Mẫu số S1a-HKD: Cách ghi sổ doanh thu, chi phí cho HKD miễn thuế

Mẫu số S1a-HKD là sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ vừa được Bộ Tài chính ban hành chính thức theo Thông tư 152/2025/TT-BTC, áp dụng bắt buộc từ ngày 01/01/2026. Đây là công cụ pháp lý không thể thiếu đối với hộ kinh doanh có doanh thu dưới 500 triệu đồng/năm – kể cả khi không phải nộp thuế GTGT hay thuế TNCN. Bài viết dưới đây Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS sẽ giải đáp toàn diện từ A-Z về mẫu sổ này. 

1. Mục đích và căn cứ pháp lý của Mẫu số S1a-HKD

1.1. Mục đích sử dụng

Mẫu số S1a-HKD có tên đầy đủ là Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ, được ban hành kèm theo Thông tư 152/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Mẫu sổ được sử dụng để ghi nhận doanh thu phát sinh từ hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ của hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh. Số liệu trên sổ là căn cứ để:

• Theo dõi tổng doanh thu theo ngày, tháng, quý và năm.
• Xác định hộ kinh doanh có thuộc diện chịu thuế GTGT, thuế TNCN hay không.
• Đối chiếu doanh thu với số liệu do cơ quan thuế quản lý.
• Phục vụ việc giải trình khi cơ quan thuế yêu cầu.
• Theo dõi thời điểm doanh thu vượt ngưỡng chịu thuế.

Thông tư 152/2025/TT-BTC được ban hành ngày 31/12/2025, có hiệu lực từ ngày 01/01/2026 và thay thế chế độ kế toán hộ kinh doanh tại Thông tư 88/2021/TT-BTC.

Lưu ý: Mẫu S1a-HKD chỉ phản ánh doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ, không phải sổ theo dõi chi phí và cũng không phải tờ khai thuế.

NÊN XEM: Phần mềm quản lý bán hàng kê khai thuế EasyPOS: Dễ dùng, Giá rẻ

1.2. Cơ sở pháp lý

Quy định về Mẫu số S1a-HKD được nêu tại Điều 4 Thông tư 152/2025/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 31/12/2025. Theo đó:

“Trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng không chịu thuế giá trị gia tăng, không phải nộp thuế thu nhập cá nhân thì sử dụng Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu số S1a-HKD) để ghi chép doanh thu.”

Như vậy, không phát sinh nghĩa vụ nộp thuế không đồng nghĩa với việc không cần ghi sổ. Từ ngày 01/01/2026, tất cả hộ kinh doanh đều phải lập và ghi chép sổ doanh thu theo Mẫu S1a-HKD theo quy định.

2. Những đối tượng phải sử dụng Mẫu số S1a-HKD

Theo Điều 4 Thông tư 152/2025/TT-BTC, mẫu S1a-HKD được áp dụng đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không thuộc diện chịu thuế GTGT và không phải nộp thuế TNCN.

Từ ngày 01/01/2026, ngưỡng doanh thu không phải nộp thuế của hộ, cá nhân kinh doanh được nâng từ 500 triệu đồng lên 1 tỷ đồng/năm. Vì vậy, nhóm phổ biến sử dụng mẫu S1a-HKD là hộ, cá nhân kinh doanh có tổng doanh thu trong năm không quá 1 tỷ đồng.

Ví dụ:

• Hộ kinh doanh có doanh thu 650 triệu đồng/năm: thuộc nhóm không phải nộp thuế GTGT, thuế TNCN và sử dụng mẫu S1a-HKD để theo dõi doanh thu.
• Hộ kinh doanh có doanh thu đúng 1 tỷ đồng/năm: vẫn thuộc ngưỡng không quá 1 tỷ đồng.
• Hộ kinh doanh có doanh thu 1,2 tỷ đồng/năm: đã vượt ngưỡng không chịu thuế và cần xác định lại chế độ sổ kế toán, kê khai thuế và hóa đơn điện tử phù hợp.

Việc xác định đối tượng sử dụng sổ cần căn cứ vào tổng doanh thu của toàn bộ hoạt động sản xuất, kinh doanh trong năm, không chỉ doanh thu tại một cửa hàng, một địa điểm hoặc một kênh bán hàng riêng lẻ.

XEM THÊM:
Hộ kinh doanh có doanh thu bao nhiêu phải nộp thuế?
Hộ kinh doanh dưới 1 tỷ: Thuế, hóa đơn, BHXH cần biết [CẬP NHẬT MỚI]

3. Hướng dẫn cách ghi sổ doanh thu Mẫu S1a-HKD chi tiết

3.1. Cách ghi thông tin hộ kinh doanh

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh

Ghi đầy đủ tên hộ kinh doanh hoặc họ và tên cá nhân kinh doanh theo thông tin đăng ký thuế.

Ví dụ: Hộ kinh doanh Cửa hàng tạp hóa Hong Nhung

• Địa chỉ: Ghi địa chỉ trụ sở hoặc địa chỉ đăng ký kinh doanh.
• Mã số thuế: Ghi mã số thuế của hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh.
• Địa điểm kinh doanh: Ghi địa chỉ nơi trực tiếp diễn ra hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Trường hợp có nhiều địa điểm kinh doanh, hộ kinh doanh cần tổ chức theo dõi doanh thu đầy đủ tại từng địa điểm và tổng hợp doanh thu toàn bộ hoạt động.
• Kỳ tính thuế: Ghi năm hoặc khoảng thời gian mở sổ. Ví dụ: Năm 2026.
• Đơn vị tiền: Thông thường ghi: Đồng Việt Nam.

3.2. Cách ghi cột A – Ngày, tháng

Ghi ngày, tháng phát sinh doanh thu hoặc ngày thực hiện việc tổng hợp doanh thu vào sổ.

Ví dụ:

• 01/07/2026.
• 02/07/2026.
• Tháng 07/2026.

Hộ kinh doanh có thể ghi theo từng giao dịch hoặc ghi tổng hợp định kỳ tùy theo đặc điểm hoạt động kinh doanh.

3.3. Cách ghi cột B – Diễn giải

Ghi ngắn gọn nội dung doanh thu phát sinh.

Ví dụ:

• Doanh thu bán hàng tại cửa hàng.
• Doanh thu bán hàng qua Shopee.
• Doanh thu bán hàng qua TikTok Shop.
• Doanh thu cung cấp dịch vụ sửa chữa.
• Tổng doanh thu bán hàng ngày 01/07/2026.
• Tổng doanh thu bán hàng tháng 07/2026.

Nội dung diễn giải cần giúp hộ kinh doanh xác định được nguồn hình thành doanh thu và đối chiếu với hóa đơn, đơn hàng, phiếu thu hoặc báo cáo bán hàng khi cần.

NÊN XEM: Doanh thu tính thuế hộ kinh doanh là gì? Những lưu ý khi tính

3.4. Cách ghi cột 1 – Số tiền

Ghi tổng số tiền bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phát sinh tương ứng với nội dung tại cột B.

Doanh thu cần được ghi nhận đầy đủ từ các nguồn như:

• Tiền mặt tại cửa hàng.
• Thanh toán chuyển khoản.
• Thanh toán qua máy POS.
• Bán hàng qua website.
• Bán hàng qua mạng xã hội.
• Bán hàng qua sàn thương mại điện tử.
• Các khoản doanh thu từ hoạt động kinh doanh khác.

Cuối kỳ, cộng tổng số tiền đã ghi tại cột 1 để xác định doanh thu lũy kế.

3. 5 Ví dụ cách ghi mẫu S1a-HKD

Hộ kinh doanh Ngọc Anh bán đồ gia dụng, trong ba ngày đầu tháng 7/2026 phát sinh doanh thu như sau:

Trường hợp sử dụng phần mềm quản lý bán hàng, hộ kinh doanh có thể lấy tổng doanh thu cuối ngày từ báo cáo bán hàng để ghi vào sổ, thay vì nhập riêng từng đơn hàng.

Tuy nhiên, báo cáo chi tiết đơn hàng, hóa đơn, phiếu thu và chứng từ thanh toán vẫn nên được lưu giữ đầy đủ để làm căn cứ đối chiếu với số liệu tổng hợp.

ƯU ĐÃI HOT: Phần mềm quản lý bán hàng kê khai thuế EasyPOS: Dễ dùng, Giá rẻ

4. Tải miễn phí Mẫu số s1a-hkd

Dưới đây là Mẫu số S1a-HKD mới nhất áp dụng từ 01/01/2026. Hộ kinh doanh có thể tải về để sử dụng trực tiếp hoặc in ra ghi chép doanh thu hằng ngày theo đúng quy định của cơ quan thuế.

• Tải miễn phí Mẫu số S1a-HKD File word!
• Tải miễn phí Mẫu số S1a-HKD File excel!

5. Tự động hoá sổ sách kế toán hộ kinh doanh cùng phần mềm bán hàng EasyPOS

Việc ghi chép sổ sách thủ công không chỉ tốn thời gian mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro sai sót, đặc biệt khi cơ quan thuế ngày càng siết chặt yêu cầu về tính minh bạch trong quản lý doanh thu. Đó là lý do nhiều hộ kinh doanh hiện nay lựa chọn phần mềm bán hàng EasyPOS như một giải pháp toàn diện, giúp tự động hóa toàn bộ quy trình kế toán – từ ghi sổ, xuất hoá đơn đến kê khai thuế – mà không cần thuê thêm nhân sự.

Với EasyPOS, hộ kinh doanh có thể:

• Tự động ghi sổ S1a-HKD và S2a-HKD theo đúng biểu mẫu ban hành kèm Thông tư 152/2025/TT-BTC, đảm bảo đúng nghiệp vụ, sẵn sàng xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.
• Xuất hoá đơn điện tử hợp lệ ngay tại quầy thu ngân, tích hợp trực tiếp với hệ thống của Tổng cục Thuế, không cần dùng thêm phần mềm hoá đơn riêng lẻ.
• Nộp tờ khai thuế online ngay trên phần mềm, hỗ trợ kê khai, tiết kiệm thời gian đến trực tiếp cơ quan thuế.
• Theo dõi doanh thu theo thời gian thực, hiển thị báo cáo tức thì theo ngày, tuần, tháng – giúp chủ hộ kinh doanh nắm rõ tình hình tài chính mọi lúc, mọi nơi ngay trên điện thoại.

Đặc biệt, phần mềm được thiết kế dễ dùng, tiện lợi – giao diện thân thiện, không cần đào tạo chuyên sâu, phù hợp với cả những hộ kinh doanh chưa có kinh nghiệm sử dụng phần mềm kế toán.

Với EasyPOS, anh/chị không còn phải lo lắng về việc ghi sổ sai mẫu, bỏ sót nghiệp vụ hay chậm nộp tờ khai. Toàn bộ quy trình từ bán hàng → ghi sổ → xuất hoá đơn → kê khai thuế được thực hiện trên một nền tảng duy nhất, giúp HKD vừa tuân thủ đúng pháp luật vừa tập trung toàn lực vào việc phát triển kinh doanh.

6. Câu hỏi thường gặp

6.1. Hộ kinh doanh không ghi sổ S1a-HKD có bị phạt không?

Nếu không ghi sổ S1a-HKD, hộ kinh doanh có thể đối mặt với rủi ro bị cơ quan thuế ấn định doanh thu và truy thu thuế dựa trên các cơ sở dữ liệu khác, gây bất lợi nghiêm trọng cho hoạt động kinh doanh.

6.2. Sổ S1a-HKD có thể lập bằng Excel hoặc phần mềm không?

Hộ kinh doanh được lựa chọn lưu trữ tài liệu kế toán dưới dạng bản giấy hoặc dữ liệu điện tử. Vì vậy, S1a-HKD có thể được lập bằng:

• Sổ giấy.
• File Excel.
• Phần mềm kế toán.
• Phần mềm quản lý bán hàng có chức năng tổng hợp doanh thu.
• Hệ thống lưu trữ dữ liệu điện tử khác.

Tài liệu kế toán phải được bảo quản đầy đủ, an toàn và có khả năng tra cứu trong thời gian lưu trữ. Thời hạn lưu trữ tối thiểu đối với tài liệu kế toán của hộ kinh doanh là 5 năm.

Khi lập sổ điện tử, hộ kinh doanh nên sao lưu dữ liệu định kỳ, phân quyền người sử dụng và hạn chế chỉnh sửa số liệu sau khi đã chốt doanh thu.

6.3. Phân biệt S1a-HKD, S2a-HKD và Mẫu 01/CNKD

Hộ kinh doanh cần phân biệt rõ các biểu mẫu sau để tránh sử dụng nhầm.

Mẫu S1a-HKD và S2a-HKD là sổ kế toán, được dùng để ghi chép doanh thu. Trong khi đó, Mẫu 01/CNKD và 01/TKN-CNKD là các biểu mẫu phục vụ kê khai, thông báo doanh thu và xác định nghĩa vụ thuế.

Thông tư 50/2026/TT-BTC quy định Mẫu 01/CNKD dành cho hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu hằng năm trên 1 tỷ đồng; nhóm có doanh thu từ 1 tỷ đồng trở xuống sử dụng Mẫu 01/TKN-CNKD trong các trường hợp tương ứng.

6.4. Ai được phép ghi sổ S1a-HKD cho hộ kinh doanh?

Người đại diện hộ kinh doanh có thể tự ghi chép sổ sách kế toán, hoặc bố trí người thân trong gia đình (cha, mẹ, vợ, chồng, con, anh chị em ruột) làm kế toán, hoặc thuê dịch vụ kế toán bên ngoài theo quy định của pháp luật.

6.5. Có được tự thiết kế lại mẫu S1a-HKD không?

Hộ kinh doanh có thể bổ sung thêm cột hoặc điều chỉnh hình thức trình bày của sổ để phù hợp với nhu cầu quản lý.

Ví dụ, có thể bổ sung:

• Kênh bán hàng.
• Phương thức thanh toán.
• Địa điểm kinh doanh.
• Số hóa đơn.
• Mã ca bán hàng.
• Người thực hiện.
• Ghi chú điều chỉnh.

Tuy nhiên, mẫu sổ sau khi thiết kế lại vẫn phải bảo đảm có đầy đủ các nội dung cơ bản như:

• Tên sổ.
• Ngày, tháng lập sổ.
• Số liệu doanh thu.
• Chữ ký của người lập.
• Chữ ký của người đại diện hộ kinh doanh.
• Dấu của hộ kinh doanh nếu có.

Việc bổ sung chỉ tiêu không được làm mất hoặc thay đổi bản chất của các thông tin bắt buộc theo mẫu ban hành.

Tạm kết

Trên đây, EasyPOS đã chia sẻ toàn bộ thông tin về mẫu số S1a-HKD – loại sổ kế toán bắt buộc dành cho hộ kinh doanh có doanh thu dưới 500 triệu đồng/năm. Việc ghi sổ đúng cách không chỉ giúp bạn tuân thủ pháp luật mà còn là nền tảng để quản lý doanh thu minh bạch, hiệu quả hơn!

NHẬN BẢN DÙNG THỬ MIỄN PHÍ!

ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, EasyPOS sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

———————————————-

EASYPOS – BÁN HÀNG, KÊ KHAI THUẾ DỄ DÀNG

Trọn bộ giải pháp trong một phần mềm duy nhất trên điện thoại: Quản lý bán hàng, hóa đơn chứng từ, sổ sách kế toán, kê khai thuế dễ dàng. EasyPOS giúp hộ kinh doanh an tâm về chứng từ doanh thu và báo cáo với cơ quan Thuế.

Chuyển từ thuế khoán sang kê khai dễ dàng – NHẬN NGAY ƯU ĐÃI HẤP DẪN!

Thông tin liên hệ:

• Website: https://easypos.vn/
• Hotline: 0986633426
• Fanpage: Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS
• Trụ sở chính: Tầng 3, tòa nhà CT5AB, Khu đô thị Văn Khê, Phường Hà Đông, Thành phố Hà Nội, Việt Nam.
• Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh