Trước bối cảnh chính sách quản lý kinh doanh được siết chặt hơn, quy định mới về hộ kinh doanh đã và đang tác động mạnh mẽ đến hoạt động của hàng triệu hộ trên cả nước. Việc nắm rõ các điểm mới sẽ giúp chủ hộ vận hành đúng luật và hạn chế rủi ro về thuế, hóa đơn và thủ tục. Bài viết dưới đây Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS sẽ giúp bạn nhìn tổng quan các điểm mới cần lưu ý để chủ động tuân thủ.

1. Quy định mới về hộ kinh doanh – Những thay đổi trong đăng ký hộ kinh doanh

1.1. Nghị định 168/2025 – Quy định mới về đăng ký kinh doanh

Từ 01/7/2025, Nghị định 168/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, thay thế hoàn toàn Nghị định 01/2021/NĐ-CP cũ.

Đây là lần đầu tiên, quy định về hộ kinh doanh được nêu rõ ràng, tách riêng và khá chi tiết trong một nghị định thống nhất, bao gồm các nội dung về thành lập, thay đổi đăng ký, chấm dứt hoạt động và quản lý hộ kinh doanh.

Theo Nghị định này, hộ kinh doanh được định nghĩa là tổ chức do một cá nhân hoặc các thành viên hộ gia đình đăng ký thành lập và chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản cá nhân đối với mọi hoạt động kinh doanh. Quy định mới rõ ràng hơn về điều kiện, thủ tục và trách nhiệm pháp lý của các chủ hộ kinh doanh.

1.2. Quy trình thành lập mới

Quy trình đăng ký hộ kinh doanh được đơn giản hóa theo Nghị định 168/2025. Thẩm quyền cấp đăng ký đã chuyển từ cấp huyện xuống cấp xã, tạo điều kiện thuận tiện hơn cho người dân.

• Cơ quan tiếp nhận: Phòng Kinh tế (cấp xã) hoặc bộ phận tương đương tiếp nhận hồ sơ
• Tính liên thông: Thông tin đăng ký được tự động chuyển sang các ngành liên quan (Thuế, Bảo hiểm xã hội, ngân hàng…)
• Đăng ký trực tuyến: Từ 01/7/2025, người dân có thể nộp hồ sơ qua Cổng thông tin quốc gia bằng tài khoản định danh điện tử, giảm thời gian chờ đợi đáng kể

Hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh chỉ bao gồm 2 loại giấy tờ, giảm rất nhiều so với trước. Điều này giúp chủ hộ không cần chuẩn bị quá nhiều tài liệu phức tạp.

1.3. Thay đổi về ủy quyền quản lý

Đây là điểm mới quan trọng trong Nghị định 168/2025. Khi hộ kinh doanh do các thành viên hộ gia đình cùng đăng ký thành lập, các thành viên phải ủy quyền bằng văn bản công chứng hoặc chứng thực cho một thành viên làm người đại diện hộ kinh doanh.

• Yêu cầu: Văn bản ủy quyền phải được công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật
• Mục đích: Đảm bảo tính pháp lý, rõ ràng trách nhiệm của từng thành viên trong hoạt động kinh doanh
• Cách xử lý: Nộp bản sao văn bản ủy quyền đã công chứng/chứng thực vào hồ sơ đăng ký

Quy định này khác với trước đây khi Nghị định 01/2021 không quy định chi tiết về loại hình ủy quyền này, giúp bảo vệ quyền lợi pháp lý của tất cả các thành viên.

1.4. Quy định về mã số định danh cá nhân từ 01/7/2025

Thay vì sử dụng mã số thuế riêng biệt, từ 01/7/2025 trở đi, hộ kinh doanh chuyển sang sử dụng số định danh cá nhân (được viết trên Thẻ căn cước công dân) để thay thế.

• Đối tượng áp dụng: Tất cả chủ hộ kinh doanh được cấp căn cước công dân mới
• Lợi ích: Giảm bớt các mã số riêng lẻ, giúp quản lý thống nhất thông qua hệ thống quốc gia
• Cách thức: Khi nộp hồ sơ, người nộp xuất trình thẻ căn cước hoặc sử dụng căn cước điện tử; nếu chưa có số định danh, phải kèm theo bản sao hộ chiếu còn hiệu lực

Đây là bước tiến trong việc số hóa và liên thông dữ liệu hành chính của quốc gia, giúp giảm thủ tục hành chính không cần thiết.

2. Quy định mới về hộ kinh doanh – Cải cách chính sách thuế

2.1 Bãi bỏ thuế khoán theo lộ trình (Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Nghị quyết 198/2025)

Lộ trình bãi bỏ được thực hiện qua ba giai đoạn rõ ràng:

• Giai đoạn 1 (01/6/2025): Hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên bắt buộc phải chuyển sang phương pháp kê khai, không còn được nộp thuế khoán. Các hộ dưới 1 tỷ đồng vẫn được quyền chọn nộp theo khoán hoặc kê khai.
• Giai đoạn 2 (01/6 – 31/12/2025): Thực hiện song song cả hai phương pháp. Hộ kinh doanh dưới 1 tỷ đồng/năm vẫn được lựa chọn theo phương pháp khoán, nhưng được khuyến khích chuyển sang kê khai để chuẩn bị sớm.
• Giai đoạn 3 (01/1/2026 trở đi): Xóa bỏ hoàn toàn chế độ thuế khoán (theo Nghị quyết 198/2025/QH15 của Quốc hội). Tất cả hộ kinh doanh, không phân biệt quy mô doanh thu, phải chuyển sang nộp thuế theo phương pháp kê khai.

Lý do chính của việc bãi bỏ thuế khoán là để tăng tính minh bạch, công bằng và bình đẳng giữa hộ kinh doanh với doanh nghiệp, giúp phản ánh đúng năng lực kinh doanh thực tế.

2.2. Yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử (Nghị định 70/2025/NĐ-CP)

Từ 01/6/2025, hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế.

Đối tượng bắt buộc áp dụng bao gồm hộ kinh doanh hoạt động trong các lĩnh vực:

• Bán hàng hóa trực tiếp (siêu thị, bán lẻ, trừ ô tô, mô tô, xe máy)
• Dịch vụ ăn uống, nhà hàng, khách sạn
• Dịch vụ vận tải hành khách
• Dịch vụ giải trí, nghệ thuật, hoạt động chiếu phim
• Các dịch vụ phục vụ cá nhân khác

Tiêu chí bắt buộc: Hộ kinh doanh cần đáp ứng ít nhất một trong các tiêu chí: doanh thu ≥1 tỷ đồng/năm, đang sử dụng máy tính tiền, hoặc quy mô doanh thu/lao động đạt tiêu chí doanh nghiệp siêu nhỏ.

Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền phải đảm bảo các yêu cầu về trạng thái kết nối, độc lập, toàn vẹn dữ liệu và được cơ quan thuế công nhận.

XEM THÊM: Quy định mới về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

2.3. Phương pháp kê khai thuế mới

Từ 01/6/2025, hộ kinh doanh chuyển sang phương pháp kê khai phải tuân thủ quy định sau:

Cách tính thuế: Dựa trên doanh thu thực tế (không phải doanh thu khoán do cơ quan thuế ấn định). Thuế GTGT và thuế TNCN được tính theo công thức:

Tiền thuế = Doanh thu tính thuế × Tỷ lệ thuế theo ngành nghề

Tỷ lệ thuế theo ngành nghề được quy định trong Thông tư 40/2021/TT-BTC. Ví dụ:

• Lĩnh vực ăn uống: 3% GTGT, 1,5% TNCN
• Lĩnh vực bán lẻ: 1% GTGT, 0,5% TNCN
• Các lĩnh vực khác có tỷ lệ khác nhau

Chu kỳ nộp thuế: Hộ kinh doanh nộp tờ khai thuế GTGT và TNCN theo tháng hoặc theo quý (tùy chọn) đến cơ quan thuế.

Khấu trừ thuế GTGT: Hộ kinh doanh có thể khấu trừ thuế GTGT đầu vào khi thanh toán chuyển khoản (từ 01/7/2025), không khấu trừ khi thanh toán tiền mặt.

Miễn thuế: Hộ kinh doanh có doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm được miễn thuế GTGT và TNCN cho đến hết 2025. Từ 01/1/2026, mức miễn sẽ tăng lên 200 triệu đồng/năm.

NÊN XEM: Hộ kinh doanh kê khai thuế như thế nào? 

2.4. Quy định thanh toán không dùng tiền mặt

Quy định này liên quan trực tiếp đến khấu trừ thuế GTGT và tính chất của các giao dịch kinh doanh.

Từ 01/7/2025, đối với hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai:

• Khấu trừ thuế GTGT đầu vào chỉ được áp dụng khi giao dịch thanh toán bằng chuyển khoản ngân hàng
• Giao dịch tiền mặt không được khấu trừ thuế GTGT, dù có hóa đơn đầy đủ
• Mục đích: Tăng tính minh bạch, truy vết các giao dịch, giảm gian lận thuế

Tác động thực tế:

• HKD phải có tài khoản ngân hàng để thực hiện giao dịch
• Các khoản chi nêu trong hóa đơn phải được chứng minh bằng dữ liệu ngân hàng
• Giúp cơ quan thuế dễ dàng kiểm tra, xác minh tính chính xác của các khoản chi

3. Quy định về bảo hiểm xã hội

3.1. Chủ hộ kinh doanh chính thức tham gia BHXH bắt buộc từ 01/7/2025 (Luật BHXH 2024 và Nghị định 158/2025)

Từ 01/7/2025, hộ kinh doanh trở thành nhóm đối tượng mới bắt buộc tham gia bảo hiểm xã hội theo Luật BHXH 2024. Trước đó, chủ hộ kinh doanh chỉ được tham gia theo hình thức tự nguyện. 

Theo Nghị định 158/2025/NĐ-CP, có hai trường hợp áp dụng: 

• Chủ hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai phải tham gia ngay từ 01/7/2025; 
• Chủ hộ kinh doanh còn lại (nộp thuế theo khoán cho đến hết 2025, hoặc doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm được miễn thuế) sẽ bắt đầu tham gia BHXH bắt buộc từ ngày 01/7/2029.

Việc bắt buộc tham gia BHXH nhằm mở rộng lưới an sinh xã hội, bảo vệ quyền lợi lâu dài cho người kinh doanh, đặc biệt trong giai đoạn tuổi già.

3.2. Mức đóng BHXH và các quy định cụ thể

Chủ hộ kinh doanh được lựa chọn mức tiền lương làm căn cứ đóng BHXH nhưng tối thiểu bằng mức tham chiếu (hiện là 2.340.000 đồng/tháng) và tối đa 20 lần mức tham chiếu. Tỷ lệ đóng hằng tháng là 25% tiền lương, bao gồm:

• 3% vào quỹ ốm đau & thai sản 
• 22% vào quỹ hưu trí & tử tuất

Cụ thể: mức đóng thấp nhất là khoảng 585.000 đồng/tháng (25% × 2.340.000 đồng), mức cao nhất lên tới 13,8 triệu đồng/tháng (25% × 46,8 triệu đồng). Chủ hộ có thể lựa chọn đóng hàng tháng, 3 tháng hoặc 6 tháng một lần tùy nhu cầu.

3.3. Yêu cầu quản lý và thủ tục đối với người lao động

Chủ hộ kinh doanh có người lao động phải đăng ký tham gia BHXH bắt buộc cho họ trong vòng 30 ngày kể từ khi ký hợp đồng lao động. 

Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm tờ khai tham gia (Mẫu TK3-TS), báo cáo sử dụng lao động và danh sách người lao động. Thời gian cấp sổ BHXH không quá 5 ngày sau khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

4. Hộ kinh doanh bán hàng online: Những điểm cần chú ý

4.1. Sàn thương mại điện tử nộp thuế thay từ 01/7/2025 (Nghị định 117/2025)

Từ 01/7/2025, Nghị định 117/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, quy định các sàn TMĐT có chức năng thanh toán (như Shopee, Lazada, Tiki, TikTok Shop) sẽ thực hiện khấu trừ, kê khai và nộp thuế thay cho cá nhân, HKD bán hàng qua nền tảng.

Cụ thể, sàn TMĐT sẽ khấu trừ trực tiếp từ số tiền bán hàng trước khi chuyển về cho người bán. Số tiền được khấu trừ bao gồm thuế giá trị gia tăng (VAT) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN). 

Những sàn không thực hiện kê khai và nộp thuế thay phải cung cấp đầy đủ thông tin hoạt động kinh doanh của người bán cho cơ quan thuế.

4.2. Ảnh hưởng và lợi ích cho hộ kinh doanh

• Giảm gánh nặng kê khai thuế: HKD vẫn phải xuất hóa đơn nhưng không phải kê khai, nộp thuế cho phần doanh thu đã được sàn TMĐT khấu trừ và nộp thay, giúp giảm áp lực quản lý thuế và hạn chế sai sót.
• Tăng minh bạch: Sàn TMĐT chuyển dữ liệu trực tiếp cho cơ quan thuế, giúp quản lý rõ ràng hơn. Thuế hiện áp dụng là 1,5% trên doanh thu (1% VAT + 0,5% TNCN) đối với bán hàng hóa qua sàn.

5. Quy định về lệ phí môn bài và giấy phép xây dựng

5.1. Bãi bỏ lệ phí môn bài từ 01/01/2026 (Nghị quyết 198/2025/QH15)

Khoản 7 Điều 10 Nghị quyết 198/2025/QH15 quy định chính thức bãi bỏ lệ phí môn bài từ 01/01/2026. Trước đó, HKD phải nộp lệ phí môn bài hàng năm với mức khác nhau tùy theo doanh thu của năm trước. 

Từ năm 2026 trở đi, khoản phí định kỳ này sẽ hoàn toàn bị xóa, giúp chủ hộ tiết kiệm đáng kể chi phí hành chính hàng năm.

XEM THÊM: Thuế môn bài hộ kinh doanh: Những thay đổi năm 2026 

5.2. Thay đổi yêu cầu giấy phép xây dựng từ 01/07/2025 (Nghị định 140/2025/NĐ-CP)

Theo Nghị định 140/2025/NĐ-CP, thẩm quyền cấp giấy phép xây dựng được chuyển từ cấp huyện xuống cấp xã từ ngày 01/07/2025. Điều này giúp rút ngắn thời gian xử lý và tạo thuận tiện hơn cho hộ kinh doanh. 

Các thủ tục vẫn giữ nguyên theo quy định pháp luật, nhưng với những công trình nhỏ như sửa chữa nhà ở riêng lẻ hoặc công trình cấp III, IV, UBND xã sẽ trực tiếp tiếp nhận và cấp phép.

6. Hộ kinh doanh cần chuẩn bị gì ngay từ bây giờ?

6.1. Công việc cần ưu tiên thực hiện

• Rà soát việc áp dụng hóa đơn điện tử: Các hộ có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm thuộc nhóm bán lẻ, ăn uống, vận tải phải sử dụng hóa đơn điện tử và nộp thuế theo kê khai từ 01/06/2025. Nếu chưa triển khai, cần nâng cấp hệ thống ngay để tránh vi phạm.
• Xử lý trường hợp chưa áp dụng đúng hạn: Hộ chưa đáp ứng yêu cầu nên liên hệ Chi cục Thuế để báo cáo tình trạng và nhận hướng dẫn khắc phục. Hộ đã áp dụng cần tiếp tục tối ưu quy trình để giảm sai sót khi kê khai.
• Chuẩn bị cho giai đoạn kê khai thuế từ 2026: Hộ kinh doanh cần chuẩn bị sổ sách, phần mềm và dữ liệu doanh thu để chuyển đổi thuận lợi sang hình thức kê khai.

NÊN XEM: Xóa Bỏ Thuế Khoán: EasyPOS Tặng Miễn Phí Phần Mềm Cho 5 Triệu Hộ Kinh Doanh

6.2. Chuẩn bị công nghệ – EasyPOS: Giải pháp quản lý bán hàng và xuất hóa đơn toàn diện

Hộ kinh doanh cần trang bị thiết bị công nghệ phù hợp như máy tính bàn, laptop, điện thoại thông minh hoặc thiết bị POS có kết nối Internet. Tuy nhiên, chỉ có thiết bị là chưa đủ – cần một phần mềm quản lý bán hàng tích hợp sẵn để xuất hóa đơn điện tử tự động, quản lý hàng hóa và hỗ trợ kê khai thuế theo quy định mới.

EasyPOS là giải pháp toàn diện được phát triển bởi Công ty Cổ phần Đầu tư Công nghệ và Thương mại SoftDreams, hoạt động trên nhiều nền tảng (điện thoại, máy tính, máy POS) với tính năng chính bao gồm:

• Xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền: Tự động đồng bộ đơn hàng thành hóa đơn, phát hành và chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế, đảm bảo tuân thủ Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
• Quản lý kho hàng & tồn kho thực tế: Lưu trữ thông tin hàng ngàn mã hàng, tự động cập nhật kho khi phát sinh giao dịch, cảnh báo hàng cận date
• Báo cáo chi tiết theo thời gian thực: Thống kê doanh thu, lợi nhuận, chi phí mỗi ngày trên nhiều thiết bị (điện thoại, máy tính, laptop)
• Hỗ trợ kê khai thuế online A-Z: Kê khai nhanh, nộp thuế trực tuyến không tốn thời gian đi lại. Tự động tổng hợp số liệu bán hàng, đảm bảo kê khai thuế chính xác, không lo sai sót
• Hỗ trợ 24/7: Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp hỗ trợ kể cả ngày lễ tết

EasyPOS đã được hơn 50.000+ cửa hàng trên toàn quốc tin dùng trong hành trình chuyển đổi số, phù hợp với cửa hàng tạp hóa, shop thời trang, quán ăn, quán cafe, siêu thị mini và các doanh nghiệp quy mô vừa, lớn. 

Giao diện được thiết kế thân thiện, dễ thao tác ngay cả đối với người mới bắt đầu, hỗ trợ đầy đủ các chức năng bán hàng từ cơ bản đến nâng cao.

7. Tạm kết

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã nắm được những quy định mới về hộ kinh doanh sẽ áp dụng trong giai đoạn 2025-2026, từ thuế, hóa đơn cho đến thủ tục pháp lý. 

Nếu bạn quan tâm đến phần mềm bán hàng tích hợp xuất hóa đơn điện tử EasyPOS, vui lòng liên hệ Hotline: 0869 425 631 để được tư vấn chi tiết và nhận ngay bản dùng thử miễn phí!