Tải mẫu phiếu xuất kho mới nhất 2026 theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

Trong hoạt động sản xuất, kinh doanh, mẫu phiếu xuất kho là căn cứ quan trọng giúp doanh nghiệp theo dõi quá trình xuất hàng hóa, vật tư và kiểm soát số lượng tồn kho một cách chính xác. Không chỉ hỗ trợ công tác quản lý kho, biểu mẫu này còn phục vụ việc hạch toán và lưu trữ chứng từ theo quy định kế toán hiện hành. Vậy mẫu phiếu xuất kho mới nhất được quy định ra sao và cách lập như thế nào? Hãy cùng Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

1. Phiếu xuất kho là gì? 

Phiếu xuất kho (PXK) là chứng từ kế toán được sử dụng để ghi nhận việc xuất vật tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ ra khỏi kho của doanh nghiệp. Đây là căn cứ để thủ kho theo dõi số lượng tồn kho, đồng thời hỗ trợ kế toán hạch toán chi phí, tính giá thành sản phẩm và xác định giá vốn hàng bán.

Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/01/2026, phiếu xuất kho được sử dụng nhằm theo dõi chặt chẽ số lượng hàng hóa xuất dùng, phục vụ công tác quản lý kho và kế toán doanh nghiệp.

2. Mẫu phiếu xuất kho mới nhất hiện nay

2.1. Mẫu phiếu xuất kho theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

Kể từ ngày 01/01/2026, mẫu phiếu xuất kho chính thức được áp dụng theo Mẫu số 02-VT ban hành kèm theo Phụ lục I của Thông tư 99/2025/TT-BTC do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành ngày 27/10/2025. Đây là mẫu thay thế hoàn toàn cho mẫu phiếu xuất kho 02-VT trước đây được ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.

Tải mẫu phiếu xuất kho Mẫu 02-VT theo Thông tư 99 TẠI ĐÂY!

2.2. Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Bên cạnh mẫu phiếu xuất kho thông thường, doanh nghiệp có phát sinh vận chuyển hàng hóa nội bộ cần sử dụng Mẫu 03/XKNB – Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ điện tử).

Mẫu này áp dụng khi doanh nghiệp:

• Điều chuyển hàng hóa giữa các kho, chi nhánh, cửa hàng trong cùng một pháp nhân.
• Vận chuyển hàng hóa để ký gửi hoặc trưng bày.
• Ủy thác xuất khẩu hàng hóa trong một số trường hợp cụ thể.

Tải mẫu 03/XKNB – Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ TẠI ĐÂY!

2.3. Mẫu phiếu xuất kho theo Thông tư 58/2026/TT-BTC dành cho doanh nghiệp siêu nhỏ 

Theo Điều 9 Thông tư 58/2026/TT-BTC, ngoài hóa đơn và chứng từ theo pháp luật thuế, doanh nghiệp siêu nhỏ có thể áp dụng thêm các mẫu chứng từ, trong đó có Phiếu xuất kho (Mẫu số 02-VT). Mẫu phiếu xuất kho theo Thông tư 58 có cấu trúc tương tự Thông tư 99 nhưng được tinh giản phù hợp với quy mô doanh nghiệp siêu nhỏ:

Tải mẫu phiếu xuất kho Mẫu 02-VT theo Thông tư 58/2026 TẠI ĐÂY!

3. Nội dung bắt buộc trên mẫu phiếu xuất kho

Phiếu xuất kho là chứng từ quan trọng trong công tác quản lý hàng tồn kho và kế toán doanh nghiệp. Khi lập phiếu, cần đảm bảo thể hiện đầy đủ các nội dung sau:

Thông tin đơn vị và kho hàng

• Tên doanh nghiệp
• Tên kho xuất hàng

Thông tin về phiếu xuất kho

• Họ tên người đề nghị hoặc người nhận hàng
• Số phiếu xuất kho
• Ngày, tháng, năm lập phiếu
• Lý do xuất kho

Thông tin hàng hóa, vật tư

• Tên hàng hóa, vật tư, công cụ dụng cụ hoặc thành phẩm
• Quy cách, nhãn hiệu, chất lượng (nếu có)
• Mã hàng hóa hoặc mã vật tư
• Đơn vị tính
• Số lượng yêu cầu xuất và số lượng thực xuất
• Đơn giá
• Thành tiền

Thông tin xác nhận
Tùy theo quy định của doanh nghiệp, phiếu xuất kho thường được lập thành nhiều liên để phục vụ công tác lưu trữ và đối chiếu. Trên phiếu cần có đầy đủ chữ ký của các cá nhân liên quan như:

• Người lập phiếu
• Người nhận hàng
• Thủ kho
• Kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền
• Giám đốc hoặc người phê duyệt theo quy định nội bộ

4. Hướng dẫn cách lập mẫu phiếu xuất kho đúng quy định

Tại góc trên bên trái phiếu cần ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị) và bộ phận xuất kho. Mỗi phiếu có thể được lập cho một hoặc nhiều loại vật tư, hàng hóa cùng thuộc một kho và có chung mục đích sử dụng hoặc đối tượng tập hợp chi phí.

Khi lập phiếu xuất kho, cần điền đầy đủ các thông tin gồm: họ tên người nhận hàng, bộ phận nhận hàng, số phiếu, ngày lập phiếu, lý do xuất kho và tên kho xuất hàng.

Cách ghi các chỉ tiêu trên phiếu xuất kho như sau:

• Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên hàng hóa, vật tư, công cụ dụng cụ, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, mã số và đơn vị tính.
• Cột 1: Ghi số lượng theo yêu cầu xuất kho của bộ phận hoặc cá nhân sử dụng.
• Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực tế xuất kho. Số lượng thực xuất không được vượt quá số lượng yêu cầu.
• Cột 3 và Cột 4: Kế toán ghi đơn giá và tính thành tiền của từng mặt hàng xuất kho theo quy định hạch toán của doanh nghiệp. Thành tiền được xác định bằng số lượng thực xuất nhân với đơn giá.

Tại dòng “Cộng”, ghi tổng giá trị của toàn bộ vật tư, hàng hóa thực tế đã xuất. Dòng “Tổng số tiền viết bằng chữ” dùng để ghi lại tổng giá trị xuất kho bằng chữ.

Phiếu xuất kho được bộ phận đề nghị cấp phát hoặc bộ phận kho lập thành 03 liên, tùy theo cơ cấu tổ chức và quy định quản lý của doanh nghiệp.

Sau khi hoàn tất nội dung, người lập phiếu và kế toán trưởng ký xác nhận rồi trình giám đốc hoặc người được ủy quyền phê duyệt. Người nhận hàng mang phiếu đã được duyệt đến kho để làm thủ tục nhận hàng.

Khi thực hiện xuất kho, thủ kho ghi số lượng thực tế vào cột 2, ghi ngày xuất hàng và cùng người nhận ký xác nhận trên phiếu.

Việc lưu chuyển các liên phiếu được thực hiện như sau:

• Liên 1: Lưu tại bộ phận lập phiếu.
• Liên 2: Thủ kho giữ để ghi thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán.
• Liên 3: Giao cho người nhận hàng để theo dõi và quản lý tại bộ phận sử dụng.

5. EasyPOS – Giải pháp quản lý kho và tạo phiếu xuất kho tự động

Việc lập phiếu xuất kho thủ công không chỉ tốn thời gian mà còn dễ xảy ra sai sót trong quá trình nhập liệu và đối chiếu. Với EasyPOS, doanh nghiệp/hộ kinh doanh có thể tự động hóa quy trình quản lý kho, tạo phiếu xuất kho nhanh chóng và theo dõi tình trạng hàng hóa theo thời gian thực, từ đó nâng cao hiệu quả vận hành và giảm thiểu thất thoát.

• Tạo phiếu xuất kho tự động từ đơn bán hàng chỉ với vài thao tác.
• Quản lý đồng thời nhiều kho hàng, nhiều chi nhánh trên cùng một hệ thống.
• Theo dõi lịch sử xuất – nhập – tồn chi tiết cho từng mặt hàng.
• Cập nhật số lượng tồn kho theo thời gian thực, hạn chế chênh lệch số liệu.
• Quản lý hàng hóa theo mã hàng, nhóm hàng và đơn vị tính.
• Kết nối đồng bộ với hoạt động bán hàng, giúp kiểm soát hàng hóa xuyên suốt.
• Tích hợp hóa đơn điện tử, hỗ trợ xuất hóa đơn nhanh và đúng quy định.
• Cung cấp hệ thống báo cáo kho trực quan, hỗ trợ nhà quản lý đưa ra quyết định chính xác.

Nhờ khả năng kết nối giữa bán hàng, kho, kế toán và hóa đơn điện tử trên một nền tảng duy nhất, EasyPOS giúp doanh nghiệp/hộ kinh doanh tiết kiệm thời gian quản lý, tối ưu quy trình vận hành và nâng cao hiệu quả kiểm soát hàng tồn kho.

6. FAQ – Câu hỏi thường gặp

6.1. Phiếu xuất kho có bắt buộc đóng dấu không?

Không. Theo quy định hiện hành, phiếu xuất kho không bắt buộc phải đóng dấu tròn của doanh nghiệp, vì mẫu 02-VT theo Thông tư 99/2025/TT-BTC không có tiêu thức dấu. Tuy nhiên, để tăng tính xác thực và chuyên nghiệp khi làm việc với bên thứ ba hoặc khi quy chế tài chính nội bộ yêu cầu, nhiều doanh nghiệp vẫn đóng dấu treo hoặc dấu giáp lai lên các liên chứng từ.

6.2. Phiếu xuất kho có thay thế hóa đơn được không?

Không. Phiếu xuất kho là chứng từ kế toán nội bộ, chỉ dùng để theo dõi lượng hàng hóa, vật tư xuất ra khỏi kho trong nội bộ doanh nghiệp, không có giá trị pháp lý để thay thế hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng trong các giao dịch mua bán ra bên ngoài. 

Riêng trường hợp điều chuyển hàng hóa nội bộ (giữa kho, chi nhánh, cửa hàng cùng pháp nhân chưa phát sinh nghĩa vụ thuế), doanh nghiệp dùng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03/XKNB) thay vì hóa đơn.

6.3. Phiếu xuất kho do ai lập?

Phiếu xuất kho do bộ phận có nhu cầu xuất kho hoặc bộ phận kế toán lập dựa trên đề nghị của người sử dụng. Sau khi lập xong, phiếu cần có đủ chữ ký của người lập phiếu và kế toán trưởng trước khi trình Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) duyệt; người nhận cầm phiếu đã duyệt xuống kho nhận hàng, thủ kho ghi số lượng thực xuất vào cột 2 và ký xác nhận, còn kế toán điền đơn giá, thành tiền vào cột 3, 4 sau khi nhận lại liên 2.

6.4. Phiếu xuất kho gồm mấy liên?

Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, phiếu xuất kho gồm 3 liên: 

• Liên 1 lưu tại bộ phận lập phiếu; 
• Liên 2 thủ kho giữ để ghi thẻ kho, sau đó chuyển kế toán hạch toán; 
• Liên 3 người nhận hàng giữ để theo dõi tại bộ phận sử dụng. 

Với doanh nghiệp siêu nhỏ áp dụng Thông tư 58/2026/TT-BTC, số liên có thể được điều chỉnh linh hoạt theo nhu cầu quản trị nội bộ, miễn đảm bảo phản ánh đầy đủ, trung thực và có thể đối chiếu được.

Tạm kết

Trên đây là những thông tin cơ bản về mẫu phiếu xuất kho mới nhất theo quy định hiện hành cũng như cách lập phiếu đúng chuẩn. Hy vọng bài viết từ EasyPOS sẽ giúp doanh nghiệp và kế toán dễ dàng sử dụng mẫu phiếu xuất kho trong quá trình quản lý hàng hóa, vật tư và thực hiện công tác kế toán hiệu quả hơn.

NHẬN BẢN DÙNG THỬ MIỄN PHÍ!

ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, EasyPOS sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

———————————————-

EASYPOS – BÁN HÀNG, KÊ KHAI THUẾ DỄ DÀNG

Trọn bộ giải pháp trong một phần mềm duy nhất trên điện thoại: Quản lý bán hàng, hóa đơn chứng từ, sổ sách kế toán, kê khai thuế dễ dàng. EasyPOS giúp hộ kinh doanh an tâm về chứng từ doanh thu và báo cáo với cơ quan Thuế.

Chuyển từ thuế khoán sang kê khai dễ dàng – NHẬN NGAY ƯU ĐÃI HẤP DẪN!

Thông tin liên hệ:

• Website: https://easypos.vn/
• Hotline: 0986633426
• Fanpage: Phần mềm quản lý bán hàng EasyPOS
• Trụ sở chính: Tầng 3, tòa nhà CT5AB, Khu đô thị Văn Khê, Phường Hà Đông, Thành phố Hà Nội, Việt Nam.
• Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh