Quy Định Mới Về Hóa Đơn Điện Tử Khởi Tạo Từ Máy Tính Tiền

Tin tức

EasyPOS

11 Tháng 6, 2025

Kể từ ngày 01/06/2025, một số đối tượng kinh doanh sẽ thuộc diện bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Quy định này đánh dấu một thay đổi quan trọng, được nêu rõ trong Nghị định số 70/2025/NĐ-CP. Vậy những ai nằm trong diện áp dụng bắt buộc, và doanh nghiệp của bạn có thuộc nhóm này hay không? Hãy cùng Phần mềm bán hàng EasyPOS tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây!

Quy Định Mới Về Hóa Đơn Điện Tử Khởi Tạo Từ Máy Tính Tiền

Mục lục

1. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là gì?
2. Căn cứ pháp lý, quy định hiện hành về hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền
3. Những lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền
- 3.1. Đối với cơ quan thuế:
- 3.2. Đối với người nộp thuế và đơn vị kinh doanh:
4. Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền
5. Nội dung của hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
6. Quy trình phát hành và gửi dữ liệu hóa đơn
7. Câu hỏi thường gặp (FAQ) về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
8. Tạm kết

1. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là gì?

1.1. Máy tính tiền là gì?

Máy tính tiền là thiết bị thiết bị điện tử được tích hợp phần mềm quản lý bán hàng, có khả năng kết nối và truyền dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế thông qua tổ chức trung gian cung cấp dịch vụ truyền nhận dữ liệu. Thiết bị này đảm nhiệm các chức năng cơ bản như:

Tính toán giá trị hàng hóa, dịch vụ;
Ghi nhận và lưu trữ thông tin bán hàng;
Tạo lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
Hỗ trợ tra cứu và lập báo cáo giao dịch.

1.2. Hóa đơn điện tử là gì?

Theo quy định tại Điều 3 Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính:

“Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về việc bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn này được xử lý và lưu giữ trên hệ thống máy tính của các bên tham gia giao dịch, theo đúng quy định của pháp luật về giao dịch điện tử“.

Hiểu đơn giản, hóa đơn điện tử là một dạng hóa đơn không cần in giấy, mà được tạo và gửi qua hệ thống máy tính hoặc phần mềm. Người bán và người mua đều có thể xem, lưu và tra cứu hóa đơn online một cách nhanh chóng, thuận tiện và đảm bảo tính pháp lý như hóa đơn truyền thống.

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định mới

1.3. Hóa đơn điện tử in từ máy tính tiền là gì?

Theo quy định tại Điều 89 Luật Quản lý thuế, Điều 11 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, và Điều 1 Thông tư số 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, được lập từ thiết bị có chức năng kết nối và truyền dữ liệu điện tử đến hệ thống của cơ quan thuế, thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử.

Trên cơ sở đó, có thể hiểu:

Hóa đơn in từ máy tính tiền là loại hóa đơn điện tử được tạo lập ngay tại thời điểm bán hàng thông qua máy tính tiền tích hợp phần mềm quản lý bán hàng, có khả năng kết nối trực tiếp với hệ thống của cơ quan thuế.

Khi giao dịch hoàn tất, máy sẽ vừa in hóa đơn giao cho khách hàng, vừa gửi dữ liệu hóa đơn điện tử có mã về Tổng cục Thuế, đảm bảo minh bạch và đúng quy định pháp luật.

2. Căn cứ pháp lý, quy định hiện hành về hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền

Văn bản pháp luật	Ngày ban hành	Nội dung chính liên quan
Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14	13/6/2019	– Là cơ sở pháp lý nền tảng cho quản lý thuế nói chung và hóa đơn điện tử nói riêng. – Khoản 4 Điều 90: Đặt nền móng pháp lý cho việc triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
Nghị định 123/2020/NĐ-CP	19/10/2020	– Quy định chi tiết về hóa đơn, chứng từ điện tử. – Điều 11: Hướng dẫn cụ thể về hóa đơn điện tử từ máy tính tiền có kết nối với cơ quan thuế. – Khoản 3 Điều 10: Hóa đơn từ máy tính tiền không bắt buộc có chữ ký số của người bán. – Khoản 4 Điều 12: Cho phép gửi hóa đơn cho khách hàng bằng phương tiện điện tử, không cần in giấy. – Điều 19: Hướng dẫn xử lý hóa đơn sai sót (điều chỉnh/thay thế, không sửa trực tiếp).
Thông tư 78/2021/TT-BTC	17/9/2021	– Hướng dẫn chi tiết thực hiện Nghị định 123/2020/NĐ-CP. – Điều 1: Khẳng định và hướng dẫn tổng quan về hóa đơn từ máy tính tiền. – Khoản 2 Điều 7: Không cần đăng ký mẫu hóa đơn riêng, sử dụng định dạng chuẩn của cơ quan thuế. – Các mẫu biểu như: Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT, Mẫu 04/SS-HĐĐT ban hành kèm theo.
Nghị định 70/2025/NĐ-CP	20/3/2025 (Hiệu lực từ 01/06/2025)	– Văn bản mới nhất, sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP. – Mở rộng đối tượng bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, gồm: → Hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm. → Doanh nghiệp trong lĩnh vực bán lẻ, ăn uống, vận tải, khách sạn… – Làm rõ nội dung hóa đơn: người mua có thể yêu cầu thêm thông tin như số định danh cá nhân, số điện thoại…

3. Những lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

Việc áp dụng hóa đơn in từ máy tính tiền mang lại nhiều lợi ích thiết thực, không chỉ cho cơ quan thuế mà còn cho các tổ chức, cá nhân kinh doanh:

3.1. Đối với cơ quan thuế:

Giảm thiểu thủ tục hành chính trong việc kê khai, nộp thuế, từ đó nâng cao hiệu quả công tác quản lý thuế.
Tăng tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh, góp phần hạn chế tình trạng kê khai sai lệch, không trung thực từ phía các hộ, cá nhân kinh doanh.

3.2. Đối với người nộp thuế và đơn vị kinh doanh:

Tiết kiệm đáng kể thời gian, chi phí và nguồn lực trong quá trình mua, quản lý hóa đơn cũng như xử lý sai sót phát sinh khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử được tích hợp trên thiết bị tính tiền.
Những hóa đơn phát hành từ máy tính tiền có giá trị pháp lý, đủ điều kiện hạch toán chi phí hợp lệ khi xác định nghĩa vụ thuế.
Góp phần nâng cao uy tín và tính chuyên nghiệp trong giao dịch với khách hàng, tạo sự minh bạch và tăng khả năng giữ chân người tiêu dùng.

Tóm lại, triển khai hóa đơn điện tử gắn với máy tính tiền mang lại lợi ích song hành cho cả cơ quan quản lý thuế và các cơ sở kinh doanh như nhà hàng, quán ăn, cửa hàng bán lẻ,…

Lợi ích khi dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

4. Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

Từ ngày 01/06/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, quy định rõ các trường hợp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối và chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế. Cụ thể:

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh được quy định tại khoản 1, Điều 51 của Nghị định, có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên, sẽ thuộc diện áp dụng bắt buộc.
Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ – đặc biệt là các hoạt động trực tiếp phục vụ người tiêu dùng – cũng nằm trong phạm vi điều chỉnh. Các lĩnh vực cụ thể bao gồm:
- Trung tâm thương mại
- Siêu thị
- Bán lẻ (trừ bán lẻ ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác)
- Dịch vụ ăn uống
- Nhà hàng
- Khách sạn
- Vận tải hành khách, các dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ
- Dịch vụ nghệ thuật, vui chơi giải trí, hoạt động chiếu phim
- Các dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam

Như vậy, các doanh nghiệp kinh doanh trong nhóm dịch vụ, bán lẻ, F&B (bao gồm nhà hàng, quán ăn, quán cà phê, trà chanh, karaoke, bida, sinh tố…) sẽ bắt buộc triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (POS) có kết nối và truyền dữ liệu đến cơ quan thuế theo quy định mới.

Nếu đơn vị của bạn chưa có thiết bị tính tiền hoặc phần mềm bán hàng tích hợp hóa đơn điện tử đạt chuẩn, cần nhanh chóng lựa chọn giải pháp quản lý phù hợp. Phần mềm này phải đáp ứng định dạng dữ liệu theo Quyết định 1510/QĐ-TCT ban hành ngày 21/9/2022 để đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật.

Áp dụng cho hộ, cá nhân kinh doanh bán lẻ hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng

5. Nội dung của hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Theo quy định tại khoản 8, Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP), hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền cần thể hiện đầy đủ các thông tin sau:

Thông tin người bán: Bao gồm tên, địa chỉ và mã số thuế.
Thông tin người mua: Ghi rõ tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh cá nhân/số điện thoại (Nếu có yêu cầu).
Chi tiết giao dịch: Ghi rõ tên hàng hóa hoặc dịch vụ, đơn giá, số lượng và tổng số tiền thanh toán.
Lưu ý: Nếu tổ chức/doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế, hóa đơn cần thể hiện:
- Giá bán chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng (GTGT)
- Mức thuế suất GTGT
- Số tiền thuế GTGT
- Tổng giá trị thanh toán sau thuế
Thời điểm lập hóa đơn: Ghi cụ thể ngày, giờ phát hành hóa đơn.
Mã số thuế của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử định danh: Đảm bảo người mua có thể truy xuất và kê khai hóa đơn điện tử.

Thông tin thêm về mã của cơ quan thuế:

Mỗi hóa đơn sẽ được cấp một mã riêng biệt từ cơ quan thuế khi đơn vị đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
Mã số được cấp hoàn toàn tự động, theo định dạng ký tự xác định và không trùng lặp, đảm bảo tính minh bạch và quản lý chặt chẽ.

6. Quy trình phát hành và gửi dữ liệu hóa đơn

1. Tạo lập và phát hành hóa đơn tại máy tính tiền

Tạo lập hóa đơn: Khi phát sinh giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán sử dụng phần mềm trên máy tính tiền (có kết nối với hệ thống HĐĐT) để tạo lập hóa đơn. Các thông tin cơ bản cần có trên hóa đơn bao gồm: tên hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất (nếu có), tổng cộng thanh toán.
Phát hành hóa đơn: Ngay sau khi giao dịch hoàn tất và khách hàng thanh toán, hóa đơn sẽ được in ra từ máy tính tiền và giao cho người mua. Hóa đơn này có đầy đủ các thông tin cần thiết, bao gồm cả mã của cơ quan thuế (được cấp tự động và duy nhất cho mỗi hóa đơn).

2. Gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế

Gửi định kỳ cuối ngày: Theo quy định, người bán phải chuyển dữ liệu HĐĐT từ máy tính tiền đến cơ quan thuế theo hình thức tổng hợp dữ liệu cuối ngày. Điều này có nghĩa là, toàn bộ dữ liệu của các hóa đơn đã phát hành trong ngày sẽ được tổng hợp lại và gửi một lần duy nhất cho cơ quan thuế trước 24 giờ cùng ngày hoặc ngay khi kết thúc hoạt động kinh doanh trong ngày.
Phương thức gửi dữ liệu: Việc gửi dữ liệu có thể được thực hiện thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (đơn vị trung gian) hoặc qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (nếu doanh nghiệp tự tích hợp).
Xác nhận từ cơ quan thuế: Sau khi nhận được dữ liệu, cơ quan thuế sẽ kiểm tra tính hợp lệ và gửi thông báo xác nhận về việc đã tiếp nhận dữ liệu hóa đơn điện tử.

3. Lưu trữ hóa đơn

Lưu trữ điện tử: Người bán có trách nhiệm lưu trữ toàn bộ dữ liệu HĐĐT đã phát hành và gửi cho cơ quan thuế dưới dạng điện tử. Việc lưu trữ phải đảm bảo an toàn, bảo mật và khả năng truy xuất khi cần.
Lưu trữ bản giấy (tùy chọn): Mặc dù hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý như hóa đơn giấy, nhưng để tiện lợi cho việc quản lý nội bộ hoặc theo yêu cầu của một số khách hàng, người bán có thể in và lưu trữ bản giấy của HĐĐT.

4. Xử lý sai sót (nếu có)

Trong trường hợp có sai sót trên hóa đơn đã lập, người bán phải lập HĐĐT điều chỉnh hoặc thay thế theo đúng quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử. Việc này cũng được thực hiện qua phần mềm và dữ liệu sẽ được gửi lại cho cơ quan thuế.

Lưu ý quan trọng:

Quy định về HĐĐT từ máy tính tiền giúp các giao dịch kinh doanh trở nên minh bạch hơn, giảm thiểu tình trạng gian lận thuế và tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý của cơ quan thuế.
Doanh nghiệp cần đảm bảo phần mềm máy tính tiền đáp ứng đầy đủ các yêu cầu kỹ thuật và kết nối với hệ thống HĐĐT theo quy định của Tổng cục Thuế.

Quy trình phát hành và gửi hóa đơn điện tử

7. Câu hỏi thường gặp (FAQ) về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

7.1. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có bắt buộc phải có chữ ký số không?

Không bắt buộc phải có chữ ký số. Theo khoản 3 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không yêu cầu chữ ký số của người bán. Tuy nhiên, hóa đơn phải có mã của cơ quan thuế và được truyền dữ liệu trực tiếp đến cơ quan thuế.

7.2. Hóa đơn từ máy tính tiền có được sử dụng làm chứng từ kê khai thuế không?

Có, hóa đơn điện tử từ máy tính tiền được sử dụng làm chứng từ kê khai thuế nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, bao gồm: có mã của cơ quan thuế, đầy đủ nội dung hóa đơn, và được truyền dữ liệu đến cơ quan thuế.

7.3. Muốn triển khai hóa đơn điện tử từ máy tính tiền cần chuẩn bị gì?

Thiết bị máy tính tiền: Phải đáp ứng yêu cầu kết nối, truyền dữ liệu đến cơ quan thuế.
Kết nối internet: Để truyền dữ liệu hóa đơn theo thời gian thực.
Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp cần đăng ký với cơ quan thuế theo mẫu 01/ĐKTD-HĐĐT (Thông tư 78/2021/TT-BTC).
Hợp đồng với nhà cung cấp giải pháp: Nếu sử dụng dịch vụ từ đơn vị cung cấp phần mềm/máy tính tiền.
Đào tạo nhân viên: Để vận hành hệ thống và xử lý hóa đơn đúng quy định.

7.4. Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền có thể tra cứu được không?

Có, hóa đơn điện tử từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế có thể được tra cứu trên:

Cổng thông tin của Tổng cục Thuế (tracuuhoadon.gdt.gov.vn).
Hệ thống tra cứu của nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (nếu có).
Người mua có thể tra cứu bằng mã tra cứu trên hóa đơn hoặc thông tin giao dịch.

7.5. Máy tính tiền nào mới đáp ứng yêu cầu kết nối với cơ quan thuế?

Máy tính tiền để phát hành hóa đơn điện tử cần đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật cơ bản để có thể kết nối và truyền dữ liệu cho cơ quan thuế:

Có khả năng kết nối mạng internet: Để đảm bảo việc truyền dữ liệu hóa đơn được liên tục và kịp thời.
Truyền dữ liệu hóa đơn theo chuẩn định dạng của Tổng cục Thuế: Hệ thống máy tính tiền phải được tích hợp phần mềm hoặc thiết bị chuyển đổi dữ liệu sao cho dữ liệu hóa đơn xuất ra đúng theo định dạng chuẩn XML mà Tổng cục Thuế yêu cầu (theo Thông tư 78/2021/TT-BTC).
Đáp ứng yêu cầu về lưu trữ, xuất hóa đơn có mã của cơ quan thuế: Máy tính tiền hoặc phần mềm quản lý phải có khả năng tạo ra hóa đơn có mã của cơ quan thuế (được cấp tự động và duy nhất) và lưu trữ dữ liệu này.
Được cung cấp bởi các đơn vị uy tín hoặc tự xây dựng đáp ứng chuẩn: Doanh nghiệp nên lựa chọn máy tính tiền hoặc giải pháp phần mềm được cung cấp bởi các đơn vị đã được Tổng cục Thuế chấp thuận hoặc có kinh nghiệm triển khai, đảm bảo đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn kỹ thuật.

7.6. Hóa đơn từ máy tính tiền có cần in ra cho khách hàng không?

Không bắt buộc in hóa đơn giấy. Theo khoản 4 Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử từ máy tính tiền có thể gửi cho khách hàng dưới dạng điện tử (email, tin nhắn, mã QR). Tuy nhiên, nếu khách hàng yêu cầu bản giấy, doanh nghiệp phải in và cung cấp bản thể hiện hóa đơn.

7.7. Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền có cần đăng ký mẫu không?

Không cần đăng ký mẫu hóa đơn. Theo khoản 2 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử từ máy tính tiền sử dụng mẫu hóa đơn theo chuẩn định dạng của cơ quan thuế, không cần đăng ký riêng. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế trước khi triển khai.

7.8. Nếu xuất nhầm hóa đơn từ máy tính tiền thì có sửa được không?

Không thể sửa trực tiếp hóa đơn đã xuất trên hệ thống. Nếu hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền bị sai, doanh nghiệp cần xử lý theo đúng quy định tại Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Mẫu 04/SS-HĐĐT của Thông tư 78/2021/TT-BTC:

Lập biên bản thỏa thuận với bên mua (nếu có thể).

Xuất hóa đơn mới:

Lập hóa đơn điều chỉnh nếu sai thông tin nhưng không ảnh hưởng đến tiền thuế.
Lập hóa đơn thay thế nếu sai ảnh hưởng đến tiền thuế hoặc thông tin quan trọng.
Gửi thông báo sai sót (Mẫu 04/SS-HĐĐT) kèm hóa đơn mới đến cơ quan thuế.

Giải đáp thắc mắc về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

8. Tạm kết

Việc triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không chỉ là yêu cầu tuân thủ pháp luật mà còn là bước tiến quan trọng giúp doanh nghiệp hiện đại hóa hoạt động kinh doanh, nâng cao hiệu quả quản lý và minh bạch trong giao dịch.

Để hỗ trợ doanh nghiệp đáp ứng đúng chuẩn quy định và tiết kiệm thời gian vận hành, phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS là giải pháp tối ưu. EasyPOS tích hợp đầy đủ tính năng bán hàng, quản lý doanh thu và đặc biệt hỗ trợ khởi tạo hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, kết nối trực tiếp với cơ quan thuế theo đúng định dạng pháp lý hiện hành.

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN VÀ DÙNG THỬ