Khởi nghiệp bằng cách mở quán cafe là lựa chọn phổ biến của nhiều bạn trẻ yêu thích kinh doanh và sáng tạo. Tuy nhiên, giữa một thị trường đầy cạnh tranh như hiện nay, việc sở hữu ý tưởng hay và đồ uống ngon thôi là chưa đủ. Bạn còn cần một kế hoạch tài chính rõ ràng và sự chuẩn bị kỹ lưỡng về vốn đầu tư. Vậy mở quán cafe cần bao nhiêu vốn? Bài viết dưới đây Phần mềm quản lý quán cafe EasyPOS sẽ giải đáp cho bạn!

1. Vì sao cần lên kế hoạch tài chính trước khi mở quán cafe?

Tài chính là “chìa khóa” mở cửa cho hành trình kinh doanh quán cafe suôn sẻ. Việc lập kế hoạch tài chính không chỉ giúp bạn chủ động dòng tiền mà còn tránh được nhiều rủi ro ngoài ý muốn.

1.1. Kiểm soát chi phí ngay từ đầu

Lên kế hoạch giúp bạn ước tính chính xác các khoản chi như thuê mặt bằng, mua sắm thiết bị, nguyên vật liệu, thiết kế không gian,… tránh tình trạng “vung tay quá trán”.

1.2. Dự phòng rủi ro tài chính

Kinh doanh không phải lúc nào cũng suôn sẻ. Một khoản dự phòng trong kế hoạch tài chính sẽ là “phao cứu sinh” nếu doanh thu chưa ổn định ở giai đoạn đầu.

1.3. Cân đối dòng tiền hiệu quả

Bạn sẽ biết khi nào cần chi, khi nào nên giữ lại dòng tiền, từ đó đảm bảo hoạt động của quán luôn ổn định và có lộ trình phát triển rõ ràng.

1.4. Định hướng mô hình kinh doanh phù hợp

Từ việc xác định ngân sách có thể đầu tư, bạn dễ dàng chọn được mô hình cafe phù hợp với túi tiền – không quá sức mà vẫn đủ hấp dẫn.

1.5. Hạn chế “vỡ kế hoạch” giữa chừng

Không ít người phải dừng lại nửa chừng vì hết vốn. Kế hoạch tài chính chi tiết giúp bạn chủ động mọi tình huống và bám sát mục tiêu ban đầu.

XEM THÊM: Mô Hình Cafe Nhượng Quyền 0 Đồng 

2. Mở quán cafe cần bao nhiêu vốn?

Mở quán cafe cần bao nhiêu tiền? Để mở một quán cafe, bạn cần chuẩn bị một khoản vốn kha khá, dao động từ vài trăm triệu đến cả tỉ đồng tùy vào quy mô và concept bạn hướng đến. 

Không chỉ dừng lại ở việc có một menu “chill phết” hay decor “sống ảo”, mà việc tính toán chi phí ban đầu sao cho chuẩn xác là yếu tố chủ chốt để quán cafe của bạn không bị “lạc trôi” giữa muôn vàn đối thủ.

2.1. Chi phí thuê mặt bằng

Đây thường là khoản ngốn nhiều ngân sách nhất. Giá thuê phụ thuộc vào vị trí, diện tích và thời gian thuê (thường yêu cầu cọc 3-6 tháng và trả trước 1-3 tháng).

Ví dụ: Một mặt bằng đẹp ở trung tâm các thành phố lớn có thể lên tới 30 – 100 triệu đồng/tháng, thậm chí cao hơn. Với các khu vực ít đắc địa hơn, chi phí có thể từ 10 – 25 triệu đồng/tháng. 

Đây là một phần quan trọng khi tìm hiểu mở quán cafe hết bao nhiêu tiền để có kế hoạch tài chính phù hợp.

2.2. Chi phí cải tạo, trang trí quán

“Vibe” quán là yếu tố giữ chân khách hàng. Chi phí này bao gồm sửa chữa, sơn sửa, làm trần, sàn, hệ thống điện nước, ánh sáng và các yếu tố trang trí khác.

Tùy thuộc vào concept (tối giản, vintage, hiện đại…) và mức độ đầu tư, chi phí này có thể từ 50 triệu đến vài trăm triệu đồng. Nếu bạn muốn một không gian độc đáo, “chất lừ” thì con số sẽ lớn hơn nhiều.

2.3. Chi phí mua sắm thiết bị, máy móc pha chế

Đây là “linh hồn” của quán, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng đồ uống. Bạn cần đầu tư vào máy pha cafe chuyên nghiệp, máy xay cafe, máy xay sinh tố, tủ lạnh, tủ mát, máy làm đá, bình đun nước nóng, máy ép hoa quả (nếu có),…

Một bộ máy pha cafe tốt đã có giá từ 30 – 100 triệu đồng. Tổng chi phí cho thiết bị, máy móc có thể nằm trong khoảng 80 – 200 triệu đồng, tùy vào thương hiệu và công suất.

2.4. Chi phí bàn ghế, nội thất, đồ trang trí

Không gian thoải mái, đẹp mắt là điểm cộng cực lớn. Bạn cần sắm sửa bàn ghế, quầy bar, kệ tủ, đèn trang trí, cây xanh, tranh ảnh, đồ decor nhỏ xinh…

Khoảng 40 – 150 triệu VNĐ, tùy vào số lượng, chất liệu và phong cách nội thất bạn lựa chọn. Có thể “săn sale” hoặc mua đồ thanh lý để tiết kiệm hơn.

2.5. Chi phí nguyên vật liệu ban đầu

Giai đoạn đầu, bạn cần nhập một lượng nhất định các loại cafe hạt, sữa, đường, siro, hoa quả, trà, ly cốc, ống hút… để đảm bảo vận hành trơn tru.

Khoảng 20 – 50 triệu VNĐ cho lần nhập hàng đầu tiên, tùy thuộc vào quy mô menu và lượng dự trữ bạn muốn có.

2.6. Chi phí tuyển dụng, đào tạo nhân viên

Để quán vận hành hiệu quả, bạn cần có đội ngũ nhân viên “tâm huyết” và chuyên nghiệp. Chi phí này bao gồm lương (trong tháng đầu), chi phí đào tạo pha chế, phục vụ, thu ngân…

Đối với quán nhỏ, khoảng 15 – 30 triệu đồng cho chi phí lương và đào tạo ban đầu (chưa tính lương hàng tháng). Bên cạnh đó, bạn cũng nên tìm hiểu mở quán cafe cần giấy tờ gì để đảm bảo thủ tục pháp lý đầy đủ khi tuyển dụng và vận hành.

2.7. Chi phí vận hành dự phòng 3 tháng đầu

Đây là khoản vô cùng quan trọng, giúp bạn “sống sót” trong giai đoạn đầu khi doanh thu chưa ổn định. Khoản này bao gồm tiền thuê nhà, lương nhân viên, điện nước, internet, chi phí marketing… trong ít nhất 3 tháng.

Nên có ít nhất 50 – 150 triệu VNĐ (hoặc hơn, tùy quy mô) cho khoản này để an tâm vận hành và xử lý các tình huống phát sinh.

XEM THÊM: Cách Quản Lý Quán Cafe Hiệu Quả Từ A-Z, X3 Doanh Thu

3. Ước tính chi phí mở quán theo từng mô hình

Việc dự toán chi phí mở quán cafe theo đúng mô hình sẽ giúp bạn chủ động hơn trong khâu chuẩn bị và triển khai kế hoạch. 

Mỗi mô hình quán lại có một “profile” chi phí khác nhau, từ nhẹ nhàng đến đầu tư lớn. Cùng “bóc tách” xem bạn sẽ cần bao nhiêu ngân sách cho từng kiểu quán nhé! 

3.1. Mở quán cafe mang đi (Takeaway)

Mô hình này đang lên ngôi nhờ sự tiện lợi và chi phí đầu tư “dễ thở” hơn. Quán cafe take-away thường không cần mặt bằng quá rộng hay nhiều chỗ ngồi, tập trung vào tốc độ pha chế và chất lượng đồ uống. 

Đây cũng là lựa chọn lý tưởng cho ai đang tìm hiểu về chi phí mở quán cafe bình dân mà vẫn muốn bắt đầu với một mô hình tiềm năng, dễ triển khai.

3.2. Mở quán cafe truyền thống quy mô vừa

Đây là mô hình phổ biến nhất, hướng đến việc tạo ra một không gian thoải mái để khách hàng ngồi lại, làm việc, gặp gỡ. 

Muốn mở quán cafe cần những gì ở mô hình truyền thống? Ngoài vốn, bạn sẽ cần kế hoạch vận hành rõ ràng, đội ngũ nhân sự ổn định và phong cách quán phù hợp với tệp khách hàng mục tiêu.

3.3. Mở quán cafe nhượng quyền

Nhượng quyền là phương án giảm thiểu rủi ro cho người mới bắt đầu vì bạn được thừa hưởng thương hiệu, công thức, quy trình đã có sẵn. Tuy nhiên, đi kèm với đó là các khoản phí cố định.

3.4. Mở quán cafe sân vườn

Mô hình này mang đến không gian xanh mát, thoáng đãng, được nhiều người yêu thích để thư giãn, tránh xa sự ồn ào.

4. Kinh nghiệm giúp tối ưu chi phí khi mở quán cafe

Mở quán cafe tốn nhiều tiền là chuyện thường tình, nhưng bạn hoàn toàn có thể tối ưu hóa chi phí để không bị “viêm màng túi” ngay từ vạch xuất phát. Dưới đây, EasyPOS sẽ chỉ một vài bí kíp để bạn xài tiền đúng chỗ:

4.1. “Săn” mặt bằng hợp ví

Thay vì chạy theo những vị trí “hot hòn họt” nhưng giá trên trời, hãy cân nhắc khu vực ít cạnh tranh hơn, có tệp khách hàng tiềm năng mà giá thuê vẫn ổn áp. Đàm phán kỹ hợp đồng thuê dài hạn để tránh bị tăng giá bất thình lình sau này.

4.2. Decor “chuẩn gu” nhưng không quá đà

Không gian quán đẹp là điều cần thiết, nhưng không có nghĩa là phải “vung tay quá trán”. Bạn có thể tận dụng đồ cũ, tự tay decor những góc sống ảo độc đáo, hoặc tìm mua đồ nội thất thanh lý. Quan trọng là tạo ra chất riêng, chứ không phải chạy theo trào lưu một cách mù quáng.

4.3. Thiết bị vừa đủ dùng, không lố tay

Đừng vội vàng đầu tư dàn máy móc khủng khi quán mới mở. Hãy bắt đầu với những thiết bị cơ bản, chất lượng tốt, phù hợp với quy mô và menu ban đầu của bạn. Khi doanh thu ổn định, bạn có thể nâng cấp dần dần. Đôi khi, mua đồ cũ hoặc tìm các gói combo máy móc cũng là một lựa chọn khá tốt.

4.4. Kiểm soát chặt chẽ nguyên vật liệu

Lên danh sách nguyên liệu cần thiết, nhập hàng có chọn lọc từ nhà cung cấp uy tín để có giá tốt và tránh lãng phí. Hạn chế nhập quá nhiều hàng dễ hỏng và thường xuyên kiểm kê kho để không bị thất thoát không đáng có.

4.5. Tối ưu đội ngũ nhân sự

Tuyển dụng nhân viên có kinh nghiệm, nhiệt tình để giảm thiểu thời gian và chi phí đào tạo. Ban đầu, có thể chỉ cần số lượng nhân sự vừa đủ để vận hành trơn tru, sau đó tăng cường khi quán phát triển.

4.6. Marketing thông minh, không “đốt tiền”

Thay vì chi mạnh cho quảng cáo truyền thống, hãy tập trung vào các kênh marketing online miễn phí mà hiệu quả như Facebook, Instagram, TikTok. Tích cực tương tác với khách hàng, tổ chức mini-game, hoặc chương trình giảm giá để tạo hiệu ứng viral tự nhiên.

4.7. Luôn có “quỹ đen” dự phòng

Khoản chi phí dự phòng 3 tháng đầu là cực kỳ quan trọng. Nó giống như phao cứu sinh giúp bạn vượt qua giai đoạn khó khăn ban đầu khi doanh thu chưa ổn định. Đừng bao giờ bỏ qua khoản này, vì nó sẽ giúp bạn thoát hiểm trong những tình huống éo le bất ngờ.

5. FAQ mở quán cafe

5.1. Mở quán cafe nhỏ cần bao nhiêu vốn?

Mở quán cafe bao nhiêu tiền đối với mô hình nhỏ? Bạn sẽ cần khoảng 150 triệu – 400 triệu đồng. Mức này phụ thuộc vào việc bạn chọn mô hình take-away hay quán có chỗ ngồi cơ bản, cũng như mức độ đầu tư vào trang trí và thiết bị.

5.2. Mở quán cafe nên thuê mặt bằng hay tận dụng nhà có sẵn?

Nếu nhà bạn có vị trí đẹp, dễ tiếp cận và không gian đủ rộng để cải tạo, bạn có thể cân nhắc tận dụng nhà có sẵn. Điều này sẽ giúp tối ưu chi phí thuê mặt bằng (thường là khoản “nặng đô” nhất). 

Nếu không có nhà sẵn hoặc nhà không phù hợp, việc thuê mặt bằng là điều tất yếu. Cần cân nhắc kỹ vị trí, giá thuê và chi phí cải tạo để đảm bảo hiệu quả kinh doanh.

5.3. Mở quán cafe cần mua những gì?

Để quán cafe “lên sóng”, bạn cần sắm sửa những thứ sau:

• Thiết bị pha chế: Máy pha cà phê, máy xay cà phê, máy xay sinh tố, tủ lạnh, tủ mát, máy làm đá.
• Nội thất: Bàn ghế, quầy bar, kệ, tủ, đèn trang trí.
• Đồ dùng: Ly, cốc, đĩa, thìa, ống hút, vật tư tiêu hao.
• Nguyên vật liệu: Cà phê hạt, sữa, đường, siro, trà, hoa quả, các loại topping…
• Thiết bị quản lý: Máy tính, phần mềm bán hàng, máy in hóa đơn.
• Đồ trang trí: Cây xanh, tranh ảnh, vật phẩm decor tạo không gian.

6. Tạm kết

Hy vọng với những thông tin chi tiết về các khoản chi phí và mô hình quán, bạn đã có cái nhìn rõ ràng hơn về câu hỏi mở quán cafe cần bao nhiêu vốn. 

Đừng quên rằng, vốn không chỉ là tiền mà còn là cách bạn quản lý nó hiệu quả. Để vận hành quán trơn tru ngay từ những ngày đầu, hãy trải nghiệm phần mềm quản lý bán hàng. Công cụ này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, hạn chế thất thoát và tối ưu hiệu suất kinh doanh. 

Mở quán đã khó, vận hành hiệu quả càng cần sự hỗ trợ thông minh!

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN VÀ DÙNG THỬ EASYPOS

HOÀN TẤT ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, EasyPOS sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

Thông tin liên hệ:

• Website: https://easypos.vn/
• Hotline: 0869425631
• Fanpage: Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS
• Trụ sở chính: Tầng 3, Tòa nhà ATS, Số 8 đường Phạm Hùng, Phường Yên Hòa, TP Hà Nội
• Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh