Mẫu số S1a-HKD: Cách ghi sổ doanh thu, chi phí cho HKD miễn thuế

Mẫu số S1a-HKD là sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ vừa được Bộ Tài chính ban hành chính thức theo Thông tư 152/2025/TT-BTC, áp dụng bắt buộc từ ngày 01/01/2026. Đây là công cụ pháp lý không thể thiếu đối với hộ kinh doanh có doanh thu dưới 500 triệu đồng/năm – kể cả khi không phải nộp thuế GTGT hay thuế TNCN. Bài viết dưới đây Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS sẽ giải đáp toàn diện từ A-Z về mẫu sổ này. 

1. Mục đích và căn cứ pháp lý của Mẫu số S1a-HKD

1.1. Mục đích sử dụng

Mẫu S1a-HKD là sổ theo dõi doanh thu bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ của hộ kinh doanh. Việc lập sổ này giúp thực hiện các mục tiêu sau:

• Ghi chép doanh thu đầy đủ: Theo dõi toàn bộ doanh thu từ hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phát sinh hằng ngày một cách liên tục và rõ ràng.
• Xác định nghĩa vụ thuế: Là cơ sở quan trọng để cơ quan thuế và hộ kinh doanh xác định doanh thu có vượt ngưỡng phải nộp thuế GTGT và thuế TNCN hay không.
• Làm căn cứ giải trình với cơ quan thuế: Sổ doanh thu được dùng để đối chiếu khi cơ quan thuế kiểm tra, thanh tra, giúp hạn chế rủi ro bị ấn định doanh thu hoặc truy thu thuế.

Trên thực tế, nhiều hộ kinh doanh bị truy thu thuế không phải do cố tình vi phạm mà vì không có sổ sách hợp lệ để chứng minh doanh thu thực tế của mình.

1.2. Cơ sở pháp lý

Quy định về Mẫu số S1a-HKD được nêu tại Điều 4 Thông tư 152/2025/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 31/12/2025. Theo đó:

“Trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng không chịu thuế giá trị gia tăng, không phải nộp thuế thu nhập cá nhân thì sử dụng Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu số S1a-HKD) để ghi chép doanh thu.”

Như vậy, không phát sinh nghĩa vụ nộp thuế không đồng nghĩa với việc không cần ghi sổ. Từ ngày 01/01/2026, tất cả hộ kinh doanh đều phải lập và ghi chép sổ doanh thu theo Mẫu S1a-HKD theo quy định.

2. Những đối tượng phải sử dụng Mẫu số S1a-HKD

Hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh cần lập Mẫu số S1a-HKD – Sổ ghi doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Về mức doanh thu: Doanh thu phát sinh từ hoạt động sản xuất, kinh doanh trong năm dương lịch không vượt ngưỡng phải nộp thuế. Theo quy định hiện hành, mức này dưới 500 triệu đồng/năm.
• Về nghĩa vụ thuế: Thuộc nhóm không chịu thuế GTGT và không phải nộp thuế TNCN theo quy định của pháp luật thuế.
• Về thời điểm áp dụng: Quy định được áp dụng cho các kỳ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01/2026 trở đi.

XEM THÊM: Hộ kinh doanh dưới 500 triệu: Thông tin về thuế, hóa đơn cần biết

3. Hướng dẫn cách ghi sổ doanh thu Mẫu S1a-HKD chi tiết

3.1. Nguyên tắc mở sổ

Sổ S1a-HKD được lập nhằm ghi nhận doanh thu từ hoạt động bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh. Thông tin trong sổ là căn cứ để xác định người kinh doanh có thuộc diện phải nộp thuế GTGT và thuế TNCN hay không theo quy định của pháp luật thuế.

Trong trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thực hiện kê khai doanh thu với cơ quan thuế, sổ này còn được sử dụng để theo dõi và đối chiếu số liệu khi cần thiết.

3.2. Cách ghi sổ S1a-HKD

Việc ghi chép sổ S1a-HKD không phức tạp, nhưng cần thực hiện cẩn thận và thống nhất để đảm bảo tính chính xác. Cách ghi từng cột như sau:

• Cột A: Ghi rõ ngày, tháng thực hiện ghi sổ.
• Cột B: Mô tả nội dung phát sinh doanh thu từ hoạt động bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Hộ kinh doanh có thể ghi theo từng giao dịch phát sinh hoặc tổng hợp theo kỳ.
• Cột 1: Ghi số tiền thu được từ việc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

3.3. Nguyên tắc cần tuân thủ khi ghi sổ

• Ghi chép liên tục: Thực hiện theo đúng thứ tự thời gian phát sinh, không bỏ sót giao dịch và không ghi ngắt quãng.
• Đảm bảo minh bạch: Không gộp doanh thu của nhiều ngày vào một lần ghi và không tẩy xóa. Nếu có sai sót, việc chỉnh sửa phải thực hiện theo quy định của Luật Kế toán như ghi cải chính, ghi âm hoặc ghi điều chỉnh.
• Lưu trữ sổ sách: Sổ S1a-HKD cần được bảo quản ít nhất 05 năm, có thể lưu dưới dạng bản giấy có chữ ký của chủ hộ kinh doanh hoặc file điện tử, để phục vụ cho việc kiểm tra khi cần thiết.

4. Tải miễn phí Mẫu số s1a-hkd

Dưới đây là Mẫu số S1a-HKD mới nhất áp dụng từ 01/01/2026. Hộ kinh doanh có thể tải về để sử dụng trực tiếp hoặc in ra ghi chép doanh thu hằng ngày theo đúng quy định của cơ quan thuế.

• Tải miễn phí Mẫu số S1a-HKD File word!
• Tải miễn phí Mẫu số S1a-HKD File excel!

5. Tự động hoá sổ sách kế toán hộ kinh doanh cùng phần mềm bán hàng EasyPOS

Việc ghi chép sổ sách thủ công không chỉ tốn thời gian mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro sai sót, đặc biệt khi cơ quan thuế ngày càng siết chặt yêu cầu về tính minh bạch trong quản lý doanh thu. Đó là lý do nhiều hộ kinh doanh hiện nay lựa chọn phần mềm bán hàng EasyPOS như một giải pháp toàn diện, giúp tự động hóa toàn bộ quy trình kế toán – từ ghi sổ, xuất hoá đơn đến kê khai thuế – mà không cần thuê thêm nhân sự.

Với EasyPOS, hộ kinh doanh có thể:

• Tự động ghi sổ S1a-HKD và S2a-HKD theo đúng biểu mẫu ban hành kèm Thông tư 152/2025/TT-BTC, đảm bảo đúng nghiệp vụ, sẵn sàng xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.
• Xuất hoá đơn điện tử hợp lệ ngay tại quầy thu ngân, tích hợp trực tiếp với hệ thống của Tổng cục Thuế, không cần dùng thêm phần mềm hoá đơn riêng lẻ.
• Nộp tờ khai thuế online ngay trên phần mềm, hỗ trợ kê khai, tiết kiệm thời gian đến trực tiếp cơ quan thuế.
• Theo dõi doanh thu theo thời gian thực, hiển thị báo cáo tức thì theo ngày, tuần, tháng – giúp chủ hộ kinh doanh nắm rõ tình hình tài chính mọi lúc, mọi nơi ngay trên điện thoại.

Đặc biệt, phần mềm được thiết kế dễ dùng, tiện lợi – giao diện thân thiện, không cần đào tạo chuyên sâu, phù hợp với cả những hộ kinh doanh chưa có kinh nghiệm sử dụng phần mềm kế toán.

Với EasyPOS, anh/chị không còn phải lo lắng về việc ghi sổ sai mẫu, bỏ sót nghiệp vụ hay chậm nộp tờ khai. Toàn bộ quy trình từ bán hàng → ghi sổ → xuất hoá đơn → kê khai thuế được thực hiện trên một nền tảng duy nhất, giúp HKD vừa tuân thủ đúng pháp luật vừa tập trung toàn lực vào việc phát triển kinh doanh.

6. Câu hỏi thường gặp

6.1. Hộ kinh doanh không ghi sổ S1a-HKD có bị phạt không?

Nếu không ghi sổ S1a-HKD, hộ kinh doanh có thể đối mặt với rủi ro bị cơ quan thuế ấn định doanh thu và truy thu thuế dựa trên các cơ sở dữ liệu khác, gây bất lợi nghiêm trọng cho hoạt động kinh doanh.

6.2. Sổ S1a-HKD khác gì với sổ S2a-HKD?

Mẫu S1a-HKD chỉ dành cho nhóm hộ kinh doanh không chịu thuế GTGT và không phải nộp thuế TNCN – chỉ cần dùng đúng một loại sổ này. Trong khi đó, mẫu S2a-HKD áp dụng cho hộ kinh doanh nộp thuế GTGT và thuế TNCN theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu, yêu cầu ghi theo từng nhóm ngành nghề có cùng tỷ lệ tính thuế.

6.3. Có được dùng phần mềm thay thế sổ giấy S1a-HKD không?

Theo Thông tư 152/2025/TT-BTC, hộ kinh doanh được quyền lựa chọn sử dụng phần mềm bán hàng/kế toán thay thế cho sổ sách bằng giấy. Khi sử dụng phần mềm, hộ kinh doanh không bắt buộc phải in sổ ra giấy định kỳ; chỉ cần in và cung cấp số liệu khi cơ quan thuế có yêu cầu kiểm tra.

6.4. Ai được phép ghi sổ S1a-HKD cho hộ kinh doanh?

Người đại diện hộ kinh doanh có thể tự ghi chép sổ sách kế toán, hoặc bố trí người thân trong gia đình (cha, mẹ, vợ, chồng, con, anh chị em ruột) làm kế toán, hoặc thuê dịch vụ kế toán bên ngoài theo quy định của pháp luật.

Tạm kết

Trên đây, EasyPOS đã chia sẻ toàn bộ thông tin về mẫu số S1a-HKD – loại sổ kế toán bắt buộc dành cho hộ kinh doanh có doanh thu dưới 500 triệu đồng/năm. Việc ghi sổ đúng cách không chỉ giúp bạn tuân thủ pháp luật mà còn là nền tảng để quản lý doanh thu minh bạch, hiệu quả hơn!

NHẬN BẢN DÙNG THỬ MIỄN PHÍ!

ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, EasyPOS sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

———————————————-

EASYPOS – BÁN HÀNG, KÊ KHAI THUẾ DỄ DÀNG

Trọn bộ giải pháp trong một phần mềm duy nhất trên điện thoại: Quản lý bán hàng, hóa đơn chứng từ, sổ sách kế toán, kê khai thuế dễ dàng. EasyPOS giúp hộ kinh doanh an tâm về chứng từ doanh thu và báo cáo với cơ quan Thuế.

Chuyển từ thuế khoán sang kê khai dễ dàng – NHẬN NGAY ƯU ĐÃI HẤP DẪN!

Thông tin liên hệ:

• Website: https://easypos.vn/
• Hotline: 0986633426
• Fanpage: Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS
• Trụ sở chính: Tầng 3, tòa nhà CT5AB, Khu đô thị Văn Khê, Phường Hà Đông, Thành phố Hà Nội, Việt Nam.
• Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh