Quy định về thời điểm xuất hóa đơn mới nhất theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP

Quy định về thời điểm xuất hóa đơn là vấn đề được nhiều doanh nghiệp và hộ kinh doanh quan tâm khi thực hiện bán hàng, cung cấp dịch vụ và kê khai thuế. Theo quy định hiện hành, thời điểm lập hóa đơn được xác định dựa trên tính chất của giao dịch và có những trường hợp đặc thù được áp dụng thời điểm riêng. Cùng Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS cập nhật những thông tin mới nhất.

1. Quy định về thời điểm xuất hóa đơn mới nhất 

Từ ngày 01/07/2026, quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử được thực hiện theo Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Nghị định này quy định thời điểm lập hóa đơn theo từng loại giao dịch, gồm bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và các trường hợp đặc thù.

Theo đó, người bán cần căn cứ vào thời điểm chuyển giao hàng hóa, hoàn thành dịch vụ hoặc thời điểm phát sinh giao dịch theo từng trường hợp để lập hóa đơn đúng quy định.

2. Thời điểm xuất hóa đơn đối với bán hàng hóa

Theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa, bao gồm bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia, là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.

Một số trường hợp cần lưu ý:

• Bán hàng hóa trong nước: Lập hóa đơn tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua.
• Đã thu tiền hay chưa: Không ảnh hưởng đến thời điểm lập hóa đơn.
• Xuất khẩu hàng hóa, bao gồm gia công xuất khẩu: Người bán tự xác định thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn GTGT điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử nhưng chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan.

3. Quy định về thời điểm xuất hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ

Theo khoản 2 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, kể cả dịch vụ cung cấp cho tổ chức, cá nhân nước ngoài, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. 

Trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, người bán lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền, trừ khoản tiền đặt cọc theo quy định của Bộ luật Dân sự để bảo đảm thực hiện hợp đồng.

Do đó, cần lưu ý:

• Dịch vụ hoàn thành: Lập hóa đơn tại thời điểm hoàn thành dịch vụ.
• Thu tiền trước/trong khi cung cấp dịch vụ: Lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền.
• Tiền đặt cọc đúng quy định: Không phải lập hóa đơn ngay khi nhận tiền đặt cọc.
• Giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ: Mỗi lần giao hoặc bàn giao phải lập hóa đơn cho phần khối lượng, giá trị tương ứng.

4. Thời điểm xuất hóa đơn đối với một số ngành nghề, dịch vụ đặc thù

Khoản 4 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định thời điểm lập hóa đơn riêng cho nhiều hoạt động có đặc thù về tần suất giao dịch hoặc cần đối soát dữ liệu. Một số trường hợp đáng chú ý gồm:

• Dịch vụ cần đối soát dữ liệu: Lập hóa đơn khi hoàn thành đối soát, nhưng chậm nhất ngày 07 của tháng sau hoặc 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước.
• Dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin: Lập hóa đơn khi hoàn thành đối soát, chậm nhất ngày 02 của tháng kế tiếp tháng phát sinh cước.
• Hoạt động cho vay: Lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền lãi.
• Hoạt động xây dựng, lắp đặt: Lập hóa đơn tại thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục hoặc khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
• Kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán/chuyển nhượng: Thời điểm lập hóa đơn được xác định theo thời điểm thu tiền hoặc thời điểm bàn giao theo từng trường hợp quy định.
• Dịch vụ khám, chữa bệnh: Lập hóa đơn khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ; trường hợp thanh toán với cơ quan bảo hiểm xã hội thì thực hiện theo quy định riêng.
• Vận tải hành khách bằng taxi và các hình thức vận tải sử dụng phần mềm kết nối: Có quy định riêng theo phương thức cung cấp dịch vụ và đối tượng khách hàng.

Ngoài các trường hợp trên, Điều 9 còn quy định thời điểm lập hóa đơn riêng đối với điện, nước, truyền hình, thương mại điện tử, bưu chính – chuyển phát, logistics, ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm, xổ số điện toán, dịch vụ bảo vệ và một số hoạt động đặc thù khác.

5. Thời điểm lập hóa đơn vào ban đêm khi không có phần mềm tự động

Theo khoản 5 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, trường hợp người bán không có phần mềm lập hóa đơn tự động nhưng phát sinh giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong giờ làm việc ban đêm theo Bộ luật Lao động thì thời điểm lập hóa đơn chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.

Ví dụ: Cửa hàng phát sinh giao dịch bán hàng lúc 23h30 ngày 14/08/2026 nhưng không có phần mềm lập hóa đơn tự động. Trường hợp này, cửa hàng có thể lập hóa đơn chậm nhất trong ngày 15/08/2026 nếu đó là ngày làm việc bình thường của đơn vị. 

6. Xuất hóa đơn sai thời điểm có bị phạt không?

Theo khoản 14 Điều 1 Nghị định 310/2025/NĐ-CP, hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm bị xử phạt tùy theo số lượng hóa đơn vi phạm và loại giao dịch. Quy định này áp dụng từ 16/01/2026.

Đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương, tiêu dùng nội bộ; cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa:

Đối với hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ:

Các mức trên là mức phạt áp dụng đối với tổ chức. Trường hợp cá nhân, hộ kinh doanh thực hiện hành vi vi phạm thì mức phạt tiền bằng 1/2 mức phạt đối với tổ chức theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế, hóa đơn.

7. Câu hỏi thường gặp

7.1. Xuất hóa đơn trước khi giao hàng có được không?

Về nguyên tắc, không được tự ý xuất hóa đơn trước khi giao hàng nếu chưa phát sinh thời điểm lập hóa đơn theo quy định. Đối với bán hàng hóa, khoản 1 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP xác định thời điểm lập hóa đơn là khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc đã thu tiền hay chưa.

Tuy nhiên, với một số trường hợp pháp luật quy định thời điểm lập hóa đơn khác, chẳng hạn thu tiền trước khi cung cấp dịch vụ, người bán phải căn cứ quy định riêng của từng giao dịch.

7.2. Thu tiền đặt cọc có phải xuất hóa đơn ngay không?

Không phải xuất hóa đơn ngay nếu khoản tiền nhận được là tiền đặt cọc theo quy định của Bộ luật Dân sự để bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ. Theo khoản 2 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền, trừ tiền đặt cọc nêu trên.

Do đó, cần phân biệt:

• Tiền đặt cọc đúng bản chất: Chưa phải lập hóa đơn tại thời điểm nhận tiền.
• Tiền trả trước/tạm ứng cho dịch vụ: Về nguyên tắc, phải lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền.
• Khi hoàn thành dịch vụ: Lập hóa đơn theo thời điểm hoàn thành nếu trước đó chưa phát sinh thời điểm lập hóa đơn.

Tạm kết

Trên đây, EasyPOS đã chia sẻ những nội dung cơ bản đối với quy định về thời điểm xuất hóa đơn mà doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần lưu ý. Việc xác định đúng thời điểm lập hóa đơn sẽ giúp quá trình quản lý, kê khai và thực hiện nghĩa vụ thuế được thuận lợi hơn.

NHẬN BẢN DÙNG THỬ MIỄN PHÍ!

ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, EasyPOS sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

———————————————-

EASYPOS – BÁN HÀNG, KÊ KHAI THUẾ DỄ DÀNG

Trọn bộ giải pháp trong một phần mềm duy nhất trên điện thoại: Quản lý bán hàng, hóa đơn chứng từ, sổ sách kế toán, kê khai thuế dễ dàng. EasyPOS giúp hộ kinh doanh an tâm về chứng từ doanh thu và báo cáo với cơ quan Thuế.

Chuyển từ thuế khoán sang kê khai dễ dàng – NHẬN NGAY ƯU ĐÃI HẤP DẪN!

Thông tin liên hệ:

• Website: https://easypos.vn/
• Hotline: 0986633426
• Fanpage: Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS
• Trụ sở chính: Tầng 3, tòa nhà CT5AB, Khu đô thị Văn Khê, Phường Hà Đông, Thành phố Hà Nội, Việt Nam.
• Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh