Sổ kế toán quán cafe: Tổng hợp mẫu sổ và quy trình chuẩn cho chủ quán

Quán cafe có cần làm kế toán không? Cần những loại sổ nào? Ghi chép thế nào cho đúng quy định 2026 mà không phải thuê kế toán riêng? Đây là những câu hỏi rất nhiều chủ quán đang tìm kiếm câu trả lời, nhất là sau khi Thông tư 152/2025/TT-BTC chính thức có hiệu lực. Thực tế, tùy theo quy mô doanh thu, bạn chỉ cần duy trì từ 1 đến 4 loại sổ kế toán quán cafe cơ bản là đã đáp ứng đủ yêu cầu pháp lý. Cùng Phần mềm quản lý quán cafe EasyPOS tìm hiểu ngay trong bài viết này! 

1. Sổ sách kế toán quán cafe là gì?

Sổ sách kế toán quán cafe là hệ thống các loại sổ dùng để ghi chép, theo dõi toàn bộ hoạt động thu – chi và tình hình kinh doanh của quán theo quy định của pháp luật.

Các sổ này phản ánh đầy đủ:

• Doanh thu bán hàng (cà phê, đồ uống, đồ ăn…)
• Chi phí phát sinh (nguyên liệu, nhân sự, vận hành…)
• Tình hình tiền mặt, tiền chuyển khoản
• Hàng tồn kho, nguyên vật liệu

Tùy theo quy mô doanh thu và phương pháp tính thuế, quán cafe sẽ sử dụng các mẫu sổ khác nhau theo quy định hiện hành.

XEM THÊM: Thuế kinh doanh quán cafe mới nhất – Thủ tục, Cách kê khai dễ hiểu

2. Vì sao quán cafe cần ghi ghép sổ sách kế toán?

Từ năm 2026, theo Thông tư 152/2025/TT-BTC, hộ kinh doanh (bao gồm quán cafe) phải thực hiện ghi sổ kế toán để theo dõi hoạt động kinh doanh và nghĩa vụ thuế.

Việc lập sổ sách không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn mang lại nhiều lợi ích thực tế trong vận hành. Cụ thể:

• Đáp ứng yêu cầu pháp lý về kế toán và thuế, tránh rủi ro bị ấn định thuế hoặc xử phạt khi kiểm tra
• Là căn cứ để xác định doanh thu, đối chiếu và kê khai thuế chính xác theo quy định
• Kiểm soát doanh thu hằng ngày, biết rõ quán đang kinh doanh hiệu quả hay không
• Theo dõi chi phí như nguyên vật liệu, nhân công, vận hành để tránh thất thoát
• Quản lý tồn kho nguyên liệu (cà phê, sữa, topping), hạn chế hao hụt trong quá trình sử dụng
• Phân tích hiệu quả kinh doanh theo từng sản phẩm, thời điểm bán hàng hoặc chi nhánh
• Hỗ trợ ra quyết định như điều chỉnh giá bán, tối ưu menu hoặc cắt giảm chi phí
• Dễ dàng mở rộng quy mô hoặc chuyển đổi lên mô hình doanh nghiệp khi cần
• Có dữ liệu rõ ràng để làm việc với cơ quan thuế, ngân hàng hoặc đối tác

Quản lý toàn bộ sổ sách kế toán quán cafe chỉ trên một phần mềm bán hàng EasyPOS
Nhận báo giá ưu đãi khi đăng ký trải nghiệm miễn phí!

3. Các loại sổ kế toán quán cafe theo Thông tư 152/2025/TT-BTC

Căn cứ vào mức doanh thu hằng năm, mỗi quán cà phê sẽ áp dụng hệ thống sổ kế toán khác nhau theo quy định tại Thông tư 152/2025/TT-BTC. Cụ thể như sau:

3.1 Nhóm 1: Quán cafe nhỏ, doanh thu dưới 500 triệu đồng/năm

Nếu quán cafe của bạn có doanh thu dưới 500 triệu/năm, bạn chưa bắt buộc phải kê khai và nộp thuế GTGT, TNCN, nên việc quản lý sổ sách cũng rất đơn giản. Tuy nhiên, vẫn nên ghi chép để kiểm soát hoạt động kinh doanh.

Sổ ghi chép:  Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu S1a-HKD).

3.2 Nhóm 2: Quán vừa, doanh thu từ trên 500 triệu đến 3 tỷ đồng/năm

Khi doanh thu đã vượt 500 triệu/năm, quán cafe phải nộp thuế. Lúc này, sổ sách sẽ phụ thuộc vào bạn đang tính thuế theo doanh thu hay theo lợi nhuận.

Trường hợp tính thuế theo doanh thu

Đây là phương pháp phổ biến với hộ kinh doanh quy mô vừa. Theo đó, các loại sổ kế toán sử dụng

• Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu S2a-HKD)
• Kết hợp sổ theo dõi tiền mặt (phục vụ quản lý nội bộ)

Trường hợp tính thuế theo thu nhập (lợi nhuận)

Phương pháp này yêu cầu ghi chép đầy đủ hơn vì thuế được tính trên phần chênh lệch giữa doanh thu và chi phí. Sổ kế toán sử dụng gồm:

• Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu S2b-HKD)
• Sổ chi tiết doanh thu, chi phí (Mẫu S2c-HKD)
• Sổ chi tiết nguyên vật liệu, hàng hóa, dụng cụ (Mẫu S2d-HKD)
• Sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng (Mẫu S2e-HKD)

XEM CHI TIẾT: Mẫu sổ S2b-HKD, S2c-HKD, S2d-HKD, S2e-HKD: Tải miễn phí, hướng dẫn cách ghi chuẩn

4.3 Nhóm 3: Quán cafe lớn, doanh thu trên 3 tỷ đồng/năm

Với quán cafe có doanh thu lớn, yêu cầu quản lý sổ sách tương tự nhóm tính thuế theo thu nhập, nhưng cần đảm bảo mức độ chi tiết và tính chính xác cao hơn.

Sổ kế toán sử dụng

• Sổ doanh thu (S2b-HKD)
• Sổ chi tiết doanh thu, chi phí (S2c-HKD)
• Sổ nguyên vật liệu, hàng hóa (S2d-HKD)
• Sổ tiền mặt, tiền gửi (S2e-HKD)

4.4 Nhóm 4: Doanh thu rất lớn (thường từ trên 50 tỷ đồng/năm)

Với các quán cafe hoặc chuỗi cafe có doanh thu rất lớn, yêu cầu quản lý không chỉ dừng ở việc ghi chép đầy đủ mà còn phải đảm bảo tính liên tục, chính xác và phục vụ kê khai thuế theo tháng.

Sổ kế toán sử dụng

Về bản chất, vẫn sử dụng đầy đủ hệ thống sổ như nhóm 3, gồm:

• Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (S2b-HKD)
• Sổ chi tiết doanh thu, chi phí (S2c-HKD)
• Sổ nguyên vật liệu, hàng hóa, dụng cụ (S2d-HKD)
• Sổ tiền mặt, tiền gửi (S2e-HKD)

XEM THÊM: Hộ kinh doanh lên doanh nghiệp: 8 Lợi ích, Thủ tục chuyển đổi [MỚI NHẤT]

4. Quy trình ghi sổ kế toán cho quán cafe

Ghi chép sổ kế toán theo đúng chuẩn là nền tảng để kiểm soát doanh thu, chi phí, hàng tồn và nhân sự, đồng thời đáp ứng yêu cầu pháp lý. Quy trình nên được triển khai theo từng bước cụ thể, từ khâu chuẩn bị dữ liệu đến lập báo cáo định kỳ.

4.1. Thu thập và chuẩn hóa dữ liệu đầu vào 

Trước khi tiến hành ghi sổ, cần tổng hợp đầy đủ thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanh trong kỳ, bao gồm:

• Doanh thu: Tổng hợp từ bán hàng và cung cấp dịch vụ, có thể phân tách theo ngày, ca làm hoặc từng nhóm sản phẩm.
• Chi phí: Bao gồm chi phí nguyên vật liệu, tiền lương nhân viên, điện nước, marketing cùng các khoản phát sinh khác.
• Tồn kho: Số lượng nguyên liệu, hàng hóa, thành phẩm tại thời điểm đầu kỳ và cuối kỳ.

Dữ liệu đầy đủ và chính xác tạo nền tảng cho quá trình ghi chép thuận lợi, hạn chế sai lệch và thất thoát.

4.2. Thực hiện ghi sổ tổng hợp và sổ chi tiết 

Sau khi hoàn tất bước chuẩn bị, tiến hành ghi vào từng loại sổ phù hợp:

Sổ tổng hợp: Phản ánh toàn bộ tình hình tài chính trong kỳ, bao gồm doanh thu bán hàng, chi phí nguyên vật liệu, chi phí vận hành và kết quả kinh doanh.

Sổ chi tiết: Theo dõi cụ thể từng khoản mục như:

• Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
• Các khoản phải thu, phải trả
• Nguyên vật liệu và hàng hóa tồn kho
• Chi phí nhân sự cùng các khoản chi khác

Sổ tổng hợp cung cấp cái nhìn bao quát, trong khi sổ chi tiết phản ánh từng khoản cụ thể, phục vụ phân tích hiệu quả và lập báo cáo thuế.

4.3. Những điểm cần lưu ý khi lập báo cáo thuế định kỳ 

Khi dữ liệu đã được ghi nhận đầy đủ, cần lưu ý một số điểm quan trọng:

• Ghi nhận đúng kỳ tính thuế, đảm bảo số liệu doanh thu, chi phí và tồn kho khớp với tờ khai.
• Phân loại sổ theo phương pháp tính thuế (theo doanh thu hoặc theo thu nhập tính thuế) để thuận tiện khi lập báo cáo.
• Lưu trữ chứng từ đầy đủ như hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi để đối chiếu khi cần.
• Thực hiện kiểm tra định kỳ nhằm phát hiện sai lệch và điều chỉnh kịp thời trước khi nộp báo cáo.

5. Ví dụ minh họa cách ghi chép các khoản chi phí trong quán

Để dễ áp dụng vào thực tế, dưới đây EasyPOS sẽ chia sẻ một số ví dụ minh họa cách ghi nhận từng nhóm chi phí phổ biến trong quán cà phê. 

5.1. Chi phí nguyên vật liệu đầu vào

Bảng dưới đây mô tả cách ghi nhận các nguyên liệu nhập kho trong ngày:

5.2. Chi phí vận hành hàng tháng

Các khoản chi phục vụ hoạt động quán được ghi nhận như sau:

4.3. Chi phí lương và nhân sự

Dữ liệu về tiền lương nhân viên có thể trình bày như sau:

6. Những nguyên tắc quan trọng khi ghi chép sổ sách kế toán cho quán 

Khi triển khai sổ sách kế toán cho quán cafe theo quy định mới, chủ quán không chỉ dừng lại ở việc ghi chép đầy đủ mà còn cần tuân thủ đúng nguyên tắc và quy định pháp luật.

• Bắt buộc ghi sổ kế toán từ năm 2026: Theo Thông tư 152/2025/TT-BTC (hiệu lực từ 01/01/2026), tất cả hộ kinh doanh – kể cả quy mô nhỏ – đều phải thực hiện ghi sổ kế toán, không còn là hình thức khuyến khích như trước đây
• Áp dụng đúng mẫu sổ theo quy định: Chủ quán cần sử dụng các mẫu sổ do Bộ Tài chính ban hành (S1a, S2a, S2b…), tùy theo doanh thu và phương pháp tính thuế. Việc sử dụng sai mẫu có thể dẫn đến sai lệch số liệu khi kê khai thuế
• Ghi chép theo đúng kỳ và đầy đủ phát sinh: Mọi doanh thu, chi phí, tồn kho cần được ghi nhận theo đúng thời điểm phát sinh, tránh tình trạng ghi dồn hoặc bỏ sót, vì đây là căn cứ trực tiếp để xác định nghĩa vụ thuế
• Lưu trữ chứng từ và sổ sách đúng quy định: Hóa đơn, phiếu thu – chi, chứng từ nhập xuất kho cần được lưu giữ đầy đủ để đối chiếu khi cần. Quy định hiện hành cho phép lưu trữ cả bản giấy và điện tử trong thời gian tối thiểu 5 năm.
• Có thể tự làm hoặc thuê dịch vụ kế toán: Chủ quán có thể tự ghi sổ, bố trí người phụ trách hoặc thuê dịch vụ kế toán bên ngoài. Thậm chí, người thân cũng có thể đảm nhiệm vai trò này nếu phù hợp
• Đảm bảo số liệu khớp với tờ khai thuế: Số liệu trên sổ kế toán cần thống nhất với báo cáo thuế và dữ liệu từ hóa đơn điện tử. Cơ quan thuế có thể đối chiếu trực tiếp nên sai lệch sẽ dễ bị phát hiện
• Linh hoạt nhưng vẫn phải đúng chuẩn: Dù được phép tùy chỉnh sổ sách để phù hợp với hoạt động kinh doanh thực tế, nội dung cốt lõi vẫn phải tuân theo hướng dẫn của Thông tư 152 nhằm đảm bảo tính pháp lý
• Ưu tiên số hóa sổ sách kế toán: Việc sử dụng phần mềm hoặc lưu trữ điện tử ngày càng phổ biến, giúp giảm sai sót thủ công và dễ dàng tra cứu khi cần kiểm tra, đối chiếu

7. Tự động hoá sổ sách kế toán quán cafe với phần mềm EasyPOS

Thay vì ghi chép thủ công dễ sai sót và mất nhiều thời gian, nhiều quán cafe hiện nay đã chuyển sang sử dụng phần mềm EasyPOS để tự động hóa toàn bộ quy trình bán hàng và kế toán. Đây là giải pháp tích hợp từ tạo đơn, xuất hóa đơn đến theo dõi doanh thu – chi phí trên cùng một hệ thống, phù hợp với cả quán nhỏ lẫn mô hình chuỗi. 

Nhờ khả năng đồng bộ dữ liệu và xử lý tự động, chủ quán có thể nắm bắt tình hình kinh doanh theo thời gian thực mà không cần ghi chép thủ công như trước.

• Tự động ghi nhận doanh thu – chi phí: Mỗi giao dịch bán hàng được hệ thống lưu lại ngay lập tức, hạn chế sai lệch số liệu
• Kết nối hóa đơn điện tử theo quy định: Dữ liệu bán hàng có thể chuyển thành hóa đơn và gửi trực tiếp đến cơ quan thuế đúng chuẩn
• Quản lý tồn kho theo thời gian thực: Mọi biến động nhập – xuất nguyên vật liệu được cập nhật liên tục, tránh thiếu hụt hoặc thất thoát
• Theo dõi lợi nhuận và báo cáo chi tiết: Hệ thống cung cấp báo cáo doanh thu, chi phí, lãi lỗ rõ ràng theo ngày, tháng hoặc từng sản phẩm
• Đơn giản hóa quy trình bán hàng: Tạo đơn, thanh toán và in hóa đơn nhanh chóng ngay trên điện thoại hoặc máy POS
• Dễ sử dụng, phù hợp nhiều mô hình: Giao diện trực quan, nhân viên có thể làm quen nhanh, áp dụng được cho quán cafe từ nhỏ đến chuỗi lớn
• Quản lý tập trung trên nhiều thiết bị: Chủ quán có thể theo dõi hoạt động kinh doanh mọi lúc, mọi nơi thông qua điện thoại hoặc máy tính

Với những tính năng này, EasyPOS không chỉ thay thế sổ sách truyền thống mà còn nâng cao khả năng kiểm soát tài chính, giảm rủi ro sai sót và hỗ trợ vận hành quán cafe một cách chuyên nghiệp hơn.

Tạm kết

Hy vọng bài viết từ EasyPOS đã giúp bạn hiểu rõ hơn về sổ kế toán quán cafe và cách áp dụng vào thực tế. Việc ghi chép đầy đủ, đúng chuẩn không chỉ phục vụ nghĩa vụ thuế mà còn hỗ trợ quản lý hiệu quả. Bắt đầu xây dựng hệ thống sổ sách ngay hôm nay để vận hành quán chuyên nghiệp hơn!

NHẬN BẢN DÙNG THỬ MIỄN PHÍ!

ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, EasyPOS sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

———————————————-

EASYPOS – BÁN HÀNG, KÊ KHAI THUẾ DỄ DÀNG

Trọn bộ giải pháp trong một phần mềm duy nhất trên điện thoại: Quản lý bán hàng, hóa đơn chứng từ, sổ sách kế toán, kê khai thuế dễ dàng. EasyPOS giúp hộ kinh doanh an tâm về chứng từ doanh thu và báo cáo với cơ quan Thuế.

Chuyển từ thuế khoán sang kê khai dễ dàng – NHẬN NGAY ƯU ĐÃI HẤP DẪN!

Thông tin liên hệ:

• Website: https://easypos.vn/
• Hotline: 0986633426
• Fanpage: Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS
• Trụ sở chính: Tầng 3, tòa nhà CT5AB, Khu đô thị Văn Khê, Phường Hà Đông, Thành phố Hà Nội, Việt Nam.
• Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh