Hướng dẫn kê khai thuế hộ kinh doanh trên Cổng Dịch vụ công

Kê khai thuế đúng thời hạn và đúng quy định là nghĩa vụ quan trọng của mỗi hộ kinh doanh. Với sự hỗ trợ của Cổng Dịch vụ công, quá trình kê khai hiện nay đã trở nên thuận tiện hơn, song nhiều người vẫn còn lúng túng khi nhập thông tin hay gửi hồ sơ điện tử. Để giúp bạn thực hiện dễ dàng hơn, bài viết này Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS sẽ hướng dẫn kê khai thuế hộ kinh doanh trên Cổng Dịch vụ công chi tiết, đồng thời tổng hợp những lưu ý cần biết trong quá trình kê khai. 

1. Hồ sơ và điều kiện cần chuẩn bị trước khi kê khai

Trước khi thực hiện kê khai thuế hộ kinh doanh trên Cổng Dịch vụ công, người nộp thuế cần chuẩn bị đầy đủ các điều kiện về tài khoản, thông tin và hồ sơ. 

1.1. Điều kiện để kê khai thuế trên Cổng Dịch vụ công

Để sử dụng dịch vụ kê khai thuế trực tuyến, hộ kinh doanh cần đáp ứng một số điều kiện cơ bản sau:

• Đã được cấp mã số thuế và hoàn tất đăng ký hộ kinh doanh theo quy định (nếu thuộc trường hợp phải đăng ký HKD).
• Có tài khoản định danh điện tử (VNeID) hoặc tài khoản Thuế điện tử đã được kích hoạt.
• Có số điện thoại và địa chỉ email đang sử dụng để nhận mã xác thực (OTP), thông báo của cơ quan thuế và kết quả xử lý hồ sơ.
• Thiết bị có kết nối Internet ổn định (máy tính, laptop) để truy cập hệ thống và thực hiện kê khai trực tuyến.

1.2. Hồ sơ cần chuẩn bị trước khi kê khai

Bên cạnh các điều kiện về tài khoản, hộ kinh doanh cũng cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và dữ liệu phục vụ việc lập tờ khai. Tùy từng phương pháp kê khai, thông tin cần chuẩn bị có thể khác nhau nhưng nhìn chung gồm:

• Thông tin của hộ kinh doanh (mã số thuế, tên hộ kinh doanh, địa chỉ, ngành nghề kinh doanh).
• Doanh thu phát sinh trong kỳ kê khai theo sổ sách hoặc dữ liệu bán hàng.
• Sổ kế toán, sổ theo dõi doanh thu, chi phí (nếu thuộc đối tượng phải thực hiện chế độ kế toán).
• Trong nhiều trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử, hệ thống thuế sẽ tự động tạo tờ khai dự thảo từ dữ liệu hóa đơn để người nộp thuế kiểm tra và xác nhận trước khi gửi.

Lưu ý: Trước khi gửi hồ sơ, hộ kinh doanh nên đối chiếu kỹ doanh thu, thông tin ngành nghề và các chỉ tiêu trên tờ khai với sổ sách, hóa đơn thực tế. Người nộp thuế chịu trách nhiệm về tính đầy đủ và chính xác của nội dung kê khai, kể cả khi tờ khai được hệ thống tự động lập từ dữ liệu hóa đơn điện tử.

2. Hướng dẫn kê khai thuế hộ kinh doanh trên Cổng Dịch vụ công chi tiết

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và đáp ứng các điều kiện cần thiết, hộ kinh doanh thực hiện kê khai thuế theo các bước sau: 

Bước 1. Truy cập Cổng Dịch vụ công Thuế

Truy cập địa chỉ https://dichvucong.gdt.gov.vn 

Đây là cổng dịch vụ công trực tuyến của cơ quan thuế, cho phép hộ kinh doanh thực hiện nhiều thủ tục như kê khai thuế, nộp hồ sơ và tra cứu kết quả.

Bước 2. Đăng nhập tài khoản

Tại giao diện trang chủ, nhấn Đăng nhập và chọn đối tượng “Cá nhân”.

Người nộp thuế có thể đăng nhập bằng một trong hai hình thức:

• Tài khoản Thuế điện tử.
• Tài khoản định danh điện tử VNeID.

Sau khi đăng nhập thành công, chọn mục “Hộ, cá nhân kinh doanh”

Sau đó tại giao diện “Chính thức” nhấn “Tiếp tục” để chuyển sang bước kê khai.

Bước 3. Chọn chức năng kê khai thuế

Tại menu chức năng, chọn “Kê khai đối với hộ, cá nhân kinh doanh (doanh thu năm trên 1 tỷ)”.

Tiếp tục chọn “Kê khai trực tuyến” và nhấn “Tiếp tục” để bắt đầu lập tờ khai điện tử.

Bước 4. Chọn kỳ kê khai và kỳ tính thuế

Tại màn hình lập tờ khai, lựa chọn kỳ kê khai phù hợp với hình thức khai thuế của hộ kinh doanh, bao gồm:

• Kê khai theo tháng.
• Kê khai theo quý.
• Kê khai theo từng lần phát sinh.

Sau đó nhập đúng kỳ tính thuế để đảm bảo hồ sơ được tiếp nhận đúng kỳ.

Bước 5. Chọn phương pháp tính thuế và khai báo doanh thu

Tiếp theo, hộ kinh doanh cần lựa chọn phương pháp tính thuế phù hợp với trường hợp của mình, chẳng hạn:

• Nộp thuế TNCN trực tiếp trên doanh thu.
• Nộp thuế TNCN trên thu nhập tính thuế.
• Hoạt động trên nền tảng thương mại điện tử hoặc nền tảng số không có chức năng thanh toán.

Sau khi lựa chọn phương pháp tính thuế, tích chọn địa điểm kinh doanh cần kê khai và nhập doanh thu tương ứng với từng ngành nghề kinh doanh theo thực tế phát sinh. Người nộp thuế cần kê khai trung thực, đầy đủ.

Bước 6. Kiểm tra tờ khai

Sau khi hoàn tất việc nhập thông tin, nhấn “Tiếp tục” để hệ thống hiển thị toàn bộ nội dung tờ khai.

Đây là bước quan trọng, hộ kinh doanh rà soát lại các thông tin như:

• Kỳ kê khai.
• Phương pháp tính thuế.
• Doanh thu theo từng ngành nghề.
• Các chỉ tiêu trên tờ khai.

Nếu phát hiện sai sót, người nộp thuế có thể quay lại để chỉnh sửa trước khi gửi hồ sơ.

Bước 7. Nộp tờ khai

Khi mọi thông tin đã chính xác, nhập mã CAPTCHA theo yêu cầu của hệ thống rồi nhấn “Nộp tờ khai”.

Hệ thống sẽ gửi mã OTP đến số điện thoại hoặc địa chỉ email đã đăng ký với cơ quan thuế. Người nộp thuế nhập mã OTP để xác nhận và hoàn tất quá trình gửi hồ sơ.

Sau khi xác thực thành công, hệ thống sẽ thông báo tờ khai đã được tiếp nhận. Hộ kinh doanh nên lưu lại biên nhận điện tử hoặc tra cứu trạng thái hồ sơ trên Cổng Dịch vụ công để theo dõi quá trình xử lý của cơ quan thuế.

3. Sau khi kê khai cần làm gì?

Sau khi gửi thành công tờ khai thuế, hộ kinh doanh không nên chủ quan vì quy trình vẫn chưa hoàn tất. Để đảm bảo hồ sơ được xử lý đúng quy định và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế, người nộp thuế cần lưu ý các công việc sau:

• Theo dõi trạng thái hồ sơ: Đăng nhập vào Cổng Dịch vụ công hoặc Cổng Thuế điện tử để kiểm tra tình trạng xử lý hồ sơ. Hệ thống sẽ hiển thị trạng thái như “Đã tiếp nhận”, “Đang xử lý”, “Đã chấp nhận” hoặc “Yêu cầu bổ sung hồ sơ” để người nộp thuế kịp thời xử lý nếu có phát sinh.
• Nhận thông báo của cơ quan thuế: Thường xuyên kiểm tra email, số điện thoại hoặc mục Thông báo trên hệ thống để cập nhật các thông tin từ cơ quan thuế. Trường hợp hồ sơ có sai sót hoặc cần bổ sung thông tin, hộ kinh doanh nên thực hiện theo hướng dẫn trong thời gian quy định để tránh ảnh hưởng đến việc kê khai và nộp thuế.
• Thực hiện nộp tiền thuế: Sau khi hồ sơ được chấp nhận và phát sinh số thuế phải nộp, hộ kinh doanh cần nộp tiền thuế đúng thời hạn thông qua Cổng Dịch vụ công, app eTax Mobile hoặc các kênh thanh toán điện tử được cơ quan thuế chấp nhận. 
• Lưu biên nhận điện tử: Sau khi hoàn tất việc nộp tờ khai và nộp thuế (nếu có), nên tải và lưu biên nhận điện tử hoặc thông báo tiếp nhận hồ sơ từ hệ thống. 

Lưu ý: Hiện nay xuất hiện nhiều trường hợp giả mạo cơ quan thuế để gửi email, tin nhắn hoặc cuộc gọi yêu cầu người nộp thuế nhấp vào đường link lạ, cài đặt ứng dụng hoặc cung cấp thông tin tài khoản. Hộ kinh doanh KHÔNG nhấp vào các đường link không rõ nguồn gốc, không cung cấp mã OTP, mật khẩu hoặc thông tin cá nhân cho bất kỳ cá nhân, tổ chức nào. 

Chỉ thực hiện tra cứu, kê khai và nhận thông báo thông qua Cổng Dịch vụ công của ngành Thuế, Cổng Thuế điện tử hoặc các kênh thông tin chính thức của cơ quan nhà nước để đảm bảo an toàn thông tin và tránh nguy cơ bị lừa đảo. 

4. Thời hạn kê khai thuế hộ kinh doanh cần lưu ý

Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế của hộ kinh doanh phụ thuộc vào kỳ kê khai mà người nộp thuế áp dụng. Nộp đúng thời hạn sẽ giúp tránh bị xử phạt vi phạm hành chính và tiền chậm nộp.

Kê khai theo tháng

Đối với hộ kinh doanh thuộc diện kê khai theo tháng, hồ sơ khai thuế phải được nộp chậm nhất vào ngày 20 của tháng liền kề sau tháng phát sinh nghĩa vụ thuế. 

Kê khai theo quý

Trường hợp kê khai theo quý, thời hạn nộp hồ sơ là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo. Ví dụ:

• Quý I: Chậm nhất ngày 30/4.
• Quý II: Chậm nhất ngày 31/7.
• Quý III: Chậm nhất ngày 31/10.
• Quý IV: Chậm nhất ngày 31/01 của năm sau.

Nếu thời hạn trùng vào ngày nghỉ lễ hoặc cuối tuần thì được chuyển sang ngày làm việc tiếp theo theo quy định của pháp luật.

Kê khai theo năm

Áp dụng cho hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng trở xuống. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế chậm nhất là ngày 31/01 của năm sau.

5. Những lỗi thường gặp khi kê khai trên Cổng Dịch vụ công

Trong quá trình kê khai thuế trực tuyến, hộ kinh doanh có thể gặp một số sai sót khiến hồ sơ bị từ chối hoặc phải kê khai bổ sung:

• Chọn sai kỳ kê khai (tháng, quý hoặc từng lần phát sinh), dẫn đến nộp không đúng quy định.
• Kê khai sai doanh thu, thiếu hoặc nhầm doanh thu theo từng ngành nghề kinh doanh.
• Lựa chọn không đúng phương pháp tính thuế, làm ảnh hưởng đến việc xác định số thuế phải nộp.
• Nhập sai thông tin hộ kinh doanh như mã số thuế, địa điểm kinh doanh hoặc thông tin người nộp thuế.
• Không kiểm tra lại tờ khai trước khi gửi, dẫn đến sai sót phải thực hiện khai bổ sung.
• Không hoàn tất bước xác thực OTP, khiến hồ sơ chưa được gửi thành công lên cơ quan thuế.
• Nộp hồ sơ quá thời hạn, có thể bị xử phạt vi phạm hành chính và tính tiền chậm nộp.

6. EasyPOS hỗ trợ hộ kinh doanh kê khai thuế nhanh chóng

Khi hộ kinh doanh chuyển sang hình thức kê khai thuế định kỳ, việc quản lý doanh thu, hóa đơn và chứng từ bằng phương pháp thủ công sẽ dễ xảy ra sai sót, đồng thời tốn nhiều thời gian tổng hợp số liệu. EasyPOS là giải pháp quản lý bán hàng tích hợp hỗ trợ kê khai thuế, giúp hộ kinh doanh quản lý dữ liệu tập trung và chuẩn bị hồ sơ kê khai nhanh chóng, chính xác hơn.

• Lập và gửi tờ khai thuế ngay trên phần mềm, hộ kinh doanh kê khai nhanh chóng mà không cần nhập liệu nhiều lần trên các hệ thống khác.
• Tự động tổng hợp doanh thu từ hoạt động bán hàng để phục vụ việc lập tờ khai, giảm thiểu sai sót.
• Xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối dữ liệu với cơ quan thuế chuẩn Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
• Tự động lập sổ kế toán, hỗ trợ hộ kinh doanh quản lý chứng từ và đối chiếu số liệu dễ dàng.
• Quản lý bán hàng, hàng hóa, tồn kho và công nợ trên cùng một nền tảng, theo dõi tình hình kinh doanh toàn diện.
• Cung cấp hệ thống báo cáo doanh thu, lợi nhuận trực quan. 

Với giao diện thân thiện, dễ sử dụng và chi phí phù hợp, EasyPOS là lựa chọn đáng cân nhắc cho các hộ kinh doanh đang tìm kiếm một giải pháp vừa quản lý bán hàng hiệu quả, vừa hỗ trợ thực hiện nghĩa vụ thuế theo các quy định mới.

7. FAQ – Câu hỏi thường gặp

7.1. Kê khai thuế hộ kinh doanh có bắt buộc thực hiện online không?

Hiện nay, cơ quan thuế ưu tiên hộ kinh doanh thực hiện kê khai thuế bằng phương thức điện tử. Hình thức kê khai online giúp rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ, giảm thủ tục giấy tờ và thuận tiện trong việc theo dõi kết quả cũng như thực hiện nghĩa vụ thuế.

7.2. Có thể kê khai bằng điện thoại được không?

Có. Ngoài việc kê khai trên máy tính thông qua Cổng Dịch vụ công Thuế, hộ kinh doanh còn có thể sử dụng ứng dụng eTax Mobile để thực hiện các thủ tục như kê khai thuế, nộp thuế, tra cứu nghĩa vụ thuế, theo dõi hồ sơ và nhận thông báo từ cơ quan thuế. Đây là phương thức được tối ưu cho thiết bị di động, giúp người nộp thuế thao tác thuận tiện ở mọi lúc, mọi nơi.

7.3. Không phải nộp thuế có phải kê khai không?

Có. Trường hợp hộ kinh doanh không phát sinh số thuế phải nộp thì vẫn phải thực hiện thông báo doanh thu đúng thời hạn. Điều này giúp cơ quan thuế cập nhật chính xác tình hình hoạt động của hộ kinh doanh và là căn cứ để theo dõi việc thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định. 

7.4. Sau khi gửi tờ khai có sửa được không?

Có. Nếu phát hiện sai sót sau khi đã nộp tờ khai, hộ kinh doanh có thể thực hiện kê khai bổ sung theo quy định của pháp luật về quản lý thuế. Người nộp thuế nên thực hiện điều chỉnh ngay khi phát hiện sai sót để đảm bảo số liệu chính xác và hạn chế các khoản truy thu hoặc xử phạt (nếu có). Trình tự, thủ tục khai bổ sung được thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan thuế.

7.5. Có cần chữ ký số khi kê khai không?

Điều này phụ thuộc vào hình thức nộp hồ sơ:

• Không cần chữ ký số nếu hộ kinh doanh lập và nộp tờ khai trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công Thuế hoặc ứng dụng eTax Mobile. Khi đó, người nộp thuế xác thực bằng mã OTP theo hướng dẫn của hệ thống.
• Cần chữ ký số nếu hộ kinh doanh lập tờ khai dưới định dạng XML bằng phần mềm hỗ trợ kê khai và gửi hồ sơ điện tử lên cơ quan thuế. Khi nộp theo hình thức này, tờ khai phải được ký điện tử trước khi gửi.

Tạm kết

Thông qua hướng dẫn kê khai thuế hộ kinh doanh trên Cổng Dịch vụ công, bạn có thể dễ dàng thực hiện các thủ tục trực tuyến mà không cần mất nhiều thời gian đi lại. Đừng quên thường xuyên cập nhật các quy định mới của cơ quan thuế để đảm bảo việc kê khai và nộp thuế luôn chính xác, đầy đủ và đúng thời hạn. 

NHẬN BẢN DÙNG THỬ MIỄN PHÍ!

ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, EasyPOS sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

———————————————-

EASYPOS – BÁN HÀNG, KÊ KHAI THUẾ DỄ DÀNG

Trọn bộ giải pháp trong một phần mềm duy nhất trên điện thoại: Quản lý bán hàng, hóa đơn chứng từ, sổ sách kế toán, kê khai thuế dễ dàng. EasyPOS giúp hộ kinh doanh an tâm về chứng từ doanh thu và báo cáo với cơ quan Thuế.

Chuyển từ thuế khoán sang kê khai dễ dàng – NHẬN NGAY ƯU ĐÃI HẤP DẪN!

Thông tin liên hệ:

• Website: https://easypos.vn/
• Hotline: 0986633426
• Fanpage: Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS
• Trụ sở chính: Tầng 3, tòa nhà CT5AB, Khu đô thị Văn Khê, Phường Hà Đông, Thành phố Hà Nội, Việt Nam.
• Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh