Xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền: Đối tượng, thời điểm và cách thực hiện
Xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền đang trở thành yêu cầu quan trọng đối với nhiều hộ kinh doanh và doanh nghiệp bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng. Việc nắm rõ đối tượng áp dụng, thời điểm lập hóa đơn và cách thực hiện sẽ giúp người bán chủ động hơn trong quá trình kinh doanh. Bài viết này hãy cùng Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS tìm hiểu các quy định mới nhất.
Mục lục
- 1. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền
- 2. Thời điểm xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
- 3. Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
- 4. Nội dung hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
- 5. Hướng dẫn quy trình xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền trên EasyPOS
- 5. Hướng dẫn đồng bộ dữ liệu đến Cơ quan Thuế
- 6. Ưu điểm khi sử dụng EasyPOS trong xuất hóa đơn điện tử
- 7. FAQ – Câu hỏi thường gặp
- Tạm kết
1. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền
Căn cứ điểm c khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, một số tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có hoạt động bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng thuộc diện bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, đồng thời có kết nối để truyền dữ liệu đến cơ quan thuế.
Quy định này được áp dụng đối với các lĩnh vực, hoạt động sau:
- Trung tâm thương mại.
- Siêu thị.
- Hoạt động bán lẻ, ngoại trừ ô tô, mô tô, xe máy và các phương tiện có động cơ khác.
- Dịch vụ ăn uống.
- Nhà hàng.
- Khách sạn.
- Dịch vụ vận chuyển hành khách.
- Các dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho hoạt động vận tải đường bộ.
- Hoạt động nghệ thuật, vui chơi và giải trí.
- Dịch vụ chiếu phim.
- Những dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo quy định trong Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam.
2. Thời điểm xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Thời điểm lập hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền được xác định tùy theo từng loại hàng hóa, dịch vụ và thời điểm phát sinh giao dịch thực tế. Cụ thể như sau:
| Hàng hóa, dịch vụ | Thời điểm xuất hóa đơn |
| Bán hàng hóa | Thời điểm chuyển quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa sang cho người mua. |
| Hàng hóa xuất khẩu | Người bán tự xác định thời điểm lập hóa đơn nhưng không được muộn hơn ngày làm việc kế tiếp sau ngày hàng hóa được thông quan. |
| Cung cấp dịch vụ | Lập hóa đơn khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ. Trường hợp thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là khi thu tiền, trừ một số khoản đặt cọc hoặc tạm ứng thuộc trường hợp được pháp luật quy định riêng. |
| Giao hàng nhiều lần/Bàn giao từng hạng mục | Mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao từng phần, từng hạng mục đều phải lập hóa đơn đối với giá trị tương ứng. |
| Hàng hóa, dịch vụ cần đối soát số liệu | Lập hóa đơn sau khi hoàn tất việc đối soát, nhưng không muộn hơn ngày 07 của tháng kế tiếp hoặc 07 ngày kể từ thời điểm kết thúc kỳ quy ước. |
| Dịch vụ viễn thông, CNTT có đối soát kết nối | Lập hóa đơn sau khi hoàn tất đối soát cước, nhưng thời hạn tối đa không quá 02 tháng kể từ tháng phát sinh dịch vụ. |
| Bán thẻ viễn thông trả trước | Đối với khách hàng không có nhu cầu lấy hóa đơn, cuối ngày hoặc theo định kỳ trong tháng có thể lập 01 hóa đơn tổng hợp. |
| Xây dựng, lắp đặt | Thời điểm lập hóa đơn là khi công trình, hạng mục hoặc khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành được nghiệm thu và bàn giao. |
| Bất động sản chưa bàn giao | Hóa đơn được lập tương ứng với từng lần thu tiền hoặc theo tiến độ thanh toán đã thỏa thuận trong hợp đồng. |
| Bất động sản đã bàn giao | Lập hóa đơn tại thời điểm bàn giao bất động sản, không phụ thuộc vào việc người mua đã thanh toán đủ tiền hay chưa. |
| Vé máy bay/Dịch vụ hàng không qua TMĐT | Hóa đơn phải được lập chậm nhất trong vòng 05 ngày kể từ ngày chứng từ điện tử được phát hành trên hệ thống. |
| Dầu thô, condensate, sản phẩm chế biến | Thời điểm lập hóa đơn là khi giá bán chính thức được xác định. |
| Khí thiên nhiên, khí đồng hành, khí than | Lập hóa đơn khi xác định được khối lượng khí giao trong tháng và chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng kê khai thuế. |
| Bán lẻ, ăn uống có hệ thống quản lý tập trung | Không thực hiện lập hóa đơn tổng hợp vào cuối ngày; trường hợp khách hàng yêu cầu thì lập hóa đơn riêng và dữ liệu giao dịch phải được chuyển đến cơ quan thuế. |
| Bán điện trên thị trường điện | Lập hóa đơn sau khi hoàn tất việc đối soát thanh toán và chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng kê khai thuế. |
| Bán lẻ xăng dầu | Hóa đơn được lập ngay sau mỗi lần bán hàng. |
| Vé máy bay, bảo hiểm qua đại lý | Lập hóa đơn sau khi hoàn tất đối soát và chậm nhất vào ngày 10 của tháng tiếp theo. |
| Lãi vay ngân hàng | Lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền lãi hoặc khi thu lãi trước hạn. |
| Đổi ngoại tệ | Hóa đơn được lập ngay khi giao dịch đổi ngoại tệ hoàn thành. |
| Taxi sử dụng phần mềm tính tiền | Thời điểm lập hóa đơn là ngay sau khi chuyến đi kết thúc. |
| Bệnh viện, phòng khám | Nếu khách hàng không lấy hóa đơn thì lập hóa đơn tổng hợp vào cuối ngày; trường hợp khách yêu cầu lấy hóa đơn thì phải lập ngay. |
| Thu phí ETC | Lập hóa đơn khi phương tiện đi qua trạm; nếu tổng hợp nhiều lượt giao dịch thì thời hạn lập hóa đơn chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng. |
| Kinh doanh bảo hiểm | Hóa đơn được lập tại thời điểm doanh thu được ghi nhận theo quy định của pháp luật về kinh doanh bảo hiểm. |
| Đại lý vé xổ số truyền thống | Lập hóa đơn sau khi thực hiện thu hồi vé không bán hết và chậm nhất trước kỳ mở thưởng tiếp theo. |
| Casino, trò chơi điện tử có thưởng | Hóa đơn phải được lập chậm nhất trong vòng 01 ngày kể từ ngày xác định doanh thu. |
3. Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Theo khoản 9 Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, quá trình sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền cần tuân thủ một số nguyên tắc nhằm bảo đảm giá trị hợp lệ của hóa đơn và đáp ứng yêu cầu quản lý thuế:
- Hóa đơn phải có thông tin hoặc ký hiệu nhận diện để xác định đây là hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền và có kết nối, chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế.
- Khi phát hành hóa đơn, người bán không bắt buộc phải sử dụng chữ ký số.
- Đối với người mua, khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng loại hóa đơn này và đã được cơ quan thuế ghi nhận trên Hệ thống thông tin quản lý thuế được xem là hóa đơn, chứng từ hợp pháp để xác định nghĩa vụ thuế theo quy định.
4. Nội dung hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Căn cứ khoản 4 Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền phải thể hiện đầy đủ các thông tin cơ bản:
- Thông tin người bán, gồm tên, địa chỉ và mã số thuế.
- Thông tin người mua trong trường hợp có yêu cầu xuất hóa đơn; bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế, số định danh cá nhân hoặc số điện thoại theo quy định.
- Thông tin về hàng hóa, dịch vụ như tên hàng hóa hoặc dịch vụ, đơn giá, số lượng và giá thanh toán.
- Trường hợp người bán thực hiện kê khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, hóa đơn cần thể hiện thêm:
- Giá bán chưa bao gồm thuế GTGT.
- Thuế suất thuế GTGT.
- Số tiền thuế GTGT.
- Tổng số tiền thanh toán đã bao gồm thuế GTGT.
- Thời điểm lập hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo đúng quy định.
- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã hoặc dữ liệu điện tử phục vụ người mua tra cứu, kê khai trong các trường hợp tương ứng.
5. Hướng dẫn quy trình xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền trên EasyPOS
Để thực hiện quy trình xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền đúng quy định, hộ kinh doanh có thể thao tác nhanh chóng ngay trên phần mềm EasyPOS với 3 bước đơn giản:
5.1. Cài đặt và kết nối phần mềm EasyPOS với máy tính tiền
- Tải và cài đặt phần mềm EasyPOS trên máy tính, thiết bị bán hàng hoặc điện thoại
- Đăng nhập vào tài khoản quản lý được cấp từ hệ thống EasyPOS.
- Kết nối máy tính tiền, máy in hóa đơn và thiết bị ký số (USB token hoặc ký số online) với phần mềm.
- Đảm bảo thiết bị có kết nối Internet để đồng bộ dữ liệu với hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế.
5.2. Thiết lập thông tin hóa đơn
- Vào mục “Cấu hình cửa hàng” ⇒ “Cấu hình hoá đơn điện tử” để điền các thông tin cần thiết: hệ thống hoá đơn điện tử, loại hóa đơn, loại hình phát hành hoá đơn…
- Tích hợp chữ ký số và cấu hình mẫu hóa đơn điện tử từ nhà cung cấp (ví dụ: EasyInvoice).
- Đồng bộ thông tin với hệ thống Tổng cục Thuế (theo hướng dẫn từ EasyPOS nếu bạn lần đầu thiết lập).
5.3. Thao tác tạo và xuất hóa đơn điện tử
Khi có giao dịch bán hàng, hóa đơn bán lẻ được tạo tự động ngay trên phần mềm EasyPOS.
- Sau khi hoàn thành đơn hàng, trên màn hình chính, nhấn vào mục Hoá đơn ⇒ Hoá đơn EasyPOS
- Chọn đơn hàng cần xuất hoá đơn điện tử. Nhấn vào biểu tượng mũi tên Phát hành để phát hành hoá đơn
- Hệ thống sẽ tự động lấy thông tin đơn hàng, kết nối chữ ký số và phát hành hóa đơn.
- Hóa đơn sau khi ký sẽ được gửi về email khách hàng (nếu có) và đồng thời cập nhật lên hệ thống quản lý thuế.
Toàn bộ thao tác này chỉ mất vài giây và hoàn toàn tự động – giúp hộ kinh doanh tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót, đồng thời tuân thủ nghiêm túc quy định theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
5. Hướng dẫn đồng bộ dữ liệu đến Cơ quan Thuế
Sau khi hộ kinh doanh thực hiện xong giao dịch bán hàng và xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, hệ thống EasyPOS sẽ tự động đồng bộ và gửi dữ liệu hóa đơn đến Cơ quan Thuế theo thời gian thực – hoàn toàn không cần thao tác thủ công.
Ngay khi hóa đơn được ký số và phát hành thành công, phần mềm sẽ kết nối với hệ thống của Tổng cục Thuế (ETAX) để truyền dữ liệu.
Dữ liệu hóa đơn bao gồm: thông tin người bán – người mua, giá trị hàng hóa, thuế suất, số hóa đơn, mã số thuế… đều được gửi lên và lưu trữ an toàn. Trạng thái hóa đơn sẽ được cập nhật trên phần mềm.
6. Ưu điểm khi sử dụng EasyPOS trong xuất hóa đơn điện tử
EasyPOS không chỉ là phần mềm bán hàng, mà là giải pháp trọn gói giúp hộ kinh doanh dễ dàng xuất hóa đơn điện tử ngay từ máy tính tiền – nhanh chóng, tiện lợi và tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật.
Vì sao hộ kinh doanh nên chọn EasyPOS?
- Xuất hóa đơn tự động ngay khi bán hàng – không cần chuyển phần mềm hay thao tác phức tạp
- Ký số và gửi dữ liệu đến Cơ quan Thuế hoàn toàn tự động, chuẩn theo Nghị định
- Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, kể cả với người không rành công nghệ – dùng mượt cả trên máy tính và điện thoại
- Kết nối trực tiếp với EasyInvoice – nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, hỗ trợ đăng ký mẫu, phát hành và lưu trữ hóa đơn dễ dàng
- Liên kết với EasyBooks – hỗ trợ gửi tờ khai 01/CNKD lên cơ quan thuế nhanh chóng, đúng chuẩn
- Tích hợp đầy đủ các tính năng quản lý: thu chi, tồn kho, nguyên vật liệu, khuyến mãi, nhân sự… tất cả trên một nền tảng duy nhất
- Đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ tận tình, phản hồi nhanh chóng khi cần.
7. FAQ – Câu hỏi thường gặp
7.1. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có bắt buộc không?
Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hộ và cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 01 tỷ đồng phải áp dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế hoặc HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền.
Đồng thời, các trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng thuộc nhóm bán lẻ, ăn uống, nhà hàng, khách sạn, vận tải hành khách, vui chơi giải trí… thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.
7.2. Xuất hóa đơn từ máy tính tiền có cần chữ ký số không?
Không bắt buộc. Theo khoản 9 Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế không bắt buộc phải có chữ ký số.
7.3. Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền bị sai thì xử lý thế nào?
Trường hợp hóa đơn chỉ sai tên, địa chỉ hoặc số tiền bằng chữ thì không phải lập lại hóa đơn mà chỉ cần thực hiện thông báo theo quy định. Nếu sai mã số thuế, số tiền, thuế suất hoặc thông tin về hàng hóa, dịch vụ thì người bán phải lập hóa đơn thay thế.
(Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC)
7.4 Tra cứu hóa đơn điện tử từ máy tính tiền ở đâu?
Bạn có thể tra cứu trực tiếp trên phần mềm EasyPOS tại mục “Quản lý hóa đơn” hoặc truy cập Cổng tra cứu hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế bằng mã tra cứu/mã số thuế. Ngoài ra, khách hàng cũng có thể nhận hóa đơn qua email hoặc tải về dưới dạng PDF.
Việc nắm rõ quy trình xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền không chỉ giúp hộ kinh doanh tuân thủ đúng quy định theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, mà còn góp phần nâng cao tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý doanh thu, kê khai thuế.
Tạm kết
Trên đây là những nội dung cần biết khi xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền theo quy định hiện hành. Nếu bạn đang tìm giải pháp hỗ trợ quản lý bán hàng, lập hóa đơn và kê khai thuế thuận tiện hơn, EasyPOS là lựa chọn đáng tham khảo.
Đăng ký dùng thử EasyPOS miễn phí 30 ngày để trải nghiệm sự khác biệt!
Từ năm 2026, chính sách thuế đối với hộ kinh doanh có nhiều thay đổi đáng chú ý, đặc biệt với nhóm có doanh thu vượt 1 tỷ đồng/năm. Khi vượt ngưỡng này, hộ kinh doanh cần lưu ý cách tính thuế, kê khai, sử dụng hóa đơn điện tử và thực hiện chế độ […]
20 Tháng 10, 2026 
Các quy định về thuế và hóa đơn đối với hộ kinh doanh sản xuất có nhiều điểm cần lưu ý, đặc biệt khi doanh thu đạt đến những ngưỡng nhất định. Vậy hộ phải nộp những loại thuế nào, tính thuế ra sao và khi nào phải sử dụng hóa đơn điện tử? Hãy […]
12 Tháng 10, 2026 
Hóa đơn chuyển đổi giúp doanh nghiệp chuyển thông tin từ hóa đơn điện tử sang bản giấy trong những trường hợp pháp luật cho phép. Để tránh nhầm lẫn về giá trị sử dụng cũng như cách thực hiện, người nộp thuế cần nắm rõ các quy định hiện hành. Bài viết sau Phần […]
9 Tháng 10, 2026 
10 Tháng 4, 2026 
