Quy trình bán hàng trên sàn thương mại điện tử: Tối ưu chi phí, tối đa lợi nhuân

Cùng bán một mặt hàng, cùng đầu tư quảng cáo như nhau, nhưng có shop bán được hàng trăm đơn mỗi ngày, có shop lại ế ẩm không một lượt xem. Sự khác biệt phần lớn nằm ở cách họ xây dựng và tối ưu quy trình bán hàng trên sàn thương mại điện tử ngay từ những bước đầu tiên. Bài viết sau Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS sẽ phân tích cụ thể các giai đoạn trong quy trình này, kèm theo những lưu ý thực tế giúp bạn tránh được các lỗi sai phổ biến mà người mới hay gặp phải.

1. Bán hàng trên sàn thương mại điện tử là gì?

Bán hàng trên sàn thương mại điện tử là hình thức kinh doanh trong đó người bán đăng tải, quảng bá và giao dịch sản phẩm thông qua các nền tảng trực tuyến trung gian như Shopee, Lazada, Tiki hay TikTok Shop, thay vì bán trực tiếp tại cửa hàng vật lý. 

Người bán chỉ cần tạo gian hàng, đăng sản phẩm và thực hiện các bước theo quy định của sàn để tiếp cận khách hàng, trong khi nền tảng sẽ đóng vai trò trung gian xử lý thanh toán, hỗ trợ vận chuyển và bảo vệ quyền lợi cho cả hai bên mua – bán.

2. Điều kiện cần chuẩn bị trước khi bán hàng trên sàn TMĐT

Trước khi chính thức mở gian hàng và đăng sản phẩm lên sàn, người bán cần chuẩn bị kỹ lưỡng một số yếu tố nền tảng để quá trình kinh doanh diễn ra thuận lợi và đúng quy định. Dưới đây là ba điều kiện quan trọng mà bất kỳ ai cũng cần lưu ý:

2.1. Xác định sản phẩm kinh doanh

Trước khi bắt tay vào bán hàng, bạn cần xác định rõ mặt hàng mình sẽ kinh doanh dựa trên nhu cầu thị trường, mức độ cạnh tranh và khả năng cung ứng thực tế của bản thân. Việc lựa chọn đúng sản phẩm ngay từ đầu sẽ giúp bạn định hướng chiến lược bán hàng, xây dựng gian hàng phù hợp và tránh lãng phí thời gian, chi phí vào những ngành hàng không có tiềm năng phát triển lâu dài.

2.2. Chuẩn bị nguồn hàng

Sau khi đã xác định được sản phẩm, bước tiếp theo là tìm kiếm và đảm bảo nguồn hàng ổn định, có thể đáp ứng đủ số lượng khi đơn hàng tăng cao. Người bán có thể chọn nhập hàng từ nhà sản xuất, đại lý phân phối hoặc tự sản xuất, nhưng quan trọng nhất vẫn là kiểm soát được chất lượng, giá thành và thời gian giao nhận để duy trì uy tín gian hàng trên sàn.

2.3. Chuẩn bị giấy tờ và thông tin người bán

Để gian hàng được xét duyệt và hoạt động hợp pháp, người bán cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ cá nhân hoặc giấy phép kinh doanh tùy theo quy định của từng sàn thương mại điện tử. 

Các thông tin cơ bản thường bao gồm căn cước công dân, số điện thoại, email, tài khoản ngân hàng và địa chỉ kho hàng, tất cả cần được khai báo chính xác để tránh gián đoạn trong quá trình vận hành và thanh toán sau này.

XEM THÊM: Bán Hàng Trên Sàn Thương Mại Điện Tử

3. Quy trình bán hàng trên sàn thương mại điện tử chi tiết từ A-Z

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ sản phẩm, nguồn hàng và giấy tờ cần thiết, bước tiếp theo là triển khai quy trình bán hàng trên sàn thương mại điện tử theo đúng trình tự để gian hàng vận hành trơn tru và đạt hiệu quả cao ngay từ đầu. 

Bước 1: Đăng ký tài khoản người bán

Bạn cần truy cập vào Kênh người bán (Seller Center) của sàn như Shopee, Lazada, TikTok Shop để tạo tài khoản riêng biệt với tài khoản mua hàng thông thường, sau đó xác thực OTP và tạo mật khẩu.

Để quá trình đăng ký diễn ra thuận lợi, bạn cần chuẩn bị đầy đủ:

• Số điện thoại chính chủ, chưa từng dùng để đăng ký shop trước đó.
• Căn cước công dân gắn chip để xác minh danh tính (KYC).
• Tài khoản ngân hàng trùng tên với CCCD để nhận doanh thu.
• Mã số thuế cá nhân hoặc hộ kinh doanh, bởi theo quy định mới, các sàn có trách nhiệm cung cấp thông tin người bán cho cơ quan thuế.

Bước 2: Thiết lập gian hàng chuyên nghiệp

Sau khi tài khoản được xác minh, người bán cần hoàn thiện các thông tin để gian hàng vận hành chuyên nghiệp và tạo ấn tượng tốt với KH. 

Việc thiết lập gian hàng cần đảm bảo các yếu tố sau:

• Tên shop, logo, ảnh đại diện và mô tả ngành hàng rõ ràng, nhất quán.
• Địa chỉ kho lấy hàng chính xác để đơn vị vận chuyển dễ dàng thu gom.
• Liên kết và cấu hình đơn vị vận chuyển phù hợp với khu vực bán hàng.
• Thiết lập tài khoản nhận thanh toán để đảm bảo giao dịch diễn ra suôn sẻ.

Bước 3: Đăng tải sản phẩm lên sàn

Đây là bước quan trọng quyết định sản phẩm có được khách hàng tìm thấy và lựa chọn hay không, đòi hỏi người bán cung cấp đầy đủ thông tin gồm tên, danh mục, mô tả, giá bán, kho hàng và hình ảnh minh họa.

Khi đăng sản phẩm, người bán cần tuân thủ các nguyên tắc:

• Chọn đúng danh mục ngành hàng để tăng khả năng hiển thị đến đúng đối tượng.
• Sử dụng hình ảnh sắc nét, không chứa logo hay hình mờ của bên thứ ba.
• Viết tên và mô tả sản phẩm trung thực, tránh gây hiểu lầm cho người mua.
• Cập nhật đầy đủ thông số, chính sách đổi trả để hạn chế khiếu nại sau bán.

Bước 4: Tối ưu hiển thị sản phẩm trên sàn

Sau khi đăng sản phẩm, người bán cần tối ưu các yếu tố giúp sản phẩm xuất hiện ở vị trí cao trong kết quả tìm kiếm và danh mục gợi ý của sàn.

• Nghiên cứu và chèn từ khóa khách hàng thường tìm kiếm vào tên, mô tả sản phẩm.
• Đầu tư hình ảnh, video sản phẩm chất lượng cao, thể hiện rõ đặc điểm nổi bật.
• Cập nhật giá cả cạnh tranh so với đối thủ trong cùng ngành hàng.
• Khuyến khích khách hàng để lại đánh giá tích cực sau mua để tăng độ uy tín.

Bước 5: Triển khai marketing và quảng cáo

Để tăng lượt tiếp cận và thúc đẩy doanh số nhanh hơn, người bán cần kết hợp linh hoạt các công cụ marketing nội sàn và bên ngoài sàn. Một số hình thức marketing phổ biến hiện nay gồm:

• Chạy quảng cáo từ khóa và quảng cáo hiển thị sản phẩm liên quan trên sàn.
• Tham gia các chương trình flash sale, mã giảm giá theo mùa của sàn.
• Hợp tác affiliate marketing với nhà sáng tạo nội dung để tăng độ phủ.
• Xây dựng kênh livestream bán hàng để tăng tương tác và chuyển đổi đơn.

Bước 6: Tiếp nhận và xử lý đơn hàng

Hoạt động đặt hàng diễn ra thường xuyên mỗi ngày, vì vậy người bán cần xử lý đơn nhanh chóng và chính xác để đảm bảo trải nghiệm khách hàng cũng như chỉ số vận hành của shop.

Quy trình xử lý đơn hàng cần đảm bảo các bước:

• Xác nhận đơn ngay khi phát sinh và kiểm tra tồn kho thực tế.
• Đóng gói sản phẩm đúng quy cách, đảm bảo an toàn trong vận chuyển.
• Bàn giao cho đơn vị vận chuyển trong thời gian quy định của sàn.
• Hạn chế hủy đơn liên tục vì có thể khiến shop bị giảm hiển thị.

Bước 7: Theo dõi vận chuyển và chăm sóc khách hàng

Sau khi đơn hàng được giao cho đơn vị vận chuyển, người bán cần theo dõi sát tình trạng đơn và đồng hành cùng khách đến khi hoàn tất giao dịch.

• Theo dõi trạng thái vận chuyển để xử lý kịp thời các sự cố giao trễ, thất lạc.
• Chủ động phản hồi tin nhắn, giải đáp thắc mắc của khách nhanh chóng.
• Xử lý khiếu nại, yêu cầu hoàn hàng một cách thiện chí, đúng quy định sàn.
• Khuyến khích khách để lại đánh giá tích cực, tăng độ uy tín cho gian hàng.

Bước 8: Đối soát doanh thu và quản lý tài chính

Cuối cùng, người bán cần thường xuyên đối soát doanh thu để kiểm soát chính xác số tiền thực nhận sau khi trừ các chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng.

Công tác quản lý tài chính cần đảm bảo các nội dung sau:

• Kiểm tra số tiền thực nhận sau khi trừ phí sàn, phí vận chuyển và chiết khấu khuyến mãi.
• Lưu trữ dữ liệu doanh thu, hóa đơn để thuận tiện cho việc kiểm tra và quyết toán.
• Thực hiện nghĩa vụ thuế theo Nghị định 68/2026/NĐ-CP, trong đó sàn có chức năng đặt hàng và thanh toán sẽ khấu trừ, khai và nộp thuế thay cho từng giao dịch.
• Chủ động kiểm tra việc xuất hóa đơn nếu đã ủy quyền cho sàn thực hiện thay, tránh thiếu sót khi quyết toán.

4. Các sai lầm thường gặp khi bán hàng trên sàn thương mại điện tử

Bên cạnh việc nắm vững quy trình, người bán cũng cần nhận diện sớm những sai lầm phổ biến để tránh lãng phí thời gian, chi phí và ảnh hưởng đến uy tín gian hàng. 

4.1. Chọn sai sản phẩm

Nhiều người bán chạy theo xu hướng hoặc chọn sản phẩm chỉ vì thấy đối thủ bán tốt mà không nghiên cứu kỹ nhu cầu thị trường và khả năng cung ứng của bản thân. Hậu quả là sản phẩm nhanh chóng bão hòa, khó cạnh tranh về giá hoặc tồn kho không bán được, khiến vốn bị chôn vào hàng hóa. Lựa chọn sản phẩm cần dựa trên dữ liệu thực tế về nhu cầu, đối thủ và lợi thế riêng của shop.

4.2. Không tối ưu nội dung sản phẩm

Một sai lầm phổ biến là đăng sản phẩm sơ sài, hình ảnh thiếu chuyên nghiệp, tên và mô tả không chứa từ khóa khách hàng thường tìm kiếm. Điều này khiến sản phẩm khó xuất hiện trong kết quả tìm kiếm của sàn, dù chất lượng hàng hóa tốt nhưng vẫn không tiếp cận được khách hàng tiềm năng. 

4.3. Định giá thiếu cạnh tranh

Nhiều người bán định giá sản phẩm chỉ dựa trên cảm tính hoặc chi phí nhập hàng mà không khảo sát giá của đối thủ cùng ngành hàng trên sàn. Định giá quá cao khiến khách hàng e ngại, trong khi định giá quá thấp lại làm giảm lợi nhuận hoặc tạo cảm giác sản phẩm kém chất lượng. 

4.4. Quản lý tồn kho kém

Tình trạng hết hàng đột ngột hoặc tồn kho quá nhiều không được kiểm soát là lỗi thường gặp ở các shop chưa có hệ thống quản lý kho chặt chẽ. Hết hàng khi đang có đơn khiến shop phải hủy đơn, ảnh hưởng trực tiếp đến chỉ số vận hành và uy tín gian hàng. 

Ngược lại, tồn kho dư thừa lại gây đọng vốn và tăng chi phí lưu trữ, vì vậy cần có công cụ hoặc quy trình theo dõi tồn kho theo thời gian thực.

4.5. Không theo dõi chỉ số vận hành

Nhiều người bán chỉ tập trung vào doanh số mà bỏ quên các chỉ số vận hành quan trọng như tỷ lệ đơn hủy, tỷ lệ phản hồi chat, thời gian xử lý đơn hay tỷ lệ hàng trả về. Đây là những yếu tố mà các sàn dùng để đánh giá chất lượng shop, ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng hiển thị sản phẩm. 

4.6. Bỏ qua chăm sóc khách hàng sau bán

Một số người bán chỉ tập trung chốt đơn mà không quan tâm đến trải nghiệm khách hàng sau khi nhận, dẫn đến tỷ lệ đánh giá tiêu cực hoặc khách không quay lại mua lần hai. Việc chậm phản hồi khiếu nại, từ chối hỗ trợ đổi trả hợp lý cũng khiến shop mất điểm uy tín trên sàn. 

Trong khi đó, chăm sóc khách hàng tốt sau bán chính là yếu tố giúp xây dựng lượng khách trung thành và tăng doanh số bền vững theo thời gian.

5. Bí quyết giúp tăng doanh số trên sàn TMĐT

Sau khi đã tránh được các sai lầm phổ biến, bạn cần chủ động áp dụng thêm những bí quyết dưới đây để gian hàng nổi bật và tăng trưởng doanh số bền vững trong môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt.

5.1. Xây dựng thương hiệu riêng

Một thương hiệu được xây dựng nhất quán sẽ giúp khách hàng dễ nhận diện và tin tưởng shop hơn giữa hàng nghìn gian hàng cùng ngành. Để làm được điều này, người bán cần:

• Thống nhất bộ nhận diện thương hiệu gồm logo, màu sắc, font chữ và giọng văn mô tả sản phẩm trên toàn gian hàng.
• Đăng ký bảo hộ nhãn hiệu nếu xác định kinh doanh lâu dài để tránh bị sao chép hoặc tranh chấp.
• Xây dựng câu chuyện thương hiệu rõ ràng về nguồn gốc, giá trị sản phẩm để đăng trong phần giới thiệu shop.
• Duy trì chất lượng sản phẩm và dịch vụ ổn định theo thời gian để củng cố niềm tin với khách hàng.

5.2. Đầu tư hình ảnh và video chuyên nghiệp

Hình ảnh và video là yếu tố đầu tiên quyết định khách hàng có dừng lại xem sản phẩm hay không, vì vậy cần đầu tư bài bản ngay từ khâu sản xuất nội dung. Cụ thể, người bán nên:

• Chụp ảnh sản phẩm với ít nhất 4-5 góc khác nhau, bao gồm ảnh tổng thể, ảnh chi tiết chất liệu và ảnh sử dụng thực tế.
• Sử dụng ánh sáng tự nhiên hoặc studio để tránh ảnh bị tối, lệch màu hoặc không sắc nét.
• Quay video ngắn 15-30 giây thể hiện cách sử dụng hoặc điểm nổi bật của sản phẩm, vì các sàn hiện nay ưu tiên hiển thị sản phẩm có video.
• Đảm bảo hình ảnh đúng kích thước chuẩn theo yêu cầu của từng sàn để tránh bị cắt xén hoặc mờ trên thiết bị di động.

5.3. Tận dụng các chương trình khuyến mãi của sàn

Các chương trình khuyến mãi lớn của sàn là cơ hội tốt để tăng lượt truy cập và thúc đẩy doanh số trong thời gian ngắn, nếu người bán biết cách khai thác đúng cách. 

• Theo dõi lịch các chương trình lớn như flash sale, ngày đôi (9.9, 10.10, 11.11, 12.12) để đăng ký sản phẩm tham gia sớm, vì số lượng thường có giới hạn.
• Chọn một số sản phẩm chủ lực để giảm giá sâu nhằm thu hút lượt truy cập vào gian hàng.
• Tận dụng lượng khách từ sản phẩm giảm giá để giới thiệu thêm các sản phẩm có lợi nhuận tốt hơn.
• Kết hợp voucher shop, mã freeship và quà tặng kèm trong cùng một chiến dịch để tăng giá trị đơn hàng trung bình.

5.4. Phân tích dữ liệu bán hàng thường xuyên

Dữ liệu từ chính gian hàng là cơ sở quan trọng giúp người bán đưa ra quyết định kinh doanh chính xác hơn thay vì chỉ dựa vào cảm tính. Để phân tích hiệu quả, người bán nên:

• Dành thời gian cố định mỗi tuần để xem báo cáo trong Kênh người bán.
• Tập trung vào các chỉ số quan trọng như sản phẩm bán chạy nhất, tỷ lệ chuyển đổi từ lượt xem sang đơn hàng và nguồn truy cập mang lại đơn hàng nhiều nhất.
• Điều chỉnh giá, đẩy mạnh quảng cáo cho sản phẩm có tỷ lệ chuyển đổi cao, loại bỏ sản phẩm có lượt xem nhiều nhưng không ra đơn.
• So sánh số liệu giữa các tuần, các tháng để nhận ra xu hướng mùa vụ và chủ động chuẩn bị hàng, lên kế hoạch quảng cáo trước.

5.5. Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng đa kênh

Khi bán hàng trên nhiều sàn cùng lúc, việc quản lý thủ công dễ dẫn đến sai sót và mất nhiều thời gian, vì vậy phần mềm quản lý đa kênh là giải pháp cần thiết. Cụ thể, người bán nên:

• Kết nối các gian hàng vào một phần mềm quản lý đa kênh để đồng bộ tự động tồn kho mỗi khi có đơn phát sinh trên bất kỳ sàn nào.
• Xử lý đơn hàng, in vận đơn và cập nhật trạng thái giao hàng tập trung tại một giao diện duy nhất.
• Chọn phần mềm có tính năng tổng hợp báo cáo doanh thu, lợi nhuận theo từng kênh để dễ đối chiếu hiệu quả kinh doanh.
• Phân quyền truy cập rõ ràng cho từng nhân viên khi quy mô vận hành mở rộng, tránh nhầm lẫn trong xử lý đơn.

6. Quản lý bán hàng trên sàn thương mại điện tử hiệu quả với EasyPOS

Việc vận hành nhiều gian hàng trên các sàn thương mại điện tử cùng lúc đòi hỏi người bán phải xử lý đồng thời nhiều nghiệp vụ từ tồn kho đến hóa đơn, thuế một cách chính xác và kịp thời. 

EasyPOS là phần mềm quản lý bán hàng toàn diện, ứng dụng công nghệ AI giúp quản lý thông minh và kinh doanh hiệu quả hơn, được phát triển nhằm giải quyết đúng những bài toán vận hành mà người bán trên sàn thương mại điện tử thường gặp phải. 

• Kết nối API trực tiếp với các sàn thương mại điện tử như Shopee, TikTok Shop giúp đồng bộ đơn hàng tự động giữa các kênh bán. 
• Quản lý tồn kho thời gian thực, tự động cập nhật số lượng hàng hóa ngay khi có đơn phát sinh trên bất kỳ sàn nào.
• Theo dõi doanh thu chi tiết theo từng kênh bán, từng sản phẩm để dễ dàng đối chiếu hiệu quả kinh doanh.
• Tự động phát hành hóa đơn điện tử và chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế ngay sau khi đơn hàng hoàn tất. 
• Tự động tổng hợp chi phí, doanh thu và tạo tờ khai thuế, hỗ trợ gửi trực tiếp đến cơ quan thuế mà không cần thao tác thủ công. 
• Đáp ứng đúng các quy định pháp lý mới nhất như Nghị định 68, Thông tư 18, Thông tư 152, giúp người bán an tâm tuân thủ nghĩa vụ thuế. 
• Kết nối linh hoạt với nhiều đơn vị vận chuyển, hỗ trợ tạo vận đơn và theo dõi trạng thái giao hàng tập trung.
• Giao diện trực quan, hiển thị và sử dụng tốt trên mọi thiết bị như mobile, desktop, tablet, giúp người bán quản lý gian hàng mọi lúc, mọi nơi.

Tạm kết

Qua bài viết từ EasyPOS, hy vọng bạn đã có thêm những kiến thức cần thiết về quy trình bán hàng trên sàn thương mại điện tử để áp dụng linh hoạt vào tình hình kinh doanh thực tế của mình. Đừng quên thường xuyên cập nhật các quy định mới từ sàn và cơ quan thuế để hoạt động kinh doanh luôn diễn ra thuận lợi, đúng quy định!