu theo ca, theo ngày hoặc theo món bán chạy nhằm tối ưu vận hành.
• Cửa hàng tạp hóa, siêu thị mini, cửa hàng bán lẻ: Theo dõi doanh số bán hàng, thống kê mặt hàng bán chạy và đánh giá hiệu quả kinh doanh theo từng thời điểm.
• Doanh nghiệp nhỏ hoặc startup mới hoạt động: Khi chưa phát sinh quá nhiều dữ liệu hoặc chưa cần đầu tư phần mềm chuyên dụng, Excel là giải pháp tiết kiệm để quản lý doanh thu bước đầu.
• Người mới bắt đầu kinh doanh: Với giao diện quen thuộc, dễ thao tác và có thể tùy chỉnh theo nhu cầu, Excel phù hợp cho người chưa có nhiều kinh nghiệm quản lý tài chính bán hàng.

XEM THÊM: Review 10+ Phần Mềm Quản Lý Doanh Thu Nên Dùng Nhất Hiện Nay

2. Một mẫu báo cáo doanh thu bằng Excel cần có những nội dung gì?

Tùy vào lĩnh vực hoạt động, người dùng có thể điều chỉnh nội dung cho phù hợp, tuy nhiên một file báo cáo doanh thu cơ bản thường nên có các hạng mục sau:

2.1. Thông tin chung

Đây là phần giúp xác định phạm vi và thời gian của báo cáo doanh thu. Thông thường, file Excel nên có các thông tin như:

• Tên cửa hàng/doanh nghiệp
• Khoảng thời gian báo cáo (theo ngày, tuần, tháng hoặc quý)
• Người lập báo cáo. 

Bổ sung đầy đủ thông tin này sẽ giúp dễ kiểm tra, đối chiếu và lưu trữ dữ liệu về sau.

2.2. Thông tin giao dịch bán hàng

Một mẫu báo cáo doanh thu bằng Excel hiệu quả cần ghi nhận chi tiết các giao dịch bán hàng phát sinh. Những nội dung nên có bao gồm: 

• Ngày giao dịch
• Mã đơn hàng hoặc mã hóa đơn
• Tên sản phẩm/dịch vụ
• Số lượng bán ra
• Đơn giá 

Đây là những dữ liệu quan trọng giúp người kinh doanh theo dõi lượng hàng bán được, đánh giá hiệu suất từng mặt hàng và hạn chế thất thoát doanh thu.

2.3. Các chỉ số doanh thu quan trọng

Bên cạnh dữ liệu bán hàng, báo cáo doanh thu cần thể hiện rõ các chỉ số tài chính để đánh giá hiệu quả kinh doanh. Một số thông tin quan trọng: 

• Tổng doanh thu phát sinh
• Chiết khấu hoặc giảm giá
• Doanh thu thực nhận
• Lợi nhuận ước tính 

Theo dõi các chỉ số này giúp chủ kinh doanh nắm rõ tình hình bán hàng, biết được thời điểm tăng trưởng hoặc sụt giảm doanh số để kịp thời điều chỉnh chiến lược.

2.4. Thông tin thanh toán và chi phí

Để kiểm soát dòng tiền chính xác hơn, file Excel cũng nên bổ sung phần quản lý phương thức thanh toán như tiền mặt, chuyển khoản, ví điện tử hoặc quẹt thẻ. 

Ngoài ra, các khoản chi phí phát sinh như phí vận chuyển, phí sàn thương mại điện tử, nguyên vật liệu hoặc chi phí vận hành cũng cần được cập nhật. 

2.5. Ghi chú và dữ liệu bổ sung

Phần ghi chú tuy nhỏ nhưng lại khá cần thiết trong một mẫu báo cáo doanh thu bằng Excel. Người dùng có thể thêm các thông tin như: 

• Trạng thái đơn hàng (hoàn thành, hoàn trả, hủy đơn)
• Ghi chú đặc biệt về khách hàng hoặc những vấn đề phát sinh trong quá trình bán hàng. 

Điều này giúp việc kiểm tra dữ liệu và xử lý sai sót trở nên thuận tiện hơn.

Ngoài các nội dung trên, để file Excel hoạt động hiệu quả hơn, bạn nên tích hợp thêm các công thức như SUM, SUMIF, COUNTIF, IFERROR hoặc Pivot Table nhằm tự động tổng hợp doanh thu, thống kê số liệu và giảm thiểu sai sót khi nhập liệu thủ công. Từ đó, việc quản lý doanh thu trở nên nhanh chóng, trực quan và tiết kiệm thời gian.

3. Tổng hợp các mẫu báo cáo doanh thu bằng Excel phổ biến nhất

Dưới đây là 6 mẫu báo cáo doanh thu bằng Excel được sử dụng rộng rãi nhất, phù hợp với nhiều loại hình kinh doanh và nhu cầu theo dõi khác nhau. Tất cả đều được thiết kế sẵn, anh/chị chỉ cần tải về và điền dữ liệu là dùng được ngay.

3.1. Mẫu báo cáo doanh thu bằng Excel theo ngày

Phù hợp với các cửa hàng có giao dịch diễn ra liên tục, cần kiểm soát doanh thu từng ngày để phát hiện biến động kịp thời. Mẫu giúp ghi nhận chi tiết từng đơn hàng, dễ đối soát cuối ca hoặc cuối ngày.

[Tải mẫu báo cáo doanh thu theo ngày]

3.2. Mẫu báo cáo doanh thu bằng Excel theo tháng

Lý tưởng để tổng kết kết quả kinh doanh định kỳ, so sánh tăng trưởng giữa các tháng và lập kế hoạch doanh thu cho kỳ tiếp theo. Mẫu tích hợp sẵn công thức tự động tính tổng và biểu đồ trực quan.

[Tải mẫu báo cáo doanh thu theo tháng]

3.3. Mẫu báo cáo doanh thu bằng Excel theo sản phẩm

Giúp anh/chị xác định sản phẩm bán chạy, sản phẩm tồn kho chậm để tối ưu danh mục hàng hóa. Đây là mẫu không thể thiếu khi kinh doanh đa dạng mặt hàng.

[Tải mẫu báo cáo doanh thu theo sản phẩm]

3.4. Mẫu báo cáo doanh thu bằng Excel theo nhân viên bán hàng

Theo dõi hiệu suất từng nhân viên theo doanh số đạt được, phù hợp với đội ngũ bán hàng có KPI doanh thu. Mẫu hỗ trợ tính hoa hồng và xếp hạng nhân viên nhanh chóng.

[Tải mẫu báo cáo doanh thu theo nhân viên]

3.5. Mẫu báo cáo doanh thu bằng Excel cho shop online/sàn TMĐT

Được thiết kế phù hợp với đặc thù bán hàng đa kênh (Shopee, Lazada, TikTok Shop, website…), giúp tổng hợp doanh thu từ nhiều nguồn về một file duy nhất để so sánh và phân tích hiệu quả từng kênh.

[Tải mẫu báo cáo doanh thu cho shop online]

3.6. Mẫu báo cáo doanh thu bằng Excel cho hộ kinh doanh

Đơn giản, gọn nhẹ, không đòi hỏi kiến thức kế toán chuyên sâu – phù hợp với hộ kinh doanh cá thể, tiểu thương cần ghi chép thu chi cơ bản hằng ngày và tổng kết cuối tháng.

[Tải mẫu báo cáo doanh thu cho hộ kinh doanh]

4. Hướng dẫn cách làm mẫu báo cáo doanh thu bằng Excel từ A–Z

Việc tạo mẫu báo cáo doanh thu bằng Excel không quá phức tạp nếu bạn biết cách sắp xếp dữ liệu khoa học ngay từ đầu. Một file báo cáo được thiết kế hợp lý sẽ giúp theo dõi doanh số, kiểm soát dòng tiền và hạn chế sai sót trong quá trình quản lý bán hàng. 

Dưới đây EasyPOS sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước để bạn có thể tự tạo file báo cáo doanh thu bằng Excel dễ áp dụng cho nhiều mô hình kinh doanh.

Bước 1: Xác định mục tiêu của báo cáo doanh thu

Trước khi bắt đầu tạo file Excel, bạn cần xác định rõ mục đích sử dụng để lựa chọn cấu trúc phù hợp. Tùy nhu cầu quản lý, báo cáo doanh thu có thể được lập theo ngày, tuần, tháng hoặc quý.

Ví dụ:

• Nếu kinh doanh quán cafe, quán ăn hoặc tạp hóa, bạn nên theo dõi doanh thu theo ngày để dễ kiểm soát thất thoát.
• Nếu bán hàng online hoặc trên sàn thương mại điện tử, nên theo dõi doanh thu theo đơn hàng và kênh bán.
• Nếu là doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể tổng hợp doanh thu theo tháng hoặc theo sản phẩm để đánh giá hiệu quả kinh doanh.

Bước 2: Tạo các cột thông tin cơ bản trong file Excel

Sau khi xác định mục tiêu, bước tiếp theo là thiết kế bố cục của mẫu báo cáo doanh thu bằng Excel. Bạn nên tạo đầy đủ các cột dữ liệu cần thiết để dễ dàng theo dõi và tính toán.

Một file cơ bản thường bao gồm các trường như:

• Ngày bán hàng
• Mã đơn hàng/hóa đơn
• Tên sản phẩm hoặc dịch vụ
• Số lượng bán ra
• Đơn giá
• Tổng tiền
• Giảm giá (nếu có)
• Phương thức thanh toán
• Chi phí phát sinh
• Ghi chú

Bạn nên đặt tên cột ngắn gọn, dễ hiểu và thống nhất cách nhập liệu ngay từ đầu để tránh lỗi khi tổng hợp dữ liệu.

Bước 3: Nhập công thức tính doanh thu tự động

Để giảm thao tác thủ công, bạn nên áp dụng các công thức Excel phổ biến nhằm tự động hóa việc tính toán. Đây là bước giúp file báo cáo hoạt động hiệu quả và hạn chế nhầm lẫn số liệu.

Một số công thức nên sử dụng gồm:

• SUM: Tính tổng doanh thu trong ngày/tháng.
• SUMIF: Tính doanh thu theo điều kiện (ví dụ theo sản phẩm hoặc nhân viên).
• COUNTIF: Đếm số lượng đơn hàng hoặc giao dịch.
• IFERROR: Hạn chế lỗi công thức khi dữ liệu bị trống.
• XLOOKUP/VLOOKUP: Tra cứu dữ liệu sản phẩm hoặc giá bán tự động.

Ví dụ, để tính tổng doanh thu, bạn có thể áp dụng công thức lấy Số lượng × Đơn giá, sau đó cộng toàn bộ dữ liệu trong kỳ báo cáo.

Bước 4: Tạo bảng tổng hợp doanh thu

Sau khi nhập dữ liệu, bạn nên tạo thêm khu vực tổng hợp để theo dõi nhanh hiệu quả kinh doanh mà không cần dò từng dòng dữ liệu.

Một bảng tổng hợp cơ bản nên bao gồm:

• Tổng doanh thu
• Tổng số đơn hàng
• Doanh thu trung bình/ngày
• Sản phẩm bán chạy
• Kênh bán hàng hiệu quả nhất
• Tổng chi phí phát sinh
• Lợi nhuận ước tính

Bước 5: Sử dụng Pivot Table để phân tích dữ liệu

Nếu dữ liệu bán hàng nhiều, Pivot Table là công cụ rất hữu ích trong Excel giúp tổng hợp và phân tích doanh thu nhanh chóng.

Bạn có thể dùng Pivot Table để:

• Xem doanh thu theo ngày, tuần hoặc tháng.
• Thống kê doanh thu theo sản phẩm.
• So sánh hiệu suất giữa các nhân viên bán hàng.
• Phân tích doanh số theo từng kênh bán.

Bước 6: Thiết kế biểu đồ doanh thu trực quan

Để dữ liệu dễ theo dõi hơn, bạn nên thêm biểu đồ trực quan vào file Excel. Một số loại biểu đồ phổ biến gồm:

• Biểu đồ cột: So sánh doanh thu giữa các tháng.
• Biểu đồ đường: Theo dõi tốc độ tăng trưởng doanh thu.
• Biểu đồ tròn: Phân tích tỷ trọng doanh thu theo sản phẩm hoặc kênh bán.

Nhờ đó, bạn có thể nhanh chóng nhận diện giai đoạn bán tốt, sản phẩm chủ lực hoặc thời điểm kinh doanh chững lại.

Bước 7: Kiểm tra và tối ưu file báo cáo doanh thu

Sau khi hoàn thiện, đừng quên kiểm tra lại toàn bộ dữ liệu và công thức để đảm bảo tính chính xác. Bạn nên:

• Kiểm tra lỗi công thức.
• Định dạng tiền tệ thống nhất.
• Khóa các ô chứa công thức để tránh sửa nhầm.
• Sao lưu file định kỳ.
• Phân quyền chỉnh sửa nếu có nhiều người cùng sử dụng.

5. Ưu và nhược điểm của việc quản lý doanh thu bằng Excel

Dù được nhiều hộ kinh doanh và cửa hàng nhỏ lựa chọn nhờ tính linh hoạt, miễn phí và dễ sử dụng, việc quản lý doanh thu bằng Excel không phải lúc nào cũng là giải pháp tối ưu trong mọi trường hợp. Trên thực tế, công cụ này vừa mang lại nhiều lợi ích trong việc theo dõi doanh số, vừa tồn tại một số hạn chế khi quy mô kinh doanh ngày càng mở rộng. 

Ưu điểm

• Linh hoạt, tùy chỉnh theo ý muốn: Bạn toàn quyền thiết kế cột, công thức, giao diện theo đúng nhu cầu của mình – điều mà nhiều phần mềm không cho phép.
• Dễ học, dễ dùng: Không cần đào tạo chuyên sâu. Nhân viên chỉ cần biết Excel cơ bản là có thể nhập liệu và đọc báo cáo ngay.
• Chia sẻ tiện lợi: File Excel dễ gửi qua email, Zalo, Google Drive, ai cũng mở được mà không cần cài thêm phần mềm.

Nhược điểm

• Dễ xảy ra sai sót do nhập tay: Chỉ cần một ô nhập nhầm số hoặc xóa nhầm công thức là toàn bộ báo cáo bị sai, và rất khó phát hiện nếu không kiểm tra kỹ.
• Không có thời gian thực: Dữ liệu chỉ cập nhật khi ai đó ngồi nhập thủ công. Không thể xem doanh thu ngay khi phát sinh đơn hàng như phần mềm chuyên dụng.
• Khó quản lý khi quy mô lớn: Khi số lượng giao dịch tăng lên hàng trăm, hàng nghìn dòng mỗi ngày, file Excel sẽ nặng, chậm và dễ bị lỗi công thức.

6. Giải pháp quản lý doanh thu tự động bằng phần mềm EasyPOS

Khi số lượng đơn hàng ngày càng tăng, dữ liệu bán hàng phát sinh liên tục hoặc kinh doanh trên nhiều kênh khác nhau, quản lý doanh thu bằng Excel thường dễ gặp tình trạng thất thoát số liệu hoặc mất nhiều thời gian tổng hợp. Đây cũng là lúc nhiều cửa hàng, hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý để theo dõi doanh thu chính xác, đồng bộ và trực quan hơn.

Trong số các nền tảng phổ biến hiện nay, EasyPOS là phần mềm quản lý bán hàng tích hợp quản lý doanh thu, hóa đơn điện tử và kê khai thuế dành cho hộ kinh doanh, cửa hàng bán lẻ, quán cafe, nhà hàng, shop online và nhiều mô hình khác. Hệ thống được thiết kế theo hướng đơn giản, dễ thao tác trên điện thoại, máy tính bảng hoặc máy tính, phù hợp cả với người mới bắt đầu kinh doanh. 

• Theo dõi doanh thu tự động theo thời gian thực: Doanh số bán hàng được cập nhật ngay khi phát sinh giao dịch, dễ dàng xem theo ngày, tuần, tháng hoặc theo từng chi nhánh, nhân viên, sản phẩm.
• Báo cáo doanh thu trực quan, chi tiết: Hệ thống tổng hợp số liệu tự động, hiển thị báo cáo doanh thu, lợi nhuận, chi phí và tình hình kinh doanh rõ ràng thay vì phải nhập công thức thủ công như Excel.
• Đồng bộ bán hàng – kho – công nợ trên cùng hệ thống: Dữ liệu nhập xuất kho, tồn kho, công nợ khách hàng và doanh thu được liên kết xuyên suốt, hạn chế chênh lệch số liệu khi đối soát.
• Tích hợp hóa đơn điện tử và hỗ trợ kê khai thuế: EasyPOS cho phép khởi tạo hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, đồng bộ dữ liệu theo quy định thuế hiện hành, phù hợp với xu hướng chuyển đổi số của hộ kinh doanh từ năm 2026.
• Quản lý đa kênh bán hàng: Có thể kết nối với các sàn thương mại điện tử như Shopee, TikTok Shop để đồng bộ đơn hàng và doanh thu tập trung trên một hệ thống.

Thay vì mất nhiều thời gian nhập và tổng hợp số liệu trên Excel, phần mềm EasyPOS mang đến phương án quản lý doanh thu bài bản hơn, đặc biệt phù hợp với hộ kinh doanh hoặc cửa hàng đang trong giai đoạn mở rộng quy mô.

Tạm kết

Có thể thấy, mẫu báo cáo doanh thu bằng excel vẫn là công cụ quản lý doanh số phổ biến nhờ tính đơn giản, dễ sử dụng và linh hoạt với nhiều mô hình kinh doanh. Hy vọng những thông tin trong bài viết từ EasyPOS sẽ giúp bạn lựa chọn được mẫu phù hợp để theo dõi doanh thu hiệu quả và tối ưu hoạt động bán hàng tốt hơn.

NHẬN BẢN DÙNG THỬ MIỄN PHÍ!

ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, EasyPOS sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

———————————————-

EASYPOS – BÁN HÀNG, KÊ KHAI THUẾ DỄ DÀNG

Trọn bộ giải pháp trong một phần mềm duy nhất trên điện thoại: Quản lý bán hàng, hóa đơn chứng từ, sổ sách kế toán, kê khai thuế dễ dàng. EasyPOS giúp hộ kinh doanh an tâm về chứng từ doanh thu và báo cáo với cơ quan Thuế.

Chuyển từ thuế khoán sang kê khai dễ dàng – NHẬN NGAY ƯU ĐÃI HẤP DẪN!

Thông tin liên hệ:

• Website: https://easypos.vn/
• Hotline: 0986633426
• Fanpage: Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS
• Trụ sở chính: Tầng 3, tòa nhà CT5AB, Khu đô thị Văn Khê, Phường Hà Đông, Thành phố Hà Nội, Việt Nam.
• Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh