Không giống doanh nghiệp, hộ kinh doanh không bị ràng buộc bởi số vốn đăng ký, nhưng vẫn có quy định khi kê khai và trách nhiệm tài chính liên quan đến vốn. Việc hiểu sai có thể dẫn đến rủi ro pháp lý hoặc khó khăn khi mở rộng quy mô. Bài viết này Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS sẽ nêu rõ các quy định pháp luật về vốn kinh doanh của hộ kinh doanh và hướng dẫn cách thực hiện đúng khi đăng ký.

1. Vốn kinh doanh của hộ kinh doanh là gì?

Vốn kinh doanh là tổng giá trị tài sản mà chủ hộ hoặc các thành viên hộ gia đình dùng để khởi động và phát triển các hoạt động sản xuất, kinh doanh, cung cấp dịch vụ. 

Theo Điều 82, Nghị định 168/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/07/2025), hộ kinh doanh được thành lập bởi một cá nhân hoặc các thành viên hộ gia đình và chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình với các hoạt động kinh doanh. Điều này có nghĩa là vốn kinh doanh không tách biệt khỏi tài sản riêng của chủ hộ – toàn bộ tài sản đều có thể bị liên lụy khi hộ kinh doanh phát sinh nợ.

Vốn kinh doanh có thể bao gồm:

• Tiền mặt ban đầu dành cho kinh doanh
• Máy móc, thiết bị, dụng cụ phục vụ hoạt động
• Hàng hóa kinh doanh
• Bất động sản (nếu được sử dụng cho kinh doanh)
• Các tài sản khác hợp pháp

Điểm khác biệt quan trọng: Hộ kinh doanh chỉ kê khai “vốn kinh doanh” và không có mức vốn pháp định bắt buộc, khác với doanh nghiệp phải đăng ký “vốn điều lệ”. Chính vì thế, khi đăng ký HKD, chủ hộ không phải tìm kiếm mức vốn tối thiểu bắt buộc – trừ một số ngành, nghề đặc thù có quy định riêng.

NÊN XEM: Mã số thuế hộ kinh doanh: Cách đăng ký, tra cứu & trường hợp chấm dứt

2. Quy định pháp luật về số lượng vốn

2.1. Không có giới hạn vốn tối thiểu hoặc tối đa

Pháp luật Việt Nam hiện không quy định mức vốn kinh doanh cụ thể khi thành lập hộ kinh doanh cá thể. Điều này có nghĩa là chủ hộ có quyền tự quyết định số vốn phù hợp với kế hoạch hoạt động của mình, không bị ràng buộc bởi yêu cầu tối thiểu hoặc tối đa.

2.2. Ngoại lệ: Các ngành, nghề có yêu cầu vốn pháp định

Mặc dù hộ kinh doanh thường không có quy định vốn pháp định, nhưng nếu chọn ngành nghề được liệt kê trong danh mục “ngành, nghề kinh doanh có điều kiện”, thì phải tuân thủ mức vốn tối thiểu đặc thù của ngành đó. Hiện nay có hơn 100 ngành nghề thuộc diện này, tập trung trong các lĩnh vực:

• Tài chính – Ngân hàng: Đối với tổ chức tín dụng, mức vốn pháp định được quy định tại Nghị định 86/2019/NĐ-CP (ví dụ: ngân hàng thương mại cần tối thiểu 3.000 tỷ đồng)
• Bảo hiểm: Theo các quy định chuyên ngành của Bộ Tài chính
• Lĩnh vực khác: Bất động sản, chứng khoán, giáo dục, y tế, xây dựng, vận tải…

Danh sách chi tiết các ngành này được quy định tại Phụ lục IV Luật Đầu tư 2020 và các văn bản hướng dẫn thi hành.

3. Những tiêu chí cơ bản khi xác định số vốn

3.1. Năng lực tài chính thực tế

Số vốn kê khai phải phản ánh khả năng tài chính hiện tại của chủ hộ hoặc các thành viên hộ gia đình, bao gồm tiền mặt sẵn có, tài sản cố định (nhà đất, máy móc), hàng hóa kinh doanh, hay các nguồn vốn có thể huy động được. 

Theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT, khi kê khai vốn trong hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh, chủ hộ phải đảm bảo có khả năng chịu trách nhiệm với mức vốn đó (vì hộ kinh doanh chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản cá nhân theo Luật Doanh nghiệp 2020).

Điều này có nghĩa: kê khai vốn quá cao so với khả năng thực tế có thể gây khó khăn khi cơ quan thuế hoặc đối tác kinh doanh yêu cầu chứng minh nguồn vốn, trong khi kê khai quá thấp có thể làm tổn hại uy tín kinh doanh.

3.2. Yếu tố ngành nghề

Các lĩnh vực khác nhau yêu cầu mức chi phí khởi động không giống nhau. Ví dụ:

• Kinh doanh bán lẻ (quần áo, tạp hóa, online): Vốn thường thấp, chỉ cần 10-50 triệu đồng
• Dịch vụ ăn uống, quán phở: Yêu cầu vốn trung bình để thuê mặt bằng, mua thiết bị bếp, nguyên liệu
• Sản xuất thực phẩm, nước sạch: Vốn cao do phải đầu tư máy móc, chứng chỉ vệ sinh
• Ngành có vốn pháp định (vận tải, tài chính, bảo hiểm): Bắt buộc phải kê khai tối thiểu theo quy định chuyên ngành

3.3. Quy mô kinh doanh dự kiến

Quy mô hoạt động có thể chia thành ba mức:

• Quy mô nhỏ (doanh thu dự kiến dưới 100 triệu đồng/năm): Thích hợp với vốn thấp
• Quy mô trung bình (doanh thu dự kiến 100-500 triệu đồng/năm): Cần vốn trung bình, phù hợp để nắm lợi thế cạnh tranh
• Quy mô lớn (doanh thu dự kiến trên 500 triệu đồng/năm): Vốn cao hơn để dự phòng hoạt động

Mức vốn cũng gắn với các yếu tố bên ngoài: vị trí địa điểm (trung tâm thành phố hay ngoại thành), khả năng tiêu thụ thị trường, mục tiêu khách hàng.

3.4. Chiến lược phát triển dài hạn

Chủ hộ nên xem xét:

• Kế hoạch mở rộng hoạt động: Nếu dự định mở chi nhánh, phát triển sang ngành mới trong 1-2 năm, vốn ban đầu nên cao hơn để tạo dự phòng
• Nâng cấp thiết bị, công nghệ: Nếu có kế hoạch đầu tư vào máy móc hiện đại hoặc ứng dụng công nghệ, cần tính vào mức vốn
• Phát triển nhân lực: Hộ có kế hoạch tuyển nhân viên sẽ cần vốn lớn hơn để trả lương, đào tạo
• Tiềm năng nâng cấp lên doanh nghiệp: Nếu mục tiêu là chuyển thành công ty TNHH hoặc công ty cổ phần, vốn hiện tại có thể là bước đệm

XEM THÊM: Hộ kinh doanh có doanh thu bao nhiêu phải nộp thuế?

4. Những sai lầm thường gặp khi kê khai vốn

4.1. Kê khai vốn quá cao không cân xứng với khả năng tài chính

Vốn đăng ký quá lớn có thể khiến cơ quan thuế xác định mức thuế khoán cao hơn dự kiến và có thể yêu cầu chứng minh nguồn gốc vốn. Từ 01/01/2026, khi bỏ thuế khoán theo Nghị quyết 198/2025/QH15, doanh thu thực tế phải phù hợp với vốn kê khai; nếu chênh lệch nhiều sẽ khó giải trình.

4.2. Kê khai vốn quá thấp không phản ánh quy mô kinh doanh

Vốn thấp làm giảm uy tín khi hợp tác với đối tác, hạn chế tiếp cận tín dụng vì mức vay dựa trên vốn kê khai. Đồng thời, trong trường hợp gặp rủi ro tài chính, hộ khó có khả năng xoay xở vì vốn đăng ký không phản ánh đúng quy mô hoạt động thực tế.

4.3. Không cập nhật vốn khi hoạt động thay đổi

Tài sản tăng nhưng không sửa vốn làm giảm quyền lợi khi vay vốn, nhận hỗ trợ hoặc nâng cấp lên doanh nghiệp. Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP và Nghị định 125/2025/NĐ-CP (hiệu lực 01/07/2025), thay đổi vốn phải đăng ký lại tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã.

4.4. Nhầm lẫn giữa vốn kinh doanh và vốn ngành pháp định

Một số ngành yêu cầu vốn pháp định (ví dụ vận tải hành khách tối thiểu 500 triệu). Nếu kê khai vốn thấp hơn, hộ có thể bị từ chối cấp phép hoặc buộc sửa hồ sơ, kéo dài thời gian xử lý. Đây là lỗi phổ biến khi không đối chiếu quy định ngành.

4.5. Kê khai vốn mà không có tài liệu chứng minh

Nếu đăng ký vốn (như 200 triệu) nhưng không có giấy tờ chứng minh như sao kê ngân hàng, hóa đơn thiết bị, hộ sẽ gặp vấn đề khi cơ quan thuế kiểm tra. Trường hợp kê khai thiếu trung thực có thể bị xử phạt theo quy định.

4.6. Không xem xét rủi ro trách nhiệm vô hạn

HKD phải chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản cá nhân, không chỉ phần vốn đăng ký. Khi nợ vượt vốn, chủ hộ vẫn phải dùng tài sản riêng (nhà, đất…) để trả. Vì vậy, vốn nên phản ánh đúng thực lực và dự phòng rủi ro.

4.7. Không chuẩn bị cho chế độ thuế mới 2026

Từ 01/01/2026, tất cả hộ phải kê khai thuế (theo Nghị quyết 198/2025/QH15). Nếu sổ sách không đầy đủ, kê khai sai hoặc doanh thu không khớp sẽ bị xử phạt 2-8 triệu đồng, thậm chí bị ấn định lại doanh thu. 

Chủ hộ nên bắt đầu quản lý sổ sách kế toán, lưu hóa đơn cẩn thận ngay từ bây giờ để tránh sai sót khi chuyển đổi.

5. Vốn kinh doanh của hộ kinh doanh & các nghĩa vụ tài chính

5.1. Trách nhiệm vô hạn

Theo Điều 82 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hộ kinh doanh không phải là pháp nhân độc lập, chủ hộ chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản cá nhân (không chỉ vốn kinh doanh đăng ký) với các khoản nợ và nghĩa vụ phát sinh từ hoạt động kinh doanh. 

Nếu hộ không đủ khả năng chi trả, chủ hộ phải dùng tài sản riêng (nhà ở, đất đai, tiết kiệm) để thanh toán.

5.2. Nghĩa vụ thuế

Hiện nay, hộ kinh doanh phải nộp ba loại thuế: thuế môn bài, thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế thu nhập cá nhân (TNCN). 

Mức thuế môn bài hàng năm phụ thuộc doanh thu: 

• Doanh thu trên 500 triệu đồng phải nộp 1 triệu đồng/năm, 
• 300-500 triệu phải nộp 500.000 đồng, 
• 100-300 triệu phải nộp 300.000 đồng. 

Tuy nhiên, từ 01/01/2026, theo Nghị quyết 198/2025/QH15, thuế môn bài sẽ bị bãi bỏ hoàn toàn. Đồng thời, HKD chuyển sang phương pháp kê khai thuế thay vì khoán thuế, yêu cầu minh bạch doanh thu thực tế.

5.3. Nghĩa vụ bảo hiểm xã hội

Từ 01/07/2025, chủ hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh thuộc đối tượng phải tham gia BHXH bắt buộc. Đồng thời, chủ hộ phải đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động cho người lao động (nếu có sử dụng lao động). 

Chủ hộ không thực hiện sẽ bị phạt từ 18-20% tổng số tiền BHXH phải đóng (tối đa 75 triệu đồng) theo Điều 39 Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

5.4. Nghĩa vụ kế toán và chứng từ

Hộ kinh doanh phải ghi chép sổ sách, lưu hóa đơn chứng từ để chứng minh doanh thu – chi phí và đáp ứng việc kiểm tra từ cơ quan thuế. Từ năm 2026, khi chuyển sang phương pháp kê khai, yêu cầu minh bạch dữ liệu sẽ chặt chẽ hơn, nên chủ hộ cần có hệ thống quản lý bán hàng và tài chính rõ ràng ngay từ đầu.

Để đáp ứng yêu cầu này, EasyPOS là phần mềm hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử trực tiếp từ máy tính tiền theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, đồng thời quản lý toàn bộ hoạt động bán hàng với các tính năng:

• Ghi nhận doanh thu, báo cáo tự động
• Kiểm soát tồn kho theo thời gian thực
• Xuất hóa đơn điện tử tích hợp từ máy tính tiền
• Đồng bộ dữ liệu real-time giữa các thiết bị
• Hỗ trợ mô hình tạp hóa, quán ăn, siêu thị mini, cửa hàng bán lẻ

EasyPOS không chỉ giúp chủ hộ tuân thủ đúng quy định pháp luật mà còn giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và tập trung vào phát triển kinh doanh.

6. Những câu hỏi thường gặp về vốn kinh doanh của hộ kinh doanh

6.1. Vốn cao hay thấp tốt hơn?

Không có lợi ích hay bất lợi trực tiếp do mức vốn cao/thấp đối với hộ kinh doanh theo pháp luật. Tuy nhiên, vốn thấp hơn có thể dẫn đến mất uy tín đối tác, khó vay ngân hàng. Vốn cao có thể làm tăng mức thuế khoán trước năm 2026 (dựa trên vốn, địa điểm, doanh thu dự kiến). 

Nên kê khai vốn cân bằng, phù hợp khả năng và quy mô thực tế.

6.2. Vốn kinh doanh ảnh hưởng đến quyền lợi hay trách nhiệm không?

Không. Tất cả HKD dù vốn cao hay thấp đều có quyền lợi và trách nhiệm như nhau. Mức vốn không quyết định quyền thanh toán hoặc xử lý nghĩa vụ.

6.3. Có thể thay đổi vốn đã kê khai được không?

Có. Thay đổi vốn phải thực hiện qua thủ tục thay đổi đăng ký với Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã. Thủ tục này nhanh chóng, không tốn nhiều chi phí.

6.4. Vốn kinh doanh có liên quan đến khả năng vay vốn ngân hàng không?

Có, gián tiếp. Vốn kinh doanh thấp có thể giảm khả năng tiếp cận tín dụng ngân hàng. Một số ngân hàng xem xét vốn đăng ký khi đánh giá rủi ro tín dụng, dù tiêu chí chính vẫn là lịch sử kinh doanh, doanh thu thực tế, tài sản đảm bảo.

6.5. Chủ hộ kinh doanh kê khai vốn sai có bị xử phạt không?

Nếu kê khai không trung thực hoặc cố ý sai lệch so với thực tế (như kê khai vốn nhưng không thực sự có), có thể bị xác định là kê khai gian dối, dẫn đến phạt hành chính từ 10.000.000 – 20.000.000 đồng theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP.

Tuy nhiên, sự chênh lệch nhỏ giữa kê khai và thực tế thường không bị xử phạt nếu không cố ý lừa dối.

7. Tạm kết

Dù không quy định mức vốn tối thiểu, vốn kinh doanh của hộ kinh doanh vẫn cần được kê khai đúng để tránh rủi ro về thuế, uy tín và trách nhiệm tài sản. Từ 2026, yêu cầu minh bạch tài chính sẽ chặt chẽ hơn, nên chủ hộ cần quản lý vốn và doanh thu rõ ràng ngay từ đầu.

Nếu anh/chị cần tư vấn giải pháp quản lý bán hàng – xuất hóa đơn điện tử phù hợp cho hộ kinh doanh, hãy liên hệ với EasyPOS qua Hotline: 0869 425 631 để được hỗ trợ!

———————————————-

EASYPOS – BÁN HÀNG RẢNH TAY, SỔ SÁCH DỄ DÀNG

Nắm trọn giải pháp 3 trong 1: Quản lý đơn hàng, Tổng hợp sổ sách và Hỗ trợ kê khai thuế. EasyPOS giúp hộ kinh doanh an tâm tuyệt đối về chứng từ doanh thu và số liệu báo cáo với cơ quan Thuế.

Chuyển từ thuế khoán sang kê khai dễ dàng – NHẬN NGAY ƯU ĐÃI HẤP DẪN!

Thông tin liên hệ:

• Website: https://easypos.vn/
• Hotline: 0869425631
• Fanpage: Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS
• Trụ sở chính: Tầng 3, Tòa nhà ATS, Số 8 đường Phạm Hùng, Phường Yên Hòa, TP Hà Nội
• Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh