Hộ kinh doanh kê khai thuế như thế nào? Hồ sơ, mẫu tờ khai, cách nộp

Từ ngày 1/1/2026, hơn 5 triệu hộ kinh doanh trên cả nước đã chính thức chuyển sang phương pháp kê khai thuế, xóa bỏ hoàn toàn hình thức thuế khoán. Vậy hộ kinh doanh kê khai thuế như thế nào theo quy định mới nhất? Bài viết dưới đây Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước giúp bạn tuân thủ đúng quy định và tránh bị phạt.

1. Hộ kinh doanh tự kê khai thuế là gì?

Hộ kinh doanh tự kê khai thuế là hình thức người kinh doanh tự xác định doanh thu thực tế, tự tính số thuế phải nộp, tự kê khai với cơ quan thuế và tự nộp thuế theo quy định, thay vì được cơ quan thuế ấn định mức thuế như trước.

Từ ngày 01/01/2026, phương thức này được áp dụng khi cơ chế thuế khoán bị bãi bỏ, giúp việc quản lý thuế minh bạch và sát với doanh thu thực tế hơn.

XEM THÊM: Kê khai thuế là gì? Hộ kinh doanh cần biết [2026]

2. Hộ kinh doanh phải nộp những loại thuế nào?

Tùy theo doanh thu và lĩnh vực hoạt động, hộ kinh doanh có thể phát sinh các khoản thuế khác nhau.

Tuy nhiên, về cơ bản, hộ kinh doanh cần quan tâm đến 2 loại thuế chính là thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN).

• Thuế giá trị gia tăng hộ kinh doanh: áp dụng với hộ kinh doanh có doanh thu thuộc diện chịu thuế GTGT. Số thuế phải nộp được xác định dựa trên doanh thu tính thuế và tỷ lệ thuế tương ứng với từng ngành nghề kinh doanh.
• Thuế thu nhập cá nhân: áp dụng với hộ kinh doanh có phát sinh thu nhập từ hoạt động sản xuất, kinh doanh và thuộc diện phải nộp thuế. Tùy nhóm doanh thu, thuế TNCN có thể được xác định theo tỷ lệ trên doanh thu hoặc theo thu nhập tính thuế.

Ngoài 2 loại thuế chính trên, một số hộ kinh doanh có thể phát sinh thêm các khoản thuế, phí khác nếu hoạt động trong lĩnh vực đặc thù như cho thuê tài sản, khai thác tài nguyên, kinh doanh hàng hóa thuộc diện chịu thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế bảo vệ môi trường.

NÊN XEM:
Hộ kinh doanh có doanh thu bao nhiêu phải nộp thuế
Những hộ kinh doanh được miễn thuế

3. Hồ sơ kê khai thuế hộ kinh doanh gồm những gì?

Hồ sơ kê khai thuế hộ kinh doanh sẽ phụ thuộc vào nhóm doanh thu và phương pháp tính thuế của từng hộ kinh doanh. Trước khi lập hồ sơ, hộ kinh doanh cần xác định mình thuộc nhóm doanh thu nào để chọn đúng mẫu tờ khai.

Cụ thể:

4. Hình thức nộp thuế

Hộ kinh doanh có thể nộp hồ sơ khai thuế và nộp tiền thuế theo một trong các hình thức sau:

• Nộp trực tiếp tại cơ quan thuế quản lý.
• Nộp online thông qua cổng giao dịch điện tử của cơ quan thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ T-VAN.
• Gửi hồ sơ qua đường bưu chính đến cơ quan thuế.

Hiện nay, hình thức nộp trực tuyến được khuyến khích vì giúp hộ kinh doanh tiết kiệm thời gian, dễ tra cứu trạng thái hồ sơ và lưu lại tờ khai sau khi nộp.

Sau khi nộp tờ khai thành công, hộ kinh doanh cần kiểm tra số thuế phải nộp và thực hiện nộp tiền thuế đúng hạn qua kênh điện tử, ngân hàng hoặc ứng dụng eTax Mobile.

5. Thời hạn, nơi tiếp nhận hồ sơ kê khai thuế

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 44 của Luật Quản lý thuế 2019:

Về nơi tiếp nhận hồ sơ, hộ kinh doanh nộp hồ sơ khai thuế tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp nơi có hoạt động sản xuất, kinh doanh. Trường hợp nộp online, hộ kinh doanh có thể thực hiện qua Cổng thông tin Thuế điện tử, Cổng Dịch vụ công ngành Thuế hoặc kênh giao dịch điện tử được cơ quan thuế chấp nhận.

Trường hợp không thực hiện được giao dịch điện tử, hộ kinh doanh có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc gửi hồ sơ qua dịch vụ bưu chính.

XEM THÊM: Thời hạn kê khai thuế hộ kinh doanh: Các mốc cần lưu ý

NÊN XEM: Hướng dẫn cách tính thuế hộ kinh doanh 2026: Chi tiết, Dễ hiểu

6. Hộ kinh doanh kê khai thuế như thế nào? Hướng dẫn chi tiết

Hiện nay, hộ kinh doanh có thể thực hiện nghĩa vụ thuế thông qua nhiều kênh điện tử như: Cổng Thuế điện tử của Tổng cục Thuế (thuedientu.gdt.gov.vn), Cổng Dịch vụ công ngành Thuế (dichvucong.gdt.gov.vn), ứng dụng Etax Mobile hoặc hệ thống thanh toán điện tử của ngân hàng và tổ chức trung gian thanh toán.

6.1. Hướng dẫn các bước kê khai thuế trên Cổng Thuế điện tử

Nếu lựa chọn kê khai trực tuyến, hộ kinh doanh có thể thực hiện ngay trên Cổng thuế điện tử theo từng bước:

• Bước 1: Truy cập thuedientu.gdt.gov.vn, chọn mục “Cá nhân”. Nhập mã số thuế, mật khẩu được cơ quan thuế cấp (qua SMS khi đăng ký) và mã xác nhận, sau đó bấm “Đăng nhập”.
  Lưu ý: Nếu chưa có tài khoản, cần đăng ký theo hướng dẫn; trong một số trường hợp phải mang CMND/CCCD đến cơ quan thuế để xác thực.
• Bước 2: Sau khi chọn “Cá nhân”, hệ thống sẽ chuyển sang trang canhan.gdt.gov.vn. Tiếp tục đăng nhập bằng mã số thuế và mã xác nhận.
• Bước 3: Nhập mật khẩu đã được cấp qua tin nhắn và nhấn “Đăng nhập” để vào hệ thống.
• Bước 4: Chọn mục “Kê khai thuế” → lựa chọn tờ khai mẫu 01/CNKD (theo Thông tư 40/2021/TT-BTC).
  Chọn kỳ kê khai theo tháng hoặc theo quý rồi nhấn “Tiếp tục”.
• Bước 5: Tại giao diện tờ khai 01/CNKD, tích chọn hình thức nộp thuế theo phương pháp kê khai đối với hộ/cá nhân kinh doanh.
• Bước 6: Nhập đầy đủ thông tin theo yêu cầu trên tờ khai. Nếu cần kê khai chi tiết doanh thu, chọn phụ lục 01-2/BK-HĐKD để bổ sung thông tin hoạt động kinh doanh (có thể để trống nếu không phát sinh).
  Sau đó nhấn “Tiếp tục” và “Chấp nhận”.
• Bước 7: Kiểm tra lại bảng kê 01-2/BK-HĐKD, hoàn tất nội dung và bấm “Hoàn thành tờ khai”.
• Bước 8: Chuyển sang mục “Nộp tờ khai”, nhập mã captcha (có thể bỏ qua bước đính kèm tài liệu nếu không yêu cầu) rồi chọn “Tiếp tục”.
• Bước 9: Nhập mã OTP được gửi về điện thoại (có hiệu lực trong 3 phút) để xác nhận. Nếu thao tác thành công, hệ thống sẽ hiển thị thông báo đã nộp tờ khai.

6.2. Hướng dẫn nộp tờ khai trên Cổng Dịch vụ công ngành Thuế

Hộ kinh doanh cũng có thể thực hiện kê khai và nộp hồ sơ tại Cổng Dịch vụ công ngành Thuế.

• Bước 1: Truy cập dichvucong.gdt.gov.vn và đăng nhập bằng tài khoản thuế điện tử hoặc tài khoản định danh điện tử.
• Bước 2: Vào mục “Thủ tục hành chính” → chọn “Tờ khai”, tìm kiếm mẫu 01/CNKD và nhấn “Tìm kiếm”.
• Bước 3: Đối với hộ nộp thuế theo phương pháp kê khai, chọn mã thủ tục 1.011022 và nhấn “Nộp hồ sơ”.
  Tiếp theo chọn “Tờ khai thuế đối với cá nhân kinh doanh T40” rồi bấm “Tiếp tục”.
• Bước 4: Lựa chọn địa điểm kinh doanh tương ứng và nhấn “Tiếp tục”.
• Bước 5: Chọn kỳ kê khai theo tháng hoặc quý.
• Bước 6: Xác định phương pháp nộp thuế theo hình thức kê khai, điền đầy đủ thông tin bắt buộc, kê khai doanh thu theo từng nhóm ngành nghề và đính kèm bảng kê chi tiết nếu có phát sinh.

XEM THÊM: Hướng dẫn kê khai thuế hộ kinh doanh trên Cổng Dịch vụ công

6.3. Hướng dẫn hộ kinh doanh nộp thuế điện tử qua ứng dụng eTax Mobile

Hộ kinh doanh có thể thực hiện nộp thuế nhanh chóng ngay trên điện thoại thông qua ứng dụng eTax Mobile do Tổng cục Thuế triển khai. Các bước thực hiện như sau:

• Bước 1: Tải ứng dụng eTax Mobile từ App Store (đối với iOS) hoặc Google Play/CH Play (đối với Android) và cài đặt trên thiết bị.
• Bước 2: Đăng nhập bằng tài khoản thuế điện tử đã đăng ký hoặc sử dụng tài khoản định danh điện tử (VNeID) để truy cập hệ thống.
• Bước 3: Tại màn hình chính, chọn menu “Nhóm chức năng nộp thuế” → nhấn “Nộp thuế” → chọn tab “Tất cả”.
  Có thể tra cứu nghĩa vụ thuế theo mã số thuế đang đăng nhập hoặc theo MST/CCCD của hộ kinh doanh.
• Bước 4: Người nộp thuế chọn “Nộp tất cả” nếu muốn thanh toán toàn bộ khoản phải nộp, hoặc chọn “Nộp thuế” để thanh toán từng khoản riêng lẻ.
• Bước 5: Chọn “Tạo giấy nộp tiền”, sau đó lựa chọn phương thức thanh toán phù hợp.
• Bước 6: Tiến hành thanh toán theo một trong hai cách sau:

Cách 1: Thanh toán qua tài khoản ngân hàng

• Chọn mục “Nộp qua tài khoản ngân hàng” và lựa chọn ngân hàng đã liên kết.
• Hệ thống hiển thị danh sách chứng từ cần thanh toán, người nộp thuế xác nhận và bấm “Nộp thuế” để hoàn tất giao dịch.

Cách 2: Thanh toán bằng mã QR Code

• Chọn “Tạo mã QR Code của giấy nộp tiền” và nhấn “Tiếp tục”.
• Ứng dụng sẽ tạo mã QR chứa thông tin khoản nộp; người dùng có thể lưu hoặc chia sẻ mã này để thanh toán thông qua ứng dụng ngân hàng.

XEM THÊM: Cách nộp thuế hộ kinh doanh trên eTax Mobile nhanh chóng, dễ hiểu

7. Những lỗi phổ biến khi nộp tờ khai thuế điện tử và cách xử lý

Trong quá trình gửi tờ khai online, hộ kinh doanh có thể gặp một số trục trặc kỹ thuật. Dưới đây là các lỗi thường gặp và hướng dẫn khắc phục cụ thể:

7.1. Không truy cập được Cổng Thuế điện tử

Nguyên nhân: Lỗi thường phát sinh do sự cố chuyển hướng liên kết từ hệ thống của Tổng cục Thuế.

Cách xử lý:

• Truy cập trực tiếp vào đường dẫn: https://thuedientu.gdt.gov.vn/etaxnnt/Request (lưu ý chữ “R” viết hoa).
• Có thể sao chép chính xác đường link và dán vào trình duyệt để đăng nhập lại.

7.2. Không gửi được hồ sơ do lỗi không đọc được file XML

Nguyên nhân: Thiết bị chưa cài đặt phần mềm hỗ trợ đọc tờ khai XML (iTaxViewer).

Cách xử lý:

• Vào website chính thức của cơ quan thuế để tải phần mềm iTaxViewer.
• Cài đặt theo hướng dẫn hiển thị trên trang.
• Mở lại file tờ khai XML bằng iTaxViewer sau khi cài xong.
• Kiểm tra lại để đảm bảo hệ thống đã đọc được dữ liệu.

7.3. Lỗi khi mở tờ khai: “Không thể kiểm tra tình trạng thu hồi chứng thư số”

Thông báo này thường xuất phát từ 2 nguyên nhân chính:

Trường hợp 1: Chứng thư số đã bị thu hồi

• Có thể do nhà cung cấp chữ ký số thu hồi chứng thư vì chưa cập nhật đầy đủ thông tin theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông, dù thời hạn vẫn còn hiệu lực.
• Giải pháp: Liên hệ đơn vị cung cấp chữ ký số để kiểm tra và đăng ký lại nếu cần.

Trường hợp 2: Phiên bản iTaxViewer không tương thích

• Phần mềm đọc tờ khai đang sử dụng có thể đã lỗi thời.
• Giải pháp: Truy cập thuedientu.gdt.gov.vn để tải và cài đặt phiên bản iTaxViewer mới nhất, sau đó mở lại tờ khai để kiểm tra.

8. Công cụ hỗ trợ hộ kinh doanh kê khai thuế dễ dàng, chuẩn luật

Từ năm 2026, khi toàn bộ hộ kinh doanh chuyển sang hình thức tự kê khai và tự nộp thuế theo quy định mới, việc sử dụng phần mềm hỗ trợ quản lý và xuất hóa đơn trở nên cần thiết hơn bao giờ hết. EasyPOS là giải pháp quản lý bán hàng tích hợp sẵn hóa đơn điện tử và hỗ trợ kê khai thuế, hiện đang được hơn 50.000 cửa hàng trên toàn quốc tin dùng.

Phần mềm được thiết kế phù hợp với các mô hình hộ kinh doanh nhỏ lẻ như quán ăn, tiệm tạp hóa, siêu thị mini… giúp chủ cửa hàng vừa bán hàng nhanh chóng, quản lý doanh thu chính xác, vừa đảm bảo tuân thủ quy định thuế mà không cần phải thuê kế toán riêng.

Ưu điểm nổi bật khi sử dụng EasyPOS:

• Tự động phát hành hóa đơn điện tử & đồng bộ dữ liệu lên cơ quan thuế theo đúng Nghị định 70/2025/NĐ-CP, không cần thao tác thủ công.
• Kê khai thuế ngay trên điện thoại, không cần đến cơ quan thuế, tiết kiệm thời gian tối đa.
• Báo cáo doanh thu, chi phí, lợi nhuận tự động theo ngày/tháng/quý, sẵn sàng đối chiếu với tờ khai thuế bất cứ lúc nào.
• Hoạt động mượt mà cả khi mất mạng, đơn hàng và hóa đơn sẽ tự đồng bộ khi có kết nối trở lại.
• Tích hợp hệ sinh thái toàn diện gồm hóa đơn điện tử EasyInvoice, kế toán EasyBooks và chữ ký số EasyCA trong một nền tảng duy nhất.
• Giá cả tối ưu, hỗ trợ kỹ thuật 24/7 kể cả ngày lễ, phù hợp với mọi quy mô hộ kinh doanh.

9. Những điểm quan trọng cần lưu ý khi nộp tờ khai thuế

Để quá trình kê khai thuế hộ kinh doanh cá thể năm 2026 diễn ra suôn sẻ và đúng quy định, hộ kinh doanh cần ghi nhớ các nội dung sau:

• Trường hợp tạm ngừng hoạt động: Nếu ngừng kinh doanh trọn vẹn cả tháng hoặc cả quý thì không phải nộp hồ sơ khai thuế của kỳ đó. Tuy nhiên, nếu chỉ tạm dừng một phần thời gian trong kỳ tính thuế, hộ kinh doanh vẫn phải thực hiện kê khai như bình thường.
• Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền: Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, kể từ ngày 01/6/2025, các hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên thuộc lĩnh vực bán lẻ, dịch vụ, ăn uống… phải áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Quy định này nhằm giúp cơ quan thuế kiểm soát sát sao doanh thu thực tế.
• Chuyển từ hộ khoán sang hộ kê khai: Trường hợp thay đổi phương pháp tính thuế trong năm, hộ kinh doanh phải nộp tờ khai điều chỉnh mẫu 01/CNKD trong vòng 10 ngày kể từ thời điểm chuyển đổi. Cơ quan thuế sẽ căn cứ vào tờ khai này để điều chỉnh lại số thuế khoán đã nộp trước đó (nếu có).
• Đảm bảo đúng hạn nộp hồ sơ và tiền thuế: Thời điểm chậm nhất để nộp tiền thuế là ngày cuối cùng của hạn nộp hồ sơ khai thuế. Nếu thực hiện khai bổ sung do sai sót, thời hạn nộp thuế vẫn tính theo kỳ phát sinh nghĩa vụ ban đầu.
• Không phát sinh doanh thu vẫn phải kê khai: Từ ngày 01/01/2026, dù không có doanh thu, hộ kinh doanh vẫn phải gửi tờ khai thuế. Đây là điểm mới khi cơ chế thuế khoán được bãi bỏ và thay bằng hình thức tự kê khai, tự xác định và tự nộp thuế dựa trên doanh thu thực tế.

Trên đây là những thông tin quan trọng giúp bạn giải đáp thắc mắc “hộ kinh doanh kê khai thuế như thế nào” trong bối cảnh chính sách thuế có nhiều thay đổi từ năm 2026. Để đảm bảo kê khai chính xác và tiết kiệm thời gian tối đa, bạn có thể cân nhắc sử dụng EasyPOS – phần mềm bán hàng hỗ trợ kê khai thuế chuyên biệt dành cho hộ kinh doanh!

———————————————-

EASYPOS – DỄ DÀNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG

Đồng hành với hơn 5 triệu hộ kinh doanh, EasyPOS mang giải pháp quản lý bán hàng tiện lợi đến từng cửa hàng. Khởi tạo hóa đơn nhanh chóng từ máy tính tiền, chuẩn nghị định thuế.

Chuyển từ thuế khoán sang kê khai dễ dàng – NHẬN NGAY ƯU ĐÃI HẤP DẪN!

#5 Lý do nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS

Dễ dùng – Hiệu quả – Toàn diện: EasyPOS trở thành lựa chọn hàng đầu về quản lý bán hàng trọn gói, đáp ứng mọi nhu cầu của hộ kinh doanh.

✅ Đầy đủ tính năng: Phù hợp mọi ngành hàng kinh doanh, quản lý dễ dàng từ A-Z.
✅ Hóa đơn điện tử chuẩn nghị định: Khởi tạo từ máy tính tiền, tự động phát hành và gửi dữ liệu lên Thuế.
✅ Đồng bộ đơn hàng: Tự động chuyển đơn thành hóa đơn, tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót.
✅ Giao diện thân thiện: Đơn giản, trực quan, thao tác nhanh trên điện thoại, máy tính.
✅ Quản lý hàng hóa & bán hàng: Theo dõi tồn kho, doanh thu, lợi nhuận, chi phí chính xác.

Thông tin liên hệ:

• Website: https://easypos.vn/
• Hotline: 0986633426
• Fanpage: Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS
• Trụ sở chính: Tầng 3, Tòa nhà ATS, Số 8 đường Phạm Hùng, Phường Yên Hòa, TP Hà Nội
• Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh