Đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ 01/07/2026

Cùng với quá trình chuyển đổi số trong quản lý thuế, phạm vi áp dụng hóa đơn điện tử ngày càng được mở rộng và hoàn thiện. Vậy đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất là những ai? Bài viết dưới đây Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS sẽ tổng hợp đầy đủ các trường hợp phải áp dụng.

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là hóa đơn ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh lập khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về thuế và kế toán.

Hóa đơn điện tử bao gồm:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế;
• Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua, trừ các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử được quy định tại Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Hóa đơn phải theo định dạng chuẩn dữ liệu, ghi đầy đủ nội dung theo quy định và phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

2. Đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất

Theo Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/07/2026), các đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử được phân loại theo từng hình thức hóa đơn và lĩnh vực hoạt động. Dưới đây là những nhóm đối tượng bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành.

2.1. Tổ chức, doanh nghiệp và hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Các đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gồm:

• Tổ chức kinh tế;
• Tổ chức khác;
• Hộ kinh doanh;
• Cá nhân kinh doanh;
• Các trường hợp được xác định có rủi ro cao về thuế theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

Quy định này không áp dụng đối với những đối tượng thuộc trường hợp được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế hoặc sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền theo quy định tại điểm b và điểm c khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

2.2. Đối tượng được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Một số doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực như điện lực, xăng dầu, bưu chính, viễn thông, nước sạch, tài chính, ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm, thương mại điện tử, siêu thị, thương mại, vận tải… được phép sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin, phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử và khả năng truyền dữ liệu đến cơ quan thuế theo quy định. 

Quy định này không áp dụng với doanh nghiệp thuộc diện rủi ro cao về thuế hoặc đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã.

2.3. Đối tượng phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực sau có thể sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:

• Điện lực;
• Xăng dầu;
• Bưu chính, viễn thông;
• Nước sạch;
• Tài chính, ngân hàng;
• Chứng khoán;
• Tài sản mã hóa;
• Dịch vụ hỗ trợ giao dịch trên sàn giao dịch các-bon;
• Bảo hiểm;
• Y tế;
• Kinh doanh thương mại điện tử;
• Kinh doanh siêu thị;
• Thương mại;
• Vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển và đường thủy.

Ngoài ra, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử cũng được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã nếu đáp ứng các điều kiện:

• Có hạ tầng công nghệ thông tin;
• Có hệ thống phần mềm kế toán;
• Có phần mềm lập, tra cứu và lưu trữ hóa đơn điện tử;
• Bảo đảm truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và cơ quan thuế theo quy định.

Các đối tượng trên không được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã nếu thuộc trường hợp có rủi ro cao về thuế hoặc đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

2.4. Quy định riêng đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc một trong hai trường hợp sau phải áp dụng hóa đơn điện tử:

• Có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng;
• Bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng.

Các đối tượng này phải sử dụng một trong hai hình thức:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
• Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chưa thuộc trường hợp phải sử dụng hóa đơn điện tử nhưng có nhu cầu vẫn có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

3. Đối tượng được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh 

Trong một số trường hợp, tổ chức, doanh nghiệp, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh không thể sử dụng hóa đơn điện tử theo phương thức thông thường nhưng vẫn phát sinh giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Khi đó, cơ quan thuế có thể cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh. Tùy từng đối tượng và phương pháp tính thuế, hóa đơn được cấp có thể là:

• Hóa đơn bán hàng;
• Hóa đơn giá trị gia tăng;
• Hóa đơn bán tài sản công.

3.1. Đối tượng được cấp hóa đơn bán hàng theo từng lần phát sinh

Cơ quan thuế cấp hóa đơn bán hàng điện tử có mã cho các đối tượng sau:

– Tổ chức không hoạt động kinh doanh nhưng phát sinh giao dịch bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ thuộc diện chịu thuế theo quy định của pháp luật về thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp và các sắc thuế khác (nếu có).

– Tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp khi thuộc một trong các trường hợp sau:

• Đã ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn tất thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế và phát sinh thanh lý tài sản, hàng hóa cần xuất hóa đơn cho người mua.
• Đang tạm ngừng kinh doanh nhưng cần xuất hóa đơn để thực hiện các hợp đồng đã ký trước thời điểm cơ quan thuế thông báo tạm ngừng hoạt động.
• Bị cơ quan thuế áp dụng biện pháp cưỡng chế ngừng sử dụng hóa đơn.
• Doanh nghiệp đang trong quá trình thực hiện thủ tục phá sản nhưng vẫn tiếp tục hoạt động kinh doanh dưới sự giám sát của Tòa án.
• Đang trong thời gian giải trình hoặc bổ sung hồ sơ, tài liệu theo yêu cầu và quy định của Bộ Tài chính.

3.2. Đối tượng được cấp hóa đơn GTGT theo từng lần phát sinh

Cơ quan thuế cấp hóa đơn giá trị gia tăng điện tử có mã theo từng lần phát sinh đối với các trường hợp sau:

Đối với tổ chức kinh tế, tổ chức khác nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, khi thuộc một trong các trường hợp:

• Ngừng hoạt động kinh doanh nhưng chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế và có phát sinh thanh lý tài sản, hàng hóa.
• Tạm ngừng kinh doanh nhưng cần xuất hóa đơn để thực hiện các hợp đồng đã ký trước khi có quyết định tạm ngừng.
• Bị cơ quan thuế cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn.
• Đang thực hiện thủ tục phá sản nhưng vẫn được phép tiếp tục hoạt động dưới sự giám sát của Tòa án.
• Đang trong thời gian giải trình hoặc bổ sung hồ sơ theo quy định của Bộ Tài chính.

Ngoài ra, tổ chức hoặc cơ quan nhà nước không áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT khi bán đấu giá tài sản cũng được cấp hóa đơn GTGT theo từng lần phát sinh nếu:

• Tài sản bán đấu giá không phải là tài sản công theo quy định.
• Giá trúng đấu giá được công bố là giá đã bao gồm thuế GTGT trong hồ sơ đấu giá đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.

3.3. Đối tượng được cấp hóa đơn bán tài sản công theo từng lần phát sinh

Cơ quan thuế cấp hóa đơn bán tài sản công có mã theo từng lần phát sinh đối với cơ quan được giao nhiệm vụ xử lý tài sản công khi đồng thời đáp ứng các điều kiện:

• Là người nộp thuế giá trị gia tăng.
• Đang bị cơ quan thuế áp dụng biện pháp cưỡng chế bằng hình thức ngừng sử dụng hóa đơn.

Trong trường hợp này, việc cấp hóa đơn theo từng lần phát sinh nhằm bảo đảm quá trình xử lý, chuyển nhượng tài sản công vẫn được thực hiện đúng quy định của pháp luật về thuế và hóa đơn.

4. Những trường hợp không phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Theo Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, một số tổ chức, cá nhân không phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử do thuộc đối tượng được miễn hoặc không phát sinh nghĩa vụ lập hóa đơn. Cụ thể gồm:

• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thuộc trường hợp lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp (trừ trường hợp tự nguyện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử).
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thu nhập từ hoạt động cho thuê bất động sản hoặc cung cấp sản phẩm, dịch vụ nội dung số cho tổ chức, cá nhân ở nước ngoài.
• Đại lý xổ số, đại lý bảo hiểm, đại lý bán hàng đa cấp đối với doanh thu đã được doanh nghiệp giao đại lý khấu trừ và nộp thuế theo quy định.
• Các khoản thu từ hoạt động tái bảo hiểm, hoạt động tài chính, bán nợ, giao dịch ngoại tệ và các khoản thu khác không thuộc trường hợp phải lập hóa đơn theo quy định.
• Các trường hợp điều chuyển hoặc góp vốn bằng tài sản không làm phát sinh hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, như góp vốn bằng tài sản; điều chuyển tài sản nội bộ; điều chuyển tài sản khi chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp; xuất máy móc, thiết bị cho mượn hoặc hoàn trả để phục vụ hoạt động gia công.
• Các trường hợp khác không phải lập hóa đơn theo quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

5. Quy định mới về hóa đơn điện tử từ ngày 01/07/2026 cần lưu ý

Từ ngày 01/07/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP chính thức có hiệu lực và thay thế các quy định trước đây về hóa đơn, chứng từ điện tử. Doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh cần lưu ý một số điểm mới sau:

• Mở rộng đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử, đồng thời quy định rõ các trường hợp không phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
• Bổ sung quy định về thời điểm ký số và truyền dữ liệu hóa đơn: Trường hợp thời điểm ký số khác thời điểm lập hóa đơn thì việc ký số và gửi dữ liệu đến cơ quan thuế phải thực hiện chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn (trừ một số trường hợp đặc biệt theo quy định).
• Quy định chi tiết hơn về thời điểm lập hóa đơn đối với từng loại hình hoạt động, đồng thời bổ sung hướng dẫn cho trường hợp bán hàng ngoài giờ khi không có phần mềm lập hóa đơn tự động.
• Bổ sung cơ chế xử lý hóa đơn điện tử có sai sót, phân loại từng nhóm lỗi để áp dụng phương thức điều chỉnh hoặc thay thế phù hợp, tạo thuận lợi hơn cho người nộp thuế.
• Khuyến khích người tiêu dùng tham gia giám sát việc lập hóa đơn điện tử. Cá nhân cung cấp thông tin chính xác về hành vi không lập, không giao hóa đơn điện tử dẫn đến cơ quan thuế xử phạt có thể được khen thưởng, mức thưởng tối đa 10 triệu đồng/vụ việc.
• Bãi bỏ Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP, thống nhất áp dụng các quy định mới về hóa đơn, chứng từ điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP từ ngày 01/07/2026.

6. Xuất hóa đơn điện tử nhanh chóng với phần mềm bán hàng EasyPOS

Trong bối cảnh quy định về hóa đơn điện tử ngày càng được siết chặt, lựa chọn một phần mềm bán hàng tích hợp đầy đủ nghiệp vụ sẽ giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh vận hành thuận tiện hơn. Phần mềm bán hàng tích hợp hóa đơn điện tử EasyPOS đã được phát triển dành cho nhiều lĩnh vực như bán lẻ, nhà hàng, quán cà phê, siêu thị mini, nhà thuốc, cửa hàng vật liệu xây dựng… 

30.000+ cửa hàng đã sử dụng EasyPOS với các tính năng:

• Khởi tạo và phát hành hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, tự động truyền dữ liệu đến cơ quan thuế theo đúng quy định.
• Tự động đồng bộ đơn hàng thành hóa đơn điện tử, quản lý trạng thái phát hành và lịch sử hóa đơn trên cùng một hệ thống.
• Quản lý bán hàng với đầy đủ nghiệp vụ tạo đơn, thanh toán, đổi trả, chiết khấu và quản lý khách hàng.
• Quản lý hàng hóa và tồn kho, theo dõi nhập – xuất – tồn, cảnh báo số lượng.
• Hỗ trợ quét mã vạch, in hóa đơn và kết nối thiết bị bán hàng như máy POS, máy in hóa đơn, máy quét mã vạch, ngăn kéo thu ngân.
• Quản lý doanh thu, công nợ và sổ quỹ, theo dõi dòng tiền và tình hình kinh doanh theo thời gian thực.
• Báo cáo doanh thu, lợi nhuận và hàng tồn kho theo ngày, tháng, chi nhánh hoặc nhân viên.
• Kê khai thuế trên phần mềm, hỗ trợ hộ kinh doanh thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định hiện hành.
• Kết nối với các sàn thương mại điện tử và hệ sinh thái phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử, đồng bộ dữ liệu bán hàng và hóa đơn trên một nền tảng.

Tạm kết

Hy vọng những thông tin trên đã giúp bạn xác định chính xác đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất. Bên cạnh việc cập nhật quy định pháp luật, lựa chọn một phần mềm bán hàng tích hợp hóa đơn điện tử như EasyPOS cũng là giải pháp đáng cân nhắc để quản lý hoạt động kinh doanh thuận tiện và hiệu quả hơn!

NHẬN BẢN DÙNG THỬ MIỄN PHÍ!

ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, EasyPOS sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

———————————————-

EASYPOS – BÁN HÀNG, KÊ KHAI THUẾ DỄ DÀNG

Trọn bộ giải pháp trong một phần mềm duy nhất trên điện thoại: Quản lý bán hàng, hóa đơn chứng từ, sổ sách kế toán, kê khai thuế dễ dàng. EasyPOS giúp hộ kinh doanh an tâm về chứng từ doanh thu và báo cáo với cơ quan Thuế.

Chuyển từ thuế khoán sang kê khai dễ dàng – NHẬN NGAY ƯU ĐÃI HẤP DẪN!

Thông tin liên hệ:

• Website: https://easypos.vn/
• Hotline: 0986633426
• Fanpage: Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS
• Trụ sở chính: Tầng 3, tòa nhà CT5AB, Khu đô thị Văn Khê, Phường Hà Đông, Thành phố Hà Nội, Việt Nam.
• Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh